STRATEGI dan

implementasi
PENGELOLAAN takah dan
KEARSIPAN

NEDI SUPRIADI

08128372546
021.8600870.
NEDI.SUPRIADI @GMAIL.COM

Bagaimana Arsip yang

baik?
Asli / autentik
Dapat dipercaya
Utuh / lengkap
Dapat digunakan

LENGKAP

Untuk apa arsip

dikelola ?
Sumber Informasi
Bukti
Memori Organisasi
Memori Kolektif

PENTINGNYA MENGELOLA
KEARSIPAN
SEBAGAI SUMBER INFORMASI
ORGANISASI UNTUK
PERENCANAAN, KOMUNIKASI,
PENGAWASAN DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MANAGEMENT;
MENYEDIAKAN BUKTI
PENYELENGGARAAN DAN
KEGIATAN ORGANISASI;
Efesiensi biaya MULAI
PENCIPTAAN PENYIMPANAN
SAMPAI PROSES PENYUSUTN

ALAT BUKTI DALAM

KUHAP

Alat bukti yang sah (psl 184):

1. Keterangan saksi
2. Keterangan ahli
3. Surat --------- DOKUMEN/ ARSIP
4. Petunjuk
5. Keterangan terdakwa

MEMORI (WARISAN BUDAYA)

4 WARISAN ALAM (TAMAN NASIONAL UJUNG

KULON, TAMAN NASIONAL KOMODO, TN
LORENTZ/PAPUA, HUTAN TROPIS SUMATRA YANG
TERDIRI TN GUNUNG LEUSER, KERINCI SEBLAT DAN
BUKIT BARISAN);
3 CAGAR BUDAYA, KOMPLEKS CANDI BOROBUDUR,
PRAMBANAN, DAN SITUS SANGIRAN, SRAGEN;
4 KARYA INTANGIBLE/BUKAN BENDA YAITU
WAYANG, KERIS, BATIK DAN ANGKLUNG YANG
BARU DISETUJUI DALAM SIDANG UNESCO TGL 16
NOP 2010 DI NAIROBI, KENYA DAN TARI SAMAN
KARYA TARI TARI BARIS GEDE DARI BALI

Apanya arsip yang harus

dikelola dan dipelihara?
Isi
Struktur
Konteks
Komponen Arsip

PERMASALAHAN UMUM
tata naskah dan KEARSIPAN
KELEMBAGAAN

* Belum jelasnya organisasi kearsipan: UP? UK?

* Tidak adanya pembinaan intern!!

SISTEM DAN PROSEDUR

Adanya kecenderungan setiap surat disampaikan ke pimpinan

Belum adanya pengendalian surat yang efisien
Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit
belum adanya sistem kearsipan yang baku
belum adanya records centre yang representatif
setiap unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda,
termasuk sarana penyimpanannya
* adanya kesulitan dalam retrieval /penemuan kembali arsip
* adanya penumpukan arsip dan pemusnahan arsip belum
menggunakan prosedur

*
*
*
*
*
*

SDM

* belum didukung sdm kearsipan yang handal (terdiri atas

pengambil
keputusan, pembina kearsipan, pelaksana seperti
arsiparis/petugas
pengelola kearsipan)

BEBERAPA PERMASALAHAN DALAM

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Registrasi/ pencatatan arsip ?

Pencatatan arsip belum digunakan sebagai alat kontrol

pengelolaan
Pencatatan arsip belum dilakukan sebagai alat
manajemen
Pencatatan arsip tidak dianggap sebagai proses dari
sistem pengelolaan arsip

Pemeliharaan
dan penggunaan
?M
PEMBERKASAN
DAN PENGGUNAAN
Pemberkasan Arsip tidak lengkap, seringkali arsip yang
didapatkan dalam kondisi yang terlepas-lepas, tidak
lengkap atau tidak menyatu antara item satu dengan item
lainnya.
Pemberkasan
Arsip
tidak arsip
pernah
dikontrolwaktu
sejaklama
arsip tercipta
Penemuan
kembali
memakan
Kontrol terhadap pergerakan arsip belum memadai
Penyusutan
Penyusutan Arsip?
Arsip?
tidak
terkontrol

Tidak
Cenderung
terkontrol
tidak

dilakukan

Elizabeth Parker
Lebih dari 10 % waktu pegawai
habis untuk mencari
arsip/informasi
45 % dokumen diberkaskan pada
lebih dari satu tempat
85 % dokumen yang diberkaskan
tidak pernah ditemukan
(Managing your organizations
records)

Biaya Pemeliharaan Dokumen

1 laci filing cabinet 5.000 lembar
kertas/ surat
Rata-rata 1/5 dokumen adalah asli,
dengan biaya 1 $ USA
Rata-rata 4/5 adalah copy, biaya 4
cent Dollar USA/lembar
Biaya Total = (1.000 X 1 $ ) + (4.
000 X 4 cent) = 1.000 + 160 = $
1.160
(untuk 1 laci selama 1 tahun)

KEBIJAKAN KEARSIPAN
KEBIJAKAN
STRATEGI
PERMASALAHAN
Visi dan misi
KENYATAAN

IMPLMENTASI

KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN

UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7
PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN
DAERAH, LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI,
KABUPATEN/KOTA, DAN PERGURUAN TINGGI;
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS;
PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN;
ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN PADA
PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN;
PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN;
PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN;
PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN
ARSIP;
PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN;
PELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAAN

PEMECAHAN
PERLU ADANYA PEMAHAMAN
ARSIP DAN SISTEM KEARSIPAN
ATAU MANUAL KEARSIPAN
YANG BAKU DAN MENYELURUH
(SOP), MULAI PENCIPTAAN,
PENGGUNAAN PEMELIHARAAN
DAN PENYUSUTAN
PERLU DIDUKUNG OLEH PARA
PENGAMBIL KEBJAKAN
/PIMPINAN SERTA SDM
KEARSIPAN YANG HANDAL;
PERLU DIDUKUNG
KELEMBAGAAN YANG EFISIEN;

