Modul 3 :

MAN POWER PLANNING

Dr Maria Eko Sulistyowati, MM, Psikolog, LCPC
Surabaya, 28 Januari 2023
 Outline : 1. Menyusun uraian jabatan
Modul 3 - MPP 2. Man power planning (perencanaan tenaga
kerja)
3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja
4. Menyusun perencanaan pemenuhan
kebutuhan akan pekerja
5. Kata kunci
 1. Menyusun uraian jabatan

1. Menyusun uraian jabatan

2. Man power planning (perencanaan tenaga kerja)
3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja
4. Menyusun perencanaan pemenuhan kebutuhan
akan pekerja
5. Kata kunci
 Dalam sebuah organisasi, akan
terdiri dari berbagai jajaran, jabatan
dan fungsi antara satu dan lainnya
akan saling menunjang dan terkait.
Organisasi yang sama sekalipun,
bidang bisnis yang sama sekalipun,
akan memiliki fungsi dna tugas
dalam jabatan yang berbeda.
Berbagai hal sangat bisa
berpengaruh dalam hal ini.
Untuk itulah diperlukan pengertian dan
penjelasan apa yang menjadi tugas dna
tanggungjawab, serta sasaran yang
diharapkan dicapai untuk maisng-masing
pemegang jabatan.
Sehingga job description menjadi hal
penting.
 1. 2. 3.
Departementasi dalam Job Description, Prosedur (SOP),
Struktur Organisasi, skop tugas menjelaskan rangkaian
dengan pembagian tanggungjawab per- aktivitas, bis amelibatkan 1
bidang / departemen jabatan atau lebih jabatan
Mengapa perlu dibuat Job Description ? Hal ini terkait dengan perlunya kejelasan dan pemahaman
yang benar atas skop tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan, serta yang dalam pelaksanaannya
mampu menunjang efektifitas perusahaan.

Job Description = uraian tugas = tugas pokok dan fungsi (tupoksi)

Job Description bukan prosedur, bukan pedoman pelaksanaan.

Pembuatan Job Description, perlu diawali dengan :

➢ Mengetahui struktur organisasi dan posisi jabatan yang ada

➢ Mengetahui prosedur atau [roses bisnis yang berlaku
➢ Melakukan analisa jabatan ( baik melalui survei kuesioner,
wawancara, observasi ataupun melihat kertas kerja yang ada )
➢ Setiap hasil draft uraian tugas, wajib diberikan review oleha
minimal atasang langsung atas jabatan yang disiapkan tersebut
CONTOH OUTLINE 1. Identitas Jabatan
JOB DESCRIPTION : a. Nama Jabatan
b. Atasan
c. Bawahan
d. Sasaran Jabatan
2. Isi Tugas dan Kewenangan
a. Tugas perencanaan
b. Tugas pelaksanaan / koordinasi
c. Tugas pengawasan
d. Tugas pelaporan / Adminsirrasi
e. Kewenangan
3. Spesifikasi jabatan
4. Persyaratan jabatan
Note – a) menggunakan kata a. Pendidikan
kerja aktif b. Usia
b) berfokus pada satu c. Kompetensi
jabatan, bukan orang / d. Sertifikasi
pemegang jabatan e. pengalaman
5. Catatan
CONTOH
 Job Description ……….

Adalah : Bukanlah :

➢ Menjelaskan skope tugas dan ➢ Rangkaian kegiatan yang

tanggungjawab 1 ( satu ) nama jabatan dikerjakan lebih dari 1
➢ Berisi rangkaian tugas yang bersifat jabatan
rutin, insidentil, periodik ataupun tugas ➢ Prosedur
lain yang terkait yang kemungkinan ➢ Bersifat statis ( / tetap )
belum teridentifikasi dengan jelas ➢ ………….
➢ Dilengkapi dengan job specification ➢ ………….
dan job requirement
➢ Memerlukan update sesuai
perkembangan organisasi, struktur dan
policy perusahaan tentang mengapa
jabatan tersebut muncul
➢ ………..
➢ ………..
 2. Man power planning (perencanaan tenaga kerja)

1. Menyusun uraian jabatan

2. Man power planning (perencanaan tenaga
kerja)
3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja
4. Menyusun perencanaan pemenuhan kebutuhan
akan pekerja
5. Kata kunci
Prinsip KUNCI dalam mendesain organisasi :

