MATERI

ANALISIS JABATAN
Disampaikan pada
DIKLAT TEKNIS ANALISIS JABATAN
LINGKUP KEMENTERIAN AGAMA RI

Jakarta, Agustus 2015

 Sekilas Info
Nama : Suparjiyanta
Widyaiswara Madya Pusbang ASN-BKN
Alamat Rumah : Jl. Lumbu Tengah IIC
Perum. Bumi Bekasi Baru
HP. 08561935085

PUSBANG ASN- BKN

Jl. Pandansari Km 45 Ciawi-Bogor
 REGULASI
►Undang-Undang No. 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil
Negara;
►PER MENNEG PAN DAN RB No. 33
Tahun 2011 tentang Pedoman
Analisis Jabatan;
►PERKA BKN No. 12 Tahun 2011
tentang Pedoman Pelaksanaan
Analisis Jabatan.
 UU No.5 Tahun 2014 tentang ASN
pasal 56 :
(1) Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun
kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan
analisis jabatan dan analisis beban kerja.

(2) Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis

jabatan PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang
diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas
kebutuhan.
 PENGERTIAN ANALISIS JABATAN

• Analisis Jabatan adalah Proses

pengumpulan data jabatan untuk
dianalisis, disusun, dan disajikan
menjadi informasi jabatan dengan
menggunakan metode tertentu.
 TAHAP PELAKSANAAN ANJAB

A. PERSIAPAN
1. Pembentukan Tim Analis
2. Pemberitahuan Kepada Pimpinan Unit
B. PELAKSANAAN LAPANGAN
1. Pengumpulan Data
2. Pengolahan Data
3. Verifikasi Data
4. Penyempurnaan Hasil Olahan
C. PENETAPAN HASIL
1. Presentasi Hasil
2. Pengesahan Hasil
PELAKSANAAN ANALISIS
JABATAN

• Organisasi pertama
kali dibentuk.
• Pekerjaan Baru
• Pekerjaan berubah
dikarenakan akibat
perubahan metode,
prosedur dan
teknologi baru.
TUJUAN ANALISIS JABATAN

Untuk Menyediakan
informasi jabatan sebagai
fondasi/dasar bagi program
manajemen kepegawaian,
kelembagaan,
ketatalaksanaan, dan
pengawasan.
PEMANFAATAN
INFORMASI JABATAN

• Perencanaan Pegawai
• Rekrutmen & Seleksi
• Perencanaan Karier
• Pengangkatan Dalam Jabatan
• Penilaian Kinerja
• Remunerasi
• Diklat
ASPEK YANG DIANALISIS
HASIL ANALISIS JABATAN
PETA JABATAN
Susunan nama dan tingkat
jabatan struktural dan
fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit
organiasai dari tingkat
paling rendah sd yang tinggi
 CONTOH PETA JABATAN
Struktur Organisasi Beban Kerja
Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai

Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah
 HASIL AKHIR ANALISIS
JABATAN

INFORMASI JABATAN
 17 BUTIR INFORMASI JABATAN
No Identitas Jabatan Uraian Jabatan 15.Syarat Jabatan
1 Nama Jabatan 6. Uraian Tugas - Pangkat dan Gollru
2 Kode Jabatan 7. Bahan Kerja - Pendidikan
3 Unit Kerja Jabatan 8. Alat Kerja - Kursus/Pelatihan
4 Letak dalam Struktur 9. Hasil Kerja - Pengalaman Kerja
5 Ikhtisar Jabatan 10. Tanggung Jawab - Pengetahuan
11. Wewenang - Keterampilan
12. Korelasi Jabatan - Bakat Kerja
13. Kondisi Lingkungan Kerja -Temperamen Kerja
14 .Keadaan/Resiko Bahaya - Minat Kerja
- Upaya Fisik
- Kondisi Fisik
- Fungsi Pekerja

16. Prestasi Kerja yg

diharapkan
17. Butir informasi lain
 1.NAMA JABATAN
• Ringkas
• Substantif
• Jelas dan dapat memberikan pengertian yang
tepat bagi pembaca
• Penamaan JFU dapat dirumuskan berdasarkan:
– Bahan (Pengumpul, Pengadministrasi)
– Alat (Operator)
– Hasil (Penyusun, Pengonsep)
– Proses (Pemroses, Pengolah)
 2. KODE JABATAN
• Kode jabatan merupakan kode yang
dibuat untuk memudahkan
pengadministrasian jabatan.
• Pengkodean Jabatan harus
menggunakan format kode yang
seragam.
 3. UNIT KERJA

• Mencerminkan tempat atau letak

keberadaan suatu jabatan
contoh:
Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Es IV) memiliki unit
kerja :
Sekretariat Utama (Es. I),
Biro Umum (Es. II),
Bagian Persuratan (Es. III)
4. KEDUDUKAN DALAM
STRUKTUR
Mencerminkan posisi
jabatan apakah jabatan Kepala Sub
struktural atau non- Direktorat
Analisis Jabatan
struktural (Sesuai SOTK)
Menggambarkan kedudukan:
Kepala Seksi
◦ Atasan langsung Inventarisasi
◦ Atasan dari Atasan Jabatan
langsung
◦ Jabatan yang dianalisis Pengelola
Pengumpul Data
Database
◦ Jabatan lain yang memiliki Jabatan
Jabatan
atasan langsung yang
sama
Jabatan yang dianalisis diberi
tanda (diarsir)
 5. IKHTISAR JABATAN
• Merupakan ringkasan uraian tugas yang disusun dalam satu kalimat
yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan yang menggambarkan
WHW :
– Apa yang dikerjakan (what)
– Bagaimana cara mengerjakan (how)
– Mengapa/untuk apa dikerjakan (why)

Contoh : Kepala Sub Bagian TU Pusdiklat

Membuat rencana kegiatan subbag TU membagi tugas,
membimbing bawahan, memeriksa hasil kerja bawahan,
mengevaluasi pelaksanaan tugas dan membuat laporan
pelaksanaan tugas tata usaha, dan melaksanakan administrasi
di lingungan Pusdiklat Pegawai sesuai dengan prosedur dan
peraturan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
 6. URAIAN TUGAS
• Uraian Tugas adalah paparan atau bentangan
atas semua tugas jabatan yang dilakukan oleh
pemegang jabatan dalam memproses bahan
kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi tertentu,
ditulis dengan singkat dan jelas secara
berurutan dari tugas yang paling berat sampai
yang ringan dengan memenuhi kriteria WHW.
• Tahapan Tugas adalah langkah-langkah
(kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari
awal hingga akhir pelaksanaan tugas
 FORMULA PENULISAN
URAIAN TUGAS
TINDAK KERJA (W) + OBYEK KERJA TEKNIS
OPERASIONAL (H) + berdasarkan / sesuai dengan …
sebagai / agar / untuk … (W)

LINGKUP URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL :

“POAC” + TUGAS TEKNIS (sesuai Tusi) + TUGAS LAIN
LINGKUP URAIAN TUGAS JABATAN FUNGSIONAL :
TUGAS TEKNIS (sesuai TuSi atasan langsungnya) +
MEMBUAT LAPORAN + TUGAS LAIN
DISTRIBUSI FUNGSI MANAJERIAL
ESELON I ESELON II ESELON III ESELON IV
Menyusun Mengkoordinasikan Merencanakan Merencanakan
kebijakan Operasional Kegiatan
Merumuskan Menyusun Konsep Membagi Tugas Memberi
Sasaran Sasaran Petunjuk
Merencanakan Membina Mengatur Mendistribusika
n Tugas
Mengorganisasikan Mengarahkan Mengevaluasi Membimbing

Mengendalikan Menyelenggarakan Menyelia Membuat

Laporan
Mengkoordinasikan Mengevaluasi Melaporkan

Mengarahkan Melaporkan

Membina

*) Kalimat tugas diatas tidak mutlak harus digunakan secara tekstual

DISTRIBUSI FUNGSI MENEJEMEN TUGAS MENEJERIAL (TM)
MENURUT TINGKAT MENEJEMEN
1. Menyusun Kebijakan
KATA KERJA UNTUK TUGAS TUGAS MENEJERIAL
2. Merumuskan Sasaran
3. Merencanakan TM
4. Mengorganisasikan
5. Mengendalikan
ESELON I 6. Mengkoordinasikan
7. Mengarahkan
8. Membina TT

1. Mengkoordinasikan TM
2. Merumuskan
3. Membina
4. Mengarahkan
ESELON II 5. Menyelenggarakan

TUGAS-TUGAS TEKNIK (TT)

6. Mengevaluasi
7. Melaporkan TT

1. Merencanakan Operasional TM
2. Membagi Tugas
3. Memberi Petunjuk
4. Menyelia
5. Mengatur
6. Mengevaluasi
7. Melaporkan TT

ESELON III
 Kata kerja untuk tugas-tugas
non managerial
Membuat Menyiapkan Menyampaikan
Menyediakan Mengagendakan Membersihkan
Memindahkan Memasukkan Memeriksa
Menyusun Mengeluarkan Menerjemahkan
Memasang Mengumpulkan Melaporkan
Mengemudikan Menghimpun Membawa
Menghitung Menggandakan Mengangkat
Menyalin Membubuhkan Memilih
 Kata kerja untuk tugas-tugas
non managerial