STRATEGI KEARSIPAN
MENGOPTIMALKAN ORGANISASI KEARSIPAN
BAIK UNIT KEARSIPAN, MAUPUN LEMBAGA
KEARSIPAN;
MENCIPTAKAN DAN MENGEMBANGKAN
SISTEM KEARSIPAN YANG STANDAR BAIK
SECARA MANUAL ATAU MENGGUNAKAN
TEKNOLOGI INFORMASI;
PENYELAMATAN DAN PEMANFAATAN ARSIP
YANG BERNILAIGUNA TINGGI;
MENCIPTAKAN DAN PEMBINAAN ARSIPARIS
DAN TENAGA KEARSIPAN YG PROFESIONAL

Perancangan sistem

Strategi
KEBIJAKAN
KEARSIPAN
INSTANSI

Implementasi sistem

KEBIJAKAN
KEARSIPAN
PERUSAHAAN

Kontrol dan
Pemantauan

Pengembangan
SDM

Standarisasi Sarana

Dukungan Pembiayaan

ASPEK SISTEM

: PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN

ASPEK SDM

ARSIP SBG SUMBER INFORMASI DGN

ADANYA KELENGKAPAN PROSEDUR
DAN MANUAL.
: PENINGKATAN KUALITAS PROFESIONAL
ARSIPARIS/TENAGA TEKNIS KEARSIPAN
DAN ADANYA KSADARN BAGIKALANGN
PIMPINAN TERHADAP KEARSIPAN.

ASPEK SARANA : KELENGKAPAN DN STANDARISASI

FASILITAS KEARSIPAN DAN PE
MANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
ASPEK KELEMBAGAAN: KELENGKAPAN

PERATURAN

PERUNDANG-UNDANGAN DAN
PERANGKAT STRUKTURAL UNIT
KEARSIPAN

IMPLEMENTASI
FASILITASI PEMBENTUKAN LEMBAGA KEARSIPAN/UNIT
KEARSIPAN DAN PENYIAPAN RECORD CENTRE;
PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN;
OPTIMALISASI FUNGSI UNIT KEARSIPAN INSTANSI;
MENCIPTAKAN PEDOMAN UMUM (SOP) SISTEM
KEARSIPAN SECARA NASIONAL;
DIKLAT KETRAMPILAN DAN KEAHLIAN KEARSIPAN;
BIMBINGAN DAN KONSULTASI SERTA PENINGKATAN
PROFESI KEARSIPAN
PENYELAMATAN ARSIP MELALUI AKUISISI ARSIP;
KEMUDAHAN MEMBERIKAN PELAYANAN DAN AKSES
UNTUK ARSIP STATIS;
SOSIALISASI DAN PEMASYARAKAT ARSIP MELALUI
PAMERAN, CITRA DAERAH, AMD, DIORAMA;
MENGEMBANGKAN SK BERBASIS TI, DAN JIKN

LANGKAH PEMBINAAN KEARSIPAN

APRESIASI BAGI PARA TOP MANAGEMENT UNTUK

MEMPEROLEH DUKUNGAN;
PENCIPTAAN MANUAL (SOP) KEARSIPAN;
UJICOBA MANUAL/PRESENTASI;
SOSIALISASI;
PENCIPTAAN TENAGA PENGELOLA KEARSIPAN
MELALUI DIKLAT;
PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF DAN PENYIAPAN
RECORDS CENTRE;
PEMBINAAN SECARA RUTIN DAN TERPROGRAM;
EVALUASI DAN PENYEMPURNAAN.

Pedoman
SISTEM KEARSIPAN

SOP, ADALAH
SUATU PEDOMAN
AGAR DAPAT
BERFUNGSINYA
SUATU SISTEM
YANG
DIGUNAKAN

SOP KEARSIPAN, ADALAH SUATU

PEDOMAN YANG BERISI
PETUNJUK AGAR DAPAT
BERFUNGSINYA SISTEM
KEARSIPAN DARI TAHAP
PENCIPTAAN /TATA NASKAH,
PENGURUSAN SURAT
MASUK/KELUAR,
PENATAAN/PENYIMPANAN ARSIP
AKTIF DAN INAKTIF,
PENYUSUTAN, TERMASUK
PEMBINAAN DAN ORGANISASI
KEARSIPAN.

KEUNTUNGAN SISTEM (SOP)

ADANYA STANDARISASI PROSEDUR KERJA SECARA

MENYELURUH;
ADANYA PEDOMAN YANG BAKU SECARA
INSTANSIONAL.
ADANYA PENGHEMATAN DANA PENGELUARAN;
LEBIH EFISIEN DAN PENINGKATAN PRODUKTIFITAS;
MENGURANGI PENGHAMBURAN WAKTU AKIBAT
KESALAHAN OLEH PEGAWAI;

LANDASAN HUKUM
Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan

Undang-undang Nomor 8/1997 tentang

Dokumen Perusahaan.
Undang-undang Nomor 24/2007 tentang
penanggulangan bencana.
Undang-undang Nomor 11/2008 tentang
informasi dan transaksi eletronik.
Undang-undang Nomor 14/2008 tentang
keterbukaan informasi publik.
.

* PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip.

