Tujuan JIKN Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan

informasi arsip statis secara nasional memilikitujuan mewujudkan layanan arsip statis ebagai memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudahdan murah.JIKN juga memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, yakni sebagai sarana bantu penyatuan riwayatdokumenter yang terpisah-pisah atau terpecah-pecah ( fragmented documentary history ) di antara para penyelenggarakearsipan statis di seluruh Indonesia. Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki banyak propinsi dankabupaten/kota, menghadapi tantangan, yaitu banyak arsip yang merekam sejarah masa lampau mengenai suatu subjektertentu, tetapi mungkin disimpan oleh penyelenggara kearsipan statis yang tersebar lintas yurisdiksi dan geografisebagai akibat dari perubahan-perubahan dan pergeseran-pergeseran pemerintahan. Karena sulit untuk menyatukanbahan-bahan tersebut secara fisik, mengingat tersebar lintas yurisdiksi dan geografi yang berbeda, maka JIKN yangberbasis teknologi menawarkan suatu solusi dalam rangka menciptakan memori virtual secara nasional.Selain itu JIKN bertujuan untuk meningkatkan minat para pengguna arsip statis. Dengan menggunakan internet,"kunjungan" ke khasanah arsip akan lebih mudah dilakukan, di samping juga meningkatkan pemberdayaan arsip statisoleh masyarakat. Fungsi JIKN JIKN mempunyai fungsi:1. Memudahkan pencarian dan penelusuran arsip statis di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia;2. Meningkatkan pemberian pelayanan penggunaan arsip statis;3. Meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman pengetahuan di bidang arsip. Renstra Pengembangan JIKN Adapun rencana strategis pengembangan JIKN adalah: 1. Semua lembaga kearsipan statis akan terkoneksi kedalam suatu infrastruktur jaringan nasional.2. Lembaga-lembaga kearsipan tingkat nasional dan propinsi/Kabupaten/Kota akan memiliki pintu gerbanginformasi (gateway) untuk mengakses sumber-sumber kearsipan yang dikelolanya, baik terhadap sarana temubaliknya maupun khasanah yang telah dicitradigitalkan.3. Pintu gerbang informasi tersebut harus memberikan informasi yang lebih banyak lagi mengenai sumber-sumber lain, baik yang telah maupun yang belum masuk dalam jaringan.4. Situs-situs penyedia informasi kearsipan yang telah terkoneksi dengan baik dalam Sistem JIKN juga turutbertanggung jawab terhadap penempatan (hosting) bagi data kearsipan yang dimiliki oleh lembaga kearsipan lainyang belum memiliki koneksi dengan jaringan nasional, baik berdasarkan kewilayahan maupun pertimbangan lain.5. Penyelenggaraan JIKN harus didukung oleh sumber daya pendukung yang memadai. Milestone Pengembangan JIKN Jakarta, 18 Oktober 2004: Penetapan Keputusan Presiden No. 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis yang memuat tentang pembentukandan penyelenggaraan JIKN. Jakarta, 19 Mei 2005: Sosialisasi Kerangka Penyelenggaraan JIKN Jakarta, Juni - November 2005:

Penyempurnaan Kerangka Kerja JIKN, Penyusunan Ketentuan Fungsional Sistem JIKN, Penyusunan Elemen Informasi Arsip Statis yang dimuat dalam JIKN, Penyusunan Petunjuk Teknis Pencitraan Digital Arsip Statis yang dimuat dalam JIKN, serta Pengembangan Model Portal dan perangkat implementasi Sistem JIKN. Jakarta, 21 - 23 November 2005: Kerangka Kerja JIKN dibahas pada Rakor Bidang Kearsipan ANRI Tahun 2005 di Jakarta. Jakarta, 16 - 18 Mei 2006: Lokakarya Jaringan dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional. Jakarta, 22 Januari 2007: Launching Sistem JIKN oleh Kepala ANRI. Manajemen Rekod Elektronik A. Latar BelakangTantangan bagi para arsiparis saat ini adalah meningkatnya penggunaan teknologi informasi.Banyak instansi pemerintah maupun swasta menjadikan fungsi utama organisasinyacomputerized dan menggunakan teknologi informasi agar lebih efisien. Rekod elektronik munculkarena dua hal yaitu born by digital dan yang kedua adalah proses alih media. Born by digitalmelibatkan peralatan elektronik seperti komputer, kamera digital, handycam, voice recorder, danaplikasi yang berhubungan dari word processor sampai dengan CAD/CAM. Beragam rekod yangdihasilkan, seperti email, dokumen elektronik, grafik, foto digital, rekaman suara, video, bahkanpeta topografi dengan menggunakan satelit.Sedangkan proses alih media, sudah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnyadan Legalisasi, pasal 2 yang berbunyi bahwa setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumenperusahaan yang dibuat atau diterima baik di atas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalammikrofilm atau media lainnya.Organisasi yang tidak menggunakan suatu sistem manajemen rekod elektronik akan mengambilresiko hilangnya bukti kunci dari aktivitas bisnis mereka, dengan demikian menghasilkan suatuketiadaan memori (perseroan/perusahaan), pemborosan, ketidakcakapan dan suatu ketidak mampuan untuk memenuhi akuntabilitas, tanggung-jawab dan persyaratan legislative. B. Definisi Rekod dan ArsipSebutan lain untuk rekod adalah arsip dinamis, sedangkan rekod yang tidak digunakan lagi untuk menunjang kegiatan sehari-hari disebut arsip statis, atau arsip saja. Sebutan yang berbeda initerjadi karena asal usul kata: rekod berasal dari records bahasa Inggris, sedangkan arsip berasaldari archief bahasa Belanda (dynamisch archief dan statisch archief).Di dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menggunakan sebutan arsipuntuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan mediasesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.Dilihat dari fungsinya dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehari-hari, fungsirekod di bagi atas rekod aktif dan rekod inaktif, di dalam UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 disebutsebagai arsip aktif dan arsip inaktif;a. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.b. Rekod inaktif adalah rekod yang frekuensi penggunaannya telah menurun.Adanya sebutan yang berbeda antara rekod dan arsip memang bisa membingungkan, terutamajika digunakan secara kurang konsisten.C. Definisi Rekod Elektronik Pengertian rekod elektronik merujuk pada Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi danTransaksi Elektronik (ITE) Pasal 1, yang menyatakan bahwa Dokumen Elektronik adalah setiapInformasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas padatulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses,simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yangmampu memahaminya.Pengertian rekod elektronik menurut NARA, United States (National Archives and RecordAdministration) Amerika Serikat dalam Rosyid adalah arsip-arsip yang tersimpan dan diolah didalam suatu format dimana hanya mesin computer yang dapat memprosesnya. Oleh karena iturekod elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (rekod yang hanya bisadibaca melalui mesin. Dan ditambahkan menurut Australian Archives dalam buku ManagingElectronic Record, rekod elektronik adalah arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai buktidari transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang

ditransfer dan diolah di dalam dandiantara sistem komputer.D. Komponen Rekod Elektronik International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (bestpractice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli,dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Selain itu dengan memakai sistemE-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic RecordsManagement Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola