DATA DUKUNG YANG PERLU

DISIAPKAN DALAM RANGKA

PERSIAPAN AUDIT KEARSIPAN

Oleh:

ENDANG RETNA TW
Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
Nama :
Dra. Endang Retno TW
Tempat/Tgl.lahir :
Sleman/ 22 Desember 1968
Alamat :
Jl. Berdikari Srondol Kulon Semarang
Jabatan :
Kasi Pembinaan Dan Pengembangan
Kearsipan
Instansi : Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah
HP : 081225397733
Pendidikan : S1 Jurusan Sejarah UGM
S2 Managemen USM
Pengalaman Mengajar :
 Mengajar pada D-3 Kearsipan UNDIP/UGM
 Mengajar pada Diklat Fungsional Arsiparis
 Mengajar pada Bintek-Bintek Kearsipan
adalah proses kegiatan dalam menilai
kesesuaian prinsip, kaidah, dan
standar kearsipan dalam
penyelenggaraan kearsipan
 ASPEK PENILAIAN
PENGAWASAN SISTEM KEARSIPAN INTERNAL

PER ANRI No. 6 Th. 2019

A. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Penciptaan Arsip;

2. Penggunaan Arsip;

3. Pemeliharaan Arsip;

4. Penyusutan Arsip.

B. SUMBER DAYA KEARSIPAN :

1. SDM Kearsipan

2. Prasarana Dan Sarana

 Penciptaan Arsip

Pembuatan Sesuai Tata Naskah

Arsip Dinas

Pengendalian Menggunakan Buku

Naskah Dinas Agenda, Kartu
Masuk dan Kendali, Takah,
Naskah Dinas Lembar Disposisi,
Keluar Agenda Elektronik
 Penggunaan Dan Pemeliharaan Arsip

Pemberkasan Sesuai Klasifikasi

Arsip Arsip

Membuat Daftar
Pembuatan Berkas dan Daftar
Daftar Arsip Aktif Isi Berkas

Menggunakan
Penyimpanan sarana (filing
Arsip Aktif cabinet, map
gantung, sekat
arsip, label arsip)
 Penyusutan Arsip
Pemindahan Arsip Inaktif Disertai Daftar Arsip
dari Unit Pengolah (Unit Inaktif dan Berita Acara
Kerja) ke Unit Kearsipan Pemindahan Arsip
(Sekretariat)
• Dibentuk Panitia Penilai
Arsip
Pemusnahan Arsip • Disertai Daftar Arsip usul
di OPD musnah dan Berita Acara
Pemusnahan Arsip

Penyerahan Arsip
• Dibentuk Panitia Penilai
Statis dari OPD ke
Arsip
Lembaga Kearsipan
• Disertai Daftar Arsip Statis
Daerah (Dinarpus
yang akan diserahkan dan
Prov. Jateng
Berita Acara Penyerahan
Arsip
 SDM Kearsipan

• Unit Kearsipan dipimpin oleh

Pejabat Struktural
1. Pejabat • Kompetensi (S-1 Bidang
Struktural Kearsipan/ S-1 selain Bid.
Kearsipan dan telah lulus
Diklat Teknis Kearsipan

• Ketersediaan Arsiparis dan

melaksanakan tugas pokok
Mengelola arsip
2. Arsiparis kearsipan
inaktif di Unit • Kompetensi (Pendidikan
Kearsipan Formal Bid. Kearsipan atau
(sekretariat) Non Kearsipan dan lulus Diklat
Fungsional Arsiparis)
• Sertifikasi Kearsipan
 SDM Kearsipan
3. Pengelola Arsip
Mengelola arsip Dilaksanakan oleh staf
aktif di tiap Unit tata usaha masing-
Pengolah (unit masing Unit Pengolah
kerja) (unit kerja)

Mengelola arsip Dilaksanakan oleh staf

inaktif di Unit tata usaha pada Unit
Kearsipan Kearsipan
(sekretariat) (sekretariat)
 Ruang Menyediakan
Penyimpanan ruang simpan arsip
Arsip Inaktif
inaktif

Sarana Menyediakan Boks

Penyimpanan Arsip, Rak Arsip
Arsip Inaktif
EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT PENGOLAH

1.SAMPLE NASKAH DINAS SEBANYAK 5-10 :

SURAT PERINTAH, SURAT DINAS DAN NOTA
DINAS.
2.SARANA PENCATATAN NASKAH DINAS
KELUAR : BUKU AGENDA, KARTU KENDALI,
AGENDA ELEKTRONIK.
3.SARANA PENCATATAN NASKAH DINAS MASUK :
BUKU AGENDA, KARTU KENDALI, AGENDA
ELEKTRONIK.
4.SARANA PEMINJAMAN ARSIP AKTIF : OUT
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT PENGOLAH

