PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS
DIREKTORAT KEARSIPAN DAERAH I
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
 Pengantar

Maksud dan Tujuan

Agenda Ruang Lingkup

Pembahasan

Simpulan
 Alur Pemahaman Materi

Analisa Penyusunan
Kenal Arsip Tujuan Evaluasi
Situasi Program
Memahami Apa Itu “Arsip”...
Rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan TI dan
komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan
perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan,
perseorangan, dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat berbangsa
dan bernegara (UU RI No. 43 tahun
2009 tentang Kearsipan).
 Arsip
dibuat
LN, Pemda,
Lembaga
Pendidikan,
Perusahaan,
Orpol, Ormas
dan
Perseorangan
diterima
PENGELOLAAN ARSIP (Psl 9 UU 43/2009)

PENGELOLAAN
ARSIP

PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP ARSIP STATIS
DINAMIS
 Arsip Aktif

Arsip Arsip
Dinamis Inaktif
Arsip
Arsip Statis Arsip Vital
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Penciptaan (pembuatan/penerimaan),
penggunaan, pemeliharaan pemberkasan),
Penyusutan (pemindahan)
1 penyerahan)
Lingkup PAD
5
PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan arsip inaktif,
pemusnahan arsip tidak berguna
dab penyerahan Arsip Statis
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
penggunaan, pemeliharaan, alih
2 media penyusutan (pemusnahan dan
PENGELOLAAN ARSIP
VITAL
3 Identifikasi, pemberkasan,
penyimpanan dan
pemeliharaan,
penyelamatan dan
pemulihan
4 PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
Pemberkasan, pelaporan, penyerahan
Salinan autentik arsip terjaga
Arsip Aktif
Arsip yang
frekuensi
penggunaannya
tinggi dan/atau
terus menerus
(UU no.43/2009 dan PP No. 28/2012)
 Arsip Inaktif

Arsip yang frekuensi

penggunaannya telah
menurun.
(UU no.43/2009 dan PP No. 28/2012)
 • Arsip Vital adalah arsip
ArsipVital yang keberadaannya
merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta
arsip, tidak dapat
diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak
atau hilang.
 Pencipta
Arsip Arsip
Dinamis Pelaksana:
Arsiparis
 Tanggung jawab
Lembaga
Arsip Kearsipan
Statis
Pelaksana:
Arsiparis
Daur Hidup Arsip

Penggunaan
Dan
Penciptaan
Pemeliharaan

Penyusutan
 Pembuatan
Penciptaan
Penerimaan
Pengelolaan Penggunaan &
Arsip Dinamis Pemeliharaan
Registrasi
Penggunaan &
Pemeliharaan Kontrol dan
Distribusi
 Pemberkasan
Penciptaan
Penataan
Arsip Inaktif
Pengelolaan Penggunaan &
Arsip Dinamis Pemeliharaan
Penyimpanan
Penyusutan
Alih Media
 Penciptaan Pemindahan
Arsip Inaktif dari
UP ke UK
Pengelolaan Penggunaan &
Pemusnahan
Arsip Dinamis Pemeliharaan
Arsip yang Tidak
Bernilaiguna
Penyusutan
Penyerahan
Arsip Statis dari
OPD ke LKD
 NSPK
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 40 ayat (4)

Klasifikasi Sistem Klasifikasi

Tata Naskah Jadwal Retensi
Arsip Keamanan dan
Dinas Arsip (JRA)
Akses Arsip

Mengacu kepada Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota

KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI

 Organisasi Kearsipan
Pasal 16

 Organisasi Kearsipan terdiri atas: Unit Kearsipan

dan Lembaga Kearsipan
 Unit Kearsipan wajib dibentuk oleh LN, pemda,
PTN, BUMN, BUMD
 Lembaga Kearsipan terdiri atas: ANRI, arsip
daerah provinsi, arsip daerah kab./kota, arsip PTN
 Pengelolaan Arsip Dinamis

Struktur Pengelolaan Kearsipan Pada Organisasi Perangkat Daerah

Sekretariat Daerah, OPD, Unit Kearsipan I

BUMD Sebagai Pencipta (Dinas Perpustakaan dan
Arsip Kearsipan)
- arsip statis
- arsip inaktif > 10 tahun
- pembinaan di lingkup
Unit Provinsi/Kabupaten/Kota
Unit
Kearsipan
Pengolah
II
- arsip aktif - arsip inaktif
- arsip vital - pembinaan internal
 ORGANISASI KEARSIPAN

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN

Menyimpan Arsip Aktif Menyimpan Arsip Inaktif Melestarikan dan
Memanfaatkan Arsip
Statis
Memindahkan Menyerahkan
Arsip Inaktif Arsip Statis

Dinas
Unit Kerja Subbagian Umum
Perpustakaan dan
Setingkat Es III OPD, BUMD
Kearsipan
di OPD, BUMD
Unit Kearsipan II
Unit Kearsipan I
 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip aktif

Unit Kerja Fungsi berkas

OPD, BUMD
Kegiatan
sebagai
pencipta Unit Kerja Fungsi
Kegiatan
berkas
arsip
Unit Kerja Fungsi
Kegiatan berkas