* PP 87/ 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan
dokumen Perusahaan.
* PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke
Microfilm dan Media Lainnya dan Legalisasinya.

dalam

*PP 28/2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43/2009

tentang Kearsipan

*Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

* ISO 9000 series, SNI 19 9000 Control of Quality Records.
* ISO 15489 2001, Tentang Record Management
* Peraturan Ka ANRI No. 12/2009 tentang JRA fasilitatif non keuangan dan
kepegawaian

Kepts .Ka. ANRI

Kepts Ka. ANRI Nomor 1 Tahun 1999 tentang Pedoman

Pelaksanaan Akuisisi Arsip Orde Baru.
Kepts Ka. ANRI Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan.
Kepts. Ka,\. ANRI Nomor 03 tahun 2000 tentang Standar Minimal
Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.
Kepts. Ka,\. ANRI Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman
Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi
Kepts. Ka.ANRI nmr 01.A Tahun 2003 tentang JRA Keuangan
Surat Edaran Ka. ANRI Nomor 01 Tahun 1981 tentang
Penanganan Arsip Inaktif sebagai apelaksanaan Ketentuan
Peralihan Pemerintah tentang penyusutan Arsip.
Surat Edaran ka. ANRI Nomor 02 tahun 1983 tentang Nilaiguna
Arsip

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

MENJAMIN TERCIPTANYA ARSIP DARI KEGIATAN YANG DILAKUKAN OLEH

LN,PEMDA, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN, ORPOL, ORMAS,
PERSEORANGAN.
MENJAMIN KETERSEDIAAN ARSIP YANG AUTHENTIK DAN TERPERCAYA
SEBAGAI ALAT BUKTI YANG SAH.
MENJAMIN TERWUJUDNYA PENGELOLAAN ARSIP YANG ANDAL DAN
PEMANFAATAN ARSIP SESUAI DGN KETENTUAN PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN
MENJAMIN PERLINDUNGAN KEPENTINGAN NEGARA DAN
HAK-HAK
KEPERDATAAN
MENDINAMISKAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL SBG SUATU
SISTEM YG KONPREHENSIP DAN TERPADU
MENJAMIN
KESELAMATAN
DAN
KEAMANAN ARSIP SBG
BUKTI
PERTANGGUNGJAWABAN DLM KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA
DAN BERNEGARA
MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK DLM PENGELOLAAN DAN
PEMANFAATAN ARSIP YG AUTENTIK DAN TERPERCAYA

KEWAJIBAN

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk

menjamin
ketersediaan
arsip
dalam
penyelenggaraan
kegiatan
sebagai
bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan
sesuai dengan norma,standar,prosedur dan kriteria.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang
efektif dan efesien pencipta arsip membuat tata
naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip,
serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.

KEWAJIBAN PEMERINTAH/LEMBAGA
Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai
prosedur yang benar. Pasal 51 ayat (2).pasal 19
ayat (2) UU.No, 8/1997
Dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa
prosedur yang benar. Pasal 52 ayat(1) UU No. 43
Tahun 2009.
.

 ISO Series 19 9000 atau SNI 19 9000,

mensyaratkan:
Setiap jenis arsip ditentukan jangka simpannya

ISO 14589 tentang Records Management,

mesyaratkan:
JRA sebagai instrumen pokok yang harus
diciptakan dalam manajemen arsip.

KEWAJIBAN PEMERINTAH/LEMBAGA
Setiap LembagaNegara, pemerintah daerah, Badan
usaha milik negara/daerah dan perguruan tinggi
wajib membentuk Unit Kearsipan.
Setiap LembagaWajib memiliki Jadwal retensi Arsip
pasal 48 ayat (1). Pasal 11 ayat 4 uu.no.8/1997.

FUNGSI Unit Kearsipan:

a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit Pengolah di

lingkungannya.
b. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi
c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
d. Penyerahan arsip statis oleh Pimpinan
pencipta arsip kepada ANRI dan
e. Pembinaan dan evaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

TUGAS UNIT KEARSIPAN

LEMBAGA NEGARA:

Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di lingkunganya

Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN
Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh Pimpinan pencipta arsip kepada ANRI
dan
Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.

PEMDA :

Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di lingkunganya

Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN
Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh Pimpinan pencipta arsip kepada ANRI
dan atau Kantor Arsip Daerah
Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.

SANKSI ADMINISTRATIF

PEJABAT, PIMPINAN INSTANSI DAN/ATAU PELAKSANA YG MELANGGAR

KETENTUAN UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS YG EFEKTIF
DAN EFESIEN PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI
ARSIP, JADWAL RETENSI ARSIP, SERTA SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP, DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA TEGURAN TERTULIS
APABILA SELAMA 6 (ENAM) BULAN TIDAK MELAKUKAN PERBAIKN ,PEJABAT
DAN/ATAU PELAKSANA DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PENURUNAN
PANGKAT PADA PANGKAT YG SETINGKAT LEBIH RENDAH UNTUK PALING LAMA 1
(SATU) TAHUN.
APABILA SELAMA 6 (ENAM) BULAN BERIKUTNYA TIDAK MELAKUKAN PERBAIKAN
PEJABAT, PIMPINAN INSTANSI DAN/ATAU PELAKSANA SEBAGAIMANA DIMAKSUD
PADA AYAT (2 DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PEMBEBASAN

DARI JABATAN

Pasal 80

SANKSI ADMINISTRATIF
PASAL 79 UU No. 43/2009

PEJABAT DAN/ATAU PELAKSANA YG MELANGGAR KETENTUAN

KEWAJIBAN MEMBUAT PROGRAM ARSIP VITAL DIKENAI SANKSI
ADMINISTRATIF BERUPA TEGURAN TERTULIS
APABILA SELAMA 6 (ENAM) BULAN TIDAK MELAKUKAN PERBAIKAN,
PEJABAT DAN/ATAU PELAKSANA DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF
BERUPA PENURUNAN GAJI BERKALA SATU KALI KENAIKAN GAJI
BERKALA UNTUK PALING LAMA 1 (SATU) TAHUN.
APABILA SELAMA 6 (ENAM)BULAN BERIKUTNYA TIDAK MELAKUKAN
PERBAIKAN, SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (2) DIKENAI
SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PENURUNAN PANGKAT PADA
PANGKAT YG SETINGKAT LEBIH RENDAH UNTUK PALING LAMA 1
(SATU) TAHUN

