BAB IV

DESKRIPSI DAN ANALISIS DATA

A. Deskripsi Data
1. Deskripsi Data Umum
a. Sejarah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
Tahun 1982 Perpustakaan Kabupaten Demak berdiri dengan status
kelembagaan dibawah bagian Sosial Sekretariat Wilayah Tingkat II Demak
dengan nama Perpustakaan Umum Kabupaten Demak yang beralamat di Jalan
Sultan Fatah Nomor: 12 sekarang untuk Radio Suara Kota Wali. Pada tahun
1992 berdasarkan surat keputusan menteri dalam negeri Nomor: 9 tahun 1988
status kelembagaan perpustakaan berada dibawah Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan menjadi UPTD Perpustakaan Daerah.
Tahun 1994 status perpustakaan berubah menjadi Unit Pelaksana Teknis
Daerah berada bertanggung jawab langsung kepada Bupati. Berdasarkan
keputusan Bupati kepala daerah tingkat II Demak nomor: 060.1/401/1995
tentang uraian tugas Jabatan Asisten Sekretaris Wilayah Daerah, Bagian, Sub
bagian pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tingkat II Demak,
bahwa kearsipan berada di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Keuangan
Sekretariat Daerah yang memiliki tugas melakukan tata usaha pimpinan dan
tata usaha umum, mengendalikan dan membina kearsipan serta melakukan tata
usaha keuangan Sekretariat Wilayah Tingkat II. Pada tahun 2001 kearsipan
dibawah naungan kantor pengolahan data elektronik dan arsip Kabupaten
Demak yang beralamat di jalan Teuku Umar No. 10 (sekarang ditempati Dinas
Komunikasi dan Informatika) selanjutnya perpustakaan dan arsip berdasarkan
peraturan Daerah Kabupaten Demak: 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, satuan polisi pamong praja dan kantor
Pelayanan PerizinanTerpadu Kabupaten Demak menjadi kantor Perpustakaan
dan arsip Kabupaten Demak yang beralamat di Jalan Sultan Fatah No. 67
Demak. Selanjutnya, berdasarkan peraturan Daerah Kabupaten Demak
Nomor: 5 Tahun 2016 tentang pembentukan susunan perangkat Daerah
Kabupaten Demak (Lembaran Daerah Kabupaten Demak Tahun 2016 Nomor
 5, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Demak Nomor 5) menjadi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak.1
b. Visi, Misi dan Tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
Keberadaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
memiliki Visi dan Misi yang saling berkaitan dan tidak jauh dengan Visi dan
Misi pemerintah Kabupaten Demak. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten
Demak Nomor 11 Tahun 2021 tentang rencana pembangunan jangka
menengah daerah Kabupaten Demak tahun 2021-2026, Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan mempunyai visi dan misi2:
a) Visi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
“Demak Bermartabat, Maju dan Sejahtera.”
b) Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
1) Memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik, serta kehidupan
bermasyarakat yang agamis, kondusif dan berbudaya;
2) Meningkatkan sumber daya manusia, sumber daya alam dan
lingkungan hidup yang berkualitas dan berdaya saing;
3) Mendorong pertumbuhan ekonomi berbasis potensi lokal, membuka
lapangan kerja, mengurangi kemiskinan dan pengangguran.
c) Tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
1) Meningkatkan pelayanan publik tiap perangkat daerah
2) Meningkatkan akuntabilitas kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
daerah Kabupaten Demak
3) Meningkatnya kualitas tata kelola kearsipan dalam mendukung
program daerah Kabupaten Demak
4) Meningkatnya literasi masyarakat.
c. Koleksi Bahan Pustaka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
Selaras dengan tujuan lembaga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak yaitu untuk meningkatkan literasi masyarakat maka hal
tersebut berhubungan dengan koleksi bahan pustaka yang tersimpan secara
fisik maupun non fisik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak adalah berbagai jenis koleksi buku tentang ilmu-ilmu pengetahuan dari
berbagai cabang pendidikan yang berhungan dengan disiplin ilmu-ilmu baik

1
Hasil Dokumentasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
2
Hasil Dokumentasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
 sosial maupun umum. Selain buku, koleksi yang terdapat di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak juga meliputi jurnal, majalah
maupun koran.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak memiliki jumlah
judul buku yaitu 56. 554 dan jumlah eksemplar 64.042 di tahun 2022 dengan
rincian sebagai berikut:

Tabel 4. 1. Koleksi Bahan Pustaka

No Bahan Pustaka Jumlah Keterangan

1. Ilmu Pengetahuan Umum 6.774 Baik
2. Essay, Pamflet 2 Baik
3. Buku Umum Lain-lain 22.475 Baik
4. Buku Filsafat Lainnya 2 Baik
5. Agama Islam 1802 Baik
6. Agama Kristen 1 Baik
7. Ilmu Politik 124 Baik
8. Ekonomi 36 Baik
9. Hukum 251 Baik
10. Perdagangan 28 Baik
11. Buku Ilmu Sosial 128 Baik
12. Umum 139 Baik
13. Pengetahuan Bahasa 36 Baik
Indonesia
14. Pengetahuan Bahasa 55 Baik
Inggris
15. Fisika dan Mekanika 1 Baik
16. Kimia 1 Baik
17. Biologi, Antropologi 5 Baik
18. Ilmu Kedokteran 201 Baik
19. Teknologi 86 Baik
20. Buku Ilmu Pengetahuan 289 Baik
Praktis

d. Struktur Organisasi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak merupakan
lembaga yang bergerak dalam pengelolaan perpustakaan dan kearsipan untuk
dapat memberikan pelayanan kepustakaan kepada seluruh elemen masyarakat
yang berada di daerah Kabuepaten Demak. Demi keberlangsungan kegiatan
pelaksanaan tugas dan fungsinya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak dilengkapi dengan perangkat organisasi yang secara
struktural dengan susunan organisasi sebagai berikut:3
3
Hasil Observasi Penelitian Pada Tanggal 19 Oktober 2022
 Bagan 4. 1 Struktur Organisasi

Kepala Dinas

Kelompok Jabatan Sekretaris

Fungsional Sub Bag. Program

dan Keuangan

Sub Bag. Umum

dan Kepegawaian

Bidang Perpustakaan Bidang Kearsipan

Seksi Layanan Seksi Paenataan

dan Layanan
Seksi Pengembangan
Kearsipan
Koleksi dan Pelestarian Seksi Akuisisi dan

Bahan Pustaka Pemeliharaan Arsip

Seksi Pengembangan
Seksi Pembinaan
UPTD dan Pengawasan
Kearsipan
 B. Hasil Penelitian
Sebagaimana yang telah diungkap pada bab I bahwa tujuan penelitian ini adalah
untuk mengungkap pengelolaan pengelolaan berbasis automasi untuk meningkatkan
layanan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak dan
untuk mengetahui implikasi dari pengelolaan perpustakaan berbasis automasi di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak. Selanjutnya, pada bagian bab
II penulis telah mengumpulkan teori-teori mengenai pengelolaan perpustakaan
berbasis automasi.
1. Pengelolaan perpustakaan berbasis automasi di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak.
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan tahap awal untuk menentukan serta
merumuskan kegiatan dan program untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan dilakukan diawal kegiatan perpustakaan yang disusun oleh semua
unsur yang terlibat di perpustakaan. Perencanaan perpustakaan menyangkut
semua aspek di perpustakaan mulai dari anggaran, kegiatan, program, sumber
daya manusia dan sarana prasarana.
1) Program/Kegiatan
Kegiatan awal yang dilakukan dalam perencanaan pengelolaan
perpustakaan berbasis automasi adalah menyusun program-program dan
kegiatan di perpustakaan. Berikut hasil wawancara dengan ibu Sri Nastiti
Setyaningsih selaku kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten
Demak.

“Kami di awal tahun harus menyusun yang RKA,DPA,RKT

(rencana kerja tahunan, RKB(rencana kerja bulanan), RKM
(rencana kerja mingguan) kami tidak hanya menyusun rencana kerja
untuk pengelolaan perpustakaan berbasis automasi akan tetapi kami
menyusun rencana kerja pengelolaan perpustakaan secara umum
meliputi pengelolaan perpustakaan berbasis automasi, pengadaan
bahan pustaka dan pengembangan bahan pustaka serta pembinaan
dan pengembangan perpustakaan ”.4

Berikut hasil wawancara dengan ibu Ummi Rahmawati selaku

pustakawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Demak:
4
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
 “Dalam kegiatan perencanaan selain membuat rencana program
perpustakaan kami juga memikirkan dan Memproyeksikan
anggaran, waktu, SDM, sarana dan prasarana yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan automasi, memang beberapa hal tersebut
merupakan suatu bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam
menelola perpustakaan”.5
Dalam penyusunan program kegiatan pengelolaan perpustakaan
melibatkan anggota perpustakaan. Berikut hasil wawancara dengan ibu Sri
Nastiti Setyaningsih selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
kabupaten Demak:

“Semua unsur yang ada di perpustakaan terlibat mulai dari

pimpinan, fungsional sampai tenaga perpustakaan yang terlibat
karena penyusunan program kan juga kegiatan yang bakal atau akan
dilaksanakan oleh seluruh tenaga perpustakaan jadi mereka juga
bakal tau apa yang harus dipertimbangkan dalam hal ini
perencanaan program sehingga dapat meminimalisir kegagalan dala
proses eksekusi program”.6
Pernyataan yang sama dari hasil wawancara dengan ibu Ummi
Rahmawati selaku pustakawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
kabupaten Demak:

“Semua unsur di bidang perpustakaan dari mulai kepala dinas,

kepala bidang, sub koordinator dan staf semua ikut andil dalam
pembentukan atau peyusunan program dengan tujuan agar mereka
(seluruh tenaga perpustakaan) benar-benar paham apa yang harus
dilaksanakan dan karena ini menyangkut nasib peprustakaan dimasa
mendatang”.7
Dengan disusunnya rencana kegiatan dan program-program yang ada
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak adalah untuk
mewujudkan visi dan misi dinas dengan visi misi Pemerintah Kabupaten
Demak karena keduanya memiliki keterkaitan yang saling bergantungan.
Berdasarkan hasil observasi dan dokumentasi yang dilakukan peneliti
bahwa visi, misi, tujuan dan sasaran melekat pada dinding gedung Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak.