Mencatat Menyediakan Mengompilasikan

Melayani Menggolongkan Menganalisis
Mewawancarai Mengolah Menegor
Menabulasi Menyarankan Menyortir
Mengantarkan Menyusun Melakukan
Memberikan Mencari Membina
 STRUKTUR PENYUSUNAN TUGAS

• Tindak Kerja +
• Obyek Kerja

WHAT?
Contoh : Uraian Tugas Jabatan Struktural
Jabatan : Kasubag Tata Usaha

1. Membuat rencana kegiatan subbag TU

sesuai dengan rencana operasional Bagian
Umum sebagai pedoman pelaksanaan
Tahapan :
a. Mempelajari Renja
b. Menyusun konsep rencana kegiatan
c. Mendiskusikan konsep rencana kegiatan
dengan bawahan
d. Menetapkan Rencana Kegiatan
2. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas
kepada bawahan sesuai peraturan dan
prosedur yang berlaku agar terhindar dari
kesalahan.
Tahapan :
a. Mempelajari peraturan dan prosedur yang
berlaku.
b. Membuat jadwal pertemuan berkala
c. Memberikan penjelasan terkait dengan
prosedur yang harus dilakukan
Contoh : Uraian tugas Jabatan Fungsional Umum
Jabatan : Juru Bayar
Uraian Tugas :
1. Menerima, menghitung dan mencatat
uang yang diterima dari Bendaharawan
sesuai dengan jumlah uang yang
diserahkan agar tidak terjadi kesalahan.
Tahapan :
a. Menerima uang yang diserahkan
b. Menghitung jumlah uang yang diserahkan
c. Mencatat dalam buku Kas
2. Menyerahkan bukti tagihan atau
kwitansi yang telah dibayarkan
kepada Pemegang buku sesuai
dengan jumlah pengeluaran untuk
disimpan apabila diperlukan.
Tahapan :
a. Mengumpulkan bukti tagihan.
b. Membuat bukti tanda terima
c. Menyerahkan kepada pemegang buku
 7. BAHAN KERJA
• Adalah masukan yang diproses dengan
tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja
• Bahan kerja dapat diolah menjadi hasil
kerja, jika ada perangkat kerja (alat kerja)
contoh:
– Surat masuk (untuk diagendakan)
– Data peserta diklat (untuk penyusunan peserta
pelatihan)
– Surat perintah (untuk pelaksanaan tugas)
 8. ALAT KERJA

• Sarana yang dipergunakan untuk memproses bahan kerja

menjadi hasil kerja
• Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga
berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan
lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas
Contoh:
– Buku agenda (digunakan untuk mencatat surat masuk)
– Peraturan Pemerintah nomor 101 tahun 2000 (digunakan oleh
Penyelenggara Diklat Kepegawaian untuk menyusun
/menetapkan peserta diklat )
– LapTop ( digunakan panitia/ pesrta diklat/Widyaiswara dalam
pelaksanaan diklat)
 9. HASIL KERJA
• Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa
(pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu
proses pelaksanaan tugas
• Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang
diolah (bahan kerja)
Contoh :
• Daftar Peserta Diklat(hasil kerja penyelenggara diklat)
• Dokumen Penyusunan Anjab (hasil kerja
penyelenggara/ peserta diklat Anjab)
• STTPL (hasil kerja Penyelenggara/pesrta diklata)
 MATRIK URAIAN TUGAS, BAHAN KERJA, ALAT KERJA, HASIL
KERJA DAN SATUAN HASIL (PENGELOLA BARANG/JASA)
Uraian Tugas Bahan Alat Kerja Hasil Kerja Satuan
Kerja Hasil
Membuat rencana administrasi SK Kepala DPA Rencana Dokumen
pengadaan barang/jasa Sesuai Kantor Pengadaan
dengan DPA agar supaya ada Barang/Jasa
gambaran pengadaan barang/jasa
yang akan dilakukan pada tahun
tersebut.
Mencari calon penyedia /rekanan Instruksi, Kendara Calon Kegiatan
dengan cara mensurvey harga RAB, HPS an, Telepon, penyedia
kepada penyedia rekanan / dan Fax, Internet Pengadaan
penyedia untuk memperoleh harga Spesifikasi Barang/Jasa
yang kompetitif. Teknis

Mengundang calon penyedia Data SK Menkeu Dokumen Dokumen

barang/jasa yang harga surveynya Peserta tentang Calon
lebih rendah dengan membuat Lelang, Petunjuk Penyedia
undangan rapat agar penyedia Surat Pengadaan Barang /Jasa
segera memenuhi syarat2 Undangan barang/jasa yang
administrasi lainnya dalam memenuhi
pengadaan barang / jasa. dst syarat
MATRIK URAIAN TUGAS, BAHAN KERJA, ALAT KERJA, HASIL
KERJA DAN SATUAN HASIL (PENGELOLA KEPEGAWAIAN)
Uraian Tugas Bahan Alat Kerja Hasil Kerja Satuan
Kerja Hasil
Menyusun kebutuhan pegawai Data ABK Bezetting Dokumen
sesuai analisis beban kerja untuk pegawai Pegawai
memperoleh jumlah pegawai yang
dibutuhkan
Mengawasi pelaksanaan ujian Surat Buku Laporan Dokumen
saringan CPNS, sesuai dengan tata Tiugas panduan
tertib pengawas untuk kelancaran pengawas
dan objektivitas pelaksanaan ujian Ujian
CPNS
Menyiapkan surat keputusan Dokumen PP No.98 Konsep SK Naskah
pengangkatan PNS yang telah lulus pengangk Jo PP PNS
prajabatan dan memenuhi syarat atan CPNS No.11
lain sesuai dengan ketentuan yang menjadi Tahun
berlaku agar PNS diangkat tepat PNS 2002
waktu
DST
 10. TANGGUNG JAWAB

• Adalah kesanggupan seorang PNS untuk menyelesaikan

pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya
dan tepat waktu serta berani menanggung resiko atas
tindakan yang dilakukannya.

• Tanggung jawab jabatan dapat meliputi tanggung jawab

terhadap:
– Bahan kerja (Kerahasiaan data)
– Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja)
– Hasil Kerja (Keakuratan laporan)
– Proses Kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap
peraturan/SOP)
 11. WEWENANG
• Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih,
mengambil sikap atau tindakan tertentu dalam
melaksanakan tugas dan mempunyai peranan sebagai
penyeimbang terhadap tanggung jawab guna
mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas.

• Wewenang dapat terkait dengan:

– Bahan Kerja (a.l: Mengembalikan bahan kerja yang tidak
sesuai)
– Alat Kerja (a.l:Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang
digunakan)
– Hasil Kerja (a.l:Menyebarluaskan informasi yang dihasilkan
kepada orang lain)
– Proses Kerja (a.l:Menetapkan prosedur kerja)
 12. KORELASI JABATAN
• Korelasi jabatan adalah hubungan kerja
yang dilakukan antara jabatan terkait
HUBUNGAN
dengan jabatan lain dalam konteks KERJA

pelaksanaan tugas
• Hubungan jabatan dapat berupa:
– Hubungan Vertikal (atasan dengan
bawahan)
– Hubungan Horizontal (hubungan dengan
jabatan yang setara)
– Hubungan Diagonal (hubungan dengan
jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang
berbeda)
13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA
• adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi
keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas
jabatan.
• Kondisi Lingkungan Kerja suatu jabatan meliputi:
– Tempat Kerja
– Suhu
– Udara
– Keadaan Ruangan
– Letak
– Keadaan Tempat Kerja
– Penerangan
– Suara
– Getaran
 14. KEADAAN RESIKO BAHAYA
• Kejadian atau keadaan yang mungkin akan dialami
pemegang jabatan sehubungan dengan jabatan dan
keberadaannya dalam lingkungan pekerjaan.
• Kemungkinan resiko bahaya dapat terkait dengan:
– lingkungan pekerjaan,
– penanganan bahan,
– proses yang dilakukan,
– penggunaan perangkat kerja,
– hubungan jabatan dan
– penanganan produk yang diberikan.
• Kemungkinan resiko bahaya bisa bersifat fisik atau mental
 15. SYARAT JABATAN
• Pangkat dan • Keterampilan
Golongan Ruang • Bakat Kerja
• Pendidikan • Temperamen Kerja
• Kursus/Pelatihan • Minat Kerja
– Penjenjangan • Upaya Fisik
– Teknis
• Kondisi Fisik
• Pengalaman Kerja
• Fungsi Pekerja
• Pengetahuan
 16. PRESTASI KERJA YANG
DIHARAPKAN
• Hasil kerja apa yang di hasilkan oleh
pemegang jabatan
• Sebutkan Jumlah satuannya
• Waktu yang diperlukan untuk
menghasilkan satuan hasil tersebut
berapa lama
 17. BUTIR INFORMASI LAIN

• Tuliskan informasi yang dapat

disampaikan terkait dengan jabatan
yang saat ini dipangku jika ada.
 TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT