KERANGKA ACUAN KERJA

DIGITALISASI WARKAH

KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA PUSAT

JALAN TANAH ABANG I NO.1 JAKARTA PUSAT
 KERANGKA ACUAN KEGIATAN
DIGITALISASI WARKAH

I. Pendahuluan

Arti penting “arsip pertanahan” tidak sekedar melaksanakan amanat

perundangundangan atau peraturan yang mengharuskan setiap lembaga yang terkait
khususnya di lingkungan BPN RI untuk memberi pelayanan kepada masyarakat, tetapi
lebih dari itu merupakan sesuatu yang senantiasa melekat abadi dengan eksistensi
tanah itu sendiri sebagai bagian dari wilayah kedaulatan Negara Kesatuan Republik
Indonesia. Arsip yang berada dan diciptakan oleh Badan Pertanahan Nasional
Republik Indonesia adalah merupakan aset negara yang tidak ternilai harganya
karena arsip pertanahan yang saat ini dikelola oleh BPN RI merupakan arsip vital yang
abadi. Arsip berguna bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan, pelaporan,
analisis dalam penentuan langkah kebijakan. Disamping itu arsip juga dapat dijadikan
alat pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan sebagai alat bukti hukum.

Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dalam setiap menjalankan

fungsi kegiatannya tidak akan lepas dari penyajian data dan informasi pertanahan
yang diperlukan oleh organisasi/instansi sendiri maupun yang dibutuhkan oleh
masyarakat luas.

Seiring dengan perkembangan aktivitas kantor pertanahan, dokumen tersebut

juga mengalami perubahan dan perkembangan baik jenis maupun jumlah yang
tentunya bila tidak dikelola dengan baik semakin lama dapat menimbulkan berbagai
masalah seperti ruang, tenaga, akses pencarian dan biaya perawatannya. Pada sisi
lain, faktor alam seperti pelapukan, banjir, gempa dan tsunami juga patut
diperhitungkan dalam pengelolaan fisik arsip agar bencana alam tersebut tidak
menghancurkan dokumen/arsip yang ada.

Salah satu aspek kunci dalam pengelolaan pertanahan adalah administrasi

pertanahan. Pengelolaan administrasi yang baik akan memberikan kontribusi yang
baik dalam manajemen pertanahan internal maupun pelayanan kepada masyarakat.
Kegiatan administrasi pertanahan meliputi prosedur operasional kegiatan/pekerjaan,
manajemen pengarsipan, manajemen database pertanahan, dan kegiatan administrasi
lainnya. Setiap kegiatan administrasi dalam unit‐unit tersebut menghasilkan data dan
informasi sesuai dengan fungsi dari kegiatan yang dijalankan. fungsi manajemen akan
berjalan lancar apabila didukung dengan informasi dan data yang lengkap, akurat,
tepat waktu dari sumber yang dapat dipecaya dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sumber data tersebut berupa arsip atau dokumen yang tersusun dengan baik, rapi,

2
 terstruktur, mudah di akses dan terjamin keamanannya. Dalam rangka meningkatkan
efektivitas pengelolaan administrasi pertanahan maka perlu adanya pengembangan
manajemen arsip pertanahan melalui pemanfaatan teknologi informasi.

II. Dasar Hukum

a. Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2013 tentang Badan Pertanahan Nasional
Republik Indonesia;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah;
c. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun
2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan;
d. Peraturan Kepala BPN RI Nomor 8 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas dan
Tata Kearsipan di lingkungan Badan Pertanahan Nasional;
e. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 Tentang
Ketentuan Pelaksanaaan PP Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah
Mengenai Media Penyimpanan dan Tata Cara Penyimpanan Data dan Dokumen
Pertanahan;
f. DIPA Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat Tahun Anggaran 2014.

III. Maksud dan Tujuan

- Maksud Kegiatan :
a. Mewujudkan manajemen arsip pertanahan yang dikelola secara digital untuk
menunjang keamanan dan kelestarian arsip pertanahan.
b. Meningkatkan kinerja Kantor Pertanahan dengan dukungan teknologi
informasi berdasarkan prinsip efisiensi dan efektifitas arsip yang dikonversi
ke sistem digital dalam bentuk penyimpanan secara elektronik.
c. Meningkatkan percepatan penanganan, efisiensi dan menghasilkan output
yang lebih baik dalam rangka pelayanan kepada masyarakat di bidang
pertanahan.
- Tujuan Kegiatan :
a. Agar terwujud pengelolaan warkah secara digital sehingga dapat berdaya
guna dan berhasil guna untuk kelancaran pelaksanaan tugas pelayanan
kepada masyarakat
b. Terwujudnya sistem pengamanan arsip/warkah pertanahan.
c. Terciptanya pelayanan pertanahan yang dilakukan secara cepat, cermat
dan mudah

IV. Volume Kegiatan

Volume Kegiatan Digitalisasi Warkah berdasarkan anggaran dalam DIPA Kantor
Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat Tahun Anggaran 2014 sebanyak =
1.109.445 lembar.

3
V. Anggaran
Semua biaya yang berkenaan dengan kegiatan Digitalisasi Warkah bersumber dari
dana DIPA Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat Tahun Anggaran
2014.

VI. Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan Warkah ini adalah :
a. Penyiapan administrasi surat menyurat dan perizinan;
b. Menyiapkan perangkat unit laptop yang dilengkapi dengan fasilitas scanner dan
sistem penyimpanan data digitalnya;
c. Melakukan identifikasi, inventarisasi, pembersihan, pemilahan fisik Dokumen
pertanahan;
d. Melakukan instalasi sistem informasi arsip elektronik disetiap klien dan server
Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat
e. Scanning/Digitalisasi Warkah dan Buku Tanah dalam format file image PDF
berkemampuan OCR (Optical Character Recognition) dan TIFF resolusi min 300
dpi
f. Entry Meta data/field hasil Scanning/Digitalisasi Warkah dan Buku Tanah
kedalam aplikasi pengelolaan arsip digital yang sudah tersedia pada Kantor
Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat terdiri dari :

 No DI :
 Jenis DI :
 No Warkah :
 Subseksi :
 Tahun :
 Kode Kantah :
 No GU :
 No SU :
 No Hak :
 Nama Pemilik :
 Lokasi Tanah :
 Luas :
 Tanggal Pengeluaran :
 Jenis Dokumen :
 Lokasi Penyimpanan :
 No Lemari :
 No Rak :
 No Album/Map :

Catatan : untuk scanning image dikelompokkan menjadi 3 :

1. Dokumen identitas (ktp, kk, dll)
2. Dokumen legal (akte, girik, dll)
3. Dokumen pendukung (surat keterangan, bukti pembayaran, dll)

g. Melakukan perubahan hasil pekerjaan digitalisasi/scanning warkah dan buku

tanah ke dalam bentuk data base yang dapat terintegrasi pada database aplikasi
Komputerisasi Kantor Pertanahan (Web dan Desktop).
h. Mengembalikan Dokumen Pertanahan sekaligus melakukan pelabelan dokumen,
penjilidan bila perlu dan penataan pada rak arsip sesuai dengan pola klasifikasi
sistem arsip digital.

4
 i. Membuat Back up hasil digitalisasi dalam hardisk eksternal dan keping DVD
j. Mencetak hasil daftar pertelaan arsip dalam bentuk buku rangkap 3
k. Melakukan training dan sosialisasi aplikasi managemen arsip digital untuk level
administrator, operator dan user
l. Membuat Laporan Hasil Kegiatan.
- Laporan Pendahuluan
- Laporan Antara
- Laporan Akhir

IV. Jadual Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan diperkirakan dilaksanakan selama 60 (enam puluh) hari kalender setelah
Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) diterbitkan.

V. Tenaga Kerja
Untuk mendukung kegiatan Digitalisasi Warkah ini dibutuhkan tenaga pendukung
yang berpengalaman untuk bidang yang sesuai dengan jenis pekerjaan sebagai
berikut :
a. Manajer Proyek
1 (satu) orang Manajer Proyek berpendidikan minimal S1 Komputer/Manajemen
lulusan perguruan tinggi negeri/swasta yang terakreditasi, yang berpengalaman
sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun dalam memimpin kegiatan yang sejenis.
b. Tenaga Ahli
1 (satu) orang tenaga ahli kearsipan berpendidikan minimal D3 Perpustakaan/
Kearsipan lulusan perguruan tinggi negeri/swasta yang terakreditasi, yang
mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun untuk kegiatan
sejenis.
c. Koordinator Lapangan
2 (dua) orang Koordinator Lapangan berpendidikan minimal DIII Komputer
lulusan perguruan tinggi negeri/swasta yang terakreditasi, yang berpengalaman
sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun dalam mengkoordinir kegiatan sejenis dan
mempunyai sertifikat sistem administrator/database.
d. Operator Komputer dan Scanner
45 (empat puluh lima) orang Operator Komputer dan Scanner (Digitalisasi)
berpendidikan minimal SMK/SMA yang mempunyai pengalaman sekurang-
kurangnya 3 (tiga) tahun dalam kegiatan sejenis.
e. Teknisi Komputer dan Scanner
2 (dua) orang Teknisi Komputer dan Scanner berpendidikan minimal D3
Komputer/Informatika lulusan perguruan tinggi negeri/swasta yang terakreditasi,
yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun dalam kegiatan
sejenis.
f. Tenaga Inventarisasi Data
2 (dua) orang petugas inventarisasi data berpendidikan minimal SMK/SMA yang
mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun dalam kegiatan
sejenis.

5
 g. Tenaga Administrasi
1 (satu) orang Tenaga Administrasi berpendidikan minimal SMK/SMA yang
mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun dalam kegiatan
sejenis.

VI. Peralatan
Untuk melaksanakan kegiatan Digitalisasi Warkah dan Buku Tanah dibutuhkan
peralatan sebagai berikut :
1. Peralatan Komputerisasi :
a. 46 (empat puluh enam) unit Laptop dengan spesifikasi minimal setara core 2
duo.
b. 40 (empat puluh) unit Scanner dengan spesifikasi ukuran kertas minimal
Folio/A4 dengan kecepatan scanning minimal 30 ppm memiliki fungsi ADF
dan/atau Flatbed.
c. 5 (lima) unit Scanner dengan spesifikasi ukuran kertas minimal A3 dengan
kecepatan scanning minimal 30 ppm memiliki fungsi ADF dan/atau Flatbed.
d. 1 (satu) unit Printer laser dengan spesifikasi minimal ukuran kertas minimal
A4.

2. Software/Aplikasi :
Menyediakan Sistem informasi manajemen arsip digital, dengan spesifikasi
minimal :
a. Software aplikasi scanning berbasis web base / dekstop.
b. Software aplikasi integrasi database ke dalam aplikasi Komputerisasi Kantor
Pertanahan (Web dan Desktop).
c. Melampirkan user manual dari seluruh aplikasi yang digunakan.
d. Dapat melakukan scanning langsung dari aplikasi.
e. Dapat menambahkan melakukan kustomisasi field/meta data sesuai dengan
kebutuhan.
f. Memiliki sistem pencarian cepat.
g. Dapat menampilkan laporan daftar dan mencetak daftar pertelaan arsip
langsung dari aplikasi.
h. Memiliki manajemen user dan hak akses yang fleksibel
(menambah,menghapus,mencetak) dari aplikasi.
i. Dokumen hasil scan dapat dilakukan penambahan dan penyisipan halaman.
j. Dokumen hasil scan berupa format file image PDF berkemampuan OCR
(Optical Character Recognition) dan TIFF resolusi min 300 dpi.
k. Dapat memperbaiki karakter yang rusak dari hasil scan OCR.
l. Dapat melakukan pencetakan image langsung dari aplikasi.
m. Dapat memotong hasil image scan secara otomatis.

3. Peralatan Personil :
a. Masker
b. Sarung Tangan
c. Alat pembersih dan pemilah dokumen dokumen
d. Trolly Pengangkut dokumen.

6
VII. Hasil Kegiatan
Hasil dari kegiatan Digitalisasi Warkah ini menghasilkan keluaran sebagai berikut :
a. Memiliki Data digital Warkah yang sudah terentri kedalam aplikasi Manajemen
arsip data digital.
b. Arsip Fisik Dokumen pertanahan sudah tertata rapi,memiliki identitas label untuk
memudahkan proses pencarian dokumen arsip baik secara digital ataupun fisik
arsip.
c. Hasil Digitalisasi Warkah berupa database yang dapat terintegrasi ke dalam
aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan (Web dan Desktop).
d. Back-Up data digital kedalam eksternal harddisk dan keping DVD.
e. Memiliki Buku Daftar Pertelaan Arsip.
f. Laporan hasil kegiatan.

VIII. Laporan Hasil Kegiatan

a. Laporan Pendahuluan
Memuat pemahaman terhadap KAK, rencana kerja secara menyeluruh termasuk
mobilisasi personil/tenaga kerja, tanggung jawab masing‐masing tenaga kerja,
peralatan pendukung yang diperlukan, serta jadwal kegiatan pelaksanaan
pekerjaan.
b. Laporan Antara
Memuat hasil sementara pelaksanaan pekerjaan sampai dengan hari ke‐30.
Laporan Antara berisi capaian hasil kegiatan dan kendala yang
dihadapibesertalangkah-langkah penanganan yang dilakukan. Laporan Antara
diserahkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen paling lambat pada hari ke-35
sejak Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).

c. Laporan Akhir
Memuat hasil akhir pelaksanaan pekerjaan, termasuk dokumentasi kegiatan yang
dilaksanakan, dan harus diserahkan selambat‐lambatnya 1 (satu) hari setelah
selesainya waktu pelaksanaan pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak dan
diserahkan dengan Berita Acara.

IX. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja ini dibuat, untuk dipergunakan sebagai acuan
dalam pelaksanaan kegiatan digitalisasi Warkah Kantor Pertanahan Kota
Administrasi Jakarta Pusat.
Jakarta, April 2014
Pejabat Pembuat Komitmen
Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat

Edison, S.Kom.
NIP. 19640111 198903 1 002