1. Struktur harus mampu memperkuat strategi Memerlukan

2. Mampu meningkatkan sumberdaya manusia pemegang
3. Aspek biaya menjadi pertimbangan jabatan
4. Diharapkan mampu mengatasi berbagai kondisi / yang
masalah relevan,
5. Mengurangi link yang tidak perlu yang
6. Menjaga specialist kunci dipersiapkan
7. Mengoptimalkan hirarki dengan
8. Memperjelas jalur keputusan dan kewenangan benar
9. Memperkuat pertanggungjawaban melalui
10.Memperbaiki inovasi dan fleksibilitas MPP /
manpower
planning

Mari kita cermati, tulisan warna biru diatas

 Man Power Planning (MPP) adalah .....
Proses mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan sumberdaya
manusia dimasa depan dengan memperhatikan kebutuhan
organisasi, melihat kondisi saat ini serta penetapan standar dan
persyaratan pemenuhannya

TUJUAN-nya adalah ---

1) Mempekerjakan sumberdaya manusia secara
relevan,
2) Memperjelas kebutuhan sumberdaya manusia
dimasa depan ( baik kuantitas dan kualitas ),
serta
3) Memperkecil mis-staffing
4) …..
KONDISI YANG DAPAT
MEMPENGARUHI KEGIATAN
PERENCANAAN TENAGA KERJA ( MPP )

1. Kondisi ekonomi / bisnis

2. Demografi..
3. LTO / Tingkat keluar masuk karyawan
4. Kebutuhan ketrampilan baru.
5. Ketrampilan yang ada saat ini sudah tidak
diperlukan lagi
6. Kondisi bisnis ( al. status dan keberadaan bahan
/ material kerja. …… )
7. Perubahan dan perkembangan teknologi
8. Perubahan sosial
9. Pasar tenaga kerja
10. ….
11.….
 Dalam prakteknya, terdapat beberapa hal yang harus
dicermati pula dalam melihat apakah MPP
dapat dijalankan dengan benar :
1. Sumberdaya manusia tidak dimanfaatkan
optimal ( under-utilizing of manpower )
2. Tingkat ketidakhadiran yang tidak
terkendali
3. Kurangnya sumberdaya manusia yang
kompeten
4. Kontrol dan pengendalian sumberdaya
manusia belum dilakukan
5. Mudahnya mencari tenaga pengganti /
membantu
6. MPP yang sudah ditetapkan tidak
diperhatikan lagi ( al. tidak di- update
atau tidak menjadi acuan)
7. …….
 3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja

1. Menyusun uraian jabatan

2. Man power planning (perencanaan tenaga kerja)
3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja
4. Menyusun perencanaan pemenuhan kebutuhan
akan pekerja
5. Kata kunci
Beberapa cara MENGHITUNG KEBUTUHAN TENAGA
KERJA adalah :

1. Expert Forecasts: Termasuk disini adalah dengan bantuan tenaga ahli, baik
dalam pelaksanaan survei, memberikan pertimbangan analisa, dan
penghitungannya.
2. Trend Analysis: Dilakukan melalui proyeksi dengan ekstrapolasi
( proyeksi trend masa lalu), index ( berdasar tahun, atau satuan lainnya ),
analisa statistik ( misalnya pengukuran tendensi sentral).
3. Work Load Analysis: Melakukan analisa beban kerja sesuai jenis dan
spefikasi pekerjaan.
4. Work Force Analysis: Melakukan analisa
atas waktu produksi dan periodenya, sehingga
dapat diketahui kebutuhan tenaga kerjanya
5. Other methods: Dengan menggunakan metode
model matematika , yang dikaitkan dengan fungsi
statitik dan perhitungan komputer, misalnya :
budget and planning analysis, regression, new
venture analysis.
Cara yang dilakukan dalam • Interviews
melakukan analisa beban • Kuesioner terstruktur
kerja (work load analysis) • Observasi langsung
antara lain : • Buku log / / Buku diary pekerjaan

Tujuannya untuk mengetahui

berapa kebutuhan tenaga kerja,
misalnya :
➢ Dalam satu unit kerja
➢ Dalam satu rangkaian pekerjaan
➢ Dalam menghasilkan 1 unit output
➢ Dalam 1 proyek…. Lihat contoh : file folder
➢ ….. Cara Hitung Beban Kerja
Penggunaan metode dalam memenuhi MPP, akan sangat tergantung pada
kebutuhan dan karakteristik organisasi, dan khususnya karakteristik
pekerjaan terkait.
Saat ini mulai muncul jabatan yang masih relatif baru sehingga akan
cukup sulit dalam menghitung kebutuhannya, baik untuk jumlah maupun
kualifikasinya

