INSTRUMEN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

KEJAKSAAN RI
Jakarta, 7 Juni 2023
PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

7/1/20XX Pitch deck title 2

PROSES BISNIS LEVEL 0 - PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

P ENGGU NAAN

P ENCIP TAAN PENYUSUTAN

P EMEL IHARAAN
 ALUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SistemKlasifikasi Keamanan
TataNaskah
danAksesArsip
Dinas Klasifikasi Arsip untuk PenggunaanArsip
Arsip
yang dibuat Daftar berkas
PEMBERKASAN Fisik&infoarsipaktif Daftar
Arsip ARSIP AKTIF yg tertata arsip aktif Daftar isi berkas
yang diterima
Unit Pengolah
PEMINDAHAN Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Unit Kearsipan
Asas “asal usul”
&“aturanasli”

PENATAAN Fisik & info arsip inaktif Daftar arsip

yg tertata inaktif
ARSIP INAKTIF

PENYERAHAN PEMUSNAHAN

LEMBAGA
KEARSIPAN
 ORGANISASI KEARSIPAN KEJAKSAAN RI

• Dalam rangka tertib

penyelenggaraan kearsipan,
pencipta arsip Menentukan Unit
Pengolah/ Unit Kerja dan Unit BIRO, INSPEKTORAT
Kearsipan. UNIT PENGOLAH

ASISTEN, SEKSI
Menciptakan dan
KEARSIPAN mengelola arsip aktif
KEJAKSAAN RI di Unit Kerjanya
UK I (Biro Umum)
UNIT KEARSIPAN
UK II (Sekretariat)
Mengelola arsip UK III (Kejati)
inaktif UK IV (Kejari)
Pedoman 25/2021 ttg Penyelenggaraan
Kearsipan di Ling Kejaksaan RI
UK V (Cabang Kejari)
Pedoman 25/2021 ttg Penyelenggaraan
Kearsipan di Ling Kejaksaan RI
 ORGANISASI KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
(KEJAKSAAN RI)
Pemerintah (Pusat)

Arsip Nasional R.I.

(Lembaga Kearsipan Nasional)
Mengelola Mengelola
Arsip Aktif Arsip Inaktif
Pemerintah Daerah Provinsi
Arsip Daerah Provinsi
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN
Pemerintah Daerah Kab./Kota
Arsip Daerah Kab./Kota
BERDASARKAN
UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN
Perguruan Tinggi Negeri
Arsip Perguruan Tinggi
INSTRUMEN = Alat yang Dipakai Untuk Mengerjakan Sesuatu
(Seperti Alat Yg Dipakai Oleh Pekerja Teknik, Alat-alat
Kedokteran, Optik, Dan Kimia); Perkakas;

(Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Pengelolaan Arsip Dinamis = proses pengendalian arsip
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
⦁ Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis adalah alat yang
digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis agar dapat
dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis
(Yayan Daryan, 2013).

⦁ Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis diatur dalam Pasal 40

ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
▪ Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan
efisien pencipta arsip membuat
1. Tata Naskah Dinas,
2. Klasifikasi Arsip,
3. Jadwal Retensi Arsip, serta
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

▪ Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen

pengelolaan arsip dinamis

▪ Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat

awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.
 INSTRUMEN P E N G E L O L A A N A R S I P DINAMIS
Y A N G H A R U S DIMILIKI OLEH P E N C I P T A A R S I P

TATA NASKAH DINAS

a.l. Pengaturan
mengenai Jenis dan
Format, Pembuatan ND, TND
kewenangan penanda
tanganan dll. Agar
terjaga autentisitas dan KLASIFIKASI ARSIP
reliabiltas naskah dinas Sebagai dasar
yang diciptakan pemberkasan arsip, temu
KA balik dan penyusutan
arsip

JADWAL RETENSI ARSIP

Sebagai pedoman dalam JRA
penyelamatan arsip dan
penyusutan arsip,
KLASIFIKASI KEAMANAN
sekurang-kurangnya DAN AKSES ARSIP DINAMIS
terdiri dari 3 unsur: Jenis
SKK Mengatur keamanan dan akses arsip
arsip, retensi arsip dan
AAD agar terjaga keselamatan, keamanan
rekomendasi akhir arsip
fisik dan informasi arsip dalam rangka
layanan informasi/arsip
 PERATURAN TENTANG PENYUSUNAN
INSTRUMEN PAD

PER ANRI NO 5 TAHUN 2021

TENTANG PEDOMAN UMUM
TATA NASKAH DINAS

PERKA ANRI NO.19/2012 TTG

PEDOMAN PENYUSUNAN KLASIFIKASI
ARSIP
UU 43/2009 PP 28/2012
PERKA ANRI NO. 22/2015 TTG TATA
CARA PENETAPAN JRA

PERKA ANRI NO. 17/2011 TTG

PEDOMAN PEMBUATAN SISTEM
KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP DINAMIS
1. TATA NASKAH DINAS
⦿ Naskah Dinas Adalah Informasi Tertulis Sebagai Alat Komunikasi
Kedinasan Yang Dibuat Oleh Pejabat Yang Berwenang Di
Lingkungan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan
Tinggi Negeri, BUMN/BUMD Dalam Rangka Penyelenggaraan
Tugas Pemerintahan Dan Pembangunan

⦿ Tata naskah dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,

penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
(Per ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas)
 MEMENUHI
AUTENTISITAS DAN
RELIABILITAS
ARSIP;

