TATA KELOLA

ARSIP DINAMIS
Oleh:
Dra. Diyah Kuswardani, MM
Kasi. Pembinaan Kearsipan

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

PROVINSI JAWA TIMUR
 BIODATA
Nama Lengkap : DIYAH KUSWARDANI

Nama Panggilan : NINA

Tempat/tgl lahir : Banyumas, 11 Juli 1966

Pangkat/Gol : Pembina / IV A
Alamat : Perum Mutiara Citra Asri E III/ 26 - SDA

Pendidikan : S 2 / Magister Manajemen

Pengalaman Kerja: - Arsiparis di Arsip Nasional RI (1994-1997)

- Kasubid. Diklat di ANRIWIL Jatim (1997-2000)

- Kasubid. Bina Aparatur Kearsipan ( 2000 – 2005 )

(Badan Arsip Prov Jatim)

- Kasubid. Akuisisi Arsip ( 2005 – 2009 )

- Kasubid. Pemasyarakatan Kearsipan ( 2009 – 2017)

(Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim).

- Kasi Pembinaan Kearsipan 20 17 – DISPERSIP Skrg

HP : 0813 – 3056 - 6014

 TUJUAN

 UPAYA MENDORONG PENINGKATAN

KUALITAS PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN

 UPAYA TERWUJUDNYA TERTIB ARSIP

DI LINGKUNGAN BAWASLU PROVINSI
JAWA TIMUR
 URGENSI ARSIP DAN
KEARSIPAN
 Kearsipan adalah hal-hal yang
berkenaan dengan arsip (ps. 1 UU
43/2009)
 Kearsipan adalah URUSAN WAJIB
pemerintah. (UU No. 23/2014)
 Arsip dan Kearsipan menentukan baik
buruknya pengelolaan administrasi
lembaga
 Arsip dan Kearsipan memiliki
konsekwensi hukum
6
APA PENTINGNYA ARSIP?
DUNIA TANPA ARSIP :
 Tanpa Memori

 Tanpa Kepastian Hukum

 Tanpa Ilmu Pengetahuan

 Tanpa Sejarah

 Tanpa Identitas Kolektif

 Tanpa Kebudayaan

( Liv Mykland,1992)
 DASAR PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
SECARA NASIONAL

UU43/2009

PP 28/2012

PERKA ANRI

PERMEN/LEM PERDIREKTUR PERDA PERREKTOR

NO.4/2015
PER. BAWASLU
PERGUB 8
 MENGAPA KITA SERING
KESULITAN MENGHADAPI ARSIP?
 Tidak tahu bagaimana mengelola
 Lemah penyimpanan arsip secara
reguler.
 Tidak tersedia sarana dan
fasilitas simpan arsip.
 Kurangnya Tenaga Pengelola
Arsip
 Minimnya anggaran
 Dmbl.

28/7/2009 9
ARSIP ASAL SIMPAN

ARSIP MENUMPUK / TIDAK ADA DAFTAR

 Arsip Negara
Arsip yang tercipta dari
kegiatan Lembaga Negara dan
kegiatan yang menggunakan
Sumber Dana Negara
dinyatakan sebagai Arsip Milik
Negara.
PENATAAN ARSIP Foto dan VCD
 Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

1. ARSIP AKTIF
Retensi min 10
2. ARSIP INAKTIF tahun
3. ARSIP VITAL
Menjadi tanggung
jawab

Menjadi LEMBAGA KEARSIPAN :

tanggung PENCIPTA ARSIP ANRI, LKD PROV, KAB/KOTA, PT
jawab
PENGERTIAN
Arsip Dinamis:
Arsip yang digunakan
secara langsung oleh
pencipta arsip dan
disimpan selama
jangka waktu tertentu.

Pembedaan
Arsip

Arsip Statis: Arsip yang

dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan,
dan berketerangan
dipermanenkan.
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Arsip yang Arsip aktif arsip yang
keberadaannya frekuensi
merupakan persyaratan penggunaannya tinggi
dasar bagi kelangsungan dan atau terus
operasional pencipta menerus
arsip, tidak dapat Arsip Arsip
diperbarui
Dan tidak tergantikan
Vital Aktif
apabila rusak atau hilang

Arsip
Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannnya telah menurun
 LOKASI SIMPAN ARSIP

1. ARSIP AKTIF 2. ARSIP INAKTIF 3. ARSIP STATIS

PUSAT RECORD LEMBAGA

BERKAS/U.P CENTER/U.K KEARSIPAN
 Instrumen WAJIB
Pengelolaan Arsip Dinamis
(4 PILAR)

Tata Naskah Klasifikasi Jadwal Retensi Sistem

Dinas Arsip Arsip (JRA) Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
PER. BAWASLU PER.BAWASLU PER. BAWASLU
NO 17/2017 NO.16/2015 NO.21/2014

Ditetapkan masing-masing Pencipta

Arsip berdasarkan Pedoman yang
ditetapkan oleh Kepala ANRI. Khusus
untuk JRA terlebih dahulu
mendapatkan persetujuan dari Kepala
ANRI

KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI

 KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS

PENCIPTAAN PEMELIHARAAN
PENGGUNAAN PENYUSUTAN
ARSIP ARSIP
ARSIP ARSIP

PEMELIHARAAN
PIMPINAN UP ARSIP AKTIF
PEMBUATAN BERTANGGUNGJAWAB TANGGUNG JAWAB
DILAKUKAN
ARSIP ATAS KETERSEDIAAN PIMPINAN UP OLEH
PENGOLAHAN, PENCIPTA
PENYAJIAN ARSIP ARSIP
VITAL DAN ARSIP AKTIF
PEMELIHARAAN BERDASARKA
ARSIP IN AKTIF
PENERIMA TANGGUNG
N JRA
AN ARSIP JAWAB PIMPINAN
UK
BERTANGGUNGJAWAB ATAS
KETERSEDIAAN
PENGOLAHAN, PENYAJIAN
ARSIP INAKTIF UNTUK
KEPENTINGAN PENGGUNAAN
INTERNAL DAN PUBLIK
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Penciptaan
arsip

Penggunaan
Arsip

Pemeliharaan
Arsip

Penyusutan
Arsip
 PENCIPTAAN ARSIP

Registrasi arsip
Pengendalian
Distribusi

Pembuatan Arsip dan

Penerimaan Arsip (TND &Klas)
PENGGUNAAN ARSIP AKTIF

Dilaksanakan
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan
dan akses arsip
Ketersediaan dan
autentisitas menjadi
tanggung jawab
pencipta arsip

Diperuntukkan bagi
kepentingan
pemerintahan dan
masyarakat
 PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF

Untuk menjaga
keautentikan,
Menjadi tanggungjawab
keutuhan, keamanan,
pimpinan unit
dan keselamatan arsip
pengolah/kerja
Melalui kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif
b. Penataan arsip inaktif
c. Penyimpanan arsip
d. Alihmedia arsip
 INDIKATOR TERTIB ARSIP

1. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN

2. SARANA DAN PRASARANA
3. SDM KEARSIPAN
4. DUKUNGAN ANGGARAN
 PELAKSANAAN TATA
KEARSIPAN

1. PENGURUSAN SURAT
2. PENATAAN ARSIP AKTIF
3. PEMANFAATAN DAN
PENDAYAGUNAAN ARSIP
4. PENYUSUTAN ARSIP
5. PENGELOLAAN ARSIP VITAL/ASET
No. INDIKATOR KET
I. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN
1. PENGURUSAN SURAT
a. Apakah sudah melakukan penyusunan naskah dinas
sesuai tata naskah dinas.
b. Apakah sudah melakukan pencatatan surat M/K,
pengendalian surat masuk secara tertib (buku agenda
surat M/K, lembar disposisi / kartu kendali/ /buku
ekspedisi)
c. Apakah dalam pengolahan surat sudah berbasis
komputer (komputerisasi)
d. Apakah dalam penomoran surat keluar dilakukan
secara sentralisasi/satu pintu di sub bagian TU/Adm.
 P R OS E DUR P E NGUR US AN
S UR AT
1.S UR AT MAS UK
 Di Unit Kearsipan/Sub Bag TU
- penerimaan
- pencatatan
- pengarahan
- pengendalian
- pendistribusian
- penyimpan (arsip TU)

 Di Unit Pengolah/Bidang
- menerima
- meneliti
- penyelesaian surat
- menyimpan
01/01/2020
 Registrasi Arsip

Lembar Disposisi
Registrasi surat masuk dan keluar pada
program e-simas.