Kegiatan lainnya
- identifikasi arsip vital
• - Manajemen arsip vital
• Output
- Penyimpanan arsip vital
- Daftar arsip vital
Ruang lingkup kegiatan kearsipan
- Tata naskah dinas, penyusunan formulir,
penyusunan laporan, pemberkasan
Output
- penataan fisik arsip per berkas
- Daftar arsip aktif
(Pasal 42 PP 28 Tahun 2012)
Berkas Kegiatan
2023
•Kode Kegiatan
KLS
•Nama Kegiatan
RKT, DPA
A. Perencanaan TOR, KAK
RAB

Disusun Secara
Kronologis
Kegiatan
B. Pelaksanaan
Keuangan

Laporan
C. Hasil
Fisik: Foto/film

Keuangan dan arsip

D. Evaluasi
Kualitas dan manfaatan
Tata Tata Naskah Dinas
Dasar Hukum

• Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023

tentang PedomanTata Naskah Dinas
• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
5 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Memperhatikan

• Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa dan

Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan
• Undang-undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan
• Peraturan Kepala ANRI Nomor 30 Tahun 2011 tentang Penggunaan Kertas
Untuk Arsip/Dokumen Permanen
• Keputusan Kepala Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa Kementerian
Pendidikan Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia Nomor
0424/I/BS.00.01/2022 tentang Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan

• Surat Edaran Kepala BKN Nomor l/SE/I/2021 tentang Kewenangan Pelaksana

Harian dan Pelaksana Tugas Dalam Aspek Kepegawaian
PENGERTIAN

TATA NASKAH DINAS

Pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan

NASKAH DINAS
Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
 Penyiapan Pengamanan Pengabsahan
Naskah Naskah Naskah

Pengaturan
Format Distribusi
Naskah

Tata
Jenis Naskah
Dinas Naskah Media
Dinas
 PENGURUSAN SURAT
“ Keg iatan pendistribusian surat masuk (in coming mail) dan
surat keluar (out going mail) dari satu tempat ke tempat
yang lain sehing g a sampai kepada alamat yg dituju secara
cepat, tepat dan leng kap “

• ASAS PENANGANAN SURAT

• (Sentralisasi, Desentralisasi & Kombinasi)
• SARANA
(Agenda, Kartu Kendali, Takah, Otomatisasi)
PENGURUSAN SURAT
1. SURAT meliputi berbagai produk komunikasi kedinasan, seperti surat masuk,
surat keluar, nota dinas, naskah-naskah lainnya seperti pedoman, juklak,
protap dll.
2. Prosedur pengurusan surat masuk:
a. Penerimaan
b. Pencatatan
c. Penyampaian
3. Prosedur pengurusan surat keluar
a. Penyusunan konsep
b. Penandatanganan
c. Penomoran
d. Pencatatan
e. Pengiriman
PENGURUSAN SURAT
4. Sarana/ alat
a. Buku Agenda (manual) dan secara elektronik (mail tracking)
b. Lembar Pengantar
c. Lembar Disposisi
d. Pola Klasifikasi
e. Tickler file
 PEDOMAN KERJA
Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, sebaiknya suatu
organisasi harus melengkapi kegiatan pengurusan suratnya dengan
pembuatan suatu pedoman kerja yang memuat penjelasan
mengenai prosedur dan tata kerja pengurusan surat yang diterapkan
pada organisasi yang bersangkutan.
Pedoman kerja memuat hal-hal berikut :
a. Kebijakan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi.
b. Penjelasan yang lengkap dan rinci mengenai asas pengorganisasian,
prosedur, dan tata kerja.
c. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat.
Sesuai dengan asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan
pada organisasi yang bersangkutan, maka tanggung jawab dan
tugas unit kerja harus jelas.
PERENCANAAN SURAT MASUK

Untuk mewujudkan tujuan pengurusan surat, perlu menyusun

perencanaan pengurusan surat masuk, dengan mempertimbangkan
hal-hal di bawah ini :
a. Asas yang dianut dalam pengurusan surat masuk
b. Jenis surat yang harus dikendalikan
c. Sarana yang digunakan dalam pengendalian surat
d. Cara yang ditempuh untuk mengurangi risiko hilangnya surat.
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus
surat masuk, pengarahan surat kepada unit kerja yang tepat,
mewujudkan pencapaian tujuan pengurusan surat.
PERENCANAAN SURAT MASUK

Prinsip dasar dalam perencanaan prosedur pengurusan

surat masuk.
• Penerimaan Surat Masuk
• Penyampaian Surat Secara Langsung
• Penyampaian Surat Secara Terkendali
• Penyampaian Surat atas dasar Derajat Pengiriman dan
Sifatnya.
• Pendisposisian Surat
 Penggolongan surat
• Menurut jenisnya dibedakan Surat Terbuka dan surat
tertutup

• Menurut isinya ada surat Penting dan surat biasa

• Menurut Tingkat kecepatan penyampaian : sangat segera,

segera, biasa.
Sebagai sarana komunikasi
kedinasan dibedakan :
• Surat Terbuka → surat yg isinya tidak khusus
ditujukan kepada seorang pejabat tertentu / unit
kerja tertentu (dapat dibuka oleh petugas bagian
persuratan).

• Dibedakan → surat penting dan surat biasa.

• Surat penting adalah surat yang mengandung
informasi penting bagi instansi dan memerlukan
tindak lanjut administrasi
• Surat Biasa adalah surat yang tidak memerlukan
tindak lanjut administrasi serta informasi yang
terkandung di dalamnya berupa pemberitahuan yang
sifatnya umum atau terdapat pada sumber lain.
• Surat tertutup adalah surat yang isinya khusus ditujukan
kepada pejabat tertentu dan tidak boleh diketahui dan
atau dibuka oleh orang lain selain pejabat yang tercantum
pada alamat surat
• Surat tertutup mengandung tingkat kerahasiaan yang
dibedakan menjadi sangat rahasia, rahasia, konfiidensial
• Surat rahasia adalah surat yang apabila isinya disiarkan
atau diketahui secara tidak sah oleh pihak yang tidak
berkepentingan dapat menghambat pelaksanaan tugas
instansi dan merugikan pihak yang berkepentingan
Penggolongan Isi Surat
→ Untuk menentukan surat penting atau biasa.
→ Dapat dibantu dengan pertanyaan sbb:

1. Bagaimana akibatnya jika surat-surat itu terlambat penyampaiannya

ke unit pengolah?
2. Apakah akan menggangu kelancaran tugas pekerjaan, seandainya
surat itu hilang ?
3. Andaikata hilang, apakah informasinya masih dapat ditemukan pada
sumber lain ?
4. Apakah surat itu penting bagi kelangsungan hidup organisasi ?
5. Apakah surat itu memerlukan tindak lanjut ?
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK

PENERIMAAN PENYORTIR PEMBUKAAN SAMPUL

AN SURAT

MEMBACA,MENGGARIS
BAWAHI,MEMBERI CATATAN PEMBERIAN TANGGAL DAN
PENTING /MEMBERI TANDA PEMERIKSAAN LAMPIRAN

PENGARAHAN SURAT REGISTRASI SURAT

MASUK MASUK

PENYIMPANAN SURAT PENDISTRIBUSIAN/PENYAMPAI

AN SURAT
 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR

PENYUSUNAN KOREKSI PENYUSUNAN SURAT

DRAFT PIMPINAN (FINAL)

PEMBERIAN NOMOR SURAT,

TANGGAL, DAN STEMPEL PEMBUBUHAN TANDA
TANGAN

REGISTRASI SURAT PADA PEMBERIAN NOMOR SURAT

SARANA PENGURUSAN SURAT PADA AMPLOP

PENDISTRIBUSIAN SURAT PENYIMPANAN

PERTINGGAL SURAT
PEMBERKASAN
ARSIP
 PEMBERKASAN ARSIP
▪ Penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun
secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan
informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit
kerja. (PP no.28/2012)

45
TUJUAN PEMBERKASAN
• Menyatukan informasi arsip
• Menjamin ketersediaan arsip
• Meningkatkan kualitas pelayanan publik
• Menemukan kembali informasi dengan :
cepat,
tepat,
lengkap dan aman
• Mempermudah penyusutan arsip
 PROSEDUR PEMBERKASAN
1. Pemeriksaan (Inspecting)
- Perintah file/simpan
- kelengkapan berkas surat
2. Penentuan Index (Indexing)
3. Pengkodean (Coding)
4. Pengelompokkan kode yang sama
5. Pelabelan (labeling)
6. Penataan berkas
7. Pembuatan daftar berkas, isi berkas dan arsip aktif

47
 Unit Kerja penuh dengan arsip;
Perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas
PERMASALAHAN ( Arsip dalam keadaan tidak teratur );
PENGELOLAAN Tidak ada petugas yang secara khusus menangani
ARSIP AKTIF arsip;
Informasi tidak aman (Belum ada pengendalian
keluar masuk );
Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan
petugas ( karena belum ada sistem filing, atau
sudah ada sistem tetapi belum diterapkan;
Retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat
dan tepat bahkan seringkali tidak diketemukan.

SOLUSI Asas Pengelolaan Arsip

Sistem Pengelolaan Arsip
Sarana Kearsipan
SDM
 ASAS PENGELOLAAN

Sentralisasi

Desentralisasi

Kombinasi
Pertimbangan Pengorganisasian

1. Lokasi
2. Volume arsip
3. Kepentingan pengguna → kepuasan pengguna
4. Efisiensi alat dan tempat
5. SDM pengelola arsip
 PENGENDALIAN
ASAS SENTRALISASI INFORMASI
SURAT

UNIT KERJA

RECORDS CENTRAL
CENTRE FILE
 ASAS SENTRALISASI

Ciri-ciri :
1. Pengelolaan arsip aktif dalam satu ruangan central file
2. Arsip aktif yang selesai dari unit-unit kerja, diserahkan
ke central file
3. Diterapkan oleh organisasi kecil atau unit-unit kerja
saling berdekatan
 ASAS SENTRALISASI
Keuntungan :
1. Efisien dalam penggunaan peralatan dan SDM
2. Cepat dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali
3. Efektif dalam pelaksanaan koordinasi, pembinaan dan kontrol prosedur
kearsipan
4. Peralatan dan prosedur mudah diseragamkan
5. Arsip lebih terjamin keselamatannya
6. Duplikasi dapat dihindari
7. Mudah dalam pelaksanaan penyusutan
8. Mudah dalam penerapan otomasi kearsipan

Kekurangan :
1. Jika lokasi unit kerja berjauhan akan menyulitkan pengguna arsip, butuh waktu
lama
2. Kurang dapat mengantisipasi perkembangan organisasi dan kompleksitas kerja
3. Rawan akan kebocoran informasi
 ASAS DESENTRALISASI

Ciri-ciri :
1. Pengelolaan arsip aktif dilakukan setiap unit kerja
2. Diterapkan pada organisasi yang besar
3. Mempunyai beberapa central file

Keuntungan :
1. Unit kerja dapat langsung mengontrol arsipnya
2. Cepat dalam penemuan kembali
3. Daya tampung arsip lebih banyak

Kekurangan :
1. Banyak duplikasi yang disimpan
2. Inefisiensi dalam penggunaan peralatan dan SDM
3. Unit-unit kerja cenderung menggunakan sistem pengelolaan sendiri
ASAS DESENTRALISI PENGENDALIAN
INFORMASI
SURAT

CF
CF CF
UNIT KERJA

RC RC RC
 ASAS KOMBINASI
Ciri-ciri :
1. Proses pengelolaan arsip aktif dilakukan setiap unit kerja
2. Prosedur/Sistem, alat, cara kerja, training dengan kontrol berpusat

Keuntungan :
1. Keseragaman sistem
2. Kesalahan filing dan arsip yang hilang dapat dikurangi
3. Efisien peralatan
4. Memudahkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Kekurangan :
Penerapan sistem dimungkinkan terjadi keanekaragaman, dapat
disebabkan karena keterbatasan SDM baik secara kuantitas
maupun kualitas atau dapat disebabkan karena kurangnya
pembinaan
 PENGENDALIAN
ASAS KOMBINASI INFORMASI
SURAT

CF
CF CF
UNIT KERJA

RC
 1. TERTIB FISIK DAN INFORMASI
Pemberkasan Arsip Aktif

Disposisi Simpan/
file Digabungkan dengan surat lain yang KLASIFIKASI ARSIP
LD terkait (jika ada)

Filing cabinet

masuk

OT.00.01
STRUKTUR

folder
Pemberkasan Arsip Aktif

KP.05.01 Cuti Tahunan 2015

INDEKS

ditempel
Cuti Tahunan

kode
Folder
Klasifikasi arsip

KP.05.01
PRAKTEK PEMBUATAN DAFTAR ARSIP
DAFTAR BERKAS

INSTANSI : DISPUSIP PROV KALSEL

UNIT PENGOLAH : BIDANG PAD
KET. KLASIFIASI
NOMOR KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN WAKTU JUMLAH KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP
1 2 3 4 5 6

01 PL.03.02 Surat dari Dewan Pimpinan Pusat 2022 1 berkas Terbatas

LSM Melati kepada KADISPUS
Prov Kalimantan Selatan Nomor
16/Melati/ PN/DPP/VII/2023
tentang Permohonan arsip
fotokopi SK Gub nomor
SK.04.DIT.P.3.HT/HM1979 dan
tanah yang berada di dalamnya
Kavling maupun rencana jalan
dan proses fasum nya

Sumber:
PERKA ANRI NO.23 TAHUN 2017 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS
61
 FORMAT DAFTAR ISI BERKAS
DAFTAR ISI BERKAS
INSTANSI : DISPUSIP PROV KALSEL
UNIT PENGOLAH : BIDANG PAD
KET.
NOMOR KODE KLASIFIASI
NOMOR
NOMOR ITEM KLASIFIKA URAIAN/ INFORMASI ARSIP TANGGAL JUMLAH KEAMANAN
BERKAS
ARSIP SI DAN AKSES
ARSIP
1 2 3 4 5 6 7 8
01 01 1 PL.03.02. Surat dari Dewan Pimpinan pusat LSM Melati 11 Juli 2022 1 Lembar Terbatas
kepada KADISPUSIP Prov Kalsel Nomor
16/Melati PN/DPP/VII/2022 tentang Permohonan
arsip fotokopi SK Gub nomor
SK.04.DIT.P.3.HT/HM1979 dan tanah yang berada
didalamnya Kavling maupun rencana jalan dan
proses fasum nya

2 PL.03.02. Nota Dinas dari Kepala Bagian Perlengkapan 15 Juli

kepada Kabid Pembinaan nomor 2022
163/PL.03.02./PPK tanggal 15 juli 2022 hal
permohonan arsip fotokopi SK Gub nomor
SK.04.DIT.P.3.HT/HM1979 dan tanah yang berada
di dalamnya Kavling maupun rencana jalan dan
proses fasum nya
3 PL.03.02. Nota Dinas dari Kabid Pembinaan kepada Kabag Terbatas
Perlengkapan nomor 90/PL.03.02./PAD ……
Sumber: 62
PERKA ANRI NO.23 TAHUN 2017 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS
 Penyimpanan dengan Ordner

PL.06.02 KU.05.04
KP.02.04 Anggaran
Kendaraan
Cuti Dinas Rutin
Tahunan Th. 2023 2023
2023

ORDNER ORDNER
ORDNER
 PENGARUH KONDISI ARSIP AKTIF DI UNIT PENGOLAH
MENJADI ARSIP INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN

JRA

TERTIB FISIK DAN

INFORMASI

PENILAIAN
DAFTAR ARSIP
INAKTIF UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN
• OUT INDIKATOR, adalah alat untuk
mengganti arsip yang dipinjam, jenis out
indikator sbb:
• OUT GUIDE, mengganti folder yang diambil
(dipinjam) terbuat dari kertas yang agak tebal
dengan label “OUT” di Tab nya.
• OUT SHEET, mengganti arsip yang dipinjam
(diletakkan di folder dimana arsip itu diambil.
Dibuat dengan kertas biasa, ukuran dan
bentuk sama dengan out guide.
 OUT INDICATOR
NAMA KODE TANGGAL PARAF
NOMOR
PEMINJAM ARSIP PINJAM KEMBALI PINJAM KEMBALI
CONTOH FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
UNTUK INTERNAL ORGANISASI
FORMULIR PEMINJAMAN

INDEKS : Tanggal Kembali :

………………………… ………………………..
………………………… Tanggal Perpanjangan:
………………………… ………………………..

Nama peminjam / Unit Kerja : Tanggal Peminjaman

………………............... …………………………
…………………………

Media : ………………… Kode Lokasi :

…………………………
Paraf Peminjaman Paraf Pengemablian
Peminjam Petugas Peminjam Petugas
………… ………… ………… …………
BUKU PEMINJAMAN ARSIP
JENIS KODE TGL TGL PARAF PARAF
NO PEMINJAM
ARSIP ARSIP PINJAM KEMBALI PEMINJAM KEMBALI
 PENGARUH KONDISI ARSIP AKTIF DI UNIT PENGOLAH
MENJADI ARSIP INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN

TIDAK TERTIB

UNIT KEARSIPAN
Penataan Arsip Inaktif
 Dasar Hukum

1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2012 tetang
Kearsipan
3. Peraturan Kepala ANRI No 19 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna
Sekunder
4. Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pemeliharaan Arsip Dinamis
 DEFINISI:
“arsip yg frekuensi
penggunaannya sdh
menurun atau jarang
digunakan”

Betty R. Ricks (1992:101)

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya kurang dari enam sampai

sepuluh kali setahun sudah dikatakan arsip inaktif. Dalam suatu khasanah
arsip, biasanya arsip inaktif berjumlah 35-40%, arsip permanen antara 1-5
%, sedangkan arsip aktif sekitar 30 %, sisanya 30 % musnah.
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
PENDATAAN
( ARSIP INAKTIF )
INAKTIF

PENATAAN Sebagian arsip

( ARSIP INAKTIF ) diserahkan sebagai
bahan pertanggungjawaban
nasional
( ARSIP STATIS )

Sebagian arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
 TUJUAN
Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif
1. Menjamin arsip dapat ditemukan dengan cepat dan
tepat untuk kepentingan referensi/rujukan;
2. Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan
terpelihara
3. Menjamin pelaksanakan penyusutan berjalan dengan
lancar.
PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Azas
1. Efisiensi/Murah
Pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan untuk menjamin penggunaan
ruang, peralatan simpan, SDM, dan biaya yang murah.
2. Accesible
Pengelolaan arsip inaktif untuk menjamin penemuan kembali secara
cepat dan tepat
3. Keamanan
Pengelolaan arsip inaktif diupayakan pemeliharaan, pencegahan
dan penanggulangan kerusakan, kebocoran informasi serta bencana
juga pengaturan sistem keamanan.
4. Kelengkapan
Pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan untuk menjamin seluruh
arsip inaktif dikelola secara lengkap dan terintegrasi.
PENATAAN ARSIP INAKTIF

2. 3.
1.
PENGOLAHAN PENYUSUNAN
PENGATURAN
INFORMASI DAFTAR ARSIP
FISIK ARSIP
ARSIP INAKTIF
 PRINSIP PENATAAN ARSIP INAKTIF

Prinsip Aturan
Prinsip asal-usul Pendeskripsian
Asli (original
(provenance) arsip
order)
• tidak • pengaturan dan • tidak lembar per
mencampuradukkan penataan arsip lembar tetapi
antara arsip yang harus sesuai berkas per berkas
berasal dari unit dengan sistem
pengolah satu penataan ketika
dengan lainnya arsip masih aktif
atau ketika arsip
masih dalam
proses
pelaksanaan
administrasi
 PENGOLAHAN
INFORMASI
ARSIP

