BAB 1

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Praktik kerja Lapangan

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,karya ceta, dan karya rekam
secara profesional dengan sistem baku guna memenuhi kebutuhan
pendidikan,penelitian ,pelestarian,informasi dan rekreasi para pemustaka (Pasal I ayat I UU
Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan .

Menurut Surat Keputasan Menpan No.18 Tahun 1988 adalah suatu unit kerja yang
sekurang-kurangnya mempunyai koleksi 1.000 judul bahan pustaka atau 2.500 eksemplar dan
dibentuk dalam keputusan pejabat yang berwenang.

Perpustakaan saat ini bukan lagi sebagai tempat untuk menyimpan buku dengan tata
urutan tertentu,namun sudah berubah menjadi sumber informasi.koleksi perpustakaan sebagai
sumber informasi adalah perpustakaan multimedia.bukan hanya karya cetak melainkan juga
secara digital.

Sebuah perpustakaan ditempatkan sebagai suatu objek dan objek sekaligus,yang

didalamnya bisa bermakna proses ,ilmu,seni,pusat koleksi ,pusat pelestarian,tempat,unit
kerja,ruang,gedung ,bahkan pusat pengelolaan ,atau pusat pelayanan.

Kegiatan perpustakaan mempunyai tujuan untuk di komunikasikan kepada masyarakat

seluas-luasnya, Dalam mengklasifikasikan mengorganisasikan informasi dan sumber-sumber
informasi yang tujuannya untuk kemudahan pemanfaatannya oleh masyarakat luas.

Dilihat dari segi kelembagaan ,perpustakaan dianggap sebagai unit kerja lainnya didalam
lingkungan lembaga yang menaunginya ,turut seta menunjang pencapaian tujuan dari lembaga
induk tersebut.karena sebagai unit kerja,secara organisasi perpustakaan terbagi ke dalam unit-
unit yang lebih kecil .dari sana maka informasi yang ditanganinya pun menyesuaikan secara
proporsional .ada informasi untuk bahan administrasi pengadaan ,ada informasi untuk data
peminjaman da nada informasi untuk diberikan kepada pengguna luas.

Menurut Pasal I ayat I UU Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan ,Perpustakaan

daapt dibedakan menjadi 3 yaitu:

1. Perpustakaan Nasional adalah dengan status lembaga pemerintah non-departemen

(LPND) yang melaksanakan tugas pemerintah dalam bidang perpustakaan.Perpustakaan
Nasional (Perpusnas) RI berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan,
perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian,dan pusat
jejaring perpustakaan serta berkedudukan di ibukota negara.

2. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas

sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur,jenis
kelamin,suku,ras,agama dan status sosial-ekonomi,termasuk penyandang cacat
(disabilities). Hal itu sesuai dengan Manifesto Unesco tentang perpustakaan umum,yang
mengutamakan kelompok masyarakat marginal yang harus diberi kesempatan untuk
mengakses dan memanfaatkan perpustakaan umum tersebut.
 3. Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukan secara terbatas bagi
pemustaka dilingkungan lembaga pemerintah,lembaga masyarakat,lembaga
pendidikan,lembaga keagamaan,rumah ibadah atau organisasi lain.

Penyelenggaraan perpustakaan berdasarkan kepemilikan terdiri atas perpustakaan

pemerintah, perpustakaan provinsi, perpustakaan kabupaten/kota, perpustakaan
kecamatan,perpustakaan desa, perpustakaan masyarakat,perpustakaan keluarga,dan perpustakaan
pribadi. Ditinjau dari jenisnya perpustakaan terdiri atas perpustakaan nasional, perpustakaan
umum, perpustakaan sekolah/madrasah, perpustakaan perguruan tinggi, dan perpustakaan
khusus.

Untuk mewujudkan perpustakaan yang cepat tanggap dapat memebrikan layanan prima
kepada pemustaka dan masyarakat maka ditetapkan suatu standar nasional perpustakaan yang
mencakup standar koleksi,sarana dan prasarana, pelayanan perpustakaan, tenaga perpustakaan,
penyelenggaraan dan pengelolaan. Sistem standar dalam perpustakaan digunakan sebagai
kerangka acuan. Masyarakat ikut berperan dalam
pembentukan,penyelenggaraan,pengelolaan,pengembangan dan pengawasan perpustakaan.
Karena masyarakat ikut berperan maka pemerintah setempat mendirikan sebuah perpustakaan
yang dikenal nama perpustakaan umum.

Sesuai amanat UU RI No.43 Tahun 2007 dinyatakan bahwa perpustakaan umum

diselenggarakan oleh pemerintah , pemerintah provinsi , pemerintah
kabupaten/kota,kecamatan,dan desa, serta dapat diselenggarakan oleh masyarakat.

Departemen yang bertanggung jawab pada pendirian dan pengelolaan perpustakaan

umum adalah Departemen dalam Negeri dan jajarannya di daerah, dalam hal pembinaan
perpustakaan umum menjadi tugas Perpustakaan Nasional RI.