5
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
6
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
7
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 Menurut hasil penelitian diatas yang dapat disimpulkan peneliti
adalah pada kegiatan perencanaan meliputi rencana kerja tahunan,
bulanan, mingguan dengan memproyeksikan anggaran, SDM, dan sarana
prasarana. Berdasarkan beberapa bukti yang telah memperkuat hasil
pembahasan diatas maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa pengelolaan
perpustakaan berbasis automasi dalam perencanaan dapat dikategorikan
baik.
2) Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana merupakan salah satu penunjang terlaksannya
proses kegiatan di perpustakaan. Sebelum melakukan pengadaan tentu
harus ada perencanaan mengenai pengadaan sarana dan prasarana sesuai
kebutuhan baik itu berasal dari APBD ataupun APBN. Berikut hasil
wawancara dengan ibu Sri Nastiti Setyaningsih selaku kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak:

“Kalau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Demak ada

tiga ruangan yang biasa digunakan untuk pengelolaan dan
pelaksanaan program kegiatan perpustakaan dengan di fasilitasi alat-
alat yang mendukung teknologi dan informasi atau digital, di depan
ketika memasuki Dinas Perpustakaan disitu terdapat ruang sirkulasi
terus bagian dalam ada ruang baca sama ruang koleksi buku
sedangkan untuk lantai dua itu untuk para staf yang bekerja terkait
manajemen perpustakaan dan kearsipan ”.8
Sedangkan Ibu Ummi Rahmawati selaku pustakawan
mengungkapkan pendapatnya mengenai sarana dan prasarana yang ada di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak melalui wawancara
yang telah dilakukan peneliti sebagai berikut:

“Kalau persiapan ruangan tidak ada karena tidak ada penambahan

ruangan hanya menyesuaikan dan mengoptimalkan ruangan yang
sudah ada, dari dulu gedung perpustakaan ya cuman ini saja jadi
untuk bagian manajemen perpustakaan dan ruang perpustakaan
berada di satu gedung dan tidak terpisah cuma, kalo untuk staf yang
bekerja bagian manajemen berada di lantai dua dan untuk lantai
dasar digunakan untuk bagian layanan perpustakaan ”.9

8
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
9
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 Gambar 4. 1 Ruang Baca

Melalui observasi dan dokumetasi yang telah dilakukan peneliti

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak memiliki sarana
dan prasarana yang cukup memadai dan dapat dipastikan seluruh sarana
dan prasarana dalam keadaan baik, seperti yang terdapat pada gambar
diatas merupakan ruang perpustakaan yang terdiri dari tempat baca dan
tepat koleksi bahan pustaka. Sarana dan prasarana perpustakaan meliputi
lokasi perpustakaan, gedung dan ruang perpustakaan. Lokasi perpustakaan
saat ini berada di jalan Sultan Fatah No.67, Kauman, Bintoro, Kecamatan.
Demak, Jawa Tengah. Yang mana lokasi tersebut sangat mudah dijangkau
oleh masyarakat karena gedungnya berada di pinggir jalan raya sehingga
masyarakat dapat dengan mudah menemukan lokasi maupun keberadaan
dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak.
b. Pelaksanaan
Pelaksanaan masuk kedalam kegiatan pengelolaan perpustakaan, dengan
tujuan untuk menggerakkan seluruh tenaga perpustakaan untuk menjalankan
tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan, beberapa proses pelaksanaan
sebagai berikut:
1) Proses Bimbingan
Untuk mencapai tujuan organisasi atau suatu lembaga, memastikan
bahwa seluruh anggota dapat mewujudkan tujuan yang telah direncanakan
sebelumya, maka perlu adanya proses bimbingan. Proses bimbingan di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak dijalankan sesuai
dengan SOP yang ada. Berdasarkan hasil wawancara terkait pelaksanaan
 dalam proses bimbingan untuk pengelolaan perpustakaan berbasis
automasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak dengan
kepala dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih mengatakan:

“Kita ada random jadwal kegiatan, terus ada road map jadi di satu
kegiatan itu output dan outcomenya apa, jadi temen-temen tau terus
kami ada yang namanya SOP terkait dengan pembinaan
perpustakaan, pengembangan bahan pustaka dan pengelolaan
perpustakaan umum daerah, kita bimbimbing, kita monitoring, kita
dampingi dan kita evaluasi tiap tahun. Kita melakukan bimbingan
terhadap semua staff kita bantu terakit tugas yang dilaksanakan
selain memberikan bimbingan kepada staff kita juga memberikan
bimbingan terkait penggunaan fasilitas perpustakaan kepada
pemustaka ketika membutuhkan bantuan”.10
Kemudian diperkuat dengan pernyataan dari ibu Ummi Rahmawati
selaku pustakawan mengatakan:

“Kalo bimbingan internal yang artinya bimbingan untuk tenaga

perpustakaan atau bimbingan untuk lingkup pegawai yang ada di
perpustakaan yaitu ada bimbingan inverstraining secara berkala,
kalo bimbingan pemustaka ada bimbingan secara mandiri untuk
menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan”.11
Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara peneliti dengan Rika
Apriliana sebagai pemustaka mengatakan:

“Iya mbak ada waktu saya berkunjung di sini (dinas Perpustakaan)

beberapa waktu yang lalu untuk pertama kalinya, ketika saya berada
di ruang sirkulasi saya ditanyai apakah saya sudah punya kartu
anggota peprustakaan saya jawab belum lalun setelah itu, saya
diarahkan untuk melakukan pendaftaran anggota perpustakaan
secara online”.12

10
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
11
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
12
Hasil Wawancara Dengan Pemustaka Rika Apriliyana Pada Tanggal 31 Oktober 2022 pukul 10.25
WIB.
 Gambar 4. 2 Pendaftaran Anggota Online

Sesuai dengan observasi dan dokumentasi yang peneliti lakukan,

hubungan antara kepala dinas dengan pegawai perpustakaan memiliki
iklim kerja yang baik. Selain itu komunikasi antar pemustaka dengan
pustakawan juga baik pustakawan memberikan layanan dengan ramah
ketika pemustaka ingin menjadi anggota perpustakaan maka pegawai
perpustakaan pada bidang sirkulasi akan mengarahkan pemustaka untuk
mendaftar keanggotaan dengan dua cara yaitu secara online maupun
offline, berdasarkan gambar diatas merupakan bentuk dari pendaftaran
anggota perpustakaan dengan cara online.
2) Proses Motivasi
Untuk menciptakan suasana pekerjaan yang positif maka pimpinan
perlu memberikan motivasi kepada semua tenaga perpustakaan yang ada
di suatu lembaga dalam hal ini adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak. Berdasarkan hasil wawancara terkait pelaksanaan
dalam proses motivasi terhadap tenaga perpustakaan atau sumber daya
manusia yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
dengan kepala dinas ibu Sri Nastiti Setyaningsih mengatakan:
“Kita memberikan apa yang namanya punishment dan reward,
punishment diberikan kepada mereka-mereka yang melanggar
disiplin, baik itu disiplin terkait waktu bekerja, disiplin terkait
kebijakan, disiplin terkait pelaksanaan pekerjaan, akan tetapi selain
itu kita mengadakan reward kepada temen-temen yang berprestasi.
Reward setiap tahun kita laksanakan berupa role model, jadi dipilih
temen-temen yang unggul dibidangnya masing-masing seperti di TI
siapa, kemudian di semangat bekerja siapa, kemudian di
kedisiplinan siapa disitu mereka sendiri yang milih, jadi misalkan
yang paling pagi datangnya paling lambat pulangnya siapa di
 randome dan divoting akhirnya nanti akan ditemukan siapa yang
akan mendapatkan reward”.13
Kemudian diperkuat dengan pernyataan dari ibu Ummi Rahmawati
selaku pustakawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
mengatakan:
“Di Dinas Perpustakaan ini ada dua cara atau bentuk dalam
memberikan motivasi yaitu reward dan punishment untuk semua
staf. Reward sendiri diberikan untuk staf dengan hasil kerja yang
bagus dan nanti ada kriteria tersendiri untuk penilaiannya dan
reward itu sendiri biasanya berupa sertifikat setelah itu sertifikatnya
akan dipajang di dinding perpustakaan dengan begitu ini menjadi
motivasi juga untuk semua pegawai agar bisa bekerja lebih baik
lagi. Sedangkan untuk punishmentnya itu diperuntukkan bagi
pegawai yang telah melakukan kesalahan dengan diberi surat
peringatan saja”.14

Gambar 4. 3 Reward Tenaga Perpustakaan

Sesuai dengan hasil observasi dan dokumentasi peneliti dalam

melakukan penelitian, peneliti ditunjukkan beberapa reward yang
diberikan atasan kepada tenaga perpustakaan yang ada di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak berupa sertifikat yang
dipajang di dinding perpustakaan. Motivasi secara langsung diberikan oleh
kepala dinas sebagai role model dalam melaksanakan tugas dan tanggung
jawab perpustakaan. Pemberian motivasi tidak melulu soal uang, seperti