KETENTUAN PIDANA
pasal 84-86

PEJABAT YG DENGAN SENGAJA TIDAK MELAKSANAKAN

PEMBERKASAN
DAN
PELAPORAN
DALAM
KEGIATAN
KEPENDUDUKAN, KEWILAYAHAN, KEPULAUAN, PERBATASAN,
PERJANJIAN INTERNASIONAL, KONTRAK KARYA, DAN MASALAH
PEMERINTAHAN YG STRATEGIS DIPIDANA DENGAN PIDANA
PENJARA PALING LAMA 10 (SEPULUH) TAHUN DAN DENDA PALING
BANYAK Rp.500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah)
Pasal 84
SETIAP ORANG YG DENGAN SENGAJA MEMUSNAHKAN ARSIP DI
LUAR PROSEDUR YG BENAR DIPIDANA DENGAN PIDANA PENJARA
PALING LAMA 10 (SEPULUH) TAHUN DAN DENDA PALING BANYAK
Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)
pasal 86

KETENTUAN PIDANA
UU No. 43/2009.
SETIAP ORANG YG DENGAN SENGAJA MENGUASAI DAN/ATAU
MEMILIKI ARSIP NEGARA UNTUK KEPENTINGAN SENDIRI ATAU
ORANG LAIN YANG TIDAK BERHAK DIPIDANA DENGAN PIDANA
PENJARA PALING LAMA 5 (LIMA) TAHUN ATAU DENDA PALING
BANYAK Rp. 250.000.000,00 (DUA RATUS LIMA PULUH JUTA
RUPIAH)
Pasal. 81
SETIAP
ORANG YG DENGAN SENGAJA TIDAK MENJAGA
KEUTUHAN, KEAMANAN DAN KESELAMATAN ARSIP NEGARA YG
TERJAGA UNTUK KEPENTINGAN NEGARA DIPIDANA DENGAN
PIDANA PENJARA PALING LAMA 1 (SATU) TAHUN ATAU DENDA
PALING BANYAK Rp. 250.000.000,00 (DUA RATUS LIMA PULUH
JUTA RUPIAH)
PASAL 83

FUNGSI ARSIP
Bukti otentik dan legal (legal evidence)
Bukti transaksi
Memori Organisasi/Perusahaan
Informasi
Sumber Informasi
Bahan pengambilan keputusan
Tulang Punggung manajemen (Perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan)
Akar kebudayaan dari segala dimensi
Sebagai ekspresi dari yang direncanakan/dipikirkan,
dikerjakan/dilaksanakan yang tidak lain merupakan
ekspresi pengetahuan dan pengalaman.
Jati diri organisasi dan bagian dari jati diri bangsa

Pendapat Ahli (Rick, Swafford and Gow)

10 % arsip organisasi
mempunyai nilai guna dan
jangka simpan yang panjang
25 % dikelompokkan arsip aktif
30 % arsip inaktif
35 % arsip yang tidak berguna
dan dapat dimusnahkan

10 % ARSIP BERJANGKA
SIMPAN PANJANG
2-3 % ARSIP STATIS/ARCHIVES ,
MISALNYA SEJARAH ORGANISASI, STRUKTUR,
TUGAS POKOK DAN FUNGSI, KEBIJAKAN
ORGANISASI, HASIL PENELITIAN, PRODUK
UNGGULAN
7-8 % ARSIP VITAL/VITAL RECORDS ,
MISALNYA SERTIFIKAT TANAH, AKTE
PENDIRIAN, GAMBAR TEKNIK BANGUNAN, SITE
PLAN, SURAT BERHARGA/KEPEMILIKAN
OBLIGASI, SERTIFIKAT ASLI DEPOSITO,
MASTER DATA BASE, SERTIFIKAT
JAMINAN/AGUNAN

SECARIK KERTAS
LEBIH BERHARGA DARI
SEJUTA INGATAN

Manajemen KEARSIPAN
(Records Management)
PENGGUNAAN
&
PEMELIHARAAN
* Pengurusan Surat
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik
* Manajemen Arsip aktif
* Manajemen Arsip Inaktif
* Program arsip Vital
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan

PENYUSUTAN
*Survei/Inventarisasi arsip
* Penilaian arsip
* Jadwal retensi
* Pemindahan arsip inaktif
* Pemusnahan
* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

PENCIPTAAN
* Disain Formulir & Manajemen
* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Hukum

TUJUAN RECORDS MANAGEMENT

adanya efisiensi dalam penciptaan,
penggunaan, dan penemuan kembali;
Pemanfaatan arsip yang penting secara
efisien;
Meminimalisir pengeluaran biaya;
Memelihara arsip yang bernilai sejarah
untuk kepentingan organisasi

PRINSIP MANAJEMEN ARSIP

YANG EFEKTIF DAN EFESIEN

* DIDUKUNG OLEH KEBIJAKAN ORGANISASI

* DIRENCANAKAN SECARA JELAS DAN TERARAH

* DIDUKUNG OLEH SUMBER DAYA YANG MEMADAI

* DILAKSANAKAN SECARA SISTEMATIK DAN SESUAI

PERATURAN

* DIPANTAU DAN DIKAJI-ULANG PELAKSANAAN

KEGIATANNYA

ARSIP

UU NO 43 /2009
TENTANG KEARSIPAN

Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara

ARSIP MENURUT ISO 15489

TENTANG RECORDS
MANAGEMENT
informasi yang dibuat, diterima,
dan dipelihara sebagai bukti
dan informasi oleh organisasi
atau orang, sesuai kewajiban
hukum atau dalam transaksi
dari suatu bisnis/urusan

DOKUMEN MENURUT UU NO.

8/1997
DATA, CATATAN DAN ATAU KETERANGAN
YANG DIBUAT ATAU DITERIMA OLEH
PERUSAHAAN
DALAM
RANGKA
PELAKSANAAN
KEGIATANNYA
BAIK
TERTULIS DI ATAS KERTAS ATAU
SARANA LAINNYA MAUPUN TEREKAM
DALAM BENTUK CORAK APAPUN YANG
DAPAT DILIHAT, DIBACA ATAU DIDENGAR;
DOKUMEN = ARSIP

PEMBEDAAN ARSIP
arsip dinamis
adalah arsip yang
digunakan secara
langsung dalam
kegiatan pencipta
arsip dan disimpan
selama jangka
waktu tertentu

arsip statis, adalah arsip

yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena
memiliki nilai kesejarahan
dan masuk kategori
permanen dalam jadwal
retensi arsip yang telah
diverifikasi oleh arsip
nasional ri dan/atau
lembaga kearsipan,
kemudian ditetapkan
masuk dalam kategori
arsip statis sesuai dengan
peraturan per uu an.

PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF,
arsip yang
frekuensi
penggunaannya
tinggi dan/atau
terus menerus

ARSIP INAKTIF,
arsip yang
frekuensi
penggunaannya
telah menurun

Disimpan di unit
pengolah
Sbg berkas kerja

AKTIF
DINAMIS
IN AKTIF
ARSIP

STATIS

Disimpan di
Unit kearsipan
Memori instnsi

Disimpan di lembaga
Kearsipan sbg memori
Kolektif bangsa

ARSIP INAKTIF
STANDAR ICA, ARSIP YANG DIRUJUK 5
ATAU 6 KALI DALAM SATU TAHUN;
MINA JOHNSON, ARSIP YANG
DIGUNAKAN MAKSIMAL 15 KALI
DALAM SETAHUN

ARSIP STATIS TERBUKA

KECUALI :
1. ARSIP KE MILITERAN
2. ARSIP KEBIJAKSANAAN LUAR NEGERI
3. URUSAN BISNIS PERNIAGAAN DAN
FINANSIAL PERUSAHAAN
4. ARSIP PEORANGAN/KEHIDUPAN
PRIBADI

JENIS ARSIP YANG

DIPERTIMBANGKAN PERMANEN
(STATIS)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Arsip tentang kebijakan organisasi;

Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi
(struktur, tugas fungsi, job des, pendirian
organisasi)
Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat
CN-235, sosro bahu, cakar ayam);
Arsip tentang bangunan monumental;
Arsip tentang batas wilayah
Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy
right
Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat
dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah,
tempat gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena
kejahatan, peristiwa Malari, dll.

KLASIFIKASI ARSIP
1. ARSIP VITAL ADALAH ARSIP YANG ESENSI

NYA : - MENJAGA KELANGSUNGAN HIDUP

- TIDAK DAPAT DIGANTI
- MEMBERI NILAI KEBUKTIAN, STATUS
HUKUM, KEPEMILIKAN DAN KEUANGAN
CONTOH : HAK CIPTA, ANGGARAN, INVENTARIS
BARANG, KONTRAK, DOKUMEN
RISET, NOTULEN RAPAT, AKTA,
SURAT KEPUTUSAN, BLUE PRINT

ARSIP PENTING :
- ARSIP YANG DIGUNAKAN UNTUK MENJAGA
KEBERLANJUTAN KEGIATAN ORGANISASI
- SEBAGAI DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN,
- DAPAT MEMBANTU MEMECAHKAN MASALAH
- HILANG DAPAT DIGANTI DENGAN WAKTU DAN BIAYA
TINGGI

CONTOH :
- SURAT PERINTAH
- BUKU PEMBAYARAN
- LAPORAN

ARSIP BERGUNA :
-ARSIP YANG DIGUNAKAN UNTUK MENJAGA
AGAR KEGIATAN ORGANISASI TIDAK TERSENDAT
- JIKA HILANG INFORMASINYA MUDAH DI
KETEMUKAN DI TEMPAT LAIN
- BERSIFAT SEMENTARA

ARSIP TIDAK BERGUNA :

- ARSIP YANG DIBUTUHKAN UNTUK KEPENTINGAN
SESAAT
- DAPAT DIMUSNAHKAN SETELAH DIGUNAKAN
- JIKA HILANG INORMASINYA MUDAH DIKETEMUKAN
CONTOH : BROSUR, IKLAN, UNDANGAN, UCAPAN
TERIMA KASIH

MANAJEMEN /PENGELOLAAN
/PENGELOLAAN
MANAJEMEN
TATANASKAH
NASKAH DINAS
DINAS
TATA
Drs.NEDI
NEDI SUPRIADI
SUPRIADI
Drs.

nedi.sgmail.com
nedi.sgmail.com

TUJUAN
PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS:
1. MEMPEROLEH KESERAGAMAN DALAM POLA UMUM
PENYELENGG ARAAN TATA PERSURATAN DINAS DI
SELURUH JAJARAN APARATUR PEMERINTAH.
2. MEWUJUDKAN TATA KEARSIPAN YANG SEMAKIN
BERDAYAGUNA DAN BERHASIL GUNA
3. MENUNJANG KELANCARAN KOMUNIKASI KEDINASAN DAN
KEMUDAHAN DALAM PENGENDALIAN PELAKSANAANNYA
4. MENINGKATKAN DAYA GUNA DAN HASIL GUNA SECARA
BERKELANJUTAN DALAM PENYELENGGARAAN TUGASTUGAS UMUM PEMERINTAHAN DAN PEMBANGUNAN

SASARAN

AZAS

JENIS NASKAH DINAS

PERATURAN
KEPUTUSAN
PEDOMAN
JUKLAK
INSTRUKSI
PROTAP
SURAT EDARAN
SURT PERINTAH
SURAT DINAS
MEMORANDM
NOTA DINAS

SRT UNDANGAN
SRT PERJANJIAN
SURAT KUASA
BERITA ACARA
SRT KETRANGN
SRT PENGANTR
PENGUMUMAN
LAPORAN
TELAAHAN STAF

CONTOH KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS/SURAT

No.

JENIS NASKAH DINAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

PERATURAN
KEPUTUSAN
PEDOMAN
JUKLAK
INSTRUKSI
PROTAP
SURAT EDARAN
SURT PERINTAH
SURAT DINAS
MEMORANDM
NOTA DINAS
SRT UNDANGAN
SRT PERJANJIAN
SURAT KUASA
BERITA ACARA
SRT KETRANGN
SRT PENGANTR
PENGUMUMAN
LAPORAN
TELAAHAN STAF

MENTRI/PIMPI
NN INSTANSI
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

SETUM/SEK
DA
-x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

DIRJEN
DEPUTI

STAF
AHLI

ASDEP
DIRTR
BIRO

KABAG
KABID

KAS
I

-x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

-x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

-x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

-x
x
x
x
x

x
x
x
x

MANAJEMEN ARSIP AKTIP

DRS. H. NEDI SUPRIADI

08128372546.
Losari Roxy Hotel, 19 Februari 2014

PENATAAN BERKAS
Proses kegiatan menata, mengatur, dan
menyimpan arsip secara logis dan sistematis
berdasarkan sistem pemberkasan tertentu
sesuai dengan tipe, tujuan dan kegunaan
berkas
Berkas
Himpunan arsip/dokumen tertentu yang
disusun atas sistem penataan tertentu

TUJUAN PEMBERKASAN
UNTUK MEMUDAHKAN
PENEMUAN KEMBALI ARSIP
SECARA CEPAT, TEPAT, AMAN;
UNTUK MEMUDAHKAN
PENYUSUTAN ARSIP

AZAS PENATAAN BERKAS AKTIF

SENTRALISASI, SELURUH ARSIP AKTIF
DISIMPAN DI SATU UNIT KERJA,
MISALNYA DI UNIT KEARSIPAN, BIASANYA
UNTUK ORGANISASI KECIL
DESENTRALISASI, MASING-MASING UNIT
PENGOLAHAN MENYIMPAN ARSIP
AKTIFNYA, BIASANYA UNTUK
ORGANISASI YANG BESAR

FAKTOR-FAKTOR DLM PENENTUAN

AZAS PENGORGANISASIAN PEMBERKASAN
LOKASI

UNIT KERJA YG MEMBUTUHKAN ARSIP

VOLUME..JUMLAH ARSIP YG DIKELOLA/JMLH KERTAS DLM SETIAP

FOLDER

IDENTIFIKASI..TIPE DAN KOMPLEKSITAS ARSIP YG DIKELOLA BAIK

BERUPA KERTAS, DISKET,FILM, FOTO

PENGGUNA ARSIP..KEPUASAN DALAM PELAYANAN

EFESIENSI ALAT DAN TEMPAT PENYIMPANAN
JUMLAH PEGAWAI YG MENGELOLA ARSIP

SARANA PEMBERKASAN
PERANGKAT KERAS:
- FILING CABINET, ROTARY
FILING, LEMARI ARSIP, RAK,
BOK, ORDNER
- SEKAT/GUIDE
- FOLDER, MAP

PERANGKAT
LUNAK:
-

KODE
KLASIFIASI
INDEKS
TUNJUK SILANG

KEGUNAAN KODE

UNTUK MEMBEDAKAN
URUSAN MASALAH YANG
SATU DENGAN LAINNYA
DALAM BERBAGAI
JENJANG KLASIFIKASI
ARSIP;
MERUPAKAN SARANA
PEMBERKASAN ARSIP DAN
MENENTUKAN LETAK
PENYIMPANANNYA

JENIS KODE
KODE ANGKA
KODE ABJAD
KODE ANGKA
DAN ABJAD
KODE GAMBAR
KODE WARNA

KLASIFIKASI ARSIP

PENGELOMPOKAN ARSIP MENURUT

URUSAN ATAU MASALAH SECARA
LOGIS, KRONOLOGIS DAN
SISTEMATIS
BERDASARKAN FUNGSI DAN
KEGIATAN ORGANISASI PENCIPTA

SUATU PROSES DIMANA ARSIP

ORGANISASI DAPAT
DIKELOMPOKKAN UNTUK
MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI

KLASIFIKASI (ISO 15489)

IDENFIKASI SECARA SISTEMATIS DAN
PENGATURAN KEGIATAN KERJA
DAN\ATAU ARSIP KEDALAM KATAGORI
STRUKTUR YANG LOGIS METODE DAN
ATURAN PROSEDUR YANG DINYATAKAN
DALAM BENTUK POLA KLASIFIKASI

KEGUNAAN KLASIFIKASI
MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG
MASALAHNYA SAMA DALAM SATU
BERKAS;
MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP
SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;
UNTUK MEMUDAHKAN DALAM
KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI

SYARAT KLASIFIKASI
HENDAKNYA LOGIS, SISTEMATIS DAN
KRONOLOGIS;
SEBAIKNYA MAKSIMAL TIGA TINGKAT
SAMPAI KE MASALAH TERSIER;
RINCIAN HARUS BERSUMBER PADA
FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI;
SEDERHANA DAN FLEKSIBEL;
BERLAKU UMUM DALAM ORGANISASI

CONTOH KLASIFIKASI
1.

KP (KEPEGAWAIAN)
01. FORMASI PEGAWAI
02. PENGADAAN PEGAWAI
03. PENGANGKATAN PEGAWAI
01. TETAP;
02. TIDAK TETAP/HONORER
04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
01. DATA PEGAWAI;
02. IJIN/DISPENSASI;
03. ABSENSI;
04. SURAT PERINTAH
05. MUTASI
01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT;
02. PROMOSI;
03. DEMOSI;
04. KENAIKAN PANGKAT;
06. PEMBINAAN
01. PENILAIAN;
02. PENGHARGAAN;
03. HUKUMAN;

07. PELIMPAHAN WEWENANG

08. KESEJAHTERAAN
01. CUTI;
02. KESEHATAN;
03. PERUMAHAN;
04. BANTUAN/SUMBANGAN
09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

INDEKS
TANDA PENGENAL ARSIP
UNTUK MEMUDAHKAN
PENEMUAN KEMBALI,
DISEBUT JUGA:

CAPTION;

