KERANGKA ACUAN KERJA

DIGITALISASI DOKUMEN WARKAH

PAKET I

PUSAT DATA DAN INFORMASI PERTANAHAN DAN LP2B

KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

1
 KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE (TOR)
DIGITALISASI DOKUMEN WARKAH

Kementerian Negara/Lembaga : Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan

Pertanahan Nasional
Unit Eselon I/II : Sekretariat Jenderal/Pusat Data dan Informasi
Pertanahan dan Tata Ruang dan Lahan Pertanian
Pangan Berkelanjutan
Program : Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan
Tugas Teknis Lainnya
Hasil (Outcome) : Terwujudnya Operasional dan Pelayanan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang
Kegiatan : Digitalisasi Dokumen Warkah
Indikator Kinerja Kegiatan : Digitalisasi Dokumen Warkah
Jenis Keluaran (Output) : Digitalisasi Dokumen Warkah
Volume Keluaran (Output) : 1 (Satu)
Satuan Ukuran Jenis Keluaran : Digitalisasi Dokumen Warkah

I. LATAR BELAKANG

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara (UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip pertanahan merupakan
sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari unit organisasi di Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional. Mengelola arsip pertanahan berarti
mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pelayanan pertanahan menjadi
lebih mudah dan cepat. Penyimpanan arsip pertanahan secara teratur, akan memudahkan dalam
menemukan dokumen pertanahan atau informasi yang dibutuhkan, memberikan bukti mengapa
suatu kebijakan diambil pada masa yang telah lalu, serta dapat melindungi institusi, pegawai,
dan pimpinan di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang apabila terjadi hal-hal yang
tidak diinginkan. Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional wajib
menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan pertanahan seperti keputusan

2
pemberian hak atas tanah. Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa
yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan.

Arsip dapat memberikan informasi mengenai tentang apa yang terjadi pada suatu
pekerjaan, kapan hal itu terjadi, dan siapa yang terlibat dalam perihal tersebut, apa keputusan
yang telah ditetapkan atau direkomendasikan dan oleh siapa hal tersebut diusulkan atau
diputuskan, apa saran atau instruksi yang telah diberikan perintah dari suatu pekerjaan atau
peristiwa atau keputusan. Pengelolaan administrasi yang baik akan memberikan kontribusi
yang baik dalam manajemen pertanahan internal maupun pelayanan kepada masyarakat.
Kegiatan administrasi pertanahan meliputi prosedur operasional kegiatan/pekerjaan,
manajemen pengarsipan, manajemen database pertanahan, manajemen tata persuratan, dan
kegiatan administrasi lainnya. Setiap kegiatan administrasi dalam unit-unit tersebut
menghasilkan data dan informasi sesuai dengan fungsi dari kegiatan yang dijalankannya.
Pengelolaan administrasi yang baik akan memberikan kontribusi yang baik dalam manajemen
pertanahan internal maupun pelayanan kepada masyarakat.

Kegiatan administrasi pertanahan meliputi prosedur operasional kegiatan/pekerjaan,

manajemen pengarsipan, manajemen database pertanahan, manajemen tata persuratan, dan
kegiatan administrasi lainnya. Setiap kegiatan administrasi dalam unit-unit tersebut
menghasilkan data dan informasi sesuai dengan fungsi dari kegiatan yang dijalankannya.
Dalam era informasi saat ini peranan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi
semakin strategis dan mulai menguasai tata kehidupan masyarakat, baik secara individu
maupun organisasi.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah pula menyebabkan hubungan

dunia menjadi tanpa batas (borderless) dan menyebabkan perubahan sosial, ekonomi, dan
budaya secara signifikan dan berlangsung demikian cepat. Dalam rangka mendukung dan
meningkatkan pelayanan publik di bidang pertanahan, khususnya pendaftaran tanah, maka
perlu disusun sebuah sistem dokumen manajemen untuk mengatur arsip warkah dan dokumen
pertanahan lainnya. Selanjutnya untuk mewujudkan pengelolaan arsip elektronik yang andal
dan pemanfaatan arsip pada umumnya dan pengelolaan elektronik khususnya sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan serta bertujuan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pertimbangan lainnya adalah amanat ISO 15489-2001 Records Management yang menekankan
pentingnya kebijakan dengan penetapan, pendokumentasian, pemeliharaan, dan
penyebarluasan kebijakan, prosedur, serta praktik pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin

3
kebuktian, akuntabilitas, dan informasi tentang kegiatan yang dilaksanakan. Atas pertimbangan
tersebut maka perlu dilakukan kegiatan Digitalisasi Dokumen Warkah.

II DASAR HUKUM

Dasar hukum pelaksanaan Kegiatan Digitalisasi Dokumen Warkah ini adalah:

a. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
b. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
(ITE).
c. Undang undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
d. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah.
e. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.
f. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
g. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan Media Lainnya dan Legalisasi.
h. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2006 Tentang Badan Pertanahan Nasional.
i. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan
Arsip Statis.
j. Keputusan Presiden Nomor 34 Tahun 2003 Tentang Kebijakan Nasional di Bidang
Pertanahan.
k. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia Nomor 3 Tahun 1997 Tentang Ketentuan Pelaksanaaan PP Nomor 24 Tahun
1997 Tentang Pendaftaran Tanah Mengenai Media Penyimpanan dan Tata Cara
Penyimpanan Data dan Dokumen Pertanahan.
l. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 13/Kep/M.PAN/1/2003
Tanggal 23 Januari 2003 Tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronik Lingkup
Internet di Lingkungan Instansi Pemerintah.
m. Surat Edaran Nomor : SE/06/M.PAN/3/2005 Tentang Program Perlindungan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana.
n. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 12 Tahun 2000 Tentang Standar
Penyimpanan Fisik Arsip.
o. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010
Tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan.

4
 p. Peraturan Kepala BPN RI Nomor 8 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas dan Tata
Kearsipan di lingkungan Badan Pertanahan Nasional.

III GAMBARAN UMUM

Kegiatan Pembangunan Sistem Dokumen Manajemen Pertanahan Berbasis Elektronik

merupakan Program lanjutan bagian dari agenda prioritas yang akan dikembangkan mulai
tahun anggaran 2017. Kegiatan ini merupakan penjabaran dari Rencana Strategis (Renstra)
BPN RI Tahun 2014-2019. Dan tertuang dalam Grand Design dan Road Map Penerapan
Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/
Badan Pertanahan Nasional Tahun 2016 – 2020 untuk Optimalisasi Document Management
System( DMS ) yang bertujuan untuk mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari
dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, review, dan sudah siap publish. Kementerian
Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam setiap menjalankan fungsi kegiatannya
tidak akan lepas dari penyajian data dan informasi mengenai pertanahan yang diperlukan oleh
organisasi/instansi sendiri maupun penyajian informasi dan data yang dibutuhkan oleh
masyarakat luas. Fungsi dan peranan dokumen/arsip sangat diperlukan oleh Kementerian
Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam menjalankan fungsi kegiatannya
sebagai berikut :
1. Aset Negara
Dari semua aset negara yang ada, arsip pertanahan adalah salah satu aset yang berharga.
Data-data tanah yang dihasilkan dari kegiatan administrasi Kementerian Agraria Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi
yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia merupakan kesatuan tanah air dari keseluruhan Bangsa Indonesia. Tanah
merupakan perekat Negara Kesatuan Republik Indonesia.
2. Alat Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action)
Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip pertanahan yang dimiliki Kantor Kementerian
Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor Wiyah BPN Propinsi dan Kantor
Pertanahan Kabupaten/Kota memiliki fungsi sebagai legalitas atau bukti-bukti
kepemilikan tanah. Hal tersebut sangat penting untuk kenyamanan dalam setiap
pelaksanaan kegiatan, untuk memberikan kepastian hukum baik bagi pemerintah maupun
kepada masyarakat.
3. Sumber Pengambilan Keputusan (Current and future policy formation and manajemen
decision making)

5
 Manajemen Kantor Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor
Wiyah BPN Propinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota dalam kegiatan tentunya
memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk saat ini maupun masa yang akan
datang. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam
berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik.
Arsip yang disimpan merupakan sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan
merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila
diperlukan. Dengan demikinan kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-
informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
4. Kewajiban Undang-Undang (Statutory obligation)
Pentingnya Arsip Negara digariskan dalam Undang undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan yang intinya bahwa seluruh aparatur negara berkewajiban melaksanakan
kegiatan penyimpanan dokumen/arsip sebagai bukti kegiatan administrasi yang dilakukan
sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
5. Kebutuhan Audit (Audit requirements)
Penataan dokumen Dokumen/arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan
pelaksanaan pemeriksaan/audit terhadap dokumen tersebut. Proses penelusuran dokumen,
pencarian informasi dan perbandingan antar dokumen atau data dapat dilakukan dengan
lebih cepat dan mudah.
6. Peningkatan Pelayanan Kepada Masyarakat
Pengelolaan sistem manajemen kearsipan yang lebih baik menghasilkan informasi dan data
yang lengkap, akurat, tepat waktu dari sumber yang dapat dipercaya dan dapat
dipertanggungjawabkan. Sumber data tersebut berupa arsip atau dokumen yang tersusun
dengan baik, rapi, terstruktur, mudah di akses dan terjamin keamanannya. Hal ini tentu
akan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat baik dari waktu pelayanan, kualitas
pelayanan dan efektivitas pelayanan itu sendiri.
Dalam menjalankan kegiatan administrasi kearsipan yang dilakukan oleh Kantor
Pertanahan Kabupaten/Kota, Kanwil BPN Provinsi dan Kantor Kementerian Agraria Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional menghasilkan dokumen/arsip dapat digolongkan menjadi
arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. arsip dinamis ini meliputi :

a. Arsip Vital

6
 Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional bagi pencipta arsip. Contoh arsip vital di Kantor Kementerian
Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor Wilayah BPN Propinsi dan
Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota adalah buku tanah, surat ukur, dokumen pertanahan
berupa warkah tanah ( berkas permohonan, peta bidang tanah, gambar ukur, Surat
Keputusan Pemberian Hak, dll). Menurut Peraturan Menteri Negara Agraria / Kepala
Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah, yang dimaksud
dengan warkah adalah dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data
yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah
tersebut. Warkah yang disimpan oleh Kantor Pertanahan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Sertipikat Tanah yang diterbitkan oleh BPN, didalam warkah tersebut
berisi berbagai surat / berkas yang dipersyaratkan, terutama sekali adalah riwayat beserta
bukti penguasaan atau kepemilikan tanah, :yang dapat dijadikan dalam membuat sertipikat
asli atau berupa fotocopi (salinan) yang terdiri dari :
 Fotocopi identitas pemohon (KTP)
 Bukti perolehan tanah (Surat Penguasaan Tanah dari Pejabat yang berwenang,
Keterangan Waris, Letter C, Akta Verbonding / Belanda, akta-akta PPAT. dll)
 Berkas-berkas pendukung lainnya yang berasal dari formulir yang dipersyaratkan
(permohonan, pernyataan-pernyataan, berita acara, dll)
 dokumen mengenai bidang tanah yang dibuat dalam proses sertipikat (peta
pendaftaran, daftar tanah, surat ukur, buku tanah, SK Pemberian Hak Atas Tanah)
 Lampiran – lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, buktisetor pajak,
IMB, dll)
Jumlah lembar warkah bervariasi tergantung jenis layanan dengan rentang dari 20 lembar
hingga mencapai 80 lembar.
b. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Contoh arsip aktif adalah dokumen yang dihasilkan dari kegiatan penunjang kegiatan
pokok pertanahan yang berupa dokumen perencanaan, keuangan, kepegawaian, surat
menyurat, dll.
c. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7
 Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi
substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi,
contohnya: arsip kepegawaian dan arsip keuangan. Klasifikasi substantif adalah klasifikasi
yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. (Asrudin, Perancangan
Skema Klasifikasi). Klasifikasi arsip Badan Pertanahan Nasional dapat dijelaskan sebagai
berikut :
 Arsip Subtantif
Arsip subtantif merupakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan pokok yang dilakukan
oleh BPN berupa dokumen pertanahan seperti: buku tanah, warkat tanah, peta bidang
tanah dan lain sebagainya.
 Arsip Fasilitatif
Arsip fasilitasi merupakan arsip/dokumen yang dihasilkan dari kegiatan penunjang
kegiatan pokok di BPN, berupa arsip/dokumen perencanaan, umum, keuangan,
kepegawaian dan kegiatan penunjang lainnya.
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, dapat dikatakan kegiatan yang dilakukan
Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota, Kanwil BPN Provinsi dan Kantor Kementerian Agraria
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional sebagian besar selalu berhubungan dengan dokumen
kearsipan khususnya arsip warkah misalnya arsip hak milik, hak guna bangunan, hak guna
usaha, warkah tanah, tata naskah, surat keputusan dan korespondensi internal dan eksternal
serta dokumen arsip pertanahan lainnya. Arsip yang ada merupakan aset negara yang tidak
ternilai harganya karena arsip pertanahan yang saat ini dikelola merupakan arsip vital dan arsip
terjaga. Tidak dapat dibayangkan berapa nilai aset dokumen kepemilikan atas tanah yang ada
diseluruh Indonesia apabila tidak dikelola dengan baik dan diamankan untuk kepentingan
bangsa dan negara khususnya bagi seluruh rakyat Indonesia. Arsip berguna bagi pimpinan
dalam pengambilan keputusan, pelaporan, analisis dalam penentuan langkah kebijakan.
Disamping itu arsip juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan
sebagai alat bukti hukum.
Seiring dengan perkembangan aktivitas Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional, Kanwil BPN Propinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota dalam
pelayanan pertanahan rutin dan kegiatan legaliasi asset massal yang pada tahun 2017 sebanyak
5 juta bidang, maka dokumen warkah juga mengalami peningkatan jumlahnya dan
perkembangan baik jenis maupun jumlah yang tentunya bila tidak dikelola dengan baik semakin
lama dapat menimbulkan berbagai masalah seperti;
- Tingkat kesulitan pencarian dokumen sangat tinggi

8
- Kecepatan pencarian dokumen sangat rendah
- Dokumen hilang ketika dibutuhkan
- Tidak ada batasan kewenangan akses terhadap dokumen
- Pertumbuhan jumlah dokumen yang berbanding lurus dengan kebutuhan ruangan
- Jumlah SDM/tenaga yang mengurusi kearsipan sangat sedikit,
- akses pencarian dan biaya perawatannya.
- Pada sisi lain, faktor alam seperti pelapukan, banjir, gempa dan tsunami juga patut
diperhitungkan dalam pengelolaan arsip agar bencana alam tersebut tidak menghancurkan
dokumen/arsip yang ada.

Dengan kondisi data warkah tersebut maka tantangan yang dihadapi dalam mengelola warkah
adalah ;
 Pertumbuhan dokumen warkah, tempat penyimpanan dokumen warkah yang terbatas dan
tidak ada pengelolaan yang baik terhadap dokumen kearsipan maka akan banyak warkah
yang hilang/tercecer
 Tidak tersedianya Dokumen Elektronik untuk Dokumen warkah – Tidak ada backup
dokumen apabila terjadi bencana dan proses hukum yang memerlukan dokumen
 Pencarian Dokumen warkah secara manual – proses pencarian yang lama dan
kemungkinan terselip dalam pengembalian dokumen warkah

9
 Gambar 1. Penyimpanan Warkah Pelayanan dan Naskah dinas di Kantor Pertanahan

IV. MAKSUD DAN TUJUAN

Manajemen arsip dan dokumen merupakan hal yang sangat fundamental dalam bidang
tata kelola organisasi. Seiring berjalannya waktu, jumlah dokumen akan terus bertambah dan
membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar. Teknologi informasi sebagai salah satu
alat dalam tata kelola arsip dan dokumen memberi alternatif berupa alih media dokumen dari
berbentuk kertas (hard copy) ke dalam bentuk file (soft copy).
Maksud dan tujuan dari kegiatan Digitalisasi Dokumen Warkah ini adalah, untuk:
a. Terciptanya pengelolaan arsip elektronik pada lingkup Sistem Dokumen Manajemen
Pertanahan di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
b. Menjamin terpenuhinya kebuktian, akuntabilitas dan ketentuan hukum pelaksanaan
pengelolaan arsip elektronik;
c. Menciptakan budaya pengelolaan arsip elektronik yang baik sesuai dengan undang-undang
kearsipan dan peraturan serta petunjuk teknisnya di lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (pencipta arsip);
d. Menurunkan tingkat resiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip fisik untuk
peningkatkan efisiensi proses bisnis dan pemberian pelayanan pertanahan;

10
e. Meningkatkan tingkat kelengkapan arsip dokumen pertanahan (Buku Tanah, Surat Ukur,
Gambar Ukur, Bidang Tanah dan Warkah) digital/elektronik;
f. Meningkatkan tingkat keamanan arsip digital/elektronik dari resiko-resiko
penyalahgunaannya;
g. Menjadikan inisiatif selanjutnya pada pengembangan sistem manajemen dokumen yang
akuntabel, cepat dan mudah diakses;
h. Melalui sistem arsip elektronik, maka menciptakan budaya tata kelola TIK yang baik.

V. PENERIMA MANFAAT

Bahwa dalam menghadapi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

diperlukan pengelolaan arsip elektronik diperlukan pengelolaan arsip elektronik guna
meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat;
1. Internal
Penerima manfaat dari kegiatan ini secara langsung adalah jajaran internal
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Pusat Data dan
Informasi Pertanahan dan LP2B, Kanwil Provinsi Badan Pertanahan Nasional dan
Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota, ini antara lain :
- Meningkatkan kecepatan kerja dan sistematis
- Menghemat lembar (copyan) dari warkah asli
- Menghemat ruang arsip
- Back up data untuk pengamanan/penyelamatan dokumen
- Peningkatan keamanan data arsip pertanahan khususnya dokumen warkah
2. Eksternal
Penerima manfaat eksternal langsung adalah instansi lain/terkait dengan masyarakat
umum, khususnya masyarakat pemilik tanah dan yang memperoleh kepentingan atas
tanah, yaitu :
- Kecepatan pelayanan dan informasi
- Transparansi pelayanan
- Ketersedian dokumen arsip pertanahan khususnya dokumen warkah

11
VI. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN

VI.1 Metode Pelaksanaan

Metode pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Dokumen Warkah ini merupakan kegiatan

kontraktual yang melibatkan pihak ke-3 dalam pengerjaannya.
Untuk mendukung kegiatan implementasi diperlukan persiapan pelaksanaan meliputi:
a. Perangkat Keras;
- Memenuhi standar teknis untuk pelaksanaan kegiatan ini
- Memenuhi aspek interkonektivitas dan kompatibilitas dengan sistem yang digunakan

Perangkat Keras untuk melaksanakan pekerjaan Digitalisasi Dokumen Warkah, yaitu:

1. Scanner,
Scanner yang dibutuhkan, terdiri-dari:

a. Document High Speed Scanner ADF dengan spesifikasi pembacaan minimum 90

ppm/180 ipm, ukuran kertas A3, mendeteksi kertas yang masuk lebih dari satu
lembar (Multi-feed Detection), sensor untuk kertas paperjam dan kapasitas scanning
minimum 40.000 halaman/hari dan scanner Flatbed dengan spesifikasi pembacaan
minimum 15 ppm, ukuran kertas A3 dan kapasitas scanning minimum 5.000
halaman/hari minimal sebanyak 4 buah untuk masing-masing jenis scanner dan
dibuktikan dengan bukti kepemilikan (milik sendiri/sewa/kerjasama) .
b. Atau Alat scanner yang dapat difungsikan sebagai Document High Speed Scanner
ADF dan scanner flatbed dalam satu perangkat sebagaimana spesifikasi huruf a ,
minimal sebanyak 4 buah dan dibuktikan dengan bukti kepemilikan (milik
sendiri/sewa/kerjasama).
2. PC/Laptop.
Berikut daftar minimal kebutuhan Personal Computer/Laptop:

No. Fungsi Kebutuhan PC/Laptop

1 Tim Leader 1

2 Koordinator 1

3 Teknisi Scanner 1

4 Tenaga Pilah Arsip 0

5 Tenaga Indexing/data Entry 20

12
 No. Fungsi Kebutuhan PC/Laptop

6 Tenaga Operator Scanner 4

7 Tenaga Quality Control 10

Jumlah 37

3. Storage hasil konversi arsip, minimal 10 Terrabyte.

4. Segala peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan pada saat pelaksanaan pekerjaan pada
prinsipnya disediakan oleh penyedia barang/jasa kecuali dinyatakan sebaliknya dalam
dokumen pengadaan.

b. Perangkat Lunak;
- terjamin keamanan dan keandalan operasi sebagaimana mestinya
c. Tenaga;
Berikut daftar minimal kebutuhan SDM pelaksana kegiatan;

1) Tenaga Inti
Tenaga Inti yang diperlukan diperlukan dalam pekerjaan Digitalisasi Dokumen Warkah
adalah:
i. Tim Leader
S1/S2 bidang Teknologi Informasi/Komputer/Informatika/Manajemen atau
sejenisnya, berpengalaman terhadap pekerjaan sejenis minimal 3 pekerjaan
sebanyak 1 orang.
ii. Koordinator
D3/S1 bidang Kearsipan/Manajemen Dokumen/Perpustakaan atau sejenisnya,
atau bidang lain dengan pengalaman minimal 3 pekerjaan sejenis sebanyak 1
orang.
iii. Teknisi Scanner
D3/S1 bidang Teknologi Informasi/Komputer/Informatika/Manajemen atau
sejenisnya, berpengalaman minimal 3 pekerjaan sejenis sebanyak 1 orang.
2) Tenaga Pendukung
Tenaga Pendukung yang diperlukan dalam pekerjaan Digitalisasi Dokumen Warkah
adalah:
i. Tenaga Pilah Arsip
SMA/SMK/STM/D3, Mampu melakukan pemilahan, penataan, pengelompokan
arsip manual, minimal 26. orang.

13
 ii. Tenaga Indexing/Data Entry
SMA/SMK/STM/D3, Mampu melakukan data entry deskripsi arsip manual,
minimal 20 orang.
iii. Tenaga Operator Scanner
SMA/SMK/STM/D3, Mampu mengoperasikan dokumen highspeed scanner,
minimal 4 orang.
iv. Tenaga Quality Control
SMA/SMK/STM/D3, Mampu melakukan kontrol kualitas hasil konversi arsip ke
digital, minimal 10 orang .
d. Keperluan Alat tulis lainnya
- Peralatan penunjang untuk kegiatan ini
e. Kualifikasi Penyedia
- Memiliki sertifikasi ISO 9001:2008
- Memiliki izin usaha sesuai ketentuan perundang-undangan
- Memiliki pengalaman pekerjaan sejenis selama 3 tahun terakhir
- Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib menandatangani perjanjian kerahasiaan data
pada saat pelaksanaan pekerjaan .
- Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib bersedia untuk tidak menyimpan file Salinan
dari hasil digitalisasi warkah dalam media apapun setalah masa pekerjaan berakhir.

VI. 2 Tahapan Pekerjaan

a. Persiapan
Sebelum melakukan digitalisasi dokumen/arsip pertanahan perlu dilakukan persiapan dan
penelitian dari berbagai aspek atas arsip yang akan dilakukan digitalisasi, yang meliputi :
1) Serah Terima Berkas
Dokumen/arsip yang terhimpun dalam berkas yang akan didigitalisasi, terlebih dulu
diidentifikasi dan diinventarisasi nomor, lokasi, tahun, jenis, dan jumlah berkasnya
sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pemrosesan yang pelaksanaannya dilakukan
secara bertahap. Berkas yang telah diidentifikasi kemudian diserah-terimakan yang
ditandai dengan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Dokumen/Arsip
Pertanahan antara pihak Kantor Pertanahan dengan pihak pelaksana digitalisasi.
Berita Acara sekurang-kurangnya memuat :
 Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya digitalisasi;

14
  Keterangan mengenai jenis dokumen/arsip pertanahan yang dilakukan
digitalisasi;
 Tanda tangan dan nama jelas/lengkap pejabat yang bersangkutan.
 Berita Acara dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan daftar
terima arsip yang akan dialihmediakan, dengan ketentuan : (1) Rangkap
pertama untuk Kepala Kantor Pertanahan Badan Pertanahan Nasional selaku
pembina kearsipan di lingkungan Kantor Pertanahan Badan Pertanahan
Nasional; (2) Rangkap kedua untuk unit pengolah; (3) Rangkap ketiga untuk
unit kearsipan.
2) Pemindahan Dokumen/Arsip.
Dokumen/arsip dipindahkan dari rak penyimpanan ke ruang atau lokasi pemilahan.
Alat angkut yang digunakan bisa berupa lori (trolley) atau baki dengan kondisi yang
memungkinkan dokumen tidak tercecer dalam perjalanan. Penyediaan alat angkut
ini diperlukan guna tercapainya efisiensi kerja dan pengamanan terhadap fisik
dokumen. Tetapi jika lokasinya berdekatan misalnya masih dalam satu ruangan
gedung, maka pengambilan cukup dilakukan tanpa alat.
3) Inventarisasi Dokumen/Arsip.
Bundel dokumen/arsip yang sudah diambil dan dipindahkan ke tempat pemilahan,
kemudian dicatat atau diinventarisasi dalam suatu form yang merupakan “kartu
kendali” untuk kemudian diserah-terimakan dengan petugas bagian pemilahan dan
pemberkasan. Selanjutnya Kartu Kendali ini berjalan mengikuti setiap langkah
ekskalasi pemrosesan masing-masing dokumen/arsip, dan berakhir hingga dokumen
bersangkutan kembali ke rak semula. Adapun pencatatan pada kartu kendali ini
meliputi; nomor urut, jenis dokumen, nomor bundel dokumen, tahun, asal lokasi
rak, jumlah dokumen, tanggal pinjam, tanggal kembali, keterangan serta nama dan
paraf para petugas yang dilalui oleh dokumen tersebut.
4) Pemilahan dan Pemberkasan.
Pekerjaan pemilahan dokumen/arsip yang dimaksudkan di sini adalah memilah
dokumen yang akan dipindai/ discan. Untuk dokumen tertentu dapat dengan
mengurai atau melepas setiap kumpulan atau bundel arsip satu per satu sehingga
menjadi lembaran terpisah. Disamping itu, proses ini untuk pemeriksaan keutuhan
fisik dokumen/arsip. Langkah yang terkait dengan proses digitalisasi ini
membutuhkan ketelitian petugas agar dapat mengidentifikasi, mencermati, dan
menilai kondisi setiap lembarnya. Jika semua lembar dokumen/arsip dalam keadaan

15
 yang layak atau siap untuk dipindai dengan alat scanner, maka fisik dokumen/arsip
langsung diserahkan ke petugas atau operator scanner. Sebelum diserahkan ke
operator scanner, petugas pemilahan memastikan bahwa dokumen/arsip pertanahan
harus terhimpun dalam 1 (satu) berkas. Perlu diperhatikan bahwa apabila ada
dokumen tertentu yang dijilid atau berupa buku yang kemudian dilepas dan diurai
untuk kepentingan scan maka setelah selesai pekerjaan scan wajib dijilid kembali
seperti semula.
b. Scan Warkah
Pemindaian adalah proses perekaman, digitalisasi, atau alih media dari dokumen/arsip fisik
menjadi data atau file digital yang berbentuk image. Kegiatan pemindaian untuk
dokumen/arsip pada umumnya menggunakan perangkat keras berupa pemindai
berkecepatan tinggi (High Speed Scanner) dengan jenis ADF (Automatic Document
Feeder). Tetapi dalam keadaan tertentu tidak menutup kemungkinan menggunakan scanner
jenis Flatbed atau jenis lain apabila kondisi dokumen/arsip yang akan dipindai tersebut
dinilai tidak memungkinkan menggunakan jenis ADF. Pada umumnya media kertas pada
dokumen/arsip yang sudah berusia lebih dari 25 tahun akan mengalami penurunan tingkat
kelenturannya sehingga bila dipindai menggunakan scanner jenis ADF, akan merusak fisik
dokumen/arsip tersebut. Untuk menghindari resiko ini, maka langkah pemindaian harus
ditempuh dengan menggunakan scanner jenis Flatbed/ jenis lain, meski butuh waktu
pemrosesan yang agak lambat. Dokumen pertanahan yang telah dipindai/ scan dirapikan
dan dikembalikan ke ruang warkah dan sebelum dikembalikan pada tempat semula harus
diberikan penandaan/ stempel pada setiap kesatuan berkas. Lokasi stempel pada area yang
diperbolehkan dan tidak mengganggu informasi dokumen. Hasil scan harus memenuhi
kriteria sebagai berikut :
a. Resolusi data output yang dihasilkan 150 DPI.
- Berwarna (Autocolor) sesuai aslinya,
- output file .PDF
- Penamaan file Scan Dokumen Warkah diurutkan berdasarkan nomor warkah
Contoh :

Keterangan
1. Tipe arsip warkah
2. Nomor urut daftar isian
3. Tahun warkah adalah Tahun 1995
b. Penyimpanan file dalam folder per tahun

16
c. Indexing.
Setelah pemindaian, langkah selanjutnya adalah indexing, yakni melakukan pengkodean
file, penamaan subjek arsip, penomoran, dan berbagai bentuk entry lain yang dibutuhkan
untuk menjelaskan isi file image hasil pemindaian. Selanjutnya file dimasukkan ke dalam
folder dengan kode atau penamaan yang sesuai dengan kelompok file bersangkutan.

d. Quality Control.
Pekerjaan quality control atau pengendalian mutu hasil baik dari pemindaian ataupun
indexing, merupakan pekerjaan validasi dan verifikasi atas kelayakan data dan hasil
pemindaian, dan merupakan tahap pekerjaan yang akan menentukan apakah file yang
dihasilkan itu dapat dipakai atau tidak. Ukurannya adalah:
 Pengkodean file, penamaan subjek, pengisian tahun, dan sebagainya sudah lengkap
dan sesuai dengan tata laksana dan tuntutan sistem. Ini dapat dilakukan misalnya
dengan menghitung jumlah digit pada kode file, koreksi terhadap redaksional
pengetikan subjek, dan lain-lain.
 Tampilan image yang dihasilkan dari proses pemindaian sudah sesuai, baik dari segi
jumlah lembar fisik ataupun kualitasnya. Langkah ini dilakukan dengan cara
menghitung kembali jumlah halamannya dan membandingkan fisik asli setiap
lembar dokumen/arsip dengan tampilan image dari file dokumen/arsip
bersangkutan.
Jika jumlah atau isi file sudah benar dan hasilnya indeks sudah sesuai dengan standar yang
diharapkan, maka proses alih media/digitalisasi dokumen/arsip dapat dilanjutkan ke fase
berikutnya. Tetapi jika hasilnya dinilai masih belum memadai, maka langkah yang harus
dilakukan adalah:
1) Menyerahkan lembar dokumen yang mungkin belum terpindai (terlewat) untuk
dilakukan pemindaian ulang, dan selanjutnya disisipkan (inserting) sebagai bagian
yang utuh dari halaman dalam file bersangkutan.
2) Melakukan revisi redaksional dari hasil indeks (entri data) sebelumnya jika ternyata
belum lengkap atau tidak sesuai.
3) Melakukan penyesuaian (adjustment) atau koreksi output image hasil pemindaian.
Tetapi jika ternyata langkah penyesuaian dan koreksi ini dinilai masih belum juga
memenuhi standar pemindaian, maka langkah yang ditempuh adalah menyerahkan
kembali lembar fisik dokumen arsip tersebut ke bagian scanning untuk dilakukan

17
 pemindaian ulang dengan setting khusus agar image yang dihasilkan benar-benar
memenuhi standar dokumentasi digital.
Selain tugas seperti di atas, langkah validasi dan verifikasi dari quality control juga
melakukan pemeriksaan terhadap autentikasi pada setiap hasil pemindaian sebagai tanda
keaslian atau autentitas dari dokumen/arsip bersangkutan. Jika sudah dianggap sesuai, maka
pekerjaan proses digitalisasi dapat dilanjutkan ke langkah berikutnya. Langkah pemrosesan
selanjutnya adalah penyimpanan file ke dalam memori komputer atau dimasukkan langsung
ke dalam server (data storage) sebagai database. Sebelum ini, dilakukan juga pekerjaan
penggandaan (copy) atau duplikasi file ke dalam media penyimpanan data External Hardisk
sebagai backup data. Pekerjaan ini juga masih tetap dalam pengawasan pengendalian mutu
(quality control).

e. Upload Ke Dalam Aplikasi Existing

Dokumen/arsip pertanahan yang sudah dilakukan digitalisasi kemudian harus dilakukan
upload ke dalam sistem yang sudah tersedia sehingga terintegrasi dengan dokumen digital
yang terdapat pada aplikasi KKP.

f. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) dan Daftar Digitalisasi Warkah
Berkas yang telah didigitalisasi dan di quality control, kemudian diserah-terimakan yang
ditandai dengan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) dan
Daftar Digitalisasi Warkah antara pihak Kantor Pertanahan dengan pihak pelaksana
digitalisasi.

Berita Acara sekurang-kurangnya memuat :

a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya digitalisasi;
b. Keterangan mengenai jenis, jumlah (halaman), arsip yang didigitalisasi dan proses
digitalisasi pertanahan yang dilakukan digitalisasi;
c. Keterangan bahwa digitalisasi dokumen/arsip pertanahan yang dibuat diatas kertas atau
sarana lainnya kedalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan
naskah aslinya;
d. Tanda tangan dan nama jelas/lengkap pelaksana (vendor), pejabat yang bersangkutan
dan Kepala Kantor Pertanahan Badan Pertanahan Nasional.
e. Berita Acara dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan daftar arsip yang
dialihmediakan kedalam mikrofilm atau media lainnya dengan ketentuan : (1) Rangkap

18
 pertama untuk Kepala Kantor Pertanahan Badan Pertanahan Nasional selaku pembina
kearsipan di lingkungan Kantor Pertanahan Badan Pertanahan Nasional; (2) Rangkap
kedua untuk unit pengolah; (3) Rangkap ketiga untuk unit kearsipan.

Daftar Digitalisasi Warkah, sekurang-kurangnya memuat :

a. pencipta arsip;
b. nomor urut;
c. jenis arsip;
d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.

19
 Gambar 5. Proses Digitalisasi Warkah

VII. LOKASI PEKERJAAN DAN TARGET

Kegiatan digitalisasi dokumen warkah paket I akan dilaksanakan di Kantor Pertanahan

Kota Jakarta Barat dengan jumlah target 444.510 Warkah.

20
VIII. HASIL PEKERJAAN

Hasil akhir sebagai output dari pekerjaan digitalisasi warkah ini berupa:
1. Hasil inventarisasi dokumen warkah tiap buku tanah
2. Daftar Nomor dokumen warkah yang sudah di scan dan nama filenya
3. Softcopy data digital hasil Scan yang telah terupload dalam aplikasi existing.
4. Backup file softcopy digital hasil scan di dalam media penyimpanan
5. Laporan,yang terdiri dari:
- Laporan Akhir Pekerjaan
Merupakan laporan final semua proses pekejaan sesuai dengan tahapannya dan
capaian hasil pekerjaan. Laporan Akhir diserah kan sebanyak 2 (dua) Buku.

IX. WAKTU PELAKSANAN

Lamanya pelaksanaan pekerjaan ini adalah 120 (Seratus Dua Puluh) hari kalender.

X. BIAYA

Biaya untuk melaksanakan Kegiatan ini tersedia dari dana DIPA Tahun 2018 Pusat Data
dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan sebesar
Rp 11.001.622.500,- (sebelas milyar satu juta enam ratus dua puluh dua ribu lima ratus
rupiah) sebagaimana RAB terlampir.

XI. Nama Pejabat Pembuat Komitmen

Pejabat Pembuat Komitmen untuk kegiatan ini adalah: Firman Ariefiansyah Singagerda,
S.T., M.Sc. Alamat Pejabat Pembuat Komitmen: Gedung Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/ Badan Pertanahan Nasional RI, Jl. Sisingamangaraja No. 2, Kebayoran Baru,
Jakarta Selatan 12110, telepon 7222951 Pswt. 504 dan 722 2951, serta Fax. 7268951

21