Dinas perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang adalah sebuah perpustakaan umum yang
ada dikota padang ,Provinsi Sumatera Barat. Perpustakaan sebagai gerbang menuju
pengetahuan ,mendukung perorangan, dan kelompok untuk melakukan kegiatan belajar seumur
hidup, pengambilan keputusan mandiri dan pembangunan budaya memiliki peran yang sangat
penting terutama bagi dunia pendidikan dan bagi masyarakat. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Padang memiliki dan menyediakan banyak koleksi ,mulai dari koleksi buku anak,koleksi
umum,koleksi khusus yaitu surat kabar dan skripsi.Fungsi utama dari perpustakaan tersebut
adalah melayani masyarakat dalam mencari informasi yang dibutuhkan oleh pengguna atau
pemustaka.Dalam serangkaian kegiatan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
menerima mahasiswa dalam melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan sebagai upaya
menerapkan ilmu yang di dapatkan selama perkuliahan dari awal sampai akhir.

B. Tujuan

a) Untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma 3 Informasi Perpustakaan dan

Kearsipan Departemen Ilmu Informasi Perpustakaan,Fakultas Bahasa dan
Seni ,Universitas Negeri Padang.
 b) Mengembangkan pengetahuan,sikap dan kemampuan profesi mahasiswa melalui
penerapan ilmu,melatih kerja dan pengamatan teknik-teknik yang diterapkan dalam
bidang keahlian perpustakaan ,dokumentasi dan informasi
c) Untuk mengetahui proses pengolahan bahan pustaka di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Padang
d) Menerapkan ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan
e) Untuk mengetahui apa saja sistem yang diterapkan di layanan sirkulasi dan layanan
referensi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
f) Untuk memberikan inovasi yang kreatif kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Padang dalam mengembangkan perpustakaan
g) Untuk mengetahui tingkat literasi di lingkungan perpustakaan
h) Ingin menjadi seorang pustakawan yang berkualitas dan profesional

C. Manfaat

Adapun manfaat dari Praktik Kerja Lapangan ini yaitu:

a) Bagi Mahasiswa
1) Menambah wawasan dan pengalaman tentang informasi perpustakaan
2) Membantu dalam mengaplikasikan teori yang dipelajari selama di bangku
perkuliahan
3) Menambah pengalaman di bidang perpustakaan sesuai dengan prodi yang di jalani
4) Bisa mengerjakan dan lebih paham mengenai layanan disebuah perpustakaan
5) Bisa bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang di jalani nantinya pada bidang
perpustakaan

b) Bagi instansi
1) Dapat memberikan inovasi yang kreatif dari mahasiswa Praktek Kerja
Lapangan(PKL) kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang dalam
mengembangkan perpustakaan
2) Mahasiswa membantu perpustakaan dalam membuat laporan inventarisasi
koleksi perpustakaan
3) Mahasiswa membantu perpustakaan dalam Reparasi rak surat kabar dan kliping
4) Sebagai bahan pertimbangan untuk membuat kebijakan yang lebih baik dan yang
lebih efektif dalam rangka meningkatkan pemanfaatan koleksi bacaan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang

c) Bagi perguruan tinggi

1) Sebagai sarana komunikasi dalam menjalani kerjasama antar perpustakaan dan
perguruan tinggi
 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

A. Visi dan Misi Instansi

Visi : “Menjadikan Perpustakaan Umum Kota Padang sebagai Pusat Informasi dan
Kegiatan Belajar Masyarakat Kota Padang”

Misi :

1. Mendorong masyarakat untuk belajar menuju masyarakat madani yang sadar

infromasi
2. Meningkatkan Pembinaan,Pengembangan dan Pendayagunaan berbagai jenis
Perpustakaan
3. Memberikan Pelayanan yang maksimal untuk Kepuasan Pemustaka
4. Melengkapi Koleksi dengan koleksi berkualitas dan UP to Date

Motto :”

Visi : “Mewujudkan Masyarakat Kota Padang yang Madani Berbasis

Pendidikan,Perdagangan dan Pariwisata Unggul serta Berdaya Saing”

Misi :

1. Meningkatkan kualitas pendidikan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang

beriman,kreatif,inovatif dan berdaya saing.
2. Mewujudkan Kota Padang yang unggul,aman,bersih,terbit,bersahabat dan
menghargai kearifan lokal
3. Meningkatkan tumbuh ekonomi Kota Padang yang inklusif
4. Mewujudkan Kota Padang sebagai pusat perdagangan dan ekonomi kreatif.
5. Meningkatkan kualitas pengolahan pariwisata yang nyaman berkesan
6. Menciptakan masyarakat sadar,peduli dan tangguh bencana
7. Meningkatkan kualitas tatakelola pemerintah yang bersih dan pelayanan publk yang
prima

B. Gambaran Umum Instansi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang merupakan perpustakaan umum
yang berada di Kota Padang ,Provinsi Sumatera Barat, yang beralamat di Jl.Batang Anai
No.12,Kompek Gor H. Agus Salim Padang. Perpustakaan ini dikelola oleh 16 pegawai
yang terdiri dari kepala bidang,2 Pembina ahli, 2 Pustakawan ,2 Sopir ,5 Tenaga
penyuluh ,..
 Jumlah Koleksi yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Padang akan terus bertambah seiring berjalannya waktu.Perpustakaan memiliki 11.079
judul buku dan 36.179 eksemplar. Koleksi tersebut diantaranya Karya Umum, Filsafat
dan Psikologi, Agama, Ilmu-ilmu Sosial, Bahasa, Ilmu Murni, Ilmu
Terapan/Teknologi,Olahraga dan Seni, Kesusastraan serta Sejarah dan Geografi, Koleksi
referensi, Koleksi remaja dan dewasa serta koleksi anak. Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Padang melayani pemustaka pada setiap harenin- jumat. Untuk hari
senin-kamis pukul 07.30-16.00 wib sedangkan hari jumat pukul 07.30-16.30.

