ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

ARSIP
 “ ARSIP “
REKAMAN KEGIATAN/PERISTIWA

BENTUK MEDIA
Lembaga Pemerintahan

UU NO.43 TAHUN 2009

• Autentik
Dibuat / Diterima
• Utuh
• Terpercaya
 Instrumen Pengelolaan Arsip

Klasifikasi
Tata Jadwal
Klasifikasi Keamana
Naskah Retensi
Arsip n dan
Dinas Arsip
Akses
 Pengelolaan Arsip Unit Kerja
JRA
Tata
Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip

DAFTAR BERKAS
& ISI BERKAS
Klasifikasi Keamanan
& Akses
 Central File
Arsip Aktif
Unit Pengolah
(Els. II)

Central File

Unit Pengolah Unit Pengolah

(Els. III) (Els. III)
 Record Center
Arsip In-Aktif Arsip Aktif

Record Center Central File

Arsip Aktif
Arsip Aktif

Central File
Central File
Terciptanya Arsip Elektronik

E-ARSIP

FILE ELEKTRONIK ALIH MEDIA

 ARSIP ELEKTRONIK (E-ARSIP)

NARA (National Archives and Record Administration)

Arsip Elektronik adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah
dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat
memprosesnya.

File

10101010
 Kendala dan Kelemahan Arsip
Elektronik

 Sangat sulit untuk menjaga teriabilitas dan autentisitas

arsip elektronik;
 mudah dimanipulasi dan rusak, serta
 pengaksesan dan pengopian yang cenderung
tidak bisa sepenuhnya dikontrol.
 Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada
lingkugan media elektroniknya;
 Perlu perhatian khusus mengenai perawatan media
penyimpanan dan perangkat elektronik
PENGAMANAN E-ARSIP

- BARCODE
- WATER MARK
- CERTIFICATE AUTHORITY
Pengolahan Arsip sebelum di Digitalisasi
KEGIATAN PENATAAN ARSIP
HASIL PENATAAN ARSIP
KEGIATAN ALIH MEDIA ARSIP
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS
(SIKD)
 APA ITU SIKD ?
SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) adalah aplikasi
yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip
dinamis.

Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat

multi user. Bahasa pemrograman yang dipergunakan
dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan
database MYSQL.
 KEMUDAHAN SIKD

• TERTIB PEMBERKASAN
• PROSES PENYUSUTAN
• PENCARIAN/PENEMUAN KEMBALI
• PENELUSURAN PROSES SURAT
• PENGELOLAAN, AKSES, DISTRIBUSI ARSIP
DENGAN MEDIA DIGITAL
• PERPINDAHAN ARSIP AKTIF KE INAKTIF
• DAFTAR BERKAS dan ISI BERKAS
 FUNGSIONALITAS SIKD

Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna

Pengaturan Klasifikasi Arsip
Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Pengaturan Berkas
Registrasi Surat
 FUNGSIONALITAS SIKD
Penggunaan
 Registrasi
 Disposisi
 Nota Dinas
 Histori Surat
 Tracking / Pencarian Surat
Penyusutan dan Pelaporan
Penyerahan Arsip Inaktif ke Record Center
 PENGGUNA DI SIKD
Administrator Pusat
Unit Kearsipan Instansi
Administrator Satuan Organisasi
Unit Kearsipan Satuan Organisasi
Pejabat Struktural
Para pejabat struktural di instansi yang bersangkutan
Sekretaris
Sekretaris Pimpinan pada unit kerja
Pencatat Surat
Pencatat surat pada sub bagian persuratan / TU
 Flow Penggunaan SIKD

Bagian Persuratan
Caraka Pencatatan Surat Masuk dan Keluar
Unit Pengolah

Penarikan

Disposisi, nota dinas

Unit Kearsipan Pe
na
rika
n

Unit Pengolah
 PERPRES NOMOR 95/2018
Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik
Kesimpulan