5. DAFTAR ARSIP AKTIF : DAFTAR BERKAS DAN

DAFTAR ISI BERKAS
6. DOKUMENTASI KEGIATAN PENYUSUTAN
ARSIP:
a. PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF
b. DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG AKAN
DIPINDAHKAN
c. BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP
INAKTIF
d. DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG
DIPINDAHKAN : DAFTAR BERKAS DAN
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT PENGOLAH
7. DATA ARSIPARIS DAN PENGELOLA ARSIP
PADA UNIT PENGOLAH
a. SERTIFIKAT UJI KOMPETENSI BAGI
ARSIPARIS YANG DIANGKAT MELALUI
INPASSING
b. SKP
c. SERTIFIKAT DIKLAT TEKNIS KEARSIPAN
BAGI PENGELOLA ARSIP
d. SERTIFIKAT SOSIALISASI, BIMTEK,
WORKSHOP KEARSIPAN BAGI ARSIPARIS
DAN PENGELOLA ARSIP
EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT PENGOLAH
8. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN:

• FOLDER/MAP GANTUNG,
• GUIDE/SEKAT,
• INDEKS,
• LABEL,
• OUT INDICATOR,
• TUNJUK SILANG,
• FILLING CABINET.
 SARPRAS
KEARSIPAN

filing cabinet

folder
guide tersier
guide sekunder
guide primer

out indicator
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT KEARSIPAN
1. SARANA PENCATATAN/REGISTRASI : BUKU
AGENDA, KARTU KENDALI, AGENDA
ELEKTRONIK
2. SARANA PENDISTRIBUSIAN SURAT: BUKU
AGENDA, KARTU KENDALI, AGENDA
ELEKTRONIK
3. SOP/PROSEDUR PENGGUNAAN ARSIP AKTIF
4. SARANA PEMINJAMAN ARSIP: OUT INDICATOR,
BUKU PEMINJAMAN ARSIP
5. DAFTAR ARSIP INAKTIF
6. DAFTAR INFORMASI TEMATIK
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
7.
DI UNIT KEARSIPAN
DOKUMENTASI KEGIATAN PENYUSUTAN: PEMUSNAHAN
DAN PENYERAHAN ARSIP
A. PEMUSNAHAN ARSIP TERDIRI DARI:
1. SK PANITIA PENILAI ARSIP
2. DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
3. NOTULEN RAPAT TIM PENILAI ARSIP
4. SURAT PERTIMBANGAN DARI TIM PENILAI ARSIP
KEPADA KEPALA OPD
5. SURAT PERSETUJUAN DARI GUBERNURI (ARSIP YANG
MEMILIKI RETENSI 10 TAHUN SESUAI JRA) ATAU
SURAT PERSETUJUAN DARI KEPALA ANRI UNTUK
ARSIP YANG BELUM TERCANTUM DALAM JRA.
6. SURAT PENETAPAN DARI KEPALA OPD
7. BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
8. DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT KEARSIPAN
B. DOKUMENTASI KEGIATAN PENYERAHAN ARSIP :
1. SK TIM PANIITIA PENILAI ARSIP
2. DAFTAR ARSIP USUL SERAH
3. NOTULEN RAPAT TIM PENILAI ARSIP
4. SURAT PERTIMBANGAN DARI TIM PENILAI ARSIP
KEPADA KEPALA OPD
5. SURAT PEMBERITAHUAN DARI KEPALA OPD
KEPADA PIMPINAN LKD YANG DISERTAI
PERNYATAAN BAHWA ARSIP YANG DISERAHKAN
AUTENTIK, TERPERCAYA, UTUH DAN DAPAT
DIGUNAKAN
6. SURAT PERSETUJUAN DARI PIMPINAN LKD
7. SURAT KEPUTUSAN GUBERNUR TENTANG
PENETAPAN PELAKSANAAN PENYERAHAN ARSIP
STATIS
8. BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT KEARSIPAN

8. DATA ARSIPARIS DAN PENGELOLA ARSIP

a. SERTIFIKAT UJI KOMPETENSI BAGI ARSIPARIS
YANG DIANGKAT MELALUI INPASSING
b. SKP
c. SERTIFIKAT DIKLAT TEKNIS KEARSIPAN BAGI
PENGELOLA ARSIP
d. SERTIFIKAT SOSIALISASI, BIMTEK, WORKSHOP
KEARSIPAN BAGI ARSIPARIS DAN PENGELOLA
ARSIP
EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT KEARSIPAN
9. SARANA PRASANA :
a. RECORD CENTER
• LOKASI,
• DRAINAGE
b. RUANGAN
• R. KERJA,
• R. PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF,
• R. PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU,
• R. PENYIMPANAN ARSIP VITAL.
 EVIDENCE DALAM AUDIT SISTEM KEARSIPAN
INTERNAL
DI UNIT KEARSIPAN
9. SARANA PRASARANA :
c. PERALATAN :
• ALAT PELINDUNG KEBAKARAN (FIRE ALARM
SYSTEM, HEAT/SMOKE DETECTOR, HYDRAN)
• RAK PENYIMPANAN ARSIP
• CONTAINER SESUAI JENIS ARSIP
• ALAT PENGATUR SUHU (DEHUMIDIFIER, AC,
THERMO HYGROMETER)
• ALAT PENGAMAN DAN KONTROL (CCTV,
PENGAMAN PINTU SECARA OTOMATIS)
 SARPRAS
KEARSIPAN

heat/smoke detector

rak

boks

hydrant
CCTV

fire extingusher