Jumlah Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Berdasarkan Klasifikasi

Tahun 2021

JUMLAH
GOLONGAN / KLASIFIKASI BUKU
EKSEMPLAR
000 Karya Umum 2.132
100 Filsafat 1.793
200 Agama 4.667
300 Ilmu-Ilmu Sosial 9.163
400 Bahasa & Linguistik 1.011
500 Ilmu-Ilmu Murni 1.906
600 Teknologi (Ilmu Terapan) 7.677
700 Kesenian Dan Seni Dekorasi 3.717
800 Kesusastraan 1.904
900 Geografi Umum Dan Sejarah Umum 2.209
Jumlah 36.179

Strategi yang akan dikembangkan untuk mempromosikan Perpustakaan di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang :
 Meningkatkan minat baca dan budaya baca masyarakat guna mewujudkan
masyarakat gemar membaca. Tujuannya adalah menjadikan membaca
sebagai suatu kebutuhan dan pada akhirnya tercipta budaya gemar
membaca.
 Meningkatkan kualitas dan kapasitas perpustakaan sebagai sarana
pembelajaran sepanjang hayat yang ditandai dengan meningkatnya mutu
perpustakaan
 Meningkatkan intensitas dan diversifikasi layanan perpustakaan berbasis
teknologi informasi yang ditandai dengan adanya layanan perpustakaan
digital
 Mengembangkan,mengelola dan mendayagunakan semua karya
tulis ,karya cetak dan karya rekamhasil karya intelektual masyarakat Kota
Padang.

Strategi yang diterapkan sekarang untuk mempromosikan perpustakaan di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang adalah:
 Layanan terhadap Taman Baca Masyarakat (TBM) di kota Padang
  Kunjungan layanan perpustakaan keliling ke SD,Panti Asuhan,TBM
 Kegiatan layanan berbasis inklusi sosial
 Layanan baca di tempat dan read aloud di SD
 Layanan pemanfaatan perpustakaan pada panti asuhan
 Layanan baca dalam bentuk story telling di SD
 Layanan pemanfaatan perpustakaan di lapas
 Library Tour ke Perpustakaan Umum Kota Padang

C. Sejarah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang

Kearsipan di Kota Padang sudah ada sejak pertama kali dibentuknya
Pemerintahan Kota Padang berdasarkan Besluit Gouverneur tanggal 19 April
1905 (Stb. 1905 Nomor 290) dengan ketentuan Padang dibawah kekuasaan
Kepala Afdeling Assisten Resident dan Padang en Omme landen.

Pada tanggal 1 Maret 1906 melalui satu ordonansi, padang ditetapkan sebagai
suatu daerah Gemeente (Stb. 1906 No. 151). Gemeente mempunyai suatu dewan
yang disebut Gemeente Raad. Sampai pada tahun 1938, berdasarkan ordonansi
tahun 1938 No. 131 (Stb. 1938 No. 357) Padang menjadi kota otonom atau
Kotapraja Keresidenan Sumatera Barat. Pada masa Jepang, dengan berlakunya
Osamu Seirei No. 1 Tahun 1942, semua aturan Belanda tetap berlaku dan diakui
sementara waktu.

Setelah kemerdekaan, berdasarkan Ketetapan Gubernur Sumatra Barat tanggal 17

Mei 1946 No. 103 Padang ditetapkan sebagai Kota Besar. Pada pemulihan
kedaulatan RI tahun 1949, berdasarkan Keputusan Presiden Indonesia Serikta
(RIS) tanggal 9 Maret 1950 No. 111 Kota Padang dikembalikan ketangan
Pemerintahan Negara RI.

Kemudian melalui Keputusan Gubernur Propinsi Sumatera Tengah tanggal 15

Agustus 1950 No. 65/GP-50 Padang ditetapkan Padang sebagai daerah otonom.
Dalam daerah otonom itu terdapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Dewan
Pemerintah Daerah yang dibentuk untuk membantu tugas kepala daerah. Sejak
ada Dewan Pemerintah Daerah ini (disebut juga Dewan Pekerja), kearsipan
mendapat tempat dengan nama “sub urusan arsip dan ekspedisi” yang berada di
Urusan Umum (Tata Usaha).