Kartu Kendali Lemari kartu kendali

01/01/2020 28
 Contoh Buku Agenda Surat Masuk
No Kode Isi Ringkas Dari No. Tgl Unit Pengolah Ket
Klasif Surat Surat
ikasi
Nama Tgl/paraf

1 TU.00 Permohonan Bawasl 0055 4 Okt Bidang 6 Okt

.01 Narasumber u Prov. /K.JI/ 2018 Binwas 2018
Kearsipan Jatim . TU.00
.01/X
/201
8.

01/01/2020
 Contoh Buku Agenda Surat Keluar

No Kode Isi Ringkas Pengolah No & tgl Kepada Ket

Klasifikasi Surat
1 045/ 3500 Permohonan Bidang 8 Okt Bawaslu
/119.6/20 Narasumber Binwas 2018 Prov.
18 Kearsipan Kearsipan Jatim.

01/01/2020
2. PENATAAN ARSIP AKTIF / PEMBERKASAN
a. Apakah sudah melakukan pemberkasan arsip
dengan menggunakan klasifikasi/
pengelompokan arsip.
b. Apakah sudah melakukan pemberkasan arsip
personal/arsip pegawai
c. Apakah sudah melaksanakan pemberkasan
arsip secara teratur di pusat berkas/filing
cabinet/lemari arsip
d. Apakah sudah membuat Daftar Berkas/Daftar
Arsip Aktif.
e. Apakah sudah melakukan penataan arsip
inaktif dan membuat Daftar Arsip Inaktif.
 PENATAAN ARSIP AKTIF /
PENATAAN BERKAS

• Penataan arsip aktif sering

disebut dengan istilah
penataan berkas (Filling
System).
 PENATAAN ARSIP AKTIF / PEMBERKASAN

Berdasarkan Klasifikasi Arsip

Tertatanya fisik dan informasi arsip

dan tersusunnya Daftar Arsip Aktif

Daftar Arsip Aktif terdiri atas:

a. Daftar Berkas
b. Daftar Isi Berkas

Daftar Arsip Aktif diserahkan Unit

Pengolah ke Unit Kearsipan paling
lama 6 bulan setelah pelaks. keg.
 POLA KLASIFIKASI ARSIP
DI LINGKUNGAN BAWASLU
( PERATURAN BAWASLU RI. NO 16 TAHUN 2015 TENTANG POLA KLASIFIKASI
DILINGKUNGAN SEKJEND BAWASLU )

FUNGSI SUBSTANTIF FUNGSI FASILITATIF

 CONTOH : KLASIFIKASI ARSIP
FUNGSI SUBSTANTIF

HK. HUKUM
00 Program Perencanaan Pembentukan Peraturan per UU
01. Produk Hukum
01.00. Produk Hukum yg bersifat pengaturan
01.01. Produk Hukum yg bersifat penetapan

02. Perjanjian Kerjasama

02.00. Kerjasama Dalam Negeri
02.01. Kerjasama Luar Negeri
03. Bantuan Hukum

PM. PENGAWAS PEMILU

00 Teknis Pengawasan Pemilu
00.00. Teknis Pengawasan Pemilu Tingkat Pusat
00.01. Teknis Pengawasan Pemilu Tingkat Provinsi
00.02. Teknis Pengawasan Pemilu Tingkat Kab/Kota

01 Sosialisasi Pengawasan Pemilu

 CONTOH : KLASIFIKASI ARSIP
FUNGSI FASILITATIF

TU. KETATA USAHAAN

00 Persuratan
00.00. Pengurusan Surat Masuk
00.01. Pengurusan Surat Keluar
01.01. Produk Hukum yg bersifat penetapan

01. Penggandaan
02. Kearsipan………….dst

OT. ORGANISASI TATA LAKSANA

00 Organisasi
01 Uraian Tugas
02. Analisa Jabatan dan Beban Kerja
03. Mekanisme kerja ………… dst
 PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI
PADA PENOMORAN SURAT

No.Surat di Lingkungan BAWASLU :

0055 / K.JI / TU.00.01 / X / 2018

 Keterangan :

TU.00.01 : Kode klasifikasi TU.

Pengurusan Surat Keluar

01/01/2020
PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI PADA
TAB FOLDER GANTUNG

Ditulis kode &

Judul berkas

TAP FOLDER
KODE&JUDUL

FOLDER GANTUNG
 CONTOH
DAFTAR ARSIP AKTIF/DAFTAR BERKAS YANG
ADA DI LACI FILING CABINET
No Unit No. Kode Uraian Kurun Jumlah Ket
Pengolah Berk Klasifik waktu
as
1. Kepegawaia 1 KP.00 Berkas tentang 2017 1
n Formasi Begawai berkas

KP. 01.00 Berkas ttg 2017 1

Penerimaan berkas
pegawai

01.01 Berkas 2017 1berkas

Pengangkatan
CPNS
 CONTOH OUT INDIKATOR
OUT GUIDE

KELUAR

No. Indeks Peminjam Paraf No. Indeks Peminjam Paraf

Out guide digunakan sebagai pengganti folder yg di pinjam di FC

 PROSEDUR PENATAAN BERKAS
1. TAHAP PEMERIKSAAN :
a. Menyiapkan sarana pemberkasan
b. Memeriksa kelengkapan berkas
c. Arsip yang mempunyai urusan yang sama dihimpun
dalam satu berkas
2. MENENTUKAN INDEK/JUDUL/TITLE :
a. Arsip yg telah terhimpun dlm satu berkas tentukan
indeks/judulnya. Judul diambil dari isi berkas.
b. tulis di Tab Folder
c. judul bisa diambil dari isi berkas ( berkas kegiatan,
kesamaan masalah, kesamaan jenis/seri.
3. MEMBERIKAN KODE:
a. Kode klasifikasi dituliskan pada Tab Folder
sesuai dgn klasifikasinya.
b. Kode klasifikasi diambil dari pedoman klasifikasi
yang sudah ditentukan oleh lembaga

4. MENEMPATKAN ARSIP PADA FOLDER:

a. Arsip yg telah diberkaskan (ditentukan judul dan
kode klasifikasi) ditempatkan pada folder.

5. MELETAKAN FOLDER PADA FILING CABINET

a. Menempatkan/menyusun folder sesuai susunan
urutan klasifikasi dalam filing cabinet.
6. DIBUAT DAFTAR BERKAS
Petugas Arsip Pemeriksaan Penentuan Pengkodean
Indeks (Coding)
(Inspecting) (Indexing)

Penyimpanan Berkas Menempatkan Kode & Indek pd sekat

arsip pd folder dan folder
Pd Filing Cabinet
ARSIP KACAU
HASIL PENATAAN ARSIP AKTIF

ARSIP PERSONAL ARSIP VITAL/ASET

 Contoh : bagaimana dengan odner?

Contoh : penataan arsip aktif dengan sarana ordner.

1. Tertatanya arsip aktif di filing cabinet
atau lemari arsip sesuai klasifikasi
arsip
2. Tersedia Daftar Arsip Aktif /daftar
berkas
3. Mudah ditemukan kembali
 PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Prinsi • Dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan aturan asli

p

• Penataan dilakukan melalui pengaturan fisik arsip,

pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip
Penat inaktif
aan

• Hasil pengolahan berupa Daftar Arsip Inaktif yang

Hasil menjadi tanggungjawa Kepala Unit Kearsipan

Pemeli • Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggungjawa Kepala

haraa Unit Kearsipan
n
 PROSES PENGELOLAAN DAN
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Melakukan pengaturan informasi dan fisik

melalui kegiatan:
 Pemilahan arsip
 Deskrispsi
 Pengelompokan (Skema) dan manuver kartu
deskripsi dan penomoran definitif
 Pelabelan
 Penempatan arsip dalam Boks dan rak arisp
 Pembuatan DAFTAR ARSIP INAKTIF
 LABEL BOKS

UNIT PENGOLAH
-----------------------------------------

NO. BERKAS :
TAHUN :
1.

LABEL PADA BUNGKUS

NO. BERKAS / NOMOR BOKS / INSTANSI

NO :............/.............../.............

