DAFTAR ISI

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………………… ii

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………. iii

I. PENDAHULUAN……………………………………………………………………………… 1

A. Latar Belakang…………………………………………………………………………… 1

B. Dasar Hukum……………………………………………………………………………. 2

C. Maksud dan Tujuan……………………………………………………………………. 3

D. Ruang Lingkup………………………………………………………………………….. 3

F. Ketentuan Umum………………………………..……………………………………… 3

II. PENGGUNA LAYANAN ……………………………………..……………………………. 5

A. Aparatur Sipil Negara………..………………………………………………………… 5

B. Registrasi Akun e-Office PPNPN…………………………………………………….. 11

C. Registrasi Akun Sertifikat Elektronik……………………………………………… 13

D. Admin Satuan Kerja…………………………………………………………………… 18

III. FITUR APLIKASI E-OFFICE…………………………………………………………….. 19

A. Menu Beranda…………………………………………………………………………… 19

B. Menu Administrasi Surat……………………………………………………………… 20

C. Menu Buat Data…………………………………………………………………………. 26

D. Menu Dokumen TTE……………………………………………………………………. 28

E. Menu Naskah Dinas……………………………………………………………………. 35

F. Menu Informasi Surat..……………………………………………………………….. 44

G. Menu Laporan……..……………………………………………………………………. 46

IV. Penutup……………………………………………………………………………………… 47

ii
 KATA PENGANTAR

Dalam rangka mendukung pelaksanaan transformasi digital yang terus

dilaksanakan secara masif oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional, salah satunya dengan penerapan naskah dinas elektronik
melalui Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (e-Office) yang bertujuan untuk
memudahkan pengolahan administrasi perkantoran dengan memfasilitasi
penciptaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Penerapan e-Office telah dilakukan sejak
bulan Oktober tahun 2019 di lingkungan Kementerian ATR/BPN Pusat dan bulan
November tahun 2020 serentak diimplementasikan di lingkungan Kantor Wilayah
BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan sesuai Surat Menteri Agraria dan Tata
Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor TU.01.02/1541-100/X/2020
tanggal 5 Oktober 2020 hal Implementasi e-Office. Untuk memudahkan
pelaksanaan dan kelancaran penerapan naskah dinas elektronik, perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Pelaksanaan kegiatan alih media surat masuk secara elektronik menggunakan
sarana dan prasarana yang mendukung;
2. Setiap pengguna yang terdiri dari ASN harus memiliki akun pertanahan yang
meliputi data simpeg tervalidasi, email resmi atrbpn.go.id maupun PPNPN
memiliki akun mitra;
3. Setiap ASN harus mendaftarkan Tanda Tangan Elektronik untuk dapat
mengesahkan Naskah Dinas Elektronik;
4. Setiap ASN wajib menjaga kerahasiaan dan bertanggung jawab atas pembuatan
Tanda Tangan Elektronik;
5. Penggunaan Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas Elektronik mengacu
pada Surat Edaran Nomor 11/SE-100.TU.01.02/VI/2021 tentang Penggunaan
Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
6. Penyusunan Naskah Dinas Elektronik dilakukan menggunakan aplikasi
Naskah Dinas Elektronik sebagaimana dimaksud;

iii
7. Apabila terdapat perkembangan terbaru dalam penyusunan Naskah Dinas
Elektronik, Petunjuk Teknis ini akan segera diperbaiki sebagaimana mestinya
Demikian petunjuk teknis ini untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan
Pedoman Penyelenggaraan Naskah Dinas Elektronik Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional agar terciptanya tertib sesuai dengan
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata
Ruang/Badan Pertanahan Nasional.

Jakarta, Juli 2021

A.N. MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/
KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL
SEKRETARIS JENDERAL

HIMAWAN ARIEF SUGOTO

iv
 PETUNJUK TEKNIS
NOMOR
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS ELEKTRONIK
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam mewujudkan Visi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional (ATR/BPN) menjadi institusi berstandar dunia di tahun
2025 salah satunya yaitu mewujudkan kantor layanan modern. Konsepnya,
memberikan produk serta layanan pertanahan dan tata ruang secara elektronik
atau secara garis besarnya melakukan transformasi digital sebagai tuntutan
saat ini yang selalu membutuhkan teknologi digital.
Penerapan Naskah Dinas Elektronik di lingkungan Kementerian ATR/BPN
sudah dilakukan sejak tahun 2017, Aplikasi e-Office digagas sebagai bagian dari
transformasi digital Kementerian ATR/BPN. Dengan aplikasi ini pengolahan
Surat Masuk dan Surat Keluar akan sangat mudah dan dilaksanakan secara
elektronik, sehingga kegiatan perkantoran akan menjadi efisien dan paperless.
Penerapan Aplikasi e-Office menjadi salah satu dari 7 (tujuh) Agenda yang
tertuang dalam rancangan Rencana Strategis (RENSTRA) Kementerian Agraria
dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yaitu Mewujudkan pelayanan
Kantor Modern yang memberikan produk, layanan dan pusat informasi
pertanahan dan tata ruang secara elektronik berbasis teknologi informasi.
Tata Naskah Dinas dan Kearsipan merupakan komponen yang tidak
terpisahkan. Pengelolaan administrasi pertanahan berbanding lurus dengan
baiknya kontribusi manajemen pertanahan internal maupun pelayanan kepada
masyarakat. Dalam hal pengelolaan administrasi pertanahan untuk
mendukung pelaksanaan transformasi digital, maka Kementerian ATR/BPN
memerlukan suatu sistem manajemen untuk mengelola arsip. Pengelolaan
Arsip Dinamis mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan. Penciptaan dimulai dari bagaimana suatu naskah itu dihasilkan
melalui aplikasi naskah dinas elektronik, dan untuk tahapan penggunaan,

1
 pemeliharaan dan penyusutan naskah dinas elektronik tersebut dapat
dibangun dan dikembangkan dalam suatu kesatuan sistem yang utuh.
Biro Umum dan Layanan Pengadaan khususnya di bagian Tata Naskah dan
Kearsipan yang menyelenggarakan fungsi kegiatan pelayanan dan pengelolaan
naskah dinas serta pengelolaan arsip. Penerapan Naskah Dinas Elektronik yang
dikembangkan dalam menunjang efektivitas pelayanan tata naskah dan
kearsipan dibutuhkan konsep pedoman dan panduan teknis penyelenggaraan
agar dapat berjalan sesuai dengan tata naskah dan kearsipan yang berlaku di
lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Oleh sebab itu demi menunjang pengelolaan pelayanan tata naskah elektronik
yang diterapkan secara nasional (33 Kantor Wilayah dan 480 Kantor
Pertanahan Kab/Kota). Fungsi pelayanan yang diselenggarakan akan
berkoordinasi dengan Pusat Data Informasi dan LP2B sebagai penyedia
Layanan Aplikasi yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan
diberikan baik dari segi alur proses tata naskah maupun sistem penunjang
lainnya.

B. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-

Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286);
4. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan
Tata Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 83);
5. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan
Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 84);
6. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di

2
 Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 686);
7. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 401);
8. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 16 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 985);
9. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 17 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 986);

C. Maksud dan Tujuan

1. Maksud dari Petunjuk Teknis ini sebagai pedoman penyusunan Naskah
Dinas Elektronik di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional
2. Tujuan dari Petunjuk Teknis ini:
a. memberi kemudahan pengguna dalam menggunakan Aplikasi e-Office
b. mewujudkan nilai kelembagaan yang Melayani, Profesional dan
Terpercaya

D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Petunjuk Teknis ini meliputi:
1. Pengguna Layanan Naskah Dinas Elektronik
2. Fitur Aplikasi e-Office Naskah Dinas dan Arsip

F. Ketentuan Umum
1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam
rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan di bidang
agraria/pertanahan dan tata ruang;
2. Tanda Tangan Elektronik yang selanjutnya disebut TTE adalah tanda tangan
yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau

3
 terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat
verifikasi dan autentikasi;
3. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur
fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip;
4. Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (e-Office) merupakan aplikasi yang
bertujuan untuk memudahkan pengolahan administrasi perkantoran yang
memfasilitasi Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;

4
BAB II PENGGUNA LAYANAN

A. Aparatur Sipil Negara

1. Sudah terdaftar pada aplikasi kepegawaian dan memiliki akun
pertanahan
2. sebagai pengguna aplikasi e-Office yang menjalankan kegiatan
perkantorkan sehari-hari
3. memiliki fungsi pada aplikasi e-Office sesuai dengan jabatan

Dalam menjalankan prosedur aplikasi e-Office dibutuhkan

pendaftaran akun secara sistematis yang dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :

SIMPEG EMAIL AKUN PERTANAHAN

Validasi daftar Membuat email Melakukan aktivasi
riwayat hidup domain @atrbpn

Validasi riwayat Registrasi email di Kirim link aktivasi ke

pangkat registrasi.atrbpn.go.id email @atrbpn
Validasi riwayat
jabatan
Validasi pendidikan
umum

1. Validasi SIMPEG di https://simpeg.atrbpn.go.id/

a. Login menggunakan akun Admin Struktural;

5
b. Pilih Admin Struktural;

c. Pilih unit kerja yang akan divalidasi;

6
d. Pilih ASN yang akan divalidasi;

e. Centang kolom validasi di Daftar Riwayat Hidup;

f. Kemudian tab Riwayat Pangkat;

g. Centang kolom valid dengan Klik 2 (dua) kali pangkat terakhir;

h. Kemudian tab Riwayat Jabatan;

i. Centang kolom valid dengan Klik 2 (dua) kali jabatan terakhir;

j. Kemudian tab Pendidikan Umum;

7
 k. Centang kolom valid dengan Klik 2 (dua) kali pendidikan terakhir.

2. Pembuatan email di https://registrasi.atrbpn.go.id/

a. Masukan NIP;
b. Selanjutnya Masukan Nomor Handphone yang aktif;
c. Kemudian pengguna akan di kirimkan kode OTP melalui SMS;
d. Masukan kode OTP tersebut pada website;
e. Konfirmasi alamat email dan password pengguna.

3. Aktivasi Akun Pertanahan https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan/

8
Berikut merupakan langkah-langkah :
a. Masukan NIP pada textbox pencarian;
b. Selanjutnya klik tombol Cari;

c. Input gelar depan, nama, gelar belakang;

d. Input tempat tanggal lahir;
e. Klik cek NIK;
f. Input username;
g. Input password;
h. Input Konfirmasi password;
i. Pilih unit kerja;
j. Klik ya, email saya valid;

9
 k. Klik OK, untuk konfirmasi akun akan secara otomatis dikirim ke
email ASN dengan domain @atrbpn.go.id.

4. Konfirmasi email di https://mail.atrbpn.go.id/

a. Login menggunakan email yang sudah dibuat;

10
 b. Melakukan konfirmasi akun melalui email, Klik tautan "Klik disini
untuk menyetujui";
c. Selanjutnya ASN berkoordinasi dengan Kasubag Tata Usaha untuk
segera di aktivasi;
d. Kemudian login di https://e-Office.atrbpn.go.id/ dengan masukan
username dan password yang sudah dibuat.

B. Registrasi Akun e-Office PPNPN

1. Mitra
Membuat Akun Mitra ATR/BPN di https://mitra.atrbpn.go.id/ppnpn,
PPNPN melengkapi biodata, upload dokumen Surat Keputusan Kontrak dan
upload file ijazah.

11
 2. Validasi
Validasi oleh Admin Satker yaitu Kasubag TU atau Kasubbag Umum
dan Informasi.

C. Registrasi Akun Sertifikat Elektronik

Sertifikat elektronik memberikan jaminan otentikasi data karena
sertifikat digital dapat menunjukan langsung pemilik dari sertifikat di
dalam suatu dokumen, kemudian integritas karena pada sertifikat
elektronik menjamin keutuhan data dengan melihat apakah ada suatu
perubahan di dalam dokumen yang telah ditandatangani, dan anti
penyangkalan karena dapat langsung dibuktikan waktu penandatangan
serta dapat menyangkal pemalsuan dari suatu keutuhan data.
Sertifikat Elektronik untuk Individu yaitu sertifikat yang digunakan
bagi individu/pejabat yang akan menandatangani dokumen secara
elektronik terhadap produk informasi ataupun perubahan informasi karena
alasan tertentu. Akun Sertifikat elektronik ini dapat didaftarkan melalui
akun ASN yang bersangkutan di
https://app.atrbpn.go.id/akun/sertifikatelektronik menu Registrasi User.

Tahapan pendaftaran akun secara garis besar adalah sebagai berikut:

1) ASN yang bersangkutan mendaftar ke
https://app.atrbpn.go.id/akun/sertifikatelektronik menu registrasi
user;
2) Pusdatin melakukan proses validasi;
3) BSrE mengirimkan link aktivasi;
4) ASN melakukan proses aktivasi dengan cara foto ktp dan selfie
melalui link aktivasi yang dikirimkan oleh BSrE/osd bssn;
5) ASN menunggu verifikasi;
6) ASN menerima email informasi login dan link pembuatan Passphrase
dari BSrE /OSD BSSN;
7) ASN melakukan proses pembuatan Passphrase;
8) Approve oleh BSrE dan ASN menerima email akun telah aktif/issue;
9) Akun TTE aktif;
10) Pada pembuatan Akun Sertifikat Elektronik Individu ini terdapat
beberapa Status User yaitu :
a) User Baru : ASN belum terdaftar atau belum melakukan registrasi
b) Menunggu Validasi : ASN belum divalidasi oleh Pusdatin
c) Menunggu Aktivasi : ASN belum diaktivasi oleh Pusdatin

12
11) ASN belum diverifikasi oleh pihak BSrE (diajukan oleh Pusdatin
setelah proses validasi);
12) ASN belum melakukan set Passphrase (link set Passphrase di
kirimkan ke email terdaftar);
13) ASN belum dikonfirmasi oleh pihak BSrE (diajukan oleh Pusdatin
setelah proses set Passphrase);
14) ASN telah terdaftar dan memiliki sertifikat elektronik.

Registrasi Akun Sertifikat Elektronik atau Tanda Tangan Elektronik

(Individu) dapat dilakukan oleh ASN yang bersangkutan dengan mengakses
alamat resmi https://app.atrbpn.go.id/Akun/SertifikatElektronik
Langkah-langkah untuk melakukan registrasi tanda tangan elektronik
secara individu adalah sebagai berikut:
1) Lakukan Sign In;

2) Input nama pengguna sesuai dengan akun KKP/Akun Pertanahan/E-

Office;

13
3) Saat penginputan jabatan dan unit kerja memiliki batas karakter dan
mohon diperhatikan untuk tidak memberikan simbol pada inputan
jabatan, unit kerja, kota dan provinsi;
4) Klik cek pada samping inputan NIK;

5) Upload File KTP Berwarna dengan format PNG maximal 400kb, File
Surat Rekomendasi berformat PDF maksimal 500kb, pastikan terdapat
data ASN yang bersangkutan pada lampiran surat rekomendasi, dan
lakukan proses penandatanganan pada kolom tanda tangan
menggunakan kursor, jika ingin mengulangi klik tombol ulangi untuk
melakukan proses penandatanganan ulang pada kolom tanda tangan;
6) Klik Simpan untuk melakukan proses pengajuan validasi ke Pusdatin,
sehingga status pada user akan berubah menjadi status “USER
BARU” menjadi status “MENUNGGU VALIDASI”.

14
 Setting Pin Passphrase oleh ASN Tanda Tangan Elektronik setelah
proses validasi oleh pusdatin telah dilakukan, maka status pada informasi
user akan berubah menjadi “MENUNGGU AKTIVASI”. Status ini terdapat 6
tahapan yaitu:
a) Menunggu Verifikasi oleh pihak BSrE;
b) Menunggu ASN yang bersangkutan melakukan proses pembuatan
Passphrase;
c) Menunggu approval oleh pihak BSrE;
d) Jika pihak BSrE sudah melakukan proses verifikasi ulang data ASN
yang telah divalidasi sebelumnya, maka Pegawai/ASN akan
mendapatkan dua email;
e) Email berisi username dan password untuk login ke aplikasi AMS
(Aplikasi Manajemen Sertifikat Elektronik) dan Esign BSrE
https://portal-BSrE.bssn.go.id/;
f) Kedua, email berisi link untuk melakukan set-Passphrase.

15
 ASN yang bersangkutan diharuskan melakukan proses set- Passphrase
atau pembuatan Passphrase terlebih dahulu melalui link set Passphrase
yang dikirimkan oleh OSD BSSN. Pada proses ini ASN harus menginputkan
Passphrase secara langsung dan tidak boleh diwakilkan.

Setelah ASN melakukan proses pembuatan Passphrase, selanjutnya

ASN akan menunggu approval dari tim BSrE. Setelah di approve dan
enrollment oleh sistem, maka pengguna akan mendapatkan email
pemberitahuan bahwa sertifikatnya sudah terbit.

16
 Berikut adalah lampiran surat yang ditujukan kepada Kepala Badan Siber
dan Sandi Negara (BSSN) :

17
D. Admin Satuan Kerja
Admin Satuan Kerja atau Admin Satker adalah ASN yang memiliki
tugas dan fungsi pada bagian ketatausahaan yang bertanggung jawab atas
administrasi pada satuan kerja.

Sub Menu Pengaturan User digunakan oleh admin satker untuk

melakukan hak akses, sinkronisasi data dan pengaturan ulang password.

18
III. FITUR APLIKASI E-OFFICE NASKAH DINAS DAN
ARSIP

A. Beranda
Setelah pengguna melakukan login, pengguna akan diarahkan ke halaman
utama atau beranda. Di halaman ini, pengguna dapat melihat progres pekerjaan
pengguna di e-Office seperti jumlah naskah dinas yang belum dibaca, jumlah
naskah dinas yang perlu di-TTE, jumlah naskah dinas yang perlu persetujuan.
Pengguna dapat segera menuju ke halaman tersebut untuk segera ditindak
lanjuti jika perlu dengan cara mengarahkan cursor mouse pengguna ke kotak
informasi tersebut. Untuk 3 (tiga) informasi di bawah serta parameter di bawah,
merupakan jumlah progres pengguna serta satker pengguna.

Pada sub-tab atau menu samping, pengguna dapat mengakses dokumen

dokumen atau pekerjaan lainnya. Beberapa menu memiliki sub-menu yang
dapat pengguna klik dan beberapa menu memiliki jumlah dokumen
keseluruhan (yang masuk) ataupun yang belum dibaca.

19
B. Menu Administrasi Surat
1. Kotak Masuk
Di dalam Submenu Administrasi Surat, terdapat Kotak Masuk yang
berisi daftar surat masuk yang ditujukan oleh pemilik akun. Untuk melihat
daftar surat masuk yang diterima, klik pada kotak surat masuk yang akan
dibuka dan diproses.surat masuk yang belum dibuka akan terlihat pada
tampilan dengan huruf tebal sedangkan surat sudah dibaca tampilan huruf
tidak tebal.
Untuk surat masuk, pengguna dapat melakukan sortir sesuai
keinginan dengan memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia
dan pengguna dapat mengatur urutan sesuai ascending atau descending.
Pencarian surat masuk juga dapat dilakukan dengan memasukkan, nomor
surat, asal surat, perihal dan sifat surat pada kolom pencarian.

Jika pengguna sudah masuk ke halaman surat, maka terdapat

beberapa informasi antara lain:
a) Tombol Selesai untuk menyelesaikan surat;
b) Tombol Kembalikan untuk mengembalikan surat apabila terdapat
koreksi atas kesalahan input pada surat;
c) Tombol Buat Surat Keluar Jawaban;
d) Tombol Notulen untuk membuat notulensi berdasarkan surat masuk
terkait;

20
 e) Ikon printer untuk cetak dan Fitur cek perjalanan surat;
f) Informasi surat antara lain Asal Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal
Surat, Tanggal Terima, Nomor Agenda, Nomor Surat, Keterangan Surat;
g) Attachment File atau scan surat masuk dan fitur tambah attachment
file*;
h) Catatan sebelumnya dari pemberi disposisi;
i) Perintah disposisi;
j) Field catatan pemilik akun untuk perintah disposisi;
k) Field kirim/disposisi untuk meneruskan/mendisposisikan surat masuk.
a. Untuk mendisposisikan surat masuk langkah yang perlu dilakukan
adalah:
l) Pilih Unit Kerja sesuai unit kerja pemilik akun, Jabatan tujuan perintah
disposisi, ASN yang akan menerima disposisi, Keterangan disposisi serta
pilih perintah disposisi dan catatan disposisi;
m) Klik tombol pilih. Apabila akan di disposisi, ulangi tahap sebelumnya;
n) Klik tombol Kirim.

2. Surat Terkirim
Surat terkirim merupakan daftar surat keluar yang terkirim maupun
ter-disposisi dari pemilik akun. Untuk melihat daftar surat terkirim, pemilik
akun, dapat melakukan klik menu Terkirim di dalam Submenu Administrasi
Surat. Terdapat juga ikon lihat untuk melihat kembali surat yang telah
terkirim. Dan ikon arah panah kanan untuk mengirim ulang surat

21
 Di atas daftar surat terkirim, terdapat fitur Pencarian surat yang dapat
digunakan untuk mencari surat dengan memasukkan nomor surat ataupun
perihal surat.Pada Surat terkirim pengguna dapat melakukan sortir sesuai
keinginan dengan memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia
dan pengguna dapat mengatur urutan sesuai ascending atau descending.

Jika pengguna klik salah satu surat terkirim, pengguna akan

diarahkan ke halaman isi surat tersebut, yang memuat informasi seperti:
a) Asal Surat, Tujuan Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat,
Tanggal Terima, Nomor Surat, Keterangan Surat, Perihal dan Resume;
b) Attachment File;
c) History Surat memuat alur perjalanan surat, status surat, jenis redaksi,
catatan disposisi surat dan dapat di filter berdasarkan kategori yang
dipilih;
d) Tombol Buat Surat Keluar Jawaban untuk membuat surat keluar
berdasarkan surat masuk terkait;
e) Tombol Notulen untuk membuat notulensi.

22
3. Surat Kembali
Untuk mencari surat Kembali, pengguna dapat klik Submenu
Administrasi Surat, dan klik Surat Kembali. Pengguna akan diarahkan ke
halaman yang berisi informasi daftar surat terkirim yang dikembalikan ke
pemilik akun apabila terdapat revisi atau kekeliruan pada surat terkirim.

4. Edit Surat
Menu Edit Surat berfungsi untuk mengedit atau memperbaiki surat
yang telah di input. Fitur tersebut terdapat di dalam Submenu Administrasi
Surat, lalu klik Edit Surat. Pengguna akan diarahkan ke halaman yang berisi
surat-surat yang dapat di edit.

23
 Untuk mengubah isi surat, pengguna dapat melakukan Langkah Langkah
sebagai berikut:
❖ Edit Informasi surat yang akan diganti (Asal Surat, Tujuan Surat, Sifat Surat,
Jenis Surat, Metode Pengiriman, Tanggal Surat, Nomor Surat, Perihal dan
Keterangan Surat);
❖ Klik Tombol Simpan;
❖ File attachment dapat diedit antara lain dengan menambahkan file ataupun
menghapus file yang sudah terunggah (nomor agenda tidak dapat diubah).

5. Proses/Setujui Surat
Menu setujui surat digunakan oleh admin satker untuk memproses
atau menyetujui surat yang telah di input. Fitur tersebut terdapat di dalam
Submenu Administrasi Surat, lalu klik Proses/Setujui surat. Pengguna akan
diarahkan ke halaman yang berisi surat surat akan disetujui.

24
6. Cetak Disposisi
Menu Cetak Disposisi digunakan untuk mencetak lembar disposisi
surat masuk yang akan dikirim kepada pegawai yang menerima disposisi
sesuai dengan unit kerja penerima. Fitur tersebut terdapat di dalam
Submenu Administrasi Surat.
Setelah pengguna memilih surat yang akan dicetak lembar disposisi,
maka halaman akan menampilkan menu input untuk cetak lembar
disposisi, kemudian pengguna dapat mengisi data penerima disposisi lalu
klik tombol Cetak.

25
 Kemudian akan muncul hasil lembar disposisi yang akan dicetak ,
dengan view PDF, lalu klik ikon download untuk menyimpan file tersebut.

C. Menu Buat Data

1. Buat Surat Masuk
Untuk fitur Submenu Buat Surat Masuk, hanya dapat diakses oleh
Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Subbagian Tata Usaha dan ASN yang
memiliki wewenang untuk mengentri surat masuk pada Aplikasi e-Office.
Untuk memulai, pengguna dapat mengikuti langkah-langkah berikut :
a) Klik Menu Buat Surat;
b) Klik Submenu Buat Surat Masuk;
c) Masukkan Asal Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Tanggal
Terima, Nomor Surat, Perihal dan Keterangan Surat;
d) Pilih Unit Kerja, Jabatan, ASN dan Redaksi;
e) Klik Tombol Simpan. Apabila ingin menambahkan daftar penerima surat
inisiatif, ulangi langkah 1-4;
f) Klik File Surat untuk meng-upload file (opsional);
g) Klik Tombol Kirim.

26
2. Buat Inisiatif Tanpa Refrensi (Surat Keluar)

Untuk fitur Submenu Buat Inisiatif Tanpa Referensi (Surat

Keluar), hanya dapat diakses oleh pengguna e-Office Surat Inisiatif Tanpa
Referensi pada Aplikasi e-Office. Untuk memulai, pengguna dapat
mengikuti langkah-langkah berikut :
a) Klik Menu Buat Surat;
b) Klik Submenu Buat Surat Masuk;
c) Masukkan Asal Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Tanggal
Terima, Nomor Surat, Perihal dan Keterangan Surat;
d) Pilih Unit Kerja, Jabatan, ASN dan Redaksi;
e) Klik Tombol Simpan. Apabila ingin menambahkan daftar penerima
surat inisiatif, ulangi langkah 1-4;
f) Klik File Surat untuk meng-upload file (opsional);
g) Klik Tombol Kirim.

27
D. Menu Dokumen TTE

Menu Dokumen TTE digunakan untuk memproses naskah dinas yang

akan ditandatangani secara elektronik. Didalam menu Dokumen TTE terdapat
sub menu sebagai berikut :

1. Upload PDF merupakan fitur pengunggahan surat yang akan ditandatangani

secara elektronik oleh Pimpinan;
2. Persetujuan PDF sama dengan paraf kemudian diteruskan ke Pimpinan
untuk melakukan tanda tangan secara elektronik;
3. Proses TTE merupakan kotak masuk dari Upload PDF dan Persetujuan PDF
kemudian Pimpinan menandatangani secara elektronik dengan memasukan
Passphrase;
4. Sudah TTE merupakan daftar surat yang sudah ditanda tangani secara
elektronik oleh Pimpinan.

28
1. Upload PDF

a) Pada menu Upload PDF terdapat beberapa fitur yaitu Daftar Surat yang
sudah Upload PDF, Status Upload PDF, Pengajuan Khusus, Pengajuan Baru;

b) Tampilan daftar surat yang sudah di Upload;

c) Pengajuan Khusus dan Pengajuan Baru untuk mengupload surat yang akan
ditandatangani secara elektronik;

d) Pastikan format yang akan di tanda tangan elektronik sudah dengan kop
surat, dan tidak menggunakan footer.

29
2. Pengajuan Baru

a) Input pengenal dokumen seperti tanggal, nomor surat, perihal dan posisi
TTE, jika halaman tanda tangan terdapat pada halaman pertama silahkan
pilih opsi halaman pertama, jika halaman tanda tangan terdapat pada
halaman terakhir silahkan pilih opsi halaman terakhir;
b) Kemudian pilih penandatangan;

c) Jika sudah memilih penandatangan silahkan upload dokumen yang

akan di TTE;

30
d) Jika sudah upload dokumen, klik kirim pengajuan dan masukan
Passphrase untuk melakukan paraf.

31
3. Proses TTE di akun penandatangan

a) Di dalam fitur list proses TTE, terdapat fitur yang dapat mengingatkan
verifikator. Pengguna dapat klik ikon bulatan biru di pojok kanan. Lalu
akan muncul halaman yang memiliki tombol Kirim Pengingat.
b) Di dalam fitur list proses TTE, terdapat fitur untuk menghapus dokumen
yang akan di TTE . Pengguna dapat klik ikon tempat sampah lalu
dokumen tersebut akan terhapus dalam list daftar.
c) Pilih dokumen yang akan di TTE, jika ingin melihat dokumen silahkan
klik ikon mata di pojok kanan
d) Kemudian pilih tombol proses

e) Kemudian masukan Passphrase untuk menandatangani dokumen

tersebut

f) Jika sudah pilih menu Sudah TTE, kemudian cari dokumen di kolom
pencarian dan unduh dokumen tersebut

32
g) Buka dokumen tersebut menggunakan aplikasi Adobe Reader untuk
melihat keaslian dokumen dan history penandatanganan

1) Persetujuan PDF
Persetujuan PDF dilakukan oleh admin satker fungsinya sama
dengan paraf kemudian diteruskan ke Pimpinan untuk melakukan
tanda tangan secara elektronik. Pada menu ini dapat melihat list
dokumen yang harus disetujui oleh pimpinan satuan kerja.

a) Pilih menu Dokumen TTE;

b) Kemudian klik persetujuan PDF maka akan muncul daftar list naskah
dinas yang akan ditandatangani secara elektronik.

33
2) Proses TTE
Pada Submenu Proses TTE terdapat daftar dokumen yang akan
ditanda tangani oleh penandatangan secara elektronik dengan
memasukan Passphrase. Terdapat keterangan kedaluwarsa pada
dokumen jika tanggal penandatangan berbeda dengan tanggal upload
dokumen.

3) Sudah TTE
Sudah TTE merupakan daftar surat yang sudah ditandatangani
secara elektronik oleh Pimpinan.

34
E. Menu Naskah Dinas Elektronik
Menu Naskah Dinas Elektronik berfungsi untuk membuat dokumen
naskah dinas seperti Nota Dinas, Surat Dinas/Surat Keluar, Surat Undangan,
Surat Keputusan. Submenu dalam Naskah Dinas antara lain :
1. Daftar Konsep
Submenu Daftar Konsep berisi daftar semua konsep naskah dinas yang
konsepnya belum diajukan (draft konsep). Berikut ini adalah tampilan
submenu Daftar Konsep :

Berikut ini langkah-langkah untuk membuat Daftar Konsep pada

Naskah Dinas :
a) Klik menu tombol Buat Baru;

35
b) Selanjutnya pilih naskah dinas yang akan pengguna buat;
c) Setelah Memilih Naskah Dinas klik tombol Buka Editor;
d) Selanjutnya pengguna akan diarahkan pada halaman pengisian draft
e) konsep;

f) Pilih Kop Surat Kantor/Satker Pengguna;

g) Pilih Sifat Surat;
h) Pilih Kode Arsip/Kode Klasifikasi pada jenis surat;
i) Pilih Pengirim Surat (Penandatangan Surat);
j) Isi Perihal Surat;
k) Pilih Tujuan Surat;

36
l) Setelah memilih Tujuan Surat, klik tombol Tambah sehingga data
muncul dibawah, sebagai tujuan pengiriman surat seperti gambar
berikut ini;

m) Pilih Tembusan Surat (bersifat opsional);

n) Setelah pengguna mengisi semua data pengenal, selajutnya klik
tombol Berikutnya untuk melanjutkan pengisian Isi Surat. Berikut
tampilan gambar Isi Surat;

o) Selanjutnya isi pada editor surat;

37
p) Jika Isi Surat sudah diisi, Klik Tombol Selanjutnya;
q) Selanjutnya pengguna akan di arahkan pada halaman Lampiran,
halaman ini bersifat opsional, jika pengguna ingin menambahkan
lampiran, klik pada ikon kaca pembesar, kemudian cari file yang
akan pengguna upload seperti gambar berikut;

r) Jika file sudah terupload klik selanjutnya;

s) Selanjutnya pengguna akan diarahkan pada halaman
Penandatangan, dalam langkah ini pengguna perlu memperhatikan,
siapa pengirim surat yang sebelumnya diisi di menu Pengenal, jika
pengirim surat adalah atasan langsung, maka pengguna hanya
menambahkan penandatangan atas nama atasan langsung tersebut
seperti gambar berikut;

t) Jika Pengirim Surat bukan pimpinan langsung atau 2 tingkat bahkan

lebih dari jabatan pengguna, maka pengguna perlu menambahkan
paraf pada setiap jabatan diatas pengguna, dengan klik tombol paraf
kemudian pengguna dapat mencari nama pimpinan pengguna
tersebut, seperti pada gambar berikut;

38
u) Ketikan pada textbox jabatan , ketik jabatan pimpinan pengguna dan
kemudian klik tombol Cari , selanjutnya akan muncul pada tabel
dibawah NIP, Nama , dan Jabatan Pimpinan pengguna, klik pada ikon
ceklis untuk mengkonfirmasi nama pegawai tersebut;

v) Klik tombol berikutnya, untuk melanjutkan langkah selanjutnya;

w) Selanjutnya halaman akan berpindah pada Menu Tampilan;

x) Pada Menu Tampilan klik pada tombol Simpan dan Tampilkan ,

untuk melihat surat yang sudah di konsep sebelumnya;

39
y) Klik pada tombol Ya;

z) Maka akan tampil, tampilan surat yang sudah dibuat;

aa) Langkah selanjutnya , jika pengguna ingin meneruskan surat, untuk
di paraf kepada pimpinan atau di tandatangan oleh pengirim surat
klik pada tombol ajukan konsep.

40
 bb) Klik Tombol Ya untuk melanjutkan;

cc) Proses Pembuatan Daftar Konsep Selesai.

2. Proses Konsep
a) Untuk memulai proses konsep surat, pada menu samping, dibawah
Naskah Dinas, klik Proses Konsep. Kemudian, pengguna akan dibawa
ke halaman yang berisi daftar Konsep dalam Proses;
b) Untuk melihat isi surat, pengguna dapat klik ikon mata. Sementara,
untuk memulai proses koordinasi draft, pengguna dapat klik ikon
panah kanan;

41
c) Jika pengguna memutuskan untuk klik ikon panah kanan, pengguna
akan diarahkan ke halaman koordinasi draft naskah dinas yang berisi
tampilan surat beserta informasinya. Pengguna pun dapat melakukan
diskusi di bagian Catatan Koordinasi Naskah Dinas. Jika pengguna
memilih untuk setuju ataupun membatalkan, pilihan akan ada di
bagian kanan, di atas dokumen. Adapun fitur Buka Naskah Editor yang
berfungsi untuk merubah isi dari naskah dinas apabila diperlukan oleh
pengolah surat;

d) Pengguna pun dapat melakukan diskusi dengan pengolah surat

ataupun verifikator apabila ada masukkan yang harus dilakukan
ataupun konsep surat sudah memenuhi kebutuhan.

42
3. Konsep Disetujui
Submenu Konsep Disetujui berisi daftar semua konsep naskah dinas
yang konsepnya sudah di setujui pimpinan untuk dilanjut pada proses TTE.
Berikut ini adalah tampilan submenu Konsep Disetujui :

Berikut ini langkah-langkah untuk memproses dokumen Konsep

Disetujui sebagai berikut :

43
 a) Klik pada ikon panah kanan yang terdapat di kanan data;

b) Masukan Nomor Surat Naskah Dinas pada kolom textbox Nomor Surat;
c) Klik Tombol Proses TTE.

F. Menu Informasi Surat

Untuk masuk ke Informasi Surat, pengguna dapat mengakses nya di
Submenu Informasi Surat. Surat dapat diurutkan sesuai keinginan dengan
memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan Pilihan Sortir
Ascending atau Descending.

44
 Jika pengguna klik salah satu surat, pengguna akan diarahkan ke
halaman yang berisi tentang informasi surat tersebut. Mulai dari asal surat,
attachment file, perjalanan surat, dan sebagainya.

45
G. Menu Laporan
1. Laporan Surat Masuk
Untuk melihat laporan surat yang masuk ke akun pengguna, pengguna
dapat mengakses nya di dalam Submenu Laporan, lalu klik Surat Masuk.
Pilih urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis urutan, cetak
berdasarkan kategori yang ada dan rentang waktu,lalu klik Tombol Cetak.

2. Laporan Surat Keluar

Sementara, untuk melihat laporan surat yang keluar di akun
pengguna, pengguna dapat mengakses nya di dalam Submenu Laporan,
lalu klik Surat Keluar. Pilih urutan data berdasarkan kategori yang ada,
jenis urutan, cetak berdasarkan kategori yang ada dan rentang waktu,lalu
klik Tombol Cetak

46
IV. PENUTUP

1. Demikian Petunjuk Teknis ini disampaikan sebagai pedoman ketentuan

pelaksanaan atas Penyusunan Pedoman Penyelenggaraan Naskah Dinas
Elektronik.
2. Petunjuk Teknis tentang Penyusunan Pedoman Penyelenggaraan Naskah
Dinas Elektronik mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan
3. Apabila di kemudian hari terdapat perkembangan dalam pelaksanaan
Penyusunan Pedoman Penyelenggaraan Naskah Dinas Elektronik akan segera
diperbaiki sebagaimana mestinya.

Jakarta, Juli 2021

A.N. MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/
KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL
SEKRETARIS JENDERAL

HIMAWAN ARIEF SUGOTO

47