Pada tahun 1957 arsip tidak dibunyikan dalam pembagian tugas Dewan Pekerja,
tapi pelaksanaannya tetap pada Urusan Umum. Keluarnya Peraturan Presiden No.
19 tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional yang kemudian
disempurnakan dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, arsip secara kelembagaan baru definitif
sejak adanya Perda Kotamadya Dati II Padang Nomor 30 tahun 1997 tentang
Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Kotamadya Dati
II Padang, tanggal 12 Desember 1998.
 Pembentukan ini merupakan tindak lanjut dari Keputusan Menteri Dalam Negeri
Nomor 1 Tahun 1997 tentang Pembentukan 52 Kantor Arsip Daerah
Kabupaten/Kota Daerah Tingkat II di Indonesia. Namun dengan dikeluarkannya
Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, Kantor
Arsip Kota Padang kembali ditetapkan dan diatur melalui Perda Nomor 5 Tahun
2001 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah.

Beberapa tahun kemudian, disahkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004

tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip dikembangkan menjadi Kantor Arsip
dan Perpustakaan yang ditetapkan dengan Perda Nomor 13 tahun 2004.
Pada perkembangan selanjutnya, dengan keluarnya Peraturan Daerah Kota
Padang No 17 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja
Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis
Daerah Kota Padang, Kantor Arsip dan Perpustakaan dirubah menjadi Kantor
Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi.Dan melalui Peraturan Daerah Kota
Padang Nomor 6 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat
Daerah Kota Padang (Lembaran Daerah Tahun 2016 Nomor 6, Kantor Arsip,
Perpustakaan dan Dokumentasi diganti menjadi Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan.

D. Lokasi Instansi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang terletak di jalan Jendral Sudirman No.1
Padang.Tetapi,perpustakaannya terletak di Jl.Batang Anai No.12 Rimbo
Kaluang.Kecamatan Padang Barat,Kota Padang,Sumatera Barat 25125.

Jarak dari perpustakaan Kota Padang ke Universitas Negeri Padang berkisar 4 km dengan
jarak tempuh kurang lebih 10 menit menggunakan kendaraan.

E. Struktur Organisasi
1. Kepala dinas

Kepala dinas mempunyai tugas memimpin dan mengatur penyelenggaraan urusan

pemerintahan di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan demi terwujudnya hasil kerja yang prima,berkualitas
dengan sistem yang kondusif

Tugas dan fungsi Kepala Dinas adalah sebagai berikut:

a. Menyusun kebijakan teknis bidang perpustakaan dan kearsipan
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku demi
terwujudnya hasil kerja yang berkualitas;
b. Merumuskan program kerja dan sasaran strategis bidang perpustakaan
 dan kearsipan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan
untuk pencapaian sistem yang berkualitas, berhasil dan berdaya guna;
c. Melakukan koordinasi program kerja dinas perpustakaan dan kearsipan
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan agar
penyelenggaraan urusan dinas dapat terukur secara tepat dan optimal;
d. Mengendalikan penyelenggaraan urusan dinas dengan para stakeholder
terkait berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan agar
terwujudnya sinkronisasi kebijakan dengan baik;
e. Membina urusan perpustakaan dan kearsipan serta tugas pembantuan
meliputi manajemen, penelitian dan pengembangan, berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan demi terwujudnya sumber daya
manusia yang berkualitas;
 f. Mengevaluasi penyelenggaran urusan perpustakaan dan kearsipan
berdasarkan peraturan perundang-undangan sebagai bentuk upaya
menjaga mutu dan kinerja yang optimal;
g. Melaporkan penyelenggaraan urusan perpustakaan dan kearsipan sesuai
dengan peraturan yang berlaku agar pencapaian hasil pelaksanaan tugas
dapat lebih efisien dan efektif

h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

2. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas membantu kepala dinas dalam meberikanan pelayanan
administrasi kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan dinas dalam urusan
umum,perlengkapan,keuangan,kepegawaian,evaluasi dan pelaporan.

Tugas sekretariat:
a. Penyusunan administrasi kepegawaian, perlengkapan dan peralatan,
urusan rumah tangga dinas, keuangan, perpustakaan dan kearsipan;
b. Penyusunan anggaran, pembinaan organisasi dan tata laksana,
menyusun evaluasi dan pelaporan;
c. Peningkatan sumber daya manusia;
d. Pembuatan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Dinas;
e. Mengatur perjalanan dinas;
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Sekretariat terbagi atas 2 sub bagian yaitu:
a. Sub bagian umum, yang bertugas membantu sekretaris melaksanakan urusan
pengelolaan administrasi kepegawaian,urusan rumah tangga,peralatan,dan
perlengkapan dinas.
b. Sub bagian keuangan, yang bertugas dalam pengadministrasi kepegawaian
dan pengadministrasi keuangan

3. Bidang Perpustakaan
Bidang Perpustakaan memiliki tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan di bidang promosi,layanan, pengolahan dan
pelestarian bahan pustaka.
4. Bidang Kearsipan
Bidang Kearsipan memiliki tugas membantu kepala dinas dalam melaksanakan tugas
dinas di bidang kearsipan yaitu mengelola dan melestarikan arsip
statis,pengadministrasian umum,pemeliharaan arsip .Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Pdang mempunyai Galeri Arsip Statis yang terletak di Gedung Pusat
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang.
 5. Bidang Pembinaan
Bertugas memberikan layanan bimbingan dan pembinaan terhadap berbagai jenis
perpustakaan dengan cara melakukan penyuluhan,bimbingan tempat dan kegiatan
magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang.