CATCHWORD;

TITLE

JUDUL BERKAS

KEGUNAAN INDEKS

UNTUK
MENGELOMPOKKAN DAN
MEMBERKASKAN ARSIP
YANG MEMPUNYAI KODE
DAN KEGIATAN YANG
SAMA;
SEBAGAI SARANA UNTUK
MEMUDAHKAN
PENEMUAN KEMBALI
ARSIP YANG DIBUTUHKAN

TUNJUK SILANG/CROSS
REFERENCE
SARANA ATAU TANDA YANG SECARA
LANGSUNG MENUNJUKKAN KE TEMPAT
PENYIMPANAN YANG LAIN
SARANA PADA TEMPAT PENYIMPANAN
YANG MENUNJUKKAN TEMPAT YANG LAIN
DI MANA DOKUMEN TERSEBUT DISIMPAN

PENGGUNAAN TUNJUK SILANG

JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2

MASALAH ATAU LEBIH
JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK
ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI
JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN
YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT
SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.
PENAMAAN ATAU SUATU ISTILAH YANG
MEMPUNYAI ARTI SAMA ATAU MASALAH
YANG SALING BERHUBUNGAN.

SISTEM FILING YANG BAIK

SESUAI DENGAN KONDISI ORGANISASI

SEDERHANA
MUDAH DIMENGERTI DAN DIOPERASIKAN
MUDAH DIADAPTASIKAN BILA ADA PERUBAHAN SISTEM
FLEKSIBLE DAN ELASTIS UNTUKMENAMPUNG PERKEMBANGAN
MURAH
AMAN DAN TERPELIHARA
AKURAT DAN UP TO DATE
INDEKS JELAS SEDERHANADAN TEPAT
PEMAKAIAN URUTAN SECARA LOGIS DAN ALFABETIS
DIKELOMPOKKAN MENURUT FUNGSINYA DAN HUBUNGANNYA
Mike Harvey 1989, 83-87.

SISTEM PEMBERKASAN
ALPHABETIC FILING SYSTEM
NUMERIC FILING SYSTEM

ANGKA URUT

ANGKA TENGAH
ANGKA AKHIR

URUTAN TANGGAL

SUBJECT FILING SYSTEM

GEOGRAPHIC FILING SYSTEM

JENIS-JENIS SISTEM FILING

SISTEM ALFABETIS
** Nama (Orang, organisasi, subyek, geografi)
** Dasar penyusunannya
.. Kamus ( nama yg inisialnya diatur berurut alfabetis) dan
.. Ensiklopedia (subyek/kegiatan yg tersusun secara
kronologis /sistimatis.
SISTEM NUMERIK .. Dilakukan berdasarkan Nomor/kode nmr.
SISTEM ALFA NUMERIK.
** Berdasarkan kombinasi huruf dan angka
** Kode huruf menunjukkan sustu informasi tentang isi file
** Dasarnya Klasifikasi dan kode arsip
* SISTEM KRONOLOGIS.. BERDASARKAN TANGGAL

SISTEM PEMBERKASAN

YANG PALING SULIT ADALAH PEMBERKASAN

BERDASAR SUBYEK;
BIASANYA DIGUNAKAN UNTUK ARSIP YANG
BERSIFAT KORESPONDENSI/KASUS.
SARANA PEMBERKASAN YANG DIGUNAKAN
ADALAH KODE KLASIFIKASI;
DIGUNAKAN ANALISIS FUNGSI UNTUK
MEMUDAHKAN PEMBERKASANNYA

PROSEDUR FILING

PEMERIKSAAN
PENENTUAN INDEKS
PEMBERIAN KODE (o)
PEMBUATAN TUNJUK SILANG (x)
PENYORTIRAN
PENEMPATAN ARSIP PADA FOLDER/RAK FILE/FILING CABINET

** memasukan arsip pada folder dgn meletakkan bagian

atas arsip diposisi sebelah kiri.
** arsip individual dlm folder diletakan berdasarkan urut
tanggal, tgl terbaru berada paling depan
MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF
** Daftar berkas dan
** Daftar isi berkas

DAFTAR ARSIP AKTIF TERDIRI DARI:

DAFTAR BERKAS

DAFTAR ISI BERKAS

NAMA UNIT PENGOLAH

NOMOR BERKAS
KODE KLASIFIKASI
URAIAN INFORMASI BERKAS
KURUN WAKTU
JUMLAH BERKAS
KETERANGAN

NOMOR BERKAS
NOMOR ITEM ARSIP
KODE KLASIFIKASI
URAIAN INFORMASI ARSIP
TANGGAL SURAT
JUMLAH
KETERANGAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP INAKTIF,
arsip yang frekuensi penggunaanNYa
telah menurun

PENGELOLAAN DAN PENATAAN

ARSIP IN AKTIF
PENGERTIAN
KONDISI : 1. TERATUR
2. TDK TERATUR/ KACAU
ARSIP INAKTIF ADALAH
ARSIP YANG FREKUENSI
PENG
GUNAANNYA TELAH
MENURUN.
DISIMPAN
SECARA
SENTRAL
DI
UNIT
KEARSIPAN
(Biro/BagUmum/Sekretrt

TUJUAN DAN SASARAN:

1. PENYELAMATAN DAN PEMANFAATAN
INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN
DAYAGUNA DAN TEPATGUNA
ADMINISTRASI APARATUR NEGARA.
2. PENYELAMATAN BAHAN BUKTI
PERTANGGUNGJAWABAN
PENYELENGGGARAAN/ P EMBANGUNAN
INSTANSI/NASIONAL.

AZAS PENATAAN
BERKAS INAKTIF
SENTRALISASI, SELURUH ARSIP INAKTIF
DISIMPAN DI SATU UNIT YAITU UNIT
KEARSIPAN.
AZAS ASAL-USUL ,

SESUAI DENGAN SUMBER

ASAL ARSIP TERSEBUT DICIPTAKAN /DIOLAH

AZAS ATURAN ASLI, SESUAI DENGAN

BAGAIMANA SISTEM PEMBERKASANNYA.

PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF KACAU

ARSIP

ARSIP
INAKTIF
KACAU

DILAKUKAN

DUPLIKASI

SORTIR
NON
ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

MENYELEKSI ARSIP YG TELAH INAKTIF

UNTUK DITUANGKAN DALAM DA FTAR
PERTELAAN YG DIPINDAHKAN
BERDASARKAN

JRA

MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYA

MUSNAH UNTUK DITUANGKAN DALAM
DA FTAR PERTELAAN YG DIMUSNAHKAN
MENYELEKSI
ARSIP YG DALAM KOLOM
KETERANGAN
NASIB AKHIRNYA PERMANEN
UNTUK DITUANGKAN
DALAM DA FTAR
PERTELAAN YG DISERAHKAN

PEMBENAHAN
ARSIP IN-AKTIF

MENYELEKSI
ARSIP YG DALAM KOLOM
KETERANGAN NASIB AKHIRNYA DINILAI KEMBALI
UNTUK DITUANGKAN
DALAM DA FTAR
PERTELAAN YG DISERAHKAN
MEMILAH ANTARA ARSIP DAN NON ARSIP

TANPA

JRA

MENDAFTAR
ARSIP/BERKAS
MENGELOMPOKKAN SESUAI SERI ARSIP

DAN

MENGANALISA DAN MENILAI ARSIP/BERKAS SESUAI

DENGAN NILAIGUNA NYA SEHINGGA MENGHASILKAN
KATEGORI
ARSIP
YG
MASIH
PERLU
DISIMPAN,
DIMUSNAHKAN DISERAHKAN KE ANRI/KAD DAN ATAU
DINILAI KEMBALI

MEMBUAT DAFTAR PERTELAAN ARSIP/BERKAS

KEGIATAN PENYUSUTAN BERDASARKAN JRA

MENYELEKSI ARSIP YG TELAH INAKTIF UNTUK DITUANGKAN DALAM

DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DIPINDAHKAN.
MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYA MUSNAH UNTUK DITUANGKAN
DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DIMUSNAHKAN.
MENYELEKSI ARSIP YG
NASIB AKHIRNYA
PERMANEN UNTUK
DITUANGKAN DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DISERAHKAN
MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYA DINILAI KEMBALI UNTUK
DITUANGKAN DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DINILAI KEMBALI.

DAFTAR PERTELAAN ARSIP

YANG DISIMPAN
No. SERI/JENIS ARSIP

VOL.

THN

MEDIA
RKAM

No

RETENSI

.BOKS

1.

RENCANA ANGGARAN KERJA

5 BOKS

2012

KERTAS

001

2 THN

2.

PEMBAHASAN RAPBN/D OLEH DPR

8 Boks

2011

KERTAS

002

3 THN

3.

NOTA JAWABAN DPR/D

2 Boks

2011

KERTAS

003

3 THN

4.

BAHAN PENYUSUNAN DUK

4 Boks

2010

KERTAS

004

3 THN

5.

DUK (DAFTAR USULAN KEGIATAN

3 Boka

2010

KERTAS

005

3 THN

6.

SATUAN 2 A, 2B, 2 C

2 Boks

2005

KERTAS

006

3 THN

7.

DOKUMEN SATUAN 3 DAN MEMORI

PENJELASN ANGGRAN SATUAN 3A

4 Boks

2005

KERTAS

007

3 THN

8.

KONSEP DIK/DRK

3 Boks

2010

KERTAS

008

3 THN

9.

DIK/DRK DAN REVISINYA

4 Boks

2010

KERTAS

009

9 THN

KET.

DAFTAR PERTELAAN ARSIP

YANG DIUSULKAN MUSNAH
1.

RENCANA ANGGARAN KERJA SATU

2.

PEMBAHASAN RAPBN/D OLEH DPR AN KERJA TAHUN 2008

3.

NOTA JAWABAN DPR/D HASIL PEMBAHASAN THN 2007

4.

BAHAN PENYUSUNAN DUK THN 2009

5.

DUK (DAFTAR USULAN KEGIATAN) dan DAFTAR RENCANA KEGIATAN

TAHUN 2003

6.

SATUAN 2 A,(HASIL ULANGAN RINGKAS BELANJA RUTIN MENUR UT

ORGANISASINYA. 2B (menurut PROGRAM), 2 C (ulangan Ringkas Pendapatan
Rutin) Tahun 2008.

7.

DOKUMEN SATUAN 3 DAN MEMORI PENJELASN ANGGRAN RUTIN (SATUAN

3A) TAHUN 2007.

8.

KONSEP DIK/DRK TAHUN 2009

9.

DIK/DRK PO DAN REVISINYA TAHUN 2007.

Pada hari ini ...........tanggal ......bulan..........tahun.........., kami yang bertanda

tangan dibawah ini :
1. Nama
: ............................................
Jabatan
: ...........................................
NIP
: ..........................................
Unit Kerja
: ...............................................
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan hasil penilaian kembali yang
dilakukan ole h Team, telah melakukan/melaksanakan PEMUSNAHN
ARSIP Keuangan/kepegawaian/korespondensi*), sejumlah ...................
seperti tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip.
Penghancuran dilaksanakan secara total dengan cara pembakaran,
pencacahan, penggunaan bahan kimia.
Kepala Unit Kerja/Kearsipan
(............................)
KEPALA Bidang Hukum

SAKSI-SAKSI:
KEPALA Bidang Pengawasan

PAPER-BASED RECORDS STORAGE

PUSAT ARSIP (RECORDS CENTRE)

ADALAH TEMPAT
PENYIMPANAN
ARSIP
INAKTIF/SEMI
CURRENT
RECORDS DAN
VITAL RECORDS.

a.n. Pengajar
Telp. 021.8600870,
08128372546
Nedi.supriadi @gmail.com