MENJAMIN TULANG PUNGGUNG

TATA NASKAH DINAS, KETERSEDIAAN ARSIP MANAJEMEN
UNTUK: YANG AUTENTIK DAN PENYELENGGARAAN
UTUH; NEGARA,

MEWUJUDKAN ARSIP MEMORI KOLEKTIF

SEBAGAI: BANGSA, DAN

SIMPUL PEMERSATU
BANGSA DALAM
KERANGKA NKRI;
Pitch deck title
 SISTEMATIKA NSPK TATA NASKAH DINAS

1. Jenis dan 2. Pembuatan 3. Pengamanan

Format TND Naskah Dinas TND

4. Kewenangan 5. Pengendalian
Penandatanganan Naskah Dinas
 1. JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Naskah Dinas Naskah Dinas Naskah Dinas

Laporan Telaah Staf
Arahan Korespondensi Khusus
• Pengaturan • Internal • Surat
• Penetapan • Eksternal Perjanjian
• Penugasan • Surat Kuasa
• Berita Acara
• Surat
Keterangan
• Surat
Pengantar
• Pengumuman
 2. PEMBUATAN NASKAH DINAS

Penggunaan
Persyaratan Penomoran Penentuan Batas/
Kertas, Amplop
Pembuatan Naskah Dinas Ruang Tepi
dan Tinta

Penggunaan
Logo/ Lambang Lampiran Tembusan Nomor Halaman
Negara

Pengaturan Paraf Perubahan,

dan Penggunaan Pencabutan,
Cap Pembatalan, Ralat
 3. PENGAMANAN NASKAH DINAS

Penentuan Kategori
KKA

Pembuatan dan
Perlakuan terhadap
Pengawasan Naskah
Naskah Dinas
Dinas yg bersifat
berdasarkan KKA
Rahasia

Pemberian Kode Seri

Pemberian Kode
Pengamanan dan
Derajat KKA
Security Printing
4. KEWENANGAN PENANDATANGANAN

Penggunaan Garis Kewenangan

Kewenangan Penandatanganan

Penandatanganan
2. KLASIFIKASI ARSIP
“Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip
secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi
dan tugas instansi menjadi beberapa kategori
unit informasi kearsipan”

(Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Klasifikasi Arsip).
Klasifikasi Arsip adalah penggolongan
naskah dinas berdasarkan masalah dan
merupakan pedoman untuk pengaturan,
penataan dan penemuan kembali arsip.
 CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI
□ Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang
mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan,
pembangunan, pembinaan dll.

□ Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan

mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke
khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub
sub masalah.
Pitch deck title
 PW.05.01
TLP Internal 3

PW.05.01
TLP Internal 2

PW.05.01
TLP Internal 1

PW.05.01
TLP Internal
PW.05
TLHP
PW.
PENGAWASAN

31
3. JADWAL RETENSI ARSIP
 JADWAL RETENSI ARSIP

Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.

(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)

 KEGUNAAN JRA

• alat kontrol unt mengetahui kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip
diciptakan;

• dasar untuk mengidentifikasi dan menyeleksi arsip vital, penting dan tidak
penting;

• dasar untuk memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

• dasar untuk memusnahkan arsip yg sudah tidak mempunyai nilai guna;

• alat bantu untuk penyusutan arsip.

 JRA DALAM UU NO.43/2009
Pasal 48 ayat 1, 2 UU NO.43/2009
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)ditetapkan oleh pimpinan lembaga
negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD.
JRA DALAM PP NO.28/2012
Pasal 53 ayat 1, 2
(1) Lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD wajib
memiliki JRA.
ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan
lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan BUMD setelah
mendapat persetujuan Kepala
ANRI
 PENJELASAN PASAL 53
AYAT (1)

JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif.

JRA fasilitatif
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang
dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian,
kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan.

JRA substantif
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang
dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi
dan tugasnya.
(PP NO. 28 TAHUN 2012)
 UNSUR JRA

a. Jenis/series arsip
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)
∙ retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja
(unit pengolah)
∙ retensi inaktif umur/usia berkas di ruang
arsip (record centre)
Keterangan :
∙ Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena
memiliki nilai kesejarahan
∙ Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah
disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna
∙ Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa
lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau
permanen
4. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP DINAMIS
TUJUAN
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

• Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan :
kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas
dan reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi
• Mengatur akses arsip dinamis sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan : mencegah penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak
untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah

Disusun sebagai dasar untuk melindungi hak

dan kewajiban pencipta arsip dan publik dalam
mengakses arsip
 Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis

Tingkat Klasifikasi Keamanan dan Akses

Biasa/ Terbuka Klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui
oleh publik tidak merugikan siapapun

Terbatas Klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan
tugas danfungsi lembaga pemerintahan

Rahasia Klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara,
sumber daya nasional dan ketertiban umum
Sangat Rahasia Klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan
wilayah NKRI dan keselamatan bangsa
 PENGGOLONGAN HAK AKSES ARSIP DINAMIS

No Tingkat Klasifikasi Penentu Pelaksana Pengawas Publik Penegak

Keamanan dan Kebijakan Kebijakan Internal/ Hukum
Akses Eksternal

1. Biasa/ Terbuka √ √ √ √ √

2. Terbatas √ - √ - √
3. Rahasia √ - √ - √
4. Sangat Rahasia √ - √ - √

Catatan : UU 14/2008
- 1 kategori informasi terbuka
- 2,3,4 kategori dikecualikan.
Pitch deck title
7/1/20XX Pitch deck title 47
7/1/20XX Pitch deck title 48
TERIMA KASIH

Semoga Bermanfaat