Struktur organisasi(gambar)

F. Bidang Kegiatan/Bagian
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang memiliki beberapa bidang untuk
mengelola dan memberi layanan terhadap pemustaka yaitu:

1. Bidang Pembinaan
Tugas Kepala Bidang Pembinaan:
o Menyusun rencana penelitian, pengkajian, dan pengembangan sistem dan
sumber daya manusia kearsipan dan perpustakaan Pemerintah Kota
Padang;
o Melaksankan pendidikan dan pelatihan serta bimbingan sumber daya
manusia di bidang kearsipan dan perpustakaan;
o Menyusun rencana pengembangan dan peningkatan profesionalisme
arsiparis dan pustakawan melalui pendidikan dan pelatihan formal serta
kedinasan;
o Menyusun rencana penelitian, pengkajian, pengembangan sarana dan
prasarana kearsipan dan perpustakaan;
o Menyusun rencana pemasyarakatan dan penyuluhan kearsipan dan
perpustakaan;
o Menyusun rencana pengendalian dan pengawasan terhadap
penyelenggaraan kearsipan dan perpustakaan dilingkungan Pemerintah
Kota Padang;
o Melakukan koordinasi dibidang kearsipan dan perpustakaan dengan
lembaga terkait;
o Menyusun jadwal retensi arsip Pemerintah Kota Padang dan memberikan
rekomendasi persetujuan pemusnahan arsip pemerintah daerah;
o Melakukan pembinaan/bimbingan pengelolaan arsip dinamis;
o Memberikan saran dan pertimbangan teknis perpustakaan dan kearsipan
kepada atasan
o Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

Bidang Pembinaan terbagi atas 2 yaitu:

a. Seksi Pembinaan Perpustakaan

Tugasnya yaitu:
 Menyusun rencana penelitian,pengkajian dan pengembangan sistem dan
sumber daya manusia perpustakaan Pemerintah Daerah
 Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta bimbingan sumber daya
manusia di bidang perpustakaan
 Menyusun rencana pengembangan dan peningkatan profesionalisme
pustakawan melalui pendidikan dan pelatihan formal serta kedinasan
 Menyusun rencana penelitian,pengkajian,pengembangan sarana dan
prasarana perpustakaan
 Menyusun rencana permasayarakatn dan penyuluhan perpustakaan
 Menyusun rencana pengendalian dan pengawasab terhadap
penyelenggaraan perpustakaan di lingkungan pemerintah daerah
 Melakukan koordinasi dibidang perpustakaan dengan lembaga terkait
 Melakukan pembinaan dan bimbingan pengelolaan perpustakaan
 Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya

b. Seksi Pembinaan Kearsipan

Tugasnya yaitu:

 Menyusun rencana penelitian ,pengkajian dan pengembangan sistem dan

sumber daya manusia kearsipan pemerintah daerah
 Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta bimbingan sumber saya
manusia di bidang kearsipan
 Menyusun rencana pengembangan dan peningkatan profesionalisme
arsiparis melalui pendidikan dan pelatihan formal serta kedinasan
 Menyusun rencana penelitian,pengkajian dan pengembangan sarana dan
prasarana kearsipan
  Menyusun rencana pemasyarakatan dan penyuluhan kearsipan
 Menyusun rencana pengendalian dan pengawasan terhadap
penyelenggaraan kearsipan dilingkungan pemerintah daerah
 Melakukan koordinasi di bidang kearsipan dengan lembaga terkait
 Menyusun jadwal retensi arsip pemerintah daerah dan memberikan
rekomendasi persetujuan pemusnahan arsip pemerintah daerah
 Melakukan pembinaan dan bimbingan pengelolaan arsip dinamis
 Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang di berikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya

2. Bidang Perpustakaan
Tugas Kepala Bidang Perpustakaan yaitu:

o Menyusun rencana kerja bidang;

o menyiapkan bahan fasilitasi kegiatan layanan sirkulasi dan referensi
perpustakaan, preservasi pustaka dan multimedia;
o menyiapkan bahan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan layanan
sirkulasi dan referensi perpustakaan, preservasi pustaka dan layanan
multimedia;
o menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan
bidang perpustakaan dan menyiapkan bahan petunjuk pemecah masalah.
o menyiapkan bahan pedoman layanan perpustakaan dan perpustakaan
keliling;
o memberikan pelayanan perpustakaan dan perpustakaan keliling.
o melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi
dalam pelaksanaan tugas;
o melaksanakan administrasi perpustakaan dan statistik peminjaman buku
maupun jumlah koleksi perpustakaan;
o menyiapkan bahan promosi perpustakaan;
o melaksanakan promosi perpustakaan;
o mengevaluasi dan merumuskan pembuatan laporan tugas dan
fungsinya;
o memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan;
o menyiapkan dan melaksanakan kerjasama dengan lembaga perpustakaan
di dalam dan di luar negeri;
o menyusun bahan pelestarian bahan pustaka melalui pengaturan,
pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, alih media serta
penjilidan bahan pustaka;
o melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

Bidang perpustakaan terbagi atas 2 seksi yaitu:

a. Seksi Promosi dan Layanan Perpustakaan
Tugasnya yaitu:
 Menyusun rencana kerja kelompok jabatan fungsional sub substansi
promosi dan layanan perpustakaan
 Menyiapkan bahan kegiatan prmosi dan layanan perpustakaan
 Melaksanakan prmosi dan layanan perpustakaan
 Mengavaluasi dan merumuskan pembuatan laporan tugas dan fungsi
 Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya

b. Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka

Tugasnya yaitu:
 Menyusun rencana kerja kelompok jabatan fungsional sub substansi
pengolahan dan pelestarian bahan pustaka
 Menyiapkan bahan fasilitasi kegiatan pengolahan dan pelestarian bahan
pustaka
  Menyiapkan bahan koordinasi dalm pelaksanaan kegiatan pengolahan dan
pelestarian bahan pustaka
 Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan
kelompok jabatan fungsional sub susinstansi pengolahan dan pelestarian
bahan pustaka dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah
 Melaksanakan pengadaan bahan perpustakaan
 Menyiapkan dan melaksanakan kerjasama dengan lembaga perpustakaan
di luar negeri
 Menyusun bahan pengolahan dan pelestarian bahan pustaka melalui
pengaturan,pemeliharaan,perwatan,pengawetan,perbaikan,alih media,serta
penjilidan bahan pustaka
 Melaksanakan koordinasi,integrasi,sinkronisasi dan simplifikasi dalam
pelaksanaan tugas
 Mengavaluasi dan merumuskan pembuatan laporan tugas dan fungsinya
 Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasab
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya

3. Bidang Kearsipan

Tugas kepala bidang kearsipan yaitu:

o Menyusun rencana dan program kerja Bidang;

o Mengkoordinasikan program kerja masing-masing Seksi;
o Mengkoordinasikan Kepala Seksi;
o Menilai prestasi bawahan;
o Menyelenggarakan pelaksanaan program penilaian dan penyusutan arsip
in aktif;
o Menyelenggarakan telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan
arsip;
o Menyelenggarakan pengelolaan arsip statis dan in-aktif;
o Menyelenggarakan penyusunan dan pengelolaan daftar Pertelaan dan
Daftar Inventaris Arsip;
o Menyelenggarakan pelaksanaan program pemeliharaan dan perawatan
 arsip dinamis dan statis;
o Menyelenggarakan alih media arsip;
o Melaksanakan sistem pengendalian intern;
o Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas;
o Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
tugas dan fungsinya.

Bidang kearsipan memiliki 2 seksi yaitu:

a. Seksi Pengelolaan Arsip
Tugasnya yaitu:
 Menyusun rencana kegiatan kelompok jabatan fungsional substansi
pengelolaan arsip
 Menyiapakan bahan kerjasama teknis jaringan informasi di bidang
kearsipan
 Melakukan pelayanan informasi arsip statis dan arsip inaktif konvensional
 Melakukan pelayanan informasi arsip statis dan arsip inaktif media baru
 Menyelenggarakan pelayananan informasi arsip statis dan arsip inaktif
 Menyiapkan bahan penerbitan sumber naskah arsip statis
 Melakukan penerbitan sumber naskah arsip statis
 Melaksanakan jaringan informasi arsip inaktif
 Merencanakan,menyusun dan mengelola simpul jaringan dalam sistem
informasi kearsipan nasional melalui jaringan informasi kearsipan
nasional untuk daerah
 Menyiapkan bahan dan penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat
tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan Daerah
 Melakukan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah Daerah yang
memiliki reteensi di bawah 10(sepuluh) tahun
 Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka pelaksanaan
tugas layanan arsip inaktif
 Mengumpulkan dan mengelola bahan-bahan arsip statis tekstual dan foto
untuk koleksi galeri arsip statis
 Melaksanakan kegiatan pencatatan dan pengelolaan arsip Daerah
 Melaksanaan tata tertib pelayanan arsip statis dan arsip inaktif
 Melakukan pengolahan data arsip Daerah
 Mengelola galeri arsip statis
 Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas bawahan
 Menentukan dan mengevaluasikan pelaksanaan tugas dan bawahan
  Mengkoreksi dan memaraf naskah dinas
 Menyusun laporan pelaksanaan tugas kelompok jabatan fungsional sub
substansi
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya

b. Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip

Tugasnya yaitu:
 Menyusun rencana kegiatan kelompok jabatan fungsional sub substansi
perlindungna dan penyelamatan arsip
 Melaksanakan kegiatan pemilahan dan pemindahan arsip
 Menyimpan,merawat,mengawetkan dan mereproduksi arsip
 Melakukan penilaian dan akuisisi arsip instansi vertical dan badan usaha
milik negara sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain
 Melakukan penilaian dan akuisisi arsip lembaga pendidikan ,organisasi
massa,organisasi politik,organisasi profesi,lembaga swadaya
masyarakat,badan usaha swasta ,organisasi lain tingkat daerah sepanjang
organisasi induknya tidak menentukan lain
 Melaksanakan kegiatan restorasi arsip
 Melakukan penilaian atas penyusutan arsip
 Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengumpulan arsip inaktif
 Melaksanakan kegiatan pemilahan dan pemindahan arsip
 Melakukan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana di daerah
 Melakukan penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung dan
dibubarkan serta pemekaran kecamatan dan kelurahan
 Melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola
oleh lembaga kearsipan daerah
 Melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi
kewenangan kota yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian
arsip
 Menyusun hasil laporan pelaksanaan tugas kelompok jabatan fungsional
sub substansi
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya
 BAB III