13
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
14
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 halnya di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak pemberian
motivasi ditunjukkan dengan pemberian reward berupa penghargaan atas
kerja keras yang telah di berikan selama bekerja. Pemberian motivasi
dimaksudkan untuk terus memberikan kinerja yang baik dan dapat menjadi
contoh untuk pegawai yang lainnya sehingga dapat memacu semangat
dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab.
3) Kebijakan
Kebijakan merupakan instrumen perencanaan yang memberikan
panduan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
agar lebih terarah dalam menentukan pencapaian tujuan. Berikut ini hasil
wawancara peneliti sendiri mengenai kebijakan-kbijakan pelaksanaan
pengelolaan perpustakaan berbasis automasi dengan kepala dinas ibu Sri
Nastiti Setyaningsih mengatakan:
“ Dibeberapa kepentingan ada kebijakan yang harus kita putuskan
seperti halnya alokasi mobil perpustakaan keliling, itu meskipun
dasar penunjukan lokasi dikaitkan dengan MOU kerjasama antara
dinas perpustakaan titik sasaran sekolahan baik itu SD, MTS dan
lain sebagainya, selain itu kami harus mensinkronkan antara tenaga
yang kita miliki dengan jumlah titik lokasi yang akan kita kunjungi
itu perlu kebijakan oleh kepala dinas apakah harus dikunjungi atau
tidak biasanya unsur pertimbangannya adalah kemandirian masing-
masing perpustakaan”.15
Kemudian diperkuat dengan pernyataan dari ibu Ummi Rahmawati
selaku pustakawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
mengatakan:
“Ada, kebijakan diterapkan bertahap sesuai dengan kemampuan
sarpras dan SDM yang tersedia adapun arah kebijakan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak bertaut dari tahun
2021 samapi tahun 2026 dengan menekankan strategi atau prioritas
dengan kebijakan-kebijakan tertentu seperti kebijakan
pengembangan layanan perpustakaan, pembinaan perpustakaan
berstandar nasional dan lain-lain”.16
Berdasarkan hasil observasi dan dokumentasi tertulis peneliti Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak memiliki arah kebijakan
yang dibuat untuk mencapai tujuan lembaga yang biasa disebut kebijakan

15
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
16
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 pembangunan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak yang ditargetkan untuk tahun 2021 sampai dengan tahun 2026.

c. Pengawasan
Pengawasan pengelolaan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak dilakukan oleh semua unsur yang ada di
perpustakaan dimulai dari kepala dinas, sub koor sampai staf. Evaluasi
dilakukan oleh semua bagian yang ada di perpustakaan disertai dengan laporan
terhadap kegiatan perpustakaan yang telah dilaksanakan. Selain kegiatan
pengawasan terhadap perangkat juga turut dilakukan walaupun tidak ada
standar yang mementukan.
Berdasarkan hasil wawancara mengenai pengawasan dalam pengelolaan
perpustakaan berbasis automasi dengan kepala Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak ibu Sri Nastiti Setyaningsih mengatakan:
“Kita melaksanakan di kegiatan evaluasi, saat kita mengadakan evaluasi
itu menjadi salah satu bentuk pengawasan kita terhadap pelaksanaan
program pengelolaan perpustakaan masing-masing sub koordinator
melaporkan kegiatan-kegiatan yang sudah mereka lakukan kemudian
kita sinkronkan hasil kinerja mereka dengan hasil fisik di lapangan, dan
kegiatan pengawasan sudah di susun pada saat penyusunan perencanaan
jadi kegiatan pengawasan ini juga ada kaitannya dengan perencanaan
mengenai program yang telah disusun.”17
Kemudian ditegaskan juga oleh ibu Ummi Rahmawati selaku
pustakawan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
mengatakan:
“Pengawasan dilakukan dengan konsultasi, koordinasi dan komunikasi
internal dan eksternal kedinasan, jadi pengawasan ini juga merupakan
kegiatan rutin perpustakaan bahkan kegiatan ini wajib dilaksanakan
untuk mengetahui tingkat keberhasilan tenaga perpustakaan dalam
menjalankan tanggung jawabnya, yang kemudian akan dievaluasi terkait
hasil kinerja apa yang perlu di perbaiki atau dibenahi agar dapat
memberikan perubahan kemajuan untuk kedepannya”.18
Pengawasan merupakan proses untuk mengevaluasi kinerja atas
pekerjaan yang telah dijalankan sesuai dengan program dan kegiatan yang
telah direncanakan sebelumnya. Sebagaimana yang telah dijelaskan oleh ibu

17
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
18
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 Sri Nastiti Setyaningsih selaku kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak mengatakan:
“Evaluasi ini dilakukan secara rutin yaitu setiap tahun kepala bidang
melakukan evaluasi setiap tri wulan, jadi jadwal alokasi pembinaan
perpustakaan setiap tri wulan mereka susun diakhir tri wulan mereka
menyampaikan hasilnya dan outputnya sehingga saya (kepala dinas)
dapat mengetahui kinerja para pegawai dan juga dapat mengetahui
seberapa berhasil program yang telah di susun di awal perencanaan”.19
Menurut pernyataan dari ibu Ummi Rahmawati selaku pustakawan di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak mengatakan:
“Evaluasi dilakukan sebelum dan sesudah pelaksanaan pengelolaan,
pengawasan dilakukan secara berkala satu tahun 4 kali per tri wulan,
dalam pengawasan ini dilakukan oleh seluruh bidang yang terlibat dalam
kegiatan perpustakaan dengan kata lain seluruh tenaga perpustakaan
yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan, untuk aspek yang diawasi
biasanya ya semuanya termasuk pengawasan mengenai bahan pustaka,
layanan perpustakaan, terus kegiatan peprustakaan, yang paling penting
juga pengawasan terhadap tugas dan tanggung jawab tenaga
perpustakaan”.20

Berdasarkan observasi peneliti tidak menemukan laporan mengenai

kegiatan setiap bulannya pada evaluasi hasil kerja tenaga perpustakaan. pada
dasarnya pengawasan dilakukan dengan melakukan evaluasi dan pembuatan
laporan untuk mengetahui tingkat keberhasilan atas program yang telah
dicanangkan di awal penyusunan perencanaan sehingga masing-masing
bidang dapat mengkaji hasil kerja selama menjalankan tugasnya.
1) Evaluasi
Evaluasi merupakan alat untuk menentukan suatu keberhasilan dari
suatu program atau kegiatan. Untuk mengetahui bagaimana perpustakaan
mengevaluasi keberhasilan dalam pengelolaan perpustakaan berikut ini
hasil wawancara peneliti dengan kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak yaitu Ibu Sri Nastiti Setyaningsih mengatakan:
“Kita ada yang namanya layanan untuk survei pemustaka dari situ
kita akan mengetahui bagaimana pengelolaan yang telah dijalankan
selama ini apakah ada perkembangan atau tidak, selain itu di
perpustakaan juga menyediakan kotak saran untuk pengunjung
perpustakaan, jadi mengenai survei pemustaka itu dapat dilakukan
dengan dua cara yaitu dapat melalui online yang ada di web Dinas
19
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
20
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 Perpustakaan dan cara yang kedua yaitu dengan menulis berupa
kritik maupun saran yang ditulis dikertas lalu dimasukkan ke kotak
yang berada di ruang bagian depan tepatnya di dekat ruang sirkulasi
disitu ada kotak kritik dan saran, pengunjung perpustakaan bebas
menulis uneg-uneg apa saja disitu tetntunya mengenai perpustakaan
bisa tentang layanan terus koleksi buku ataupun koneksi internet,
apapunlah bebas memberikan kritik saran dan dari situ pustakawan
maupun tenaga perpustakaan akan mengkaji ulang dan menimbang
mengenai kritikan dari pengunjung perpustakaan.”21
Kemudian diperkuat dengan pernyataan oleh Ummi Rahmawati
selaku pustakawan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak mengatakan:
“Evaluasi dilakukan berdasarkan laporan, buku terdeteksi dengan
baik keberadaanya baik didalam maupun diluar perpustakaan, terus
laporan kotak saran semakin sedikit jumlah komplain dari
pemustaka menurun, dengan menurunnya jumlah komplain atau
kritikan di kotak kritik saran kami beranggapan bahwa menandakan
adanya kemajukan yang positif mengenai perpustakaan, kami selalu
berusaha untuk memberikan layanan yang terbaik kami selalu
menampung suara pemustaka karena kami ingin peprustakaan ini
bisa lebih dekat lagi dengan masyarakat jadi setiap ada kritik
maupun saran kita selalu mengkaji dan mempertimbangkan langkah
seperti apa yang akan kami lakukan”.22
Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara peneliti dengan Rika
Apriliana sebagai pemustaka mengatakan:
“Iya setau saya ada kotak saran tapi saya tidak pernah memasukkan
kertas kritik ke dalam kotak saran maupun mengisi survei, ya karena
menurut saya layanan perpustakaan dan juga fasilitasnya saat ini
cukup nyaman juga dan tidak menemukan kendala yang gimana-
gimana jadi saya senang saja dapat mengunjungi perpustakaan”.23

21
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
22
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB
23
Hasil Wawancara Dengan Pemustaka Rika Apriliyana Pada Tanggal 31 Oktober 2022 pukul 10.25
WIB
 Gambar 4. 4 Halaman Survei Pemustaka

Berdasarkan wawancara, observasi dan dokumentasi yang dilakukan

oleh peneliti sendiri bahwa di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak terdapat beberapa cara yang digunakan untuk
mengevaluasi pengelolaan perpustakaan berbasis automasi salah satunya
adalah terdapat survei online yang dapat dilakukan oleh pemustaka secara
online di web resmi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak. Dengan adanya survei secara online ini pemustaka dapat dengan
mudah untuk melakukan survei kepuasan terhadap layanan perpustakaan
yang dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Selain itu, perpustakaan
juga menyediakan kotak saran yang dapat dilakukan secara langsung
dengan memasukkan surat atau secarik kertas berisi kritik maupun saran.
2) Layanan
Pada tahap pengawasan semua unsur yang ada masuk ke dalam
evaluasi dan laporan termasuk layanan perpustakaan pun tak luput dari
evaluasi untuk dapat mengetahui perkembangan layanan yang telah
diberikan.
Berikut ini hasil wawancara peneliti dengan kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak yaitu Ibu Sri Nastiti
Setyaningsih mengatakan:
“Ya layanan perpustakaan, baik di perpustakaan di umum daerah
maupun di perpustakaan masyarakat, jadi terkait dengan SOP nya
kemudian terkait dengan sistem pengelolaanya dan lain sebagainya
sebenarnya semua layanan yang ada diperpustakaan tidak luput dari
pengawasan, karena kita melakukan pengawasan secara
keseluruhan, bahkan tidak hanya layanan saja yang menjadi sasaran
pengawasan yaitu mengenai bagaimana kinerja tenaga peprustakaan
 dan menurut saya pengawasan itu dilakukan untuk semua bidang
perpustakaan tanpa terkecuali”.24
Kemudian diperkuat dengan pernyataan oleh ibu Ummi Rahmawati
selaku pustakawan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak mengatakan:
“Yang jadi sasarannya ya layanan sirkulasi bahan pustaka,
pengolahan buku, layanan keanggotaan, layanan internet.
Sebenarnya seluruh bidang perpustakaan tidak luput dari
pengawasan, karena apapun itu kami ingin seluruh layanan yang ada
di perpustakaan dapat berkembang dengan baik sehingga
harapannya dapat menarik minat masyarakat untuk berkunjung ke
perpustakaan kami selalu melakukan pembenahan setelah adanya
evaluasi ataupun kendala-kendala yang dialami demi menunjang
kenyamanan publik atau masyarakat yang datang ke
perpustakaan”.25
Berdasarkan hasil wawancara dengan pemustaka oleh Rika Apriliana
mengatakan mengenai layanan yang ada di perpustakaan bahwa:
“Menurut saya layanan di perpustakaan ini baik, karena layanan
disini (perpustakaan) cukup memenuhi kebutuhan saya sebagai
pengunjung perpustakaan”.26

Gambar 4. 5 Layanan Sirkulasi

Berdasarkan wawancara, observasi dan dokumentasi yang dilakukan

oleh peneliti pun setuju dengan beberapa pendapat yang ada diatas karena
peneliti meninjau secara langsung bagaimana pustakawan dalam
memberikan pelayanan perpustakaan dengan baik kepada para pemustaka.
24
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
25
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
26
Hasil Wawancara Dengan Pemustaka Rika Apriliyana Pada Tanggal 31 Oktober 2022 pukul 10.25
WIB
 Pada gambar yang tertera diatas merupakan bagian layanan perpustakaan
yang termasuk salah satu sasaran dari pengawasan perpustakaan mengenai
tugas dan juga tanggung jawab yang diberikan tenaga perpustakaan
terhadap pemustaka dalam memberikan pelayanan, karena layanan
sirkulasi juga memegang peran penting bagi pemustaka yang berkunjung
ke perpustakaan untuk meminjam ataupun mengembalikan buku.
Keramahan dan komunikasi yang baik oleh tenaga perpustakaan di bagian
sirkulasi menjadi modal dasar dalam melayani pemustaka untuk dapat
memberikan kenyamanan pemustaka dalam melakukan transaksi bahan
pustaka di perpustakaan.

2. Implikasi Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
a. Perencanaan
Perencanaan dalam mengelola perpustakaan berbasis automasi tidak
hanya merencanakan program-program atau kegiatan terkait perpustakaan saja
akan tetapi merencanakan mengenai pertimbangan dalam pemilihan perangkat
keras dan perangkat lunak. Sistem automasi tidak dapat dipisah dengan
perangkat keras dan perangkat lunak, keduanya saling berkaitan dan saling
berhubungan. Pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak menjadi hal
yang penting untuk penggunaan dalam jangka waktu tertentu. Berikut hasil
wawancara dengan Ibu Sri Nastiti Setyaningsih selaku kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak mengatakan:

“Yang menjadi pertimbangannya ya ilmu otomasi tidak pernah turun dan

progresnya selalu naik, jadi perkembangan teknologi kita kejar terus
bagaimana kita sinkronkan dengan anggaran pemerintah. Kami selalu
berusaha untuk dapat mengikuti pertumbuhan teknologi jaman sekarang,
tentunya hal itu tidak mudah dilakukan kami harus terus belajar
mengenai keuntungan dan kerugian juga dalam melakukan tindakan
untuk menerapkan sistem automasi ini, kami selalu melakukan
pertimbangan-pertimbangan dan memilih serta memilah terkait sistem
yang memang benar-benar dapat memberikan keefektifan dan
keefisienan bagi pengguna dan juga pengelola”.27

27
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
 Pendapat lain mengenai pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak
menurut Ibu Ummi Rahmawati selaku pustakawan mengatakan:

“Untuk perangkat keras kita memakai server super micro karena Hdnya
lebih besar dan RAMnya juga lebih besar dan untuk perangkat lunak kita
memilih INLISLIE karena lebih komplit dari softwarenya terus
pengeditannya pake html dan java script juga lebih mudah dibanding
pake yang lain seperti SLIMS, CORDOBA, dan juga menjdapat anjuran
dari perpustakaan nasional untuk menggunakan INLISLITE, kami sudah
sering sekali gonta ganti software sebenarnya tapi kami selalu mencari
software yang benar-benar efektif dan efisien ketika digunakan, dan
sampai sekarang ketika software INLISLITE terdapat perkembangan
kami selalu mengikutinya atau mengupgrade untuk mengikuti
pembaharuan”.28
Sebagai bentuk perawatan terhadap perangkat lunak dan perangkat lunak
perpustakaan perlu adanya melakukan perawatan perangkat untuk
keberlangsungan kegiatan perpustakaan agar tidak terjadi kesenggangan saat
diguanakan selain itu juga dengan di lakukannya perawatan terhadap
perangkat keras dan perangkat lunak dapat mengurangi kerusakan yang parah
terhadap perangkat sehingga jika terdapat kerusakan dapat dikendalikan sejak
dini. Berikut ini hasil wawancara peneliti dengan Ibu Sri Nastiti Setyaningsih
selaku kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
mengatakan:

“Kalo perawatan dilakukan secara rutin, kita undang temen-temen

rekanan yang bisa menservice perangakat setiap 6 bulan sekali, kalopun
tidak 6 bulan sekali bahkan setiap ada kendala pada komputer atau
aplikasinya kita langsung malakukan pembenahan karena kalo tidak
dilakukan pembenahan secara langsung akan menjadi kendala yang
berkelanjutan, sehingga kami selalu mempertinbangkan dengan benar
dalam pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras untuk
meminimalisir hal yang tidak diinginkan”.29
Pendapat yang sama yang dinyatakan oleh Ibu Ibu Ummi Rahmawati
selaku pustakawan mengatakan:

“Itu setiap 6 bulan seklai dicek satu-satu per unit untuk perangkat lunak
kita bersihkan dengan web planer dan instal ulang windows, dan juga
penambahan RAM dengan dilakuakn perawatan perangkat secara rutin
ini dapat mengurangi kekhawatiran para pegawai dalam menggunakan
28
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
29
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
 perangkat karena selama ini lumayan jarang mengalami hambatan atau
kendala terhadap perangkat yang tengah digunakan”.30
Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara peneliti dengan Rika Aprilia
sebagai pemustaka mengatakan:

“Alhamdulillah tidak pernah mengalami kendala yang terlalu cuman

terkadang servernya eror tapi saya nggak tau apakah itu dari jaringan
internetnya atau apanya saya kurang tau”.31

Gambar 4. 6 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Berdasarkan hasil observasi dan dokumentasi peneliti mengenai

perangkat keras maupun perangkat lunak yanga ada di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak menunjukkan bahwa semua perangkat dalam
keadaan baik dan para tenaga perpustakaan dan pemustaka tidak mengalami
kendala dalam mengakses perangkat yang ada baik perangkat keras maupun
perangkat lunak.
b. Pelaksanaan
Pelaksanaan dilakukan setelah adanya perencanaan dan
pengorganisasian dengan baik, pelaksanaan dapat menarik tenaga
perpustakaan untuk melakukan tugas-tugas yang telah ditentukan dan
dipertanggung jawabkan dengan baik. Setiap pekerjaan harus dapat di
pertanggung jawabkan maka ketika ada tenaga perpustakaan yang melakukan
kesalahan atau penyelewengan hendaknya mendapatkan punishment untuk

30
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
31
Hasil Wawancara Dengan Pemustaka Rika Apriliyana Pada Tanggal 31 Oktober 2022 pukul 10.25
WIB.
 memberikan efek jera. Seperti yang sudah diuraikan oleh Ibu Sri Nastiti
Setyaningsih selaku kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak sebagai berikut:
“Punishment yang kita berikan masih berupa surat teguran, biasanya
mereka ketika mendapat surat teguran pertama sudah tidak mengulangi
lagi karena ya mungkin ketika salah satu pegawai yang mendapat surat
teguran langsung takun untuk melakukan kesalahan yang sama kita juga
selalu memberikan peringatan untuk seluruh tenaga perpustakaan untuk
melaksanakan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah
diberikan karena kita memberikan kepercayaan penuh terhadap para
pegawai perpustakaan ini”.32
Pendapat yang sama yang dinyatakan oleh Ibu Ummi Rahmawati selaku
pustakawan mengatakan:
“Lebih bukan sanksi sih mbak, tapi lebih ke teguran untuk meningkatkan
kapasitas secara personal dan juga skill jadi tujuan kami memberikan
punishment kepada pegawai yang melakukan kesalahan adalah sebagai
bentuk agar pegawai perpustakaan dapat menerapkan disiplin bekerja
dan dapat bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan, kami tidak
ada hukuman atau sanksi yang terlalu berat atau bagaimana karena
biasanya dengan diberikan surat teguran pegawai yang berbuat kesalahan
langsung tau dan bisa menunjukkan tanggung jawabnya menjadi lebih
baik”.33
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh peneliti bahwa
tenaga perpustakaan yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak telah melakukan tugas dan tanggung jawab masing-masing
dengan baik.
1) Automasi
Selama ini kemajuan teknologi, informasi dan komunikasi
memberikan dampak yang sangat luar biasa kepada seluurh umat manusia
tak terkecuali pada lembaga-lembaga yang menaungi masyarakat salah
satunya yaitu perpustakaan. di jaman sekarang manusia selalu ingin
mendapatkan informasi dnegan cepat, mudah dan tepat, hal ini menjadi
tantangan tersendiri bagi lembaga perpustakaan dalam memberikan
layanan perpustakaan yang diinginkan masyarakat. Maka dari itu
perpustakaan menerapkan sistem automasi sebagai bentuk pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi di bidang perpustakaan. Seperti yang
32
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
33
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
 sudah diuraikan oleh Ibu Sri Nastiti Setyaningsih selaku kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak sebagai berikut:
“ Di Dinas Perpustakaan sekarang sudah ada iDemak yang mana iDemak
ini bisa digunakan untuk semua orang dan bisa di download lewat
playstore, jumlah buku yang ada di idemak juga sudah banyak, kalo anda
belum tahu iDemak itu apa, jadi iDemak itu sebangsa aplikasi yang
dimiliki Dinas Perpustakaan Demak yang berisi kumpulan buku-buku
digital dan dapat diakses di HP dengan menggunakan akses internet, jadi
siapa saja bisa membukanya dimanapun dan kapanpun bisa diakses
secara gratis ”.34

Pendapat yang sama yang dinyatakan oleh Ibu Ummi Rahmawati selaku
pustakawan mengatakan:
“Kita punya aplikasi di playstore iDemak namanya buku digital bisa di
cek di playstore disana bisa daftar gratis itu pengadaannya setahun
sekali, kecil pengadaannya Cuma sekitar 600 eksemplar, kalo tahun
kemarin 1200 buku digital bisa diakses kapanpun dan dimana saja, ya
bentuk aplikasinya hampir sama dengan ipusnas yang seperti anda
ketahui bedanya kalo ipusnas kan dari Perpustakaan Naisonal, ya kalo
iDemak ini kan bentu perpustakaan digital yang dimiliki pemerintah
Demak”.35
Pendapat Mengenai perpustakaan dalam meningkatkan layanan apakah
sudah terlaksana berikut wawancara dengan kepala Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak oleh ibu Sri Nastiti Setyaningsih:
“Ya tentu saja mbak, dengan adanya automasi ini pemberian layanan
dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, ini berlaku tidak hanya
memudahkan pustakawan dan staf saja ya, tetapi juga pemustaka karena
kita sasarannya adalah pemustaka. Ya memang itu tujuan kita dengan
menerapkan sistem automasi adalah untuk membuat pekerjaan atau
kegiatan di perpustakaan ini menjadi efektif dan efisien, jaman sekarang
kan masyarakat sudah tidak lagi ingin melakukan sesuatu dengan cara
yang ribet seperti dulu, jaman sudah maju jadi kita ikut alurnya saja
sesuai dengan perkembangan jaman dengan segala fasilitas yang
dimudahkan tersebut ternyata juga mampu meningkatkan daya kunjung
masyarakat”.36
Pendapat yang sama yang dinyatakan oleh Ibu Ummi Rahmawati selaku
pustakawan mengatakan:
“Sudah pasti mbak, soalnya kan dapat meringankan terus mempercepat
dan memudahkan pada kegiatan peminjaman dan pengembalian buku
34
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
35
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
36
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
 daripada manual, kami sangat bersyukur ya dengan diterapkannya sistem
automasi ini dapat meringankan pekerjaan kami dalam hal manajemen
maupun administrasi jadi pekerjaan yang dulunya dilakukan secara
manual seperti contohnya saja pembuatan katalog buku terus laporan itu
jika masih dilakukan secara online ya akan memakan waktu yang cukup
lama dan juga belum tentu konkrit, jadi dengan adanya automasi ini
sanggat membantu kami sebagai pustakawan di perpustakaan”.37
Hal ini diperkuat dengan penyataan pemustaka Rika Apriliana
mengatakan bahwa:
“Iya mbak, sekarang kalo mau cari buku tidak susah mencari-cari di
setiap rak kalo saya memakai fasilitas OPAC sangat membantu dalam
mencari buku di perpustakaan tapi saya sendiri lebih memilih mencari
secara langsung ke rak buku karena lebih puas saja langsung melihat buku-
bukunya secara langsung, tapi dengan adanya OPAC sangat membantu
pemustaka lain juga untuk mendapatkan buku dengan cepat”.38

Gambar 4. 7 Halaman OPAC

Berdasarkan observasi dan dokumentasi yang dilakukan peneliti

bahwa beberapa layanan di perpustakaan memanglah sudah menerapkan
automasi dalam pengelolaannya sehingga hal ini sangat membantu baik itu
pustakawan maupun pemustaka. Seperti contohnya dalam ruang sirkulasi
terdapat OPAC merupakan sarana untuk menelusuri informasi yang ingin
dicari dengan menggunakan OPAC pemustaka tidak mengalami kesulitan
ketika mencari tempat buku yang diinginkan karena sudah tercantum pada
OPAC akan tetapi ada sebagian pemustaka yang tidak memanfaatkan
layanan OPAC. Sedangkan untuk pustakawan adalah sekarang pustakawan
37
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
38
Hasil Wawancara Dengan Pemustaka Rika Apriliyana Pada Tanggal 31 Oktober 2022 pukul 10.25
WIB.
 di mudahkan dalam hal memberikan pelayanan peminjaman dan
pengembalian buku hanya perlu menscan code buku setelah itu sudah
otomatis tersambung ke komputer mengenai buku yang sedang dipinjam
maupun di kembalikan oleh pemustaka.
2) Layanan Perpustakaan
Layanan perpustakaan merupakan bentuk fasilitas yang di berikan
perpustakaan untuk masyarakat yang ingin memanfaatkan perpustakaan
dengan berbagai jenis layanan yang tersedia. Dengan layanan
perpustakaan yang tersedia memungkinkan masyarakat untuk dapat
menikmati dengan membaca buku, memanfaatkan layanan internet,
mendapatkan informasi yang dibutuhkan di perpustakaan. Dengan
pertumbuhan teknologi dan informasi jaman sekarang tak menyurutkan
semangat masyarakat untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi dan
informasi, begitu pula yang terjadi pada lembaga perpustakaan yang akhri-
akhir ini sedang melakukan transformasi dalam memberikan layanan
perpustakaan dengan menerapkan automasi, lantas layanan apa saja yang
dapat diterapkan sistem automasi. Berikut ini hasil wawancara peneliti
dengan Ibu Sri Nastiti Setyaningsih sebagai kepala Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Demak mengatakan:
“Layanan kartu anggota, layanan peminjaman dan pengembalian
buku, layanan pencarian buku, katalog, layanan literatur,
pengelompokan bahan pustaka baik fisik maupun non fisik,
pendataan bahan pustaka, itu otomasi kita laksanakan dengan
menggunakan aplikasi INLISLITE”.39
Pendapat yang sama yang dinyatakan oleh Ibu Ummi Rahmawati
selaku pustakawan mengatakan:
“Ada beberapa layanan yang menggunakan automasi dalam
penggunaannya seperti layanan silang layan, pendaftaran anggota
ofline/online, layanan sirkulasi untuk proses transaksi peminjaman
dan pengembalian buku itu dilakukan dengan mencsan barcode yang
ada di belakang buku maka secara otomatis langsung terlihat data
buku tersebut, pembuatan kartu katalog, sama OPAC merupakan
fasilitas untuk mencari buku yang diinginkan jadi didalam OPAC
tersebut pemustaka dapat melihat judul buku nomor klasifikasi buku
dan juga tempat buku tersebut disimpan dengan begitu pemustaka
tidak susah-susah mencari satu persatu buku yang dibutuhkan, hal
tersebut sangat membantu pemustaka dalam melakukan kegiatan di

39
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
 perpustakaan sehingga tidak memakan waktu yang cukup lama
hanya karena mencari buku”.40
Hal ini diperkuat dengan penyataan pemustaka Rika Apriliana
mengatakan bahwa:
“ Iya pada bagian layanan sirkulasi terdapat layanan peminjaman
mandiri yang saya sendiri sudah pernah mencobanya,jadi kita
dimudahkan untuk meminjam buku secara mandiri dan tidak perlu
antri untuk pengisian data peminjaman secara manual. selain itu
yang saya rasakan dalam menggunakan layanan perpustakaan ini
saya rasa untuk perpustakaan daerah ini sudah cukup maju karena
beberapa pengunjung lebih dimudahkan dalam memanfaatkan
fasilitas perpustakaan”.41

Gambar 4. 8 Halaman Keanggotaan Online

Berdasarkan observasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh peneliti

sendiri, di perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak dalam menerapkan sistem automasi terdapat beberapa layanan
perpustakaan yang dijalankan dengan memanfaatkan sistem tersebut
seperti layanan dalam peminjaman buku secara mandiri, jadi dalam
peminjaman mandiri ini sistemnya adalah kita dapat menscan barcode
yang ada di belakang buku kemudian tinggal mengikuti alur yang ada pada
sistem tersebut setelah itu data diri keanggotaan sudah otomatis tercatat
pada peminjaman buku.
c. Pengawasan

40
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
41
Hasil Wawancara Dengan Pemustaka Rika Apriliyana Pada Tanggal 31 Oktober 2022 pukul 10.25
WIB
 Pengawasan pengelolaan perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak mengacu pada Standar Nasional perpustakaan
yang dilakukan langsung oleh pimpinan organisasi yaitu kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak. Hal yang diawasi meliputi
seluruh aspek perpustakaan. Berikut ini hasil wawancara peneliti dengan Ibu
Sri Nastiti Setyaningsih sebagai kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak mengatakan:
“Pengawasan dilakukan dari kepala dinas sampai staf untuk
memastikan bahwa seluruh kegiatan maupun program yang telah
direncanakan telah dilaksanakan dan diimplementasikan sesuai dengan
tujuan yang telah ditentukan sejak awal ”.42

Pendapat yang sama yang dinyatakan oleh Ibu Ummi Rahmawati selaku
pustakawan mengatakan:
“Pengawasan dipimpin oleh kepala dinas dengan melakukan evaluasi
secara mandiri pada setiap pustakawan dan kemudian pembuatan
laporan untuk di serahkan kepada kepala dinas selain dilakukan
evaluasi juga kepala dinas melakukan pemantauan terhadap kinerja
para pegawai perpustakaan”.43

Mengenai pengawasan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan sesuai

dengan hasil wawancara dengan kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak ibu Sri Nastiti Setyaningsih mengatakan bahwa:
“Kita tidak lepas dengan Inspektorat, BPBJ, dan Dinas Perpustakaan
selalu bekerjasama untuk pengawasan terkait pengadaan bahan pustaka,
kami benar-benar mengawal dalam pengadaan bahan pustaka karena ini
merupakan kegiatan yang rutin setiap tahunnya dan ini bukan merupakan
hal yang sepele karena menyangkut anggaran keuangan juga sehingga
kami selalu berhati-hati dalam melakukan pengadaan bahan pustaka ini
”44

Berdasarkan wawancara dengan Ibu Ummi Rahmawati selaku

pustakawan mengatakan:
“ Kami selalu mengevaluasi pengadaan bahan pustaka sesuai dengan
prosedur pengadaan yang ada, hal ini betul-betul menjadi perhatian kami
sebagai pustakawan untuk memberikan laporan mengenai pengadaan
bahan pustaka sesuai dengan rincian pembelian buku.“45

42
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
43
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
08.22 WIB.
44
Hasil Wawancara Dengan Kepala Dinas Ibu Sri Nastiti Setyaningsih Pada Tanggal 31 Oktober 2022
pukul 09.36 WIB.
 C. Analisis Data
Penelitian kali ini memiliki tujuan untuk mengetahui pengelolaan perpustakaan
berbasis automasi, maka ada 2 hal yang ingin peneliti analisis yaitu:
Pertama, bagaimana pengelolaan perpustakaan berbasis automasi di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak.
Kedua, bagaimana implikasi pengelolaan perpustakaan berbasis automasi di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak.
1. Analisis Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
a. Perencanaan Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
Penerapan sistem automasi di perpustakaan memanglah sudah tepat
dilakukan mengingat kemajuan teknologi dan informasi yang semakin
berkembang juga menuntut masyarakat untuk sadar atas kehadiran ilmu-ilmu baru
dampak dari kemajuan teknologi dan informasi. Menyinggung mengenai automasi
perpustakaan merupakan penerapan teknologi informasi dalam melaksanakan
kegiatan di perpustakaan dengan tujuan dapat memberikan pelayanan yang efektif
dan efisien. Langkah awal untuk dapat menyajikan layanan yang berkualias
perpustakaan harus mampu mengelola perpustakaan dengan baik. Dalam
melakukan pengelolaan perpustakaan berbasis automasi ada 3 aspek yang harus
dijalankan yaitu: perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Mengenai tiga aspek
tersebut maka yang perlu direncanakan adalah terkait rencana penyusunan
kegiatan, sumber daya manusia yang terlibat, kesiapan sarana dan prasarana,
perangkat automasi.
Selaras dengan peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
nomor 8 tahun 2017 tentang Standar Naisonal Perpustakaan Kabupaten/Kota yang
berbunyi :
a) Perencanaan meliputi rencana strategis
b) Rencana kerja
c) Rencana kerja tahunan.46
Menurut andi Ibrahim, perencanaan merupakan penentuan kegiatan yang
akan dilaksanakan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan, dalam
perencanaan mencakup beberapa unsur seperti penetepan kegiatan, proses serta
Hasil Wawancara Dengan Pustakawan Ibu Ummi Rahmawati Pada Tanggal 19 Oktober 2022 pukul
45

08.22 WIB.
46
Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia nomor 8 tahun 2017 tentang Standar
Naisonal Perpustakaan Kabupaten/Kota, hlm, 12.
 tujuan yang ingin dicapai untuk masa depan dalam kurun waktu yang ditentukan.
Perencanaan memiliki beberapa runag lingkup yang terdiri dari waktu, tempat
dan teknik perencanaan.47 Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik
membutuhkan perencanaan yang matang tentunya dengan menimbang berbagai
pertimbangan seperti, anggaran perpustakaan, sumber daya manusia yang dimiliki
perpustakaan serta sarana dan prasarana untuk mendukung berjalannya kegiatan
perpustakaan.48 Standar sarana dan prasarana menurut peraturan Kepala
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 tahun 2017 tentang Standar
Nasional Perpustakaan Kabupaten/Kota yang berbunyi: sarana dan prasarana
meliputi
a) Lokasi/ lahan
1) Lokasi peprustakaan berada di lokasi yang strategis dan mudah dijangkau
masyarakat dan
2) Lahan perpustakaan dibawah kepemilikan dan/atau kekuasaan Pemerintah
Daerah Kabupaten/Kota dengan status ukum yang jelas
b) Gedung
1) Luas gedung bangunan perpustakaan paling sedikit 0,008m² per kapita
dna bersifat permanen yang memungkinkan pengembangan fisik secara
berkelanjutan
2) Gedung perpustakaan memenuhi konstruksi, teknologi, lingkungan,
ergonomik, kesehatan, keselamatan, kecukupan, estetika, efektif dan
efisien.
3) Gedung perpustakaan dilengkapi dengan area parkir, fasilitas umum dan
fasilitas khusus.
c) Ruang Perpustakaan
1) Ruang perpustakaan paling sedikit memiliki area koleksi, baca, dan staf
yang ditata secara efektif, efisien dan estetik.
2) Setiap perpustakaan wajib memiliki sarana ruang penyimpanan koleksi,
akses informasi, dan sarana pelayanan perpustakaan
3) Sarana ruang penyimpanan koleksi paling sedikit berupa perabot yang
sesuai dengan bahan perpustakaan yang dimiliki.49

47
Andi Ibrahim, Manajemen dan Administrasi Perpustakaan, (Makasar: Penerbit Syahadah, 2016) hlm.
10.
48
Lisda Rahayu, Dasar-Dasar Layanan Perpustakaan Pust4104 Modul 1, hlm. 1.18
 Perencanaan kegiatan dan program pengelolaan perpustakaan berbasis
automasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak disusun pada
awal tahun dan disusun oleh kepala dinas dan seluruh tenaga kerja perpustakaan
adapun perencanaan yang disusun merupakan rencana kerja tahunan, rencana
kerja bulanan, rencana kerja mingguan terkait dengan perencanaan pengelolaan
perpustakaan secara umum meliputi pengelolaan perpustakaan berbasis automasi,
pengadaan bahan pustaka dan pengembangan bahan pustaka serta pembinaan dan
pengembangan perpustakaan. Selain itu hal yang sangat penting dipersiapkan
dalam pengelolaan perpustakaan berbasis automasi adalah terkait dengan
anggaran, SDM, sarana dan prasarana karena ketiga hal tersebut adalah hal utama
dalam menjalankan perpustakaan berbasis automasi. Selain itu, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak memiliki sarana dan prasarana
yang cukup memadai dan dapat dipastikan seluruh sarana dan prasarana dalam
keadaan baik. Sarana dan prasarana perpustakaan meliputi lokasi perpustakaan,
gedung dan ruang perpustakaan. Lokasi perpustakaan saat ini berada di jalan
Sultan Fatah No.67, Kauman, Bintoro, Kecamatan. Demak, Jawa Tengah. Yang
mana lokasi tersebut sangat mudah dijangkau oleh masyarakat karena gedungnya
berada di pinggir jalan raya sehingga masyarakat dapat dengan mudah
menemukan lokasi maupun keberadaan dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak. Perencanaan ini disusun dengan tujuan untuk mewujudkan
visi, misi dan tujuan dari lembaga perpustakaan, adapun visi, misi dan tujuan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak berkaitan langsung dengan
visi, misi dan tujuan dari pemerintah Kota Demak. Berdasarkan hasil analisis
tersebut dapat penulis simpulkan bahwa perencanaan sudah berjalan sesuai
dengan peraturan pemerintah yaitu perencanaan disusun pada awal tahun dengan
memasukkan unsur terkait perencanaan yaitu SDM, sarana dan prasarana dan
anggaran dengan tujuan untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan perpustakaan.
b. Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
Pelaksanaan memiliki hubungan erat dengan pengarahan terkait pemberian
bimbingan, motivasi, dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Sutarno, pemberian bimbingan terhadap bawahan merupakan strategi
dalam memberikan arahan dan penjelasan mengenai prosedur maupun program-

49
Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2017 tentang Standar
Nasional Perpustakaan Kabupaten/Kota.
 program perencanaan sehingga pengelolaan dapat berjalan sesuai dengan titik
koordinasinya.50
Pelaksanaan menjadi hal terpenting dalam pengelolaaan perpustakaan
berbasis automasi, pada proses pelaksanaan ini diawali dengan bimbingan yang
ditujukan untuk tenaga perpustakaan oleh kepala dinas perpustakaan. Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak melaksanakan bimbingan dengan
mengacu pada SOP yang telah ditetapkan. Karena Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak sifatnya adalah perpustakaan umum maka terdapat
2 bimbingan yaitu bimbingan secara external yang meliputi bimbingan untuk
perpustakaan desa, perpustakaan sekolah dll. Dan yang kedua adalah bimbingan
secara internal yaitu, bimbingan yang dilakukan didalam lembaga itu sendiri
dalam hal ini adalah tenaga kerja yang ada di perpustakaan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Demak maupun para pemustaka yang datang ke
perpustakaan dengan melakukan bimbingan secara mandiri. Maka, yang dapat
penulis simpulkan adalah dalam pelaksanaan pengelolaan perpustakaan mengenai
proses bimbingan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak telah
melaksanakan proses bimbingan dengan baik dengan melakukan bimbingan
secara eksternal dan internal.
Pemberian motivasi dari atasan kepada bawahan yang menyinggung
mengenai kesiapan dalam memberikan aksi nyata dan bersikap positif selalu aktif
berpartisipasi dengan pimpinan untuk kepentingan lembaga. Motivasi
berhubungan dengan perilaku manusia dalam hal tersebut maka perlu dipahami
dari segi psikologi.51 Pendapat lain mengatakan mengenai fungsi pelaksanaan
yaitu untuk menjadikan karyawan melakukan apa yang diinginkan dan apa yang
harus dilakukan dalam hal ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pimpinan
seperti kegiatan komunikasi, motivasi dan disiplin. 52 Dalam menjalankan tugas
dan tanggung jawab oleh tenaga perpustakaan dibutuhkan motivasi untuk
memberikan semangat dan dorongan dalam bekerja. Adapun bentuk motivasi
yang diberikan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak adalah
berupa reward penghargaan untuk tenaga kerja yang telah bekerja dengan baik

50
Sutarno, Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006), hlm.
151.
51
Ibid, 153.
52
Andi Ibrahim, Manajemen dan Administrasi Perpustakaan, (Makasar: Penerbit Syahadah, 2016),
hlm. 13.
 dan memiliki hasil kinerja yang memuaskan. Selain memberikan motivasi, kepala
dinas memiliki hak untuk memberikan punishment bagi tenaga perpustakaan
yang lalai dalam bekerja dengan melayangkan surat teguran. Kepala dinas
perpustakaan memiliki tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan seperti
merumuskan dan menetapkan program dan kerja perpustakaan, mempelajari dan
melaksanakan peraturan perundang-undang, membimbing dan mengarahkan
kebijakan, serta mengevaluasi kinerja bawahan. Dalam melaksanakan
pengelolaan perpustakaan berbasis automasi terdapat kebijakan-kebijakan tertentu
yang telah ditetapkan oleh kepala dinas dan kebijakan tersebut dilaksanakan
sesuai dengan SDM dan sarana yang ada. Berdasarkan hasil analisis diatas maka,
yang dapat penulis simpulkan adalah pada aspek pelaksanaan dalam pengelolaan
perpustakaan berbasis automasi yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
karena dalam pelaksanaannya sudah mengandung beberapa unsur penting seperti:
pemberian bimbingan, motivasi, pengarahan kebijakan yang dilakukan oleh
kepala dinas.
c. Pengawasan Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
Pada dasarnya pada tahap pengawasan dibutukan evaluasi untuk mengukur
prestasi kerja atau untuk mengukur pencapaian hasil kerja.53 Berdasarkan
Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun
2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten/Kota pada pembahasan
pengawasan yang berbunyi: a. Pengawasan perpustakaan dilakukan melalui
supervisi, evaluasi, dan pelaporan. b. Supervisi dilakukan oleh pimpinan
perpustakaan dan lembaga perwakilan pihak-pihak yang berkepentingan. c.
Evaluasi terhadap lembaga dan program perpustakaan dilakukan oleh
penyelenggara perpustakaan dan/atau masyarakat.54
Pada setiap akhir tahun setiap bagian membuat laporan tertulis kepada
pimpinan mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan selama periode satu tahun.
Pada bagian laporan menjelaskan mengenai program kerja bagian yang telah
dilaksanakan serta kelemahan maupun kekuatan dalam melaksanakan program
kerja.55 Selaras dengan beberapa dasar penguat diatas Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak melaksanakan pengawasan dengan melakukan
53
Suhadi Winoto, Dasar-Dasar Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta: Bildung, 2020), hlm. 163.
54
Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2017 tentang Standar
Nasional Perpustakaan Kabupaten/Kota
 evaluasi yang dilakukan pada setiap bidang atau bagian sub koordinator yang ada
di perpustakaan dengan membuat laporan. Kemudian evaluasi ini akan di
sinkronkan antara hasil kinerja dengan hasil fisik yang ada di lapangan. Evaluasi
dilakukan setiap tri wulan sekali yang dijalankan oleh kepala bidang.
Perpustakaan melakukan evaluasi keberhasilan dalam mengelola perpustakaan
berbasis automasi dengan menyajikan survey secara online kepada pemustaka
selain itu juga perpustakaan menyediakan kotak kritik saran yang terdapat di
perpustakaan dapat diisi oleh siapapun untuk memberi masukan terhadap layanan
perpustakaan. Adapun beberapa aspek yang dievaluasi dalam peprustakaan
sebagai berikut:
1) Evaluasi koleksi meliputi bagaimana cara-cara koleksi dipilih, diolah,
diorganisasikan dan dilayankan kepada para pemustaka/pengunjung.
2) Evaluasi ruangan dan perlengkapan yaitu memperhatikan luas ruangan yang
disediakan untuk penempatan koleksi, jumlah tempat duduk, macam-macam
perlengkapan perpustakaan, keadaannya dan lain-lain.
3) Evaluasi pelayanan perpustakaan meliputi pelayanan peminjaman koleksi,
pelayanan referensi dan informasi, pelayanan bimbingan kepada pembaca dan
pelayanan jam buka perpustakaan.
4) Staf, tercapainya tujuan perpustakaan sekolah harus memiliki pustakawan
yang mampu melayani peminjaman dan sebagainya.
5) Dana, untuk memberikan pelayanan, peprustakaan menggantungkan
ketersediaan dana yang disediakan untuk pembelian bahan pustaka dan
kegiatan pelayanan.56
Pengawasan atau evaluasi di Dinas Peprustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak menyasar ke seluruh layanan perpustakaan mulai dari layanan sirkulasi,
layanan internet, pengolahan bahan pustaka, layanan keanggotaan dan beberapa
layanan lainnya yang ada di perpustakaan.
Berdasarkan hasil analisis diatas maka, penulis dapat mengambil
kesimpulan bahwa pada aspek pengawasan yang dilakukan oleh kepala dinas
beserta jajarannya sudah menyesuaikan dengan standar pokok yang telah
ditetapkan yaitu dalam pengawasan pengelolaan perpustakaan berbasis automasi

55
Andi Ibrahim, Manajemen dan Administrasi Perpustakaan, (Makasar: Penerbit Syahadah, 2016),
hlm. 195.
56
Hadi Purnomo, Peningkatan Manajemen Perpustakaan Dengan Sistem Automasi, Vol.7 Nomor 1
Maret 2016, hlm. 86.
 ini dilakukan dengan membuat laporan dan evaluasi dengan menyasar ke
sejumlah layanan perpustakaan dan staff peprustakaan yang ada untuk
mengetahui tingkat keefektifan pengelolaan perpustakaan berbasis automasi.
2. Analisis Implikasi Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
a. Perencanaan Implikasi Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
Perencanaan merupakan proses penentuan kegiatan yang akan
dijalankan pada beberapa waktu kedepan dengan mengacu pada tujuan yang
telah ditentukan.57 Dengan penerapan automasi perpustakaan memberi dampak
besar dalam pengelolaannya. Dengan di terapkannya automasi perpustakaan
menjadikan sumber daya manusia yang ada di perpustakaan mengikuti alur
perkembangan teknologi dan informasi. Untuk menunjang kemampuan
sumber daya manusia yang ada di perpustakaan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak maka perpustakaan mengadakan pelatihan-
pelatihan yang ditujukan untuk tenaga perpustakaan seperti bimbingan teknis,
pelatihan automasi. Pelatihan tersebut diadakan untuk meningkatkan
kemampuan tenaga perpustakaan dalam mengelola perpustakaan berbasis
automasi.
Ada beberapa tahap mengenai kegiatan yang dipersiapkan dalam
penerapan automasi perpustakaan diantaranya adalah:
1) Membuat desain perencanaan otomasi perpustakaan
2) Pengadaan software, hardware, dan sarana prasarana
3) Instalasi hardware dan software
4) Pelatihan admin dan pengguna software
5) Sosialisasi.58
Apapun Software yang akan digunakan maka kriteria yang harus
diperhatikan seperti :
1) Kegunaan, dapat memberikan layanan dan pencatatan laporan yang sesuai
dengan kebutuhan dan menyajikan informasi secara tepat waktu dan
relevan untuk proses pengambilan keputusan.
2) Ekonomis, biaya yang di alokasikan untuk pembelian software sesuai
dengan hasil yang didapatkan.

57
Andi Ibrahim, Manajemen dan Administrasi Perpustakaan, (Makasar: Penerbit Syahadah, 2016),
hlm.10.
58
Yuniawati&Suwondo, Otomasi Perpustakaan, Materi Diklat Peningkatan Kompetensi Tenaga
Perpustakaan: Wonosobo, 2012, hlm. 7.
 3) Keandalan, Memiliki keandalan dalam mengoperasikan pekerjaan dalam
jumlah yang besar dan berkelanjutan.
4) Kapasitas, memiliki penyimpanan data dalam jumlah yang besar dan
mampu menjadi titik temu kembali dengan cepat.
5) User Friendly, menu yang disajikan dapat dioperasikan dengan mudah
oleh pengguna.
6) Fleksibel, dapat di terapkan di berbagai instansi dan memiliki potensi
untuk dikembangkan .59
Dari beberapa kriteria dalam pemilihan perangkat hardware maupun
software diatas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak sudah
memperhatikan akan hal tersebut, sesuai dengan hasil pengumpulan data oleh
peneliti menunjukkan bahwa dalam menerapkan sistem automasi hal yang
terpenting adalah pengadaan perangkat keras dan lunak ini perlu pertimbangan
dalam memilih perangkat seperti dalam memilih perangkat keras yang
dipertimbangkan adalah server yang memiliki super micro, memiliki layar
HD, dan memiliki RAM yang besar sehingga mampu menampung software
dengan kapasitas besar. Selain itu, dalam pengadaan perangkat lunak yang
perlu di pertimbangkan adalah kemudahan untuk mengakses, modul yang
mudah dipahami, pemilihan fitur yang lebih lengkap, dan mendapat anjuran
dari Perpustakaan Nasional. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak menggunakan software INLISLITE dalam menajalankan automasi
karena memilki fitur yang lengkap serta mudah dijalakan. Pengguanaan
perangkat keras dan perangkat lunak juga membutuhkan perawatan agar dapat
digunakan dalam jangka waktu panjang dan tidak mengalami kendala dalam
pemakaian. Perawatan ini dilakukan rutin setiap enam bulan sekali denan
melakukan pengecekan perangkat setiap unit dengan membersihkan perangkat
lunak dnegan menggunakan web planer dan menginstal ulang windows serta
penambahan RAM jika diperlukan. Berdasarkan hasil analisis diatas maka,
kesimpulannya adalah dampak dari perencanaan dalam peneglolaan
perpustakaan berbasis automasi adalah dengan penerapan automasi
perpustakaan menjadikan sumber daya manusia yang ada di perpustakaan
mengikuti alur perkembangan teknologi dan informasi. Sehingga mewujudkan

59
Miyarso, Sistem Otomasi Perpustakaan: sebuah pengantar, ( Bandung: Universitas Pendidikan
Indonesia, 2013), hlm. 7-8.
 pelatihan-pelatihan seperti bimbingan teknis untuk mengupgrade kemampuan
pustakawan. Selain itu kepala dinas dan pustakawan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Demak memiliki andil dalam pemilihan sampai
perawatan perangkat lunak dan perangkat keras.
b. Pelaksanaan Implikasi Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi
Sistem informasi dan organisasi atau lembaga adalah 3 bagian yang
saling berkaitan dan berhubungan. Kesadaran sebuah organisasi memanglah
penting terkait sistem informasi dan bersifat terbuka terhadap transformasi dan
kehadiran teknologi informasi yang lebih efektif, efisien dan memiliki kinerja
yang tinggi.60 Perubahan teknologi yang terjadi saat ini menuntut perubahan
pada siapapun yang memiliki, semua memiliki hak untuk mengakses dan
memperbarui informasi dan siapapun dapat mengambil keputusan, kapan dan
bagaimana hal tersebut terjadi. Sistem informasi yang baik mereka yang
menyediakan informasi yang tepat, dengan begitu internal individu dalam
organisasi dapat mengurangi ketidakpastian dan pengambilan keputusan dapat
dengan cepat dan akurat ketika dilakukan.61 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Demak memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi
sebagai alat bantu sumber daya manusia yang ada di perpustakaan ketika
menjalankan pengelolaan perpustakaan berbasis automasi utamanya dalam
menyediakan layanan perpustakaan. Penerapan automasi perpustakaan sebagai
bentuk perkembagan teknologi dan informasi, dengan begitu memberikan
dampak yang sangat mengesankan bagi tenaga perpustakaan maupun
pemustaka yang ada di perpustakaan baik dalam menjalankan tugasnya
sebagai pengelola perpustakaan maupun penikmat layanan perpustakaan.
dengan automasi perpustakaan kegiatan yang dijalankan di perpustakaan
menjadi lebih efektif efisien, menghemat waktu serta tidak memakan tempat
yang terlalu banyak. Begitu pula dampaknya kepada penikmat layanan
perpustakaan yaitu pemustaka lebih mudah, cepat, dan akurat dalam mencari
informasi. Selain itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
telah meluncurkan aplikasi perpustakaan digital yang biasa disebut iDemak
yang bisa di download melalui Playstore dan dapat diakses oleh siapapun,

60
Eko Ganis, Sistem Informasi Manajemen, ( Malang: Surya Pena Gemilang, 2008), hlm. 1.
61
Ibid, hlm. 2.
 dimanapun dan kapanpun berada dengan ribuan koleksi buku digital
didalamnya dengan disajikan secara gratis.

c. Pengawasan Implikasi Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Automasi

Pengawasan dikaitkan dengan strategi dalam mengendalikan dan
membina sebagai upaya pengendalian mutu. Pengawasan perpustakaan
dilakukan bertujuan untuk mengetahui efektifitas dari perpustakaan. dan untuk
mengetahui tingkat keefektifian perpustakaan maka, terdapat indikator kinerja
perpustakaan. pengawasan yang baik merupakan salah satu persiapan dalam
membentuk program perencanaan.62 Kegiatan pengecekan yang dilakukan
secara menyeluruh di seluruh bagian pengelolaan perpustakaan yang
dilakukan oleh seluruh tenaga perpustakaan mulai dari kepala dinas sampai
staff perpustakaan, selain itu pengawasan tidak hanya berhenti pada
pengelolaan perpustakaan akan tetapi pada pengadaan bahan pustaka yaitu
dengan melakukan kerjasama dengan pihak terkait seperti inspektorat, BPBJ
dan Dinas Perpustakaan. Menurut Darmono secara garis besar pengadaan
bhana pustaka di perpustakaan memiliki tiga kegiatan yaitu: pemilihan atau
seleksi bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukuar
menukar, pnerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan,
inventarisasi bahan pustaka yang telah idadakan secara statistik pengadaan
bahan pustaka.63 Dalam pengawasan pengolahan bahan pustaka ditemukan
kendala pustakawan bagian pengolahan bahan pustaka, Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Demak masih kekurangan sumber daya manusia
dikarenakan banyaknya buku baru yang datang setiap tahunnya, akan tetapi
kepala dinas menyiasatinya dengan menggerakkan beberapa pegawai yang
memiliki waktu lebih dalam bekerja serta menggerakkan beberapa relawan
yang mau bekerjasama dengan perpustakaan untuk melakukan pengolahan
buku. Berdasarkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik
Indoensia Nomor 8 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan
Kebupaten/Kota berbunyi: pengolahan bahan perpustakaan dilakukan
berdasarkan sistem yang baku. Berdasarkan kajian pustaka lain bahwa

62
Hadi Purnomo, Peningkatan Manajemen Perpustakaan Dengan Sistem Automasi, Vol.7 Nomor 1
Maret 2016, hlm. 86
63
Andi Ibrahim, Manajemen dan Administrasi Perpustakaan, (Makasar: Penerbit Syahadah, 2016),
hlm. 54.
 pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh
melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas
dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengolahan dan pelayanan
perpustakaan.64 Dalam hal ini yang dapat penulis simpulkan adalah Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak belum sepenuhnya melakukan
profesionalitas dalam mengelola sumber daya manusia yang ada di
perpustakaan.
A. Keterbatasan Penelitian
Dalam melakukan penelitian peneliti menyadari bahwa terdapat kekurangan
dalam penelitian serta kendala terkait berbagai kondisi. Meskipun itu terjadi peneliti
berharap bahwa penelitian ini tetap dapat memberikan manfaat bagi yang
membutuhkan referensi terkait pengelolaan perpustakaan berbasis automasi. Adapun
keterbatasan yang dialami oleh peneliti sebagai berikut:
1. Penelitian ini hanya meneliti pengelolaan perpustakaan berbasis automasi yang
dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak dan
implikasi dari pengelolaan perpustakaan berbasis automasi di Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Demak.
2. Keterbatasan dari segi waktu yang cukup terbatas, karena penelitian ini dilakukan
sewaktu pembuatan skripsi, sehingga penelitian ini dilakukan hanya untuk
mendapatkan data yang dibutuhkan dan diperlukan saja.
3. Pada penelitian ini peneliti mendapatkan keterbatasan dari segi sumber data tidak
lain adalah informan Kepala Dinas dan pustakawan hanya dapat di wawancarai
dengan waktu yang terbatas dikarenakan memiliki kesibukan tertentu.
4. Keterbatasan mengenai dokumen yang dibutuhkan tidak semua dapat di
eksplanasi oleh sumber data.

64
Mulyadi, Profesi Kepustakawanan Bekal Calon Pustakawan Tingkat Ahli, (Palembang: Rafah Press,
2011), hlm. 221.