01/01/2020
 DAFTAR ARSIP INAKTIF
--------------------------------------
TAHUN...........
UNIT PENGOLAH :................................................
INSTANSI :………………………………….
NO. NO. KODE URAIAN TAHUN SATUAN KET
BERKAS BOKS KLAS.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

---------------, 2018
KEPALA

--------------------------------------
50
NIP.
HASIL PENATAAN ARSIP IN AKTIF
DI PUSAT ARSIP/RECORD CENTER
3. PROGRAM ARSIP VITAL/ASET

a. Apakah sudah melakukan identifikasi terhadap

arsip vital/aset

b. Apakah sudah membuat daftar arsip vital/aset

c. Apakah sudah menyimpan arsip vital/aset di

tempat khusus
PENYIMPANAN ARSIP VITAL/ASET

LEMARI BESI PIPA UNTUK ARSIP PETA

 PENGELOLAAN ARSIP ASET

 Rangkaian kegiatan penanganan arsip

aset mulai dari identifikasi, pengolahan,
penyimpanan, pengamanan,
penyelamatan dan penggunaan arsip
aset

01/01/2020 54
 Arsip Aset Pemerintah
ARSIP ASET BERWUJUD ARSIP ASET YANG TIDAK
BERWUJUD
-Kartu identitas barang
-Kartu inventarisasi barang
-Daftar inventaris ruangan -Arsip hak paten/hak copy
-Daftar perpindahan ruangan -Arsip persetujuan ISBN, ISSN
-Sertifikat Aset -Arsip Hak Cipta
-Arsip gambar teknik -Arsip Hak karya intelektual
-Ijin penggunaan tanah dan -Arsip tentang Royalti
bangunan -Arsip pengakuan hak warisan
-Saha, surat berharga, obligasi nasional
-Polis asuransi
-Arsip pengadaan aset, hibah dan
penyerahan aset berwujud
-Penetapan nilai aset
-Aset tetap, aset gedung bersejarah,
daftar barang bersejarah,catatan
ringkas barang milik negara, arsip
01/01/2020 55
agunan, arsip kontrak pemanfaataan
 PENGOLAHAN ARSIP ASET

 Dilakukan dengan cara mendiskripsikan

informasi arsip aset :
- Uraian informasi arsip aset,
- Jenis item dari arsip aset,
- Media simpan, kurun waktu, nama
pencipta, volume, status aset, masa
simpan, dan kondisi arsip aset tersebut.

01/01/2020 56
 DAFTAR ARSIP ASET
MEMUAT :

 Unit kerja asal arsip, no urut, jenis arsip

aset,kurun waktu, volume, media
simpan, metode perlindungan, status
hkum, masa simpan, kondisi arsip, hak
penggunaan, dan keterangan

01/01/2020 57
 PENYIMPANAN ARSIP ASET
 Arsip aset yang sudah dibuatkan daftar
arsip ditata dan disimpan ditempat
khusus penyimpanan arsip aset
 Ditata berdasarkan kode klasifikasi

 Arsip aset disimpan di Perangkat Daerah

Pengelola arsip aset
 Copy arsip aset disimpan di LKD

 Untuk melindungi kerahasiaan, BPKAD

dapat membuat kode rahasia simpan.
01/01/2020 58
4. PEMANFAATAAN DAN PENDAYAGUNAAN ARSIP

a. Apakah arsip dapat diketemukan dengan mudah,

cepat dan benar ( maks. 3 menit )

b. Apakah tersedia buku peminjaman arsip

01/01/2020 59
5. Penyusutan
a. Melakukan pemindahan arsip inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan (sub bagian TU)
secara terprogram

b. Unit Kearsipan (sub bagian TU) mengelola arsip

inaktif yang berasal dari masing-masing Unit
Pengolah

c. Melakukan pemusnahan arsip sesuai prosedur

d. Melakukan penyerahan arsip Statis ke Lembaga
Kearsipan sesuai prosedur
 PENYUSUTAN ARSIP
Dilakukan lembaga pencipta berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip yang ditetapkan
pimpinan lembaga

Meliputi kegiatan:
a. Pemindahan arsip insktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan
b. Pemusnahan arsip yang telah habis
masa retensinya
c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta
kepada lembaga kearsipan

Arsip dari hasil kegiatan penyusutan atau

pemusnahan arsip bersifat permanen
(Berita Acara Pemusnahan dan Daftar
Arsip yang dimusnahkan.
 Kapan Pemindahan Arsip
Dilakukan?
Pemindahan dilakukan bagi arsip yang sudah
mencapai masa inaktif sesuai JRA dari unit
pengolah ke unit kearsipan.

