PEMERINTAH KOTA TANJUNGPINANG

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

Jl. Jendral Ahmad Yani No. 53-54, Kelurahan Sei Jang, Kecamatan Bukit Bestari, Kota
Tanjungpinang, Provinnsi Kepulauan Riau, Telp/Faks. (0771) - 317793
email : dpk@tanjungpinangkota.go.id Kode Pos 29124

LAPORAN
Nomor : ${nomor_naskah}
TENTANG

MELAKSANAKAN PENDAMPINGAN PENATAAN KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN

UMUM DAN KEPEGAWAIAN PADA SEKRETARIAT
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KOTA TANJUNGPINANG.

I. PENDAHULUAN.

A. Umum/Latar Belakang :
Menindaklanjuti Surat Perintah Tugas dari Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjungpinang Nomor
B/045/151/5.17.01/2023 tanggal 10 Juli 2023 tentang Melaksanakan
Pendampingan Penataan Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Tanjungpinang.

B. Landasan Hukum :
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
3. Peraturan Wali Kota Tanjungpinang Nomor 39 Tahun 2017
tentang Pedoman Tata Kearsipan.

C. Maksud dan Tujuan :

1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat
dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusunan arsip dengan berdaya
guna berhasil.
3. Arsip inaktif dapat didata dan kemudian dapat diusulkan
pemusnakan asip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
II. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN

1. Melaksanakan Pendampingan Penataan Kearsipan pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjungpinang dilaksanakan selama 10 hari kerja
terhitung mulai tanggal 11 Juli – 25 Juli 2023.

Pelaksana kegiatan:

1. Nama : Ibnu Roji, A.Md

Pangkat/gol : Penata/IIIc
NIP : 19780703 200604 1 017
Jabatan : Analis Pengembangan SDM Aparatur
2. Nama : Surya Mulyono, S.E
Pangkat/gol : Penata Muda Tk.I/IIIb
NIP : 19781014 200604 1 015
Jabatan : Analis Pengembangan SDM Aparatur
3. Nama : Sufyan
Pangkat/gol : Pengatur Tk.I/IId
NIP : 19660814 200604 1 016
Jabatan : Pengadministrasi Umum
4. Nama : Desi Arisani
Pangkat/gol :-
NR-PTT : 30705028
Jabatan : Tenaga Pendukung Pranata Kearsipan
5. Nama : Oni Siswanda
Pangkat/gol :-
NR-PTT : 31212322
Jabatan : Tenaga Pendukung Administrasi Persuratan
6. Nama : Sarimah
Pangkat/gol :-
NR-PTT : 31307532
Jabatan : Tenaga Pendukung Administrasi Tata Usaha
7. Nama : Rudy Septian, S.T
Pangkat/gol :-
NR-PTT :-
Jabatan : Tenaga Harian Lepas (THL)
III. HASIL YANG DICAPAI

1. Arsip surat keluar dan surat masuk yang dipindahkan ke Record

Center merupakan arsip dengan kurun waktu dari tahun 2008 sampai
dengan 2022 dengan jumlah box sebagai berikut:
a. Arsip 2008 jumlah 1 Box
b. Arsip 2009 jumlah 1 Box
c. Arsip 2010 jumlah 1 Box
d. Arsip 2011 jumlah 1 Box
e. Arsip 2012 jumlah 1 Box
f. Arsip 2013 jumlah 1 Box
g. Arsip 2014 jumlah 1 Box
h. Arsip 2015 jumlah 1 Box
i. Arsip 2016 jumlah 1 Box
j. Arsip 2017 jumlah 3 Box
k. Arsip 2018 jumlah 2 Box
l. Arsip 2019 jumlah 3 Box
m. Arsip 2020 jumlah 5 Box
n. Arsip 2021 jumlah 4 Box
o. Arsip 2022 jumlah 2 Box

2. Kondisi arsip yang diserahkan dimaksud pada point 1 dalam keadaan

baik. Adapun arsip-arsip tersebut banyak merupakan arsip hasil
penggandaan/fotocopy.

3. Untuk arsip pada Box Tahun 2008 s.d 2011 kurang lebih berjumlah 3
arsip, sedangkan arsip pada Box Tahun 2012 s.d 2022 kurang lebih
berjumlah 60 arsip dari perhitungan kasar.

4. Data arsip surat masuk dan surat keluar sebagaimana tersebut telah
terdapat pada SIMARDI dari Tahun 2012 sampai dengan Tahun
2020. Akan tetapi berkas yang serahkan ke Record Center belum
dapat disesuaikan dengan data yang terdapat pada SIMARDI.

5. Selain arsip surat keluar dan surat masuk, terdapat arsip sebagai
berikut:
a. Arsip absensi dengan jumlah 3 Box, kurun waktu Tahun 2021
dengan kondisi baik.
b. Arsip TKD, kurun waktu Tahun 2021 dengan jumlah 2 Box dan
Tahun 2022 dengan jumlah 1 Box dengan kondisi baik.
IV. KESIMPULAN, SARAN DAN KENDALA
1. Kesimpulan
Arsip-arsip surat masuk dan surat keluar yang diserahkan ke Rocord
Center banyak terdapat arsip hasil penggadaan/ fotocopy.

2. Saran
Arsip yang diserahkan ke Record Center harus segera di data
sesuai dengan kondisinya.

V. PENUTUP
Demikian laporan perjalanan dinas dalam ini untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya dan dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan
pendataan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
.
Ditetapkan di …………………….
pada tanggal ${tanggal_pengirim}

KEPALA SUB BAGIAN UMUM

DAN KEPEGAWAIAN,

Ibnu Roji, A.Md