PELAKSANAAN PKL

A. Sistem PKL Instansi

Pada tanggal 2 September 2022,pengurusan surat masuk di Administrasi Departemen
Ilmu Informasi dan Perpustakaan. Pada Tanggal 14 September 2022 surat tersebut
diantarkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang yang beralamat di
Jl.Jend.Sudirman,Jati Baru ,Kec.Padang Bar,Kota Padang,Sumatera Barat.Kemudian
menuju Sekretariat untuk memberikan surat masuk untuk Perpustakaan dan kemudian
Bagian sekretariat mengantarkan surat tersebut kepada Kasubag umum sebagai bukti
bahwa di instansi tersebut terdapat Mahasiswa yang akan melaksanakan Praktik Kerja
Lapangan/PKL.

Pada tanggal 9 Januari 2023.mahahasiswa Universitas Negeri Padang tepatnya prodi

Perpustakaan dan Ilmu Informasi mulai melaksanakan Praktik Kerja Lapangan/PKL di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang padang Bidang Perpustakaan.Di
Perpustakaan tersebut jam masuk kerja pada pukul 07.30 WIB, tetapi jam 07.10 WIB
mahasiswa PKL harus datang ke Perpustakaan untuk melaksanakan piket harian.
Sebelum menuju ke masing-masing bagian yang akan dikerjakan/ditempatkan,maka
terlebih dahulu melakukan perkenalan terhadap instansi , Kepala Bidang dan pegawai
yang bekerja di instansi tersebut, serta pengenalan anggota kelompok.

Sistem Praktik Kerja Lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Pdang,memiliki sistem kerja terbagi dari beberapa bidang dan aturan tertulis. Bidang-
bidang tersebut yaitu ; bidang pembinaan, bidang perpustakaan,dan bidang
kearsipan.Akan tetapi,kami lebih berfokus pada bidang perpustakaan karena latar
belakang pendidikan atau perkuliahan kami adalah D3 Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan ,jadi lebih cocok di letakkan di bidang perpustakaan.

Sistem pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang juga menetapkan aturan
tertulis.Aturan tersebut berupa jam kerja dan pakaian.

Untuk aturan jam kerja mahasiswa diwajibkan datang pada hari dan jam:
Senin-Kamis : Jam 07.30-16.00 WIB
Jumat : Jam 07.30-16.30 WIB
 Sementara untuk aturan berpakaian,staf dan pegawai di Dinas Perpustakaan Kota Padang
ini sudah ada ketetapan dalam pakaian sesuai dengan hari.Untuk Mahasiswa PKL
pakaiannya adalah:
Senin : Pakaian Hitam Putih
Selasa : Baju Angkatan/Baju Prodi
Rabu : Pakaian Olahraga
Kamis : Baju Batik
Jumat : Pakaian Muslim

Pada tanggal 10 Januari 2023,kami mulai melaksanakan beberapa rangkaian kegiatan

seperti,Pelayanan sirkulasi, evaluasi, Shelving buku dan belajar mengentri buku,dimana
kegiatan tersebut dibimbing oleh salah satu pustakawan dan staf ahli yang terdapat di
Dinas Perpustakaan Kota Padang.

B. Kegiatan PKL di setiap Bagian di Instansi

B.1 Bidang Pengelolaan Koleksi
B.1.1 Inventarisasi Koleksi
Pelaksanaan proses inventarisasi koleksi buku merupakan bentuk pengolahan
bahan pustaka yang wajib dilakukan untuk mempermudah menemukan informasi dan
mewujudkan tertib administrasi.
Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan bahan pustaka yang bertujuan untuk
mengetahui berapa jumlah koleksi buku yang dimiliki serta sumber perolehan bahan
pustaka. Kegiatan inventarisasi dilakukan oleh petugas atau pegawai di perpustakaan
tersebut sebelum dilakukan pengolahan lebih lanjut hingga koleksi dapat disediakan.
Koleksi di dinas perpustakaan dan kearsipan kota padang berasal dari pembelian,
hadiah/hibah, penggantian, penggadaan, tukar-menukar, terbitan sendiri,deposit (uu no
4/1990), alih media, hibah perpunas/2018, sumbangan, APBD 2022. Koleksi yang baru
belum bisa digunakan untuk kebutuhan pemustaka. Sebelum digunakan, koleksi harus
melewati tahapan pendaftaran dalam buku inventaris atau sering disebut dengan buku
induk perpustakaan. Kegiatan pendaftaran koleksi baru disebut proses inventarisasi
koleksi perpustakaan, inventarisasi koleksi dapat dilakukan secara manual maupun
digital. Namun, di dinas perpustakaan dan kearsipan kota padang inventarisasi masih
dilakukan secara manual dengan pencatatan pada buku inventaris atau buku induk.
Berikut buku inventaris atau buku induk milik dinas perpustakaan dan kearsipan
kota padang:

Dalam melakukan inventariasi koleksi ada beberapa hal yang harus dilakukan,antara lain:

1. Pemberian cap/stempel kepemilikan perpustakaan

……………
 2. Pemberian nomor inventaris buku/nomor induk buku
……………….
3. Pencatatan data koleksi ke dalam buku induk/inventaris

B.1.2 Klasifikasi Koleksi

1. Pengertian Klasifikasi
2. sistem Klasifikasi Dewey Decimal Classification
a. Pengertian DCC
b.Unsur-Unsur dalam DCC
c.Prinsip-Prinsip DCC
d.Kelengkapan Fisik Koleksi Buku
1) Kantong Buku
2) Kartu Buku
3) Label Buku
4) Stempel Perpustakaan
5) Stempel Inventarisasi

B.1.3 Entri Data buku ke Inlislite

Entri data buku adalah…
Berikut Langkah-langkah Entri Data:

B.1.4.Penyusunan Koleksi (Shelving)

4. Pengertian Shelving
5. Tujuan Shelving
6. Manfaat Shelving
7. Perlengkapan Shelving
8. Fungsi Shelving
9. Metode Shelving
10. Sistem Penjajaran Koleksi Shelving
11. Sejarah Sistem Penjajaran dalam Rak Dilakukan Berdasarkan Klasifikasi
12. Prosedur Shelving di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
13. Nama-Nama Pegawai Shelving Koleksi
14. Proses Shelving di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
15. Langkah-langkah dalam kegiatan Shelving
B.1.5 Seleksi buku di tandon
1. Pengertian Buku Tandon
2. Proses Pengolahan buku tandon

B.1.6 Inventarisasi Surat Kabar dan Koran beserta laporan

B.1.7 Kegiatan layanan berbasis inklusi sosial

1. Pengertian Inklusi Sosial
2. Kegiatan Inklusi Sosial

B.1.8 Pembuatan Statistik

1. Pengertian Statistik
2. Proses pembuatan Statistik

B.2 Layanan Perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang

Layanan Perpustakaan adalah…

B.2.1.Layanan Sirkulasi
1. Pengertian Layanan Sirkulasi
2. Tugas Layanan Sirkulasi
3. Tujuan Layanan Sirkulasi
4. Layanan Sirkulasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang

B.2.2 Layanan Referensi

1. Pengetian Layanan Referensi
2. Tujuan Layanan Referensi
3. Layanan Referensi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang

B.2.3 Layanan Anak

1. Pengertian Layanan Anak
2. Tujuan Layanan Anak
3. Layanan Anak di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang

B.2.4 Layanan Perpustakaan Keliling

1. Pengertian Perpustakaan Keliling
2. Tujuan Perpustakaan Keliling
3. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Keliling
4. Pelayanan Perpustakaan Keliling di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
……
a. Tahap tahap proses pelayanan puskel
b. Prosedur peminjaman buku di puskel
 c. Prosedur pengembalian buku di puskel

B.2.5 Layanan OPAC

1. pengertian OPAC
2. Sejarah OPAC
3. Tujuan OPAC
4. Fungsi dan Manfaat OPAC
5. Langkah-Langkah menggunakan OPAC

B.3 Promosi Perpustakaan

 Kunjungan Layanan Taman Baca Masyarakat (TBM) di kota Padang
 Layanan perpustakaan keliling
 Kegiatan layanan berbasis inklusi sosial
 Read Aloud
 Layanan pemanfaatan perpustakaan pada panti asuhan
 Story telling
 Layanan pemanfaatan perpustakaan di lapas
 Library Tour ke Perpustakaan Umum Kota Padang
 Membuat Video Promosi dan di Upload di Youtube
 Melakukan Promosi melalui Sosmed seperti instagram

C. Pengalaman Positif Selama PKL


D. Tantangan Selama PKL
Praktik kerja lapangan (PKL) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
memiliki tantangan bagi mahasiswa dalam mengembangan inovasi untuk perubahan
perpustakaan.Tantangan yang dihadapi selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan yaitu:

D.1 Pengolahan Bahan Pustaka di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
D.2 Layanan Perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
D.3 Promosi Perpustakaan
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Setelah melakukan kegiatan PKL di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Padang ,penulis dapat menyimpulkan bahwa……

Selama melakukan kegiatan PKL di perpustakaan ini penulis mampu memberikan

beberapa masukan kepada perpustakaan…….

B. Saran
Berdasarkan manfaat penulisan laporan PKL,maka dapat disarankan sebagai berikut:
16. Bagi mahasiswa
17. Bagi perguruan tinggi
18. Bagi Instansi
M.Yusup, P. (2014). Ilmu Informasi,Komunikasi,dan Kepustakaan. Jakarta: Bumi Aksara.

NS, S. (2008). 1 Abad Kebangkitan Nasional dan Kebangkitan Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto.