“PENATAAN ARSIP

DINAMIS”
PEMBINAAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PERANGKAT DAERAH
27042021

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta

Jl. Perintis Kemerdekaan No.1 Jakarta Timur
(021) 47860095 (021) 47865922

www.dispusip.jakarta.go.id
http://smart-one.jakarta.go.id
dispusip@jakarta.go.id
arsip_jakarta
@dispusipprovinsidkijakarta
1
 DASAR HUKUM

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Tahun

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah

Peraturan Gubernur Nomor 94 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas

Peraturan Gubernur Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Arsip

Dinamis
 Pengertian ARSIP
(UU Nomor 43 Tahun 2009)
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara
 Arsip

Dinamis Statis
• Aktif
• Inaktif
• Vital

OPD LKD
 •Arsip statis adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip
STATIS Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan
• (Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan pasal 1)

ARSIP
ARSIP AKTIF

DINAMIS
Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan ARSIP INAKTIF
selama jangka waktu tertentu
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 1)
 ARSIP DINAMIS, terdiri dari 2 :

ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

Arsip yang frequensi Arsip yang frequensi

penggunaannya tinggi dan/atau penggunaannya telah menurun
terus menerus digunakan
secara langsung dalam kegiatan - sebagian masih ada di
organisasi
unit kerja
- ada di masing2 unit
- sebagian lagi ada di
kerja (unit pengolah)
PUSAT ARSIP
 KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP

PENCIPTAAN PEMELIHARAAN
PENGGUNAAN PENYUSUTAN
ARSIP
ARSIP ARSIP ARSIP

PEMELIHARAAN ARSIP
PIMPINAN UNIT PENGOLAH AKTIF TANGGUNG JAWAB
PEMBUATAN BERTANGGUNGJAWAB ATAS PIMPINAN Unit Pengolah
ARSIP KETERSEDIAAN
DILAKUKAN OLEH
PENGOLAHAN, PENYAJIAN
ARSIP VITAL DAN ARSIP
PENCIPTA ARSIP
AKTIF BERDASARKAN JRA
PEMELIHARAAN ARSIP IN
PENERIMAAN AKTIF TANGGUNG JAWAB
PIMPINAN Unit Kearsipan
ARSIP

UNIT KEARSIPAN BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN

PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP INAKTIF UNTUK KEPENTINGAN
PENGGUNAAN INTERNAL DAN PUBLIK
Pengelolaan Arsip Aktif
menjadi tanggung jawab
unit pengolah (unit kerja) Pengurusan
Surat

Penyusutan Pemberkasan

Pengelolaan
Arsip Aktif

Pengamanan Penggunaan

Pemeliharaan
• Membuat Daftar
Arsip Aktif
Masalah arsip di unit kerja....

1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di

ruang kerja,
2. pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi,
tetapi masih didasarkan pada nomor urut
agenda,
3 Penumpukan arsip inaktif di ruang kerja
Akibatnya adalah …..
• Sulit diketemukan kembali,
• Sulit dilakukan penyusutan
• Sulit melakukan identifikasi
dalam rangka akuisisi
 Solusi......?

• Mulailah membenahi surat/berkas

• Simpanlah surat/berkas menurut subjeknya
• Jangan lupa menggunakan peralatan standar (filing
kabinet, almari arsip)
• Hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat
masuk atau surat keluar
• Lakukan penyusutan arsip secara reguler
 Record
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Center
(LKD)

Pimpinan
OPD
Bidang/Bagian
Central File

Setban/
Bidang/Bagian Kasubag
Central File Umum

Bidang/Bagian
Central File Record
Center
Penyimpanan arsip aktif
Penyimpanan arsip inaktif
 JENJANG MASALAH

FOLDER
Berkas/surat

TERTIER
Sub-sub
masalah
SEKUNDER
Sub-masalah

PRIMER
Pokok masalah
 -084.1
Pengumunan Penerimaan Peg

-082.1
Perenc & Penyu Form Peg

-082
Formasi, Pengad dan Pendag

-081
Kebijakan Bid Kepeg
-08
KEPEGAWAIAN
 JENJANG MASALAH
• Pokok Masalah - sekat primer
• Sub-masalah - sekat sekunder
• Sub-sub Masalah - sekat tertier
• Berkas/surat - folder

- Sekat primer = kode,pokok masalah (-07,-08,-1.71,-1.74, -1.81,

- Sekat skunder = kode, sub-masalah (-071,-074,-081,-082,
- Sekat tertier = kode, sub-sub masalah (-074.3, -082.1,
- Folder = kode, indeks berkas Kegiatan Pembinaan Kearsipan Dinamis
PD
ALAT PEMBERKASAN
• Kode Klasifikasi Arsip (KKA)

KLASIFIKASI ARSIP
• PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN
ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH
YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP
• FUNGSI :
MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN
TEMU KEMBALI
 FOLDER
8 cm
2 cm
TAB

35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

Pemberkasan arsip
dengan KLASIFIKASI

20
BERKAS
Himpunan dokumen yang disusun baik
atas dasar kesamaan urusan, kesamaan
masalah dan kesamaan jenis
PENATAAN BERKAS
Kegiatan menata dokumen dalam bentuk
berkas dan mengatur berkas dalam tatanan
yang sistimatis

PRINSIP PENATAAN BERKAS

TUJUAN PENATAAN BERKAS
Dokumen harus memberkas
• Menemukan kembali informasi dengan cepat
dan tepat
• Mempermudah penyusutan arsip
BERKAS KESAMAAN URUSAN

• Dokumen yang merupakan hasil satu

kegiatan dihimpun dalam satu berkas.
• Berkas akan mencerminkankegiatan
sejak awal hingga akhir
 Berkas Proyek Pembangunan Depot Arsip
 Berkas Pembinaan Pengelolaan Arsip Dinamis
- Berkas pegawai a.n. Saptadi Suharto
INDEKS
• INDEKS
SUATU TANDA PENGENAL
BERKAS/JUDUL BERKAS
CARA MENGINDEKS
FUNGSI :
(MASALAH)
MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG a. Membaca Keseluruhan Isi Surat
SATU DENGAN BERKAS LAINNYA b. Menentukan Isi Ringkas
c. Ditentukan Kata Yang Paling “Menonjol”
MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN d. Singkat, Jelas, Dan Padat
DAN PENYIMPANAN ARSIP
e. Bersifat Kebendaan.
contoh :
Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin photocopi
indeks :
- menyewa mesin photocopi
- penyewaan mesin photocopi
- penawaran sewa photocopi
 FILING CABINET

Almari Arsip

Tampak Depan Tampak Samping

 TAHAP-TAHAP PEMBERKASAN
Untuk yang belum memberkas
1. Pemeriksaan (Inspecting)
- Tanda perintah file/simpan
- kelengkapan berkas surat
2. Penentuan Index (Indexing)
3. Pengkodean (Coding)
4. Pengelompokkan kode yang sama
5. Pelabelan (labeling)
6. Penataan berkas
 DAFTAR BERKAS
NOMOR KODE KLASIFIKASI URAIAN KURUN JUMLAH KET
BERKAS INFORMASI WAKTU
BERKAS

DAFTAR ISI BERKAS

NO. NO. ITEM KODE URAIAN TGL JUMLAH KET
BERKAS ARSIP KLASIFIKASI INFORMASI
BERKAS

 Pasal 42, PP No. 28 Tahun 2012

UP menyampaikan DAA kepada Unit Kearsipan paling lama 6 bulan setelah
pelaksanaan kegiatan
Prosedur Peminjaman Arsip
1. Permintaan : melalui telepon atau kurir

2. Charge out : mengeluarkan arsip dilengkapi sarana

out indikator / out sheet

3. Penulisan di sarana peminjaman : buku peminjaman,

formulir peminjaman

4. Kontrol & Pengembalian

waktu kembali, kelengkapan, kondisi, beri tanda pada
out indikator, & penempatan kembali
 FORMULIR PEMINJAMAN

INDEKS : Tanggal Kembali :

………………………… ………………………..
………………………… Tanggal Perpanjangan:
………………………… ………………………..

Nama peminjam / Unit Kerja : Tanggal Peminjaman

………………............... …………………………
…………………………

Media : ………………… Kode Lokasi :

…………………………

Paraf Peminjaman Paraf Pengembalian

Peminjam Petugas Peminjam Petugas
………… ………… ………… …………
 Buku Peminjaman
JENIS KODE TGL TGL PARAF PARAF
ARSIP ARSIP PINJAM KEMBALI PEMINJAM KEMBALI
NO PEMINJAM
Out Indikator, adalah alat untuk mengganti arsip yang dipinjam,
jenis out indikator sbb:

• Out Guide, mengganti folder yang diambil (dipinjam) terbuat

dari kertas yang agak tebal dengan
label OUT di Tab nya.

• Out Sheet, mengganti arsip yang dipinjam (diletakkan di folder

dimana arsip itu diambil. Dibuat
dengan kertas biasa, ukuran dan bentuk sama dengan out
guide.
 Out Indikator
Keluar
Tanggal Paraf
Nomor Nama Peminjam Kode Arsip
Pinjam Kembali Pinjam Kembali
 Penataan Arsip Inaktif

•Dilakukan berdasarkan asas

•Asal usul dan aturan asli
•Kegiatannya
1. Pengaturan fisik arsip
2. Pengolahan informasi arsip
3. Penyusunan daftar arsip inaktif
Penyimpanan Arsip

•Penyimpanan arsip dilaksanakan untuk menjamin

keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka
waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.
 Alih Media Arsip
1. Pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih
media arsip
2. Alih media arsip harus memperhatikan kondisi arsip
dan nilai informasinya
3. Alih media arsip harus di Autentikasi oleh pimpinan
dilingkungan pencipta arsip
4. Pelaksanaan alih media arsip dilakukan dengan
membuat berita acara yang disertai dengan daftar
arsip yang dialihmediakan
 PENYUSUTAN ARSIP

Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

1. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan,
2. pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
3. dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1)

 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
(PP No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

1. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan

dengan memperhatikan bentuk dan media arsip

2. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun

dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan SKPD dan

menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah

3. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi Sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip dilingkungan SKPD ke Lembaga
Kearsipan
4. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelahmelewati retensi arsip aktif
5. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan :
a. Penyeleksian arsip inaktif
b. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan
di pindahkan
c. Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan
6. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan
berita acara dan dilampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan
7. Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan di tandatangani oleh
pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan
 CONTOH
DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN
DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN INSTANSI
)

NO URUT UNIT MASALAH URAIAN MASALAH TAHUN JUMLAH (BOKS) KETERANGAN

PENGOLAH/INSTANSI

………………..,
………………………….

PIHAK KEDUA PIHAK KESATU

………………………… ……………………….
 PEMUSNAHAN ARSIP
(PP No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

1. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan

pencipta arsip

2. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang :

a. Tidak memiliki nilai guna
b. Telah habis retensinya dan berketerangan
di musnahkan berdasarkan JRA
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
suatu perkara
3. Apabila tidak memenuhi ketentuan diatas retensinya
ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip
Prosedur Pemusnahan Arsip
1. Pembentukan panitia penilai arsip
(ditetapkan pimpinan pencipta arsip, terdiri dari unsur
pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah, arsiparis)
2. Penyeleksian arsip
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh
arsiparis di Unit Kearsipan
4. Penilaian oleh panitia penilai arsip
5. Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
7. Pelaksanaan pemusnahan :
a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan
informasi arsip musnah dan tidak dapat
dikenali
b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2
(dua) pejabat dari unit hukum dan/atau
pengawasan dari lingkungan pencipta
arsip yang bersangkutan
c. Disertai penandatanganan berita acara
yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan
 CONTOH
DAFTAR ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN
)

NO PENCIPTA ARSIP UNIT PENGOLAH NOMOR KODE URAIAN KURUN JUMLAH KETERANGAN
ARSIP KLASIFIKASI INFORMASI WAKTU

Daftar ini dibuat rangkap ………………………………………..masing-masing

untuk
1. …………….
2. …………….,dst
KEPALA UNIT KEARSIPAN

……………………….
 PENYERAHAN ARSIP STATIS
(PP No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

1. Penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab

pimpinan pencipta arsip

2. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada

lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip :
a. Memiliki nilai guna kesejarahan
b. Telah habis retensinya, dan/atau
c. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip
Prosedur Penyerahan Arsip Statis

1. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul

Serah oleh arsiparis di unit kearsipan
2. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap
arsip usul serah
3. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis
oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan
4. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga
kearsipan
5. Penetapan arsip yang akan diserahkan
6. Pelaksanaan serah terima arsip statis dengan
disertai berita acara dan daftar arsip yang akan
diserahkan
 CONTOH
DAFTAR PENYERAHAN ARSIP STATIS
)

NO URUT TGL/BLN/THN KODE & POKOK KODE & MASALAH SISTEM JUMLAH BERKAS JENIS FISIK KONDISI ARSIP KETERANGAN
BERKAS MASALAH PENYIMPANA
N

…………,……………………………..
Nama Jabatan Kepala Unit
Kearsipan

……………………….
Alur Proses Pengelolaan Arsip

Proses Statis
Aktif In-Aktif
Penyusutan
berdasarkan JRA
1.Pemindahan Arsip Inaktif
2. Pemusnahan Arsip
3. Penyerahan Arsip Statis

lembaga pencipta arsip lembaga kearsipan