Pindah

Unit Kearsipan Unit Pengolah

 Prosedur pemindahan arsip inaktif
JADWAL RETENSI
Unit Pengolah ARSIP ( Lihat kolom
Kegiatan : retensi )
MENYELEKSI

MENDAFTAR

MENATA FISIK

Unit Kearsipan MEMINDAHKAN

melakukan
BA dan Daftar Arsip
PEMERIKSAAN

PENERIMAAN

PENYIMPANAN
 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Pada hari ini … tanggal… bulan… tahun…. Dilaksanakan pemindahan arsip
inaktif dari Unit Pengolah… … ke Unit Kearsipan, sebagai berikut :
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak dan atas nama Kepala Unit Pengolah……
selanjutnya disebut sbg Pihak I
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama Kepala Unit Kearsipan selanjutnya
disebut Pihak II
Pihak I menyerahkan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan Arsip
yang dimaksud dalam daftar terlampir pada Pihak II. Pihak II menerima
dan akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I apabila sewaktu-waktu
diperlukan.

Surabaya,……..April 2018
 Kapan Pemusnahan Arsip Dilakukan?
(PP 28/2012 ps.65)

1. Arsip tidak memiliki nilai guna .

2. Telah habis retensinya dan berketerangan musnah
berdasarkan JRA
3. Tidak ada peraturan perundangan –undangan yang
melarang
4. Arsip tidak terkait dengan proses suatu perkara
(hukum).
Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan tsb
diatas, retensinya ditentukan kembali oleh Pimpinan
Pencipta Arsip.
 Prosedur Pemusnahan Arsip:
 Pembentukan Panitia Penilai Arsip
 Menyeleksi/memeriksa arsip yang telah habis
retensinya sesuai JRA
 Membuat daftar arsip usul musnah pada formulir
usul musnah
 Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip
 Permintaan persetujuan dari Pimpinan Pencipta
Arsip
 Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
 Pelaksanaan pemusnahan arsip
(PP 28/2012, ps.
66)
 Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

 Dilakukan secara total sehingga fisik dan

informasi arsip musnah dan tidak dapat
dikenali lagi
 Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2
pejabat dari unit Hukum dan Pengawasan
dari lingkungan Pencipta Arsip ybs.
 Disertai penandatangan Berita Acara yang
memuat Daftar Arsip yg dimusnahkan
 Prosedur Pemusnahan Arsip
JADWAL RETENSI
Unit Kearsipan Panitia Penilai ARSIP ( Lihat kolom
Kegiatan : retensi )
MENYELEKSI

MENDAFTAR

PENILAIAN DAN PENETAPAN

PEMUSNAHAN
Saksi :

UNIT HUKUM

PENGAWASAN PENYIMPANAN ARSIP PROSES

MUSNAH
 Contoh
Daftar Arsip Yang Di
musnahkan

No Kode Jenis Arsip Tahun Volume Ket Ket

Klasifikasi
Arsip
1 Berkas ttg perjalanan dinas 2012 10 berkas
dalam negeri

2 Berkas ttg ijin penggunaan 2012 15 berkas

ruang kantor

3 Berkas ttg pemeliharaan 2012 1 berkas

kebersihan taman
 Teknik Pemusnahan Arsip
 Membuang kertas (tossing paper)
 Memarut /merajang kertas
(shredding)
 Pengabuan (incineration)
 Pemusnahan secara kimia (chemical
destruktion)
 Menjadikan bubur kertas (pulping)
 Daur ulang (recycling plan)
 BERITA ACARA
PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini ….. Tanggal ….. Tahun….. Yang bertanda tangan di bawah
ini, berdasarkan Surat dari Rekomendasi Kepala ANRI Nomor……
tanggal…… dan berdasarkan penilaian dari Panitia Penilai Arsip telah
melakukan pemusnahan arsip …... Sejumlah …… tercantum dalam Daftar
Arsip terlampir, dengan cara ……

......, ….. 2017

saksi-saksi Pimpinan PA

……………………………….

……………..
Bagian Pengawasan

………………
Bagian hukum
 Penyerahan Arsip
 Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip-
arsip yg dikategorikan sebagai arsip statis/
dipermanenkan/memiliki nilai kesejarahan.
 Penyerahan arsip statis dilaksanakan
berdasarkan pertimbangan : nilai informasi
arsip, keamanan dan keselamatan arsip
statis, aksesibilitas arsip statis dan kearifan
lokal.
 Penyerahan arsip statis disertai Berita Acara
Penyerahan dan Daftar Arsip yang
diserahkan
 Arsip diserahkan sudah dalam keadaan
teratur dan tertata rapi.
 Prosedur Penyerahan Arsip
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan

Menyeleksi & Memeriksa arsip statis

mendaftar arsip statis

Yg diserahkan

Menata arsip

Penyerahan
Persetujuan
Ka. ANRI
Daftar arsip Berita acara
CONTOH : JENIS ARSIP PANWASLU DAERAH HASIL PEMILU ANGGOTA
LEGISLATIF JAWA TIMUR YANG DISERAHKAN KE DISPERSIP PROVINSI JAWA
TIMUR

1. Berkas tentang Keputusan Panwaslu RI tentang Penetapan Anggota Panwaslu

Anggota Legislatif Jawa Timur
2. Struktur Organisasi Panwaslu Pemilihan Anggota Legislatif Jawa Timur dan
Kab/Kota
3. Keputusan dan Pengaangkatan Anggota Panwaslu Pemilihan Anggota egisslatif
Jawa Timur Tingkat Kab/Kota dan Kecamatan
4. Berita Acara Pengambilan sumpah Panwaslu Pemilihan Anggota egisslatif Jawa
Timur Tingkat Kab/Kota dan Kecamatan
5. Laporan Panwaslu Kab/Kota tentang Penyelenggaraan Pengawasan Pemilihan
Legislatif Jawa Timur tingkat Kab/Kota dan Kecamatan
6. Laporan Hasil Pelaksanaan Tugas Panwaslu Pemilihan Anggota Legislatif Jawa
Timur pada DPRD Kab/Kota
7. Laporan Pelanggaran dalam Pelaksaanaan Pemilihan Anggota Legislatif Jatim
8. Laporan Panwaslu Kab/Kota tentang Kasus-kasus pelanggaran pelaksanaan
pemilu
9. Dokumen hasi proses tuntutan Calon Legislatif Jawa Timur
10. Dst……
01/01/2020 74
 Contoh
FORMULIR Daftar
Arsip Yang di
Serahkan Ke Lembaga Kearsipan

No Kode Jenis Arsip Tahun Volume Ket Ket

Klasifikasi
Arsip
II. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN
1. Apakah memiliki pusat berkas/tempat penyimpanan
arsip aktif pada masing-masing Unit Pengolah
2. Apakah memiliki pusat arsip/ruang simpan arsip
inaktif (record center) di Unit Kearsipan
3. Apakah menggunakan sarana simpan arsip : folder,
filing cabinet, ordner untuk menyimpan arsip aktif
4. Apakah sudah menggunakan sarana boks/rak untuk
menyimpan arsip inaktif
5. Apakah sudah membuat daftar arsip inaktif untuk
akses arsip
III. SDM KEARSIPAN
1. Apakah memiliki arsiparis
2. Apakah memiliki tenaga pengelola arsip non Arsiparis

IV. DUKUNGAN PIMPINAN

1. Memberikan perhatian dalam bentuk kesejahteraan bagi tenaga
kearsipan/Arsiparis
2. Melakukan pembinaan kearsipan ke seluruh Unit Pengolah
3. Memiliki program penyelenggaraan kearsipan di instansi

V. DANA
1. Memiliki Anggaran untuk kegiatan di bidang kearsipan
Apakah tersedia anggaran yang digunakan untuk
penyelenggaraan kearsipan, seperti :
1. Pembinaan kearsipan
2. Pengelolaan dan pemeliharaan arsip
3. Pengadaan sarana kearsipan : cetak sekat arsip,
boks arsip, tali, cetak label arsip.
4. Pengadaan prasarana kearsipan : Rak arsip, printer,
rak susun, pipa gambar, filling cabinet
5. In House Training tentang tata kearsipan, dsb
01/01/2020 79