Pemeriksaan Pendeskripsian

mencocokkan dengan
meneliti apakah arsip meneliti kelengkapan deskripsi dariang unit kerja,
benar-benar telah berkas, dan kondisi fisik memperhatikan arsip yang
inaktif (lihat JRA) arsip berasal dari lebih 1 unit
kerja/tunjuk silang
 PENGATURAN
FISIK ARSIP

PENATAAN arsip
PENYORTIRAN
dan boks

kelompok berkas menata arsip pada

Pelabelan boks
1 dengan yang boks (boks tidak
harus konsisten
lain terlalu penuh)
ARSIP INAKTIF DIBEDAKAN MENJADI
• Arsip Teratur
• Arsip Tidak Teratur
• Dalam penataan arsip tidak teratur dapat dengan cara yang
sederhana yaitu hanya mengelompokan tahun dan unit kerja.
• Sedangkan dengan cara rinci yaitu tahun, unit kerja ditambah
masalah
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan Arsip
Penataan dan Penyimpanan
Pelayanan
Pemusnahan
Pemindahan Arsip
Penentuan Kapan Pemindahan Arsip
Penentuan Arsip apa yang akan
dipindah (berdasarkan JRA, jika belum
ada JRA lakukan pembenahan)
Menyiapkan Arsip yang akan dipindah
Penyiapan Ruang Simpan
Penerimaan Arsip
Pemindahan Arsip Inaktif
PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 57
• Memperhatikan bentuk dan media arsip
• Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan :
❖Penyeleksian arsip inaktif
❖Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan
❖Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan
 Pemindahan Arsip Inaktif
 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan
dari unit pengolah ke unit kearsipan
 Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi
tanggungjawab pimpinan unit pengolah
 Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah melewati retensi arsip
aktif
 Pemindahan dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan
dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan
• Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
❖Menyiapkan daftar arsip yang dipindah
❖Memasukan arsip yang akan dipindah ke dalam boks arsip
❖Memberi label pada boks arsip yang telah diisi arsip
• Menyiapkan ruang simpan
❖Kegiatan ini berlangsung di Pusat Arsip (Perka ANRI Nomor 3
Tahun 2000)
• Menerima arsip
❖Meneliti kelengkapan arsip
❖Mencocokan antara daftar arsip dan fisik arsip
❖Dibuat berita acara pemindahan arsip yang dilengkapi daftarnya
Pemindahan Arsip Inaktif
• Berita acara dan daftar arsip inaktif yang akan
dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah dan unit kearsipan
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
KOP
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Nomor :
Pada hari ini ......... tanggal ......... bulan ........ tahun ......... dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari ........ ke .........
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama :
NIP :
Jabatan :
Unit Pengolah:
Dalam hal ini bertindak atas nama ............... yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
Nama :
NIP :
Jabatan :
Unit Kearsipan:
Dalam hal ini bertindak atas nama ........ yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada
PIHAK KEDUA.
PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA .

Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing dan para pihak menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum
sama.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Jabatan Jabatan
DAFTAR ARSIP YANG AKAN
DIPINDAHKAN

UNIT PENGOLAH :

No Kode Series/Uraian Masalah Tahun Tingkat Volume Nomor Keterangan

Klasifikasi Perkembangan Boks
Arsip
Penataan Arsip Inaktif
Pemeriksaan
Pendeskripsian
Penyortiran
Penataan Arsip dan Boks
Pembuatan Daftar Arsip
Penataan Arsip Inaktif
Pasal 44 PP No 28 Tahun 2012

Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui :

➢ Pengaturan fisik arsip

➢ Pengolahan informasi arsip
➢ Penyusunan daftar arsip inaktif
Penataan Arsip Inaktif

Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip

inaktif menjadi tanggungjawab kepala unit
kearsipan
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

1) Persiapan Penataan
2) Penerimaan
Penataan arsip inaktif mencakup kegiatan mengolah dan
menata informasi serta fisik arsip inaktif melalui proses
identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip,
penyusunan skema pengaturan arsip,
pemberkasan/pengelompokan arsip dan pembuatan jalan
masuk.
3) Pemberkasan
Pemberkasan ulang arsip dilaksanakan jika pada waktu arsip inaktif
dalam kondisi tidak teratur

4) Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip dilakukan setiap jenis/series arsip, oleh karena itu
sebelum dilakukan pendeskripsian terlebih dahulu dilaksanakan
pemberkasan arsip

Catatan:
Pendeskripsian terhadap setiap lembaran arsip hanya dilakukan terhadap
arsip yang benar-benar sudah terpisah dan tidak dapat dikelompokkan
menjadi file atau jenis/series arsip
• Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman
atau mencatat informasi tertentu pada arsip ke dalam
kartu deskripsi ukuran 15 x 10 cm, minimal meliputi
unsur-unsur:
a) bentuk redaksi
b) isi ringkas
c) tahun
d) tingkat perkembangan
e) jumlah arsip
f) keterangan
Contoh kartu deskripsi

A.1

Laporan (a) pertanggungjawaban Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Arsip Nasional RI (b)

2004 (c)
Asli (d)
1 sampul (e)

n.b. kertas rusak (f)

5) Pembuatan skema pengaturan/penataan arsip →
merupakan kerangka yang dipergunakan
sebagai pedoman pengelompokkan kartu
deskripsi arsip secara sistematis dan logis
berdasarkan data arsipnya (berdasarkan
fungsi organisasi atau klasifikasi arsip).
Pengelompokan kartu sesuai skema dan diberi
nomor definitif/tetap dilanjutkan dengan
menyatukan fisik arsip dalam satu folder/map
dan diberi nomor tetap sesuai pada kartu
deskripsi.
6) Memasukkan arsip ke dalam boks dan pelabelan
Penataan arsip dalam boks memperhatikan
penataan arsip ketika masih aktif (Prinsip
Original Order).
Pelabelan/Penomoran Boks, sesuai dengan nomor urut dan
atau kode maupun nomor lokasi penyimpanan jika diperlukan,
sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat tergantung pada
ruang dan alat simpannya (rak).
Pembuatan Daftar Arsip Inaktif

• Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke

dalam Daftar Arsip
Daftar Arsip memuat nomor berkas, deskripsi
(seri/jenis arsip), tahun, jumlah, tingkat
perkembangan, nomor boks dan
keterangan/status
PROSEDUR PEMBENAHAN ARSIP
INAKTIF

 Survey Arsip
 Identifikasi
 Rekonstruksi
 Deskripsi
 Pembuatan Skema
 Labeling
 Daftar Arsip
 PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF

P
E NON ARSIP
M
I MUSNAH
ARSIP L
KACAU A DUPLIKASI
H
A
N ARSIP

MEMBERKAS

LEMBARAN LEPAS
 Lanjutan
MEMBERKAS PEMBERIAN
PADA KARTU DENGAN
NOMOR SEMENTARA
PEMBERKASAN :
LEMBAR LEPAS - PER UNIT KERJA
- MASALAH

Pengaturan
Kartu dengan
Nomor Definitif
PEMISAHAN Pembuatan
KARTU DENGAN PEMBUATAN
SKEMA / KLASIFIKASI Daftar Arsip
ARSIP
Pembungkusan
Arsip
Dengan No Definitif
PENYUSUTAN
ARSIP
Penyusutan Arsip

Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip

dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan

Arsip
 Tujuan Penyusutan Arsip

▰ Memisahkan antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip yang bernilai guna
▰ Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
▰ Menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip
▰ Untuk memudahkan penilaian arsip
▰ Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja yang berbeda (minimal dengan
fungsi yang berbeda) dengan kewenangan pengelolaan yang jelas dan tegas)
▰ Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggung jawab pengelolaan informasi
▰ Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen berskala nasional
Manfaat Penyusutan Arsip

▰ Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat penyusutan, arsip harus dalam
keadaan tertata.
▰ Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna yang disimpan.
▰ Penemuan kembali menjadi mudah dan cepat.
▰ Berpindah atau hilangnya informasi dapat diketahui dengan mudah
▰ Biaya pengelolaan arsip menjadi murah.
▰ Unit kerja (Unit Pengolah) tidak perlu mengurusi arsip yang tidak secara langsung
digunakan untuk mendukung operasional organisasi sehari-hari.
 PENGERTIAN
PENILAIAN ARSIP
• Definisi Penilaian Arsip :

‘Pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip didalam menentukan nilai
guna setiap series arsip bagi org’ (Betty R. Ricks)

‘Proses evaluasi kegiatan untuk menentukan arsip yg perlu diambil & disimpan guna
memenuhi kebutuhan kegiatan, persyaratan tanggungjawab & harapan masyarakat’
(Kennedy-Schauder)

‘Tindakan menganalisis series arsip berdasarkan nilai gunanya untuk menetapkan

jangka simpan arsip & menentapkan keputusan nasib akhir arsip’ (Richard Cox)

‘Penentuan apakah arsip mengandung informasi yg bernilai guna abadi & harus
disimpan di lembaga kearsipan’ (Ira A. Penn)
 PENGERTIAN
PENILAIAN ARSIP
Unsur-unsur dari beberapa definisi Penilaian Arsip :
1. Analisis Series arsip
2. Kebutuhan kegunaan atau nilai guna
3. Penentuan masa simpan

“Proses keg iatan meng analisis series arsip berdasarkan

kebutuhan keg unaan atau nilai guna untuk menentukan masa
simpan bag i kepenting an org anisasi/pencipta arsip maupun di
lembag a kearsipan”
 KETENTUAN KHUSUS
DI DALAM MELAKUKAN
PENILAIAN ARSIP
• Peraturan perundang-undangan kearsipan
• Ketentuan hukum lain yg terkait dgn materi arsip
• Kepentingan organisasi pencipta
• Pertanggungjawaban nasional
• Kepentingan publik (masyarakat peneliti)
METODE ANALISIS
PENILAIAN ARSIP
• ANALISIS FUNGSIONAL, mengetahui hubungan antara
kegunaan arsip dgn fungsi organisasi
• ANALISIS ISI, memahami subyek/ topik yg ada pada arsip &
mengembangkan informasi lain
• ANALISIS KEGUNAAN, mempertimbangkan kegunaan arsip
bagi penggunanya
• ANALISIS BIAYA MANFAAT (COST BENEFIT),
mengevaluasi manfaat informasi yg diperoleh dgn besarnya
biaya yg dikeluarkan (peralatan, pengolahan, pengaturan,
pemeliharaan & penyimpanan)
 NILAI GUNA
ARSIP
• Keputusan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2001
arsip mempunyai nilai guna primer yaitu nilai guna yang
didasarkan pada kepentingan instansi pencipta arsip dan
nilai guna sekunder yaitu nilai guna yang didasarkan pada
kepentingan orang/lembaga di luar pencipta arsip.
• Nilai guna primer dimiliki oleh arsip dinamis
NILAI GUNA
ARSIP
Nilai guna primer terdiri atas :
1. Nilai guna administrasi yaitu nilai guna yang dilihat dari tanggung
jawab pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lembaga pencipta arsip
2. Nilai guna hukum yaitu nilai guna yang berkaitan dengan tanggung
jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak
secara hukum
3. Nilai guna keuangan yaitu nilai guna arsip yang menggambarkan
transaksi keuangan
4. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu nilai guna arsip yang
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hsail/akibat dari
penelitian murni atau penelitian terapan
NILAI GUNA
ARSIP
• Nilai guna sekunder arsip menurut Peraturan Kepala
ANRI Nomor : 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian
Kriteria dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder :
nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan pengguna arsip di luar pencipta arsip dan
kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
nasional dan memori kolektif bangsa.
• Nilai guna sekunder dimiliki arsip statis
NILAI GUNA ARSIP

Nilai guna sekunder arsip terdiri atas :

1. Nilai guna evidential yaitu nilai guna yang merupakan bukti
keberadaan suatu organisasi/lembaga serta bukti prestasi intelektual
yang bersangkutan.
2. Arsip yang bernilaiguna kebuktian (evidential) adalah arsip yang
mempunyai nilai isi informasi yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, BUMN/BUMD,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan,
digabung, dibubarkan, diatur serta dilaksanakannya fungsi dan tugas
 NILAI GUNA ARSIP
Kriteria arsip bernilaiguna evidential adalah sebagai berikut:
a. Merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan;
b. Merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;
c. Merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;
d. Merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien
yang dilayani;
e. Merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;
f. Memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan,
budaya, atau historis;
g. Berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan
eksternal.
 NILAI GUNA ARSIP

2. Nilai guna informasional : nilai informasi yang terkandung dalam arsip bagi
kepentingan penelitian dan kesejarahan
Informasi mengenai orang/tokoh, tempat, benda, peristiwa.
Arsip yang bernilaiguna informasional adalah arsip yang mempunyai nilai isi
informasi yang mengandung kegunaan untuk berbagai kepentingan penelitian dan
kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
Kriteria arsip bernilaiguna informasional :
a. Orang-orang penting/tokoh berskala nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan
komunitas perguruan tinggi;
b. Fenomena, peristiwa (event), kejadian luar biasa, tempat penting berskala
nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan komunitas perguruan tinggi;
c. Masalah penting yang menjadi isu nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan
komunitas perguruan tinggi.
 NILAI GUNA
ARSIP

3. Nilai guna intrinsik yaitu nilai guna yang melekat (inherent)

pada karakteristik dokumen karena faktor keunikan yang
terkandung di dalamnya seperti usia arsip, isi, cap atau
stempel, atau media arsipnya.
Arsip yang bernilaiguna intrisik adalah arsip yang memiliki
keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi,
struktur, konteks, dan karakter arsip seperti usia arsip, isi,
pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda tangan,
cap/stempel yang melekat.
Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan

atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
❑ Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib memiliki JRA.
(Pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
❑ JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD setelah
mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(Pasal 53, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012)
 DASAR HUKUM

1. Undang –Undang Nomor. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
 Menjamin penyelamatan arsip
kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara,

Menjadi pedoman dalam

pelaksanaan penyusutan arsip
Pencipta Arsip harus
memiliki JRA,
karena:
Mewujudkan pengelolaan arsip
yang efektif dan efisien

Menghindari keraguan dalam

penyusutan arsip
• Tanpa penyusutan arsip, arsip yang dikelola akan:
• Tidak efisien,
• Menghambat layanan informasi,
• Menghambat kinerja organisasi,
• Pemborosan dari segala bidang,
• Membuktikan ketidakmampuan manajemen dalam mengelola aset
organisasi.
• Oleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasi pencipta arsip
sebagai upaya efisiensi dan peningkatan kinerja organisasi.
• JRA terdiri atas:
• JRA FASILITATIF berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi
dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan,
perlengkapan, dan ketatausahaan.
• JRA SUBSTANTIF berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi
dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan
tugasnya.
 UNSUR JRA
a. Jenis/series arsip
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)
• retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah)
• retensi inaktif umur/usia berkas di ruang arsip (record centre)
c. Keterangan :
• Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena
memiliki nilai kesejarahan
• Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan
beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna
• Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa lama,
keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen
TERIMA KASIH