Saat bekerjasama dengan seorang expert, sebagai proses

pembelajaran, perlu diikuti dengan kegiatan berikut ini

1. Dampingi selalu expert dengan orang

dalam atau staf HRD
2. Meminta expert menjelaskan dasar
pertimbangan, aapun pertimbanganya tulis
dan pastikan kita pahami
3. Jika perlu, meminta referensi sehingga
membantu kita mudah dalam memahami
 4. Menyusun perencanaan pemenuhan kebutuhan akan pekerja

1. Menyusun uraian jabatan

2. Man power planning (perencanaan tenaga kerja)
3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja
4. Menyusun perencanaan pemenuhan
kebutuhan akan pekerja
5. Kata kunci
 CONTOH SALAH SATU
BENTUK PERENCANAAN
TENAGA KERJA
CONTOH SALAH SATU KERTAS KERJA
PERENCANAAN TENAGA KERJA
 LANGKAH melaksanakan MPP

1. Mempelajari sasaran dan srategi perusahaan kedepan

2. Menganalisa kondisi manpower saat ini. Misalnya atas
kondisi organisasi, jumah departemen, jumlah dan
kualifikasi sdm setiap departemen, kondisi pekerjaan .....
3. Membuat forecast kebutuhan sumberdaya manusia
mendatang. Beberapa teknik yang dapat digunakan al.
expert forecast, trend analysis, work load analysis,
worforce analysis, berdasar permintaan tenaga keja dari
unit terkait....
4. Membuat program sumberdayamanusia, al .
Rekrutmen, seleksi, penempatan, training dan
development ...
5. Membuat program training ( bagi pendatang baru
ataupun sumberdaya manusia yang sudah tersedia )
6. Mengikuti setiap perkembangan program (track
record) untuk memudahkan analisa
Lihat Kertas Kerja
MPP
 Pengendalian atas sumberdaya manusia, terkait
dengan MPP dapat dilakukan melalui :

1. Meminta persetujuan manajemen untuk setiap penambahan sumberdaya manusia ( jika

perlu ada prosedurnya ), serta melampirkan keputusan MPP pada tiap pengajuan.
2. Melengkapi personnel budget, sehingga pertimbangan kegiatan atas sumberdaya
manusia dapat dipertanggungjawabkan
3. Mereview pemenuhan kualitas dan kuantitas atas sumberdaya manusia secara periodik
4. Rutin menghitung produktifitas sumberdaya manusia.
5. Rumus sederhananya :
Employee Productivity = Total Production / Total number of employees
6. Melakukan exit interview
7. Melakukan lembur perpanjangan sebagai pengganti penambahan orang permanen
8. Mempertimbangkan penerapan konsep multi tasking secara relevan
9. Mempertimbangkan penerapan tenaga kerja outsorcing / kontrak / borongan
10.Memiliki data / record atas history sumberdaya manusia
11.Menjadikan “employee productivity” sebagai KPI yang wajib diukur periodic
12.…..
 Contoh ukuran
produktifitas sumberdaya
manusia :

➢ Jumlah pendapatan : jumlah

orang
➢ Jumlah volume output produk
akhir : jumlah orang
➢ Jumlah order dikerjakan :
jumlah orang
➢ ………..

Misalkan :
Jumlah volume output produk akhir yg dijual = 5.000 m3
Jumlah karyawan total perusahaan = 100 ( produksi 65, keuangan 4, marketing 5,…)
Produktifitas = (5.000 : 100 ) = 50.
Sasaran kita menjaga angka produktifitas di level 50 dengan target output 5000.
 5. Kata kunci

1. Menyusun uraian jabatan

2. Man power planning (perencanaan tenaga kerja)
3. Menetapkan kebutuhan akan pekerja
4. Menyusun perencanaan pemenuhan kebutuhan
akan pekerja
5. Kata kunci
Kata kunci dalam melaksanakan MPP :

1. Job description merupakan salah satu acuan

dalam mempertimbangkan MPP
2. Perencanaan tenaga kerja meliputi aspek
kuantitas dan kualitas
3. Perencanaan tenaga kerja mengacu kepada
kebutuhan organisasi di masa depan
4. Bersifat dinamis dan fleksibel, dapat
diukur dan dianalisa, serta wajib selalu
dipantau
5. Merupakan tugas dari setiap kepala dengan
koordinasi bersama bagian HRD
Terimakasih untuk kesempatan mengenal
dan berbagi dengan rekan sekalian.
Mari kita berani berubah dan berperan
untuk menjadi lebih baik bagi orang lain
dan organisasi kita.

Seperti hal-nya yang disampaikan Einsten

– tidak pernah ada hal baru
dicapai dengan menggunakan
cara-cara lama.
mariaeko@rad.net.id
mariaekosby@gmail.com