PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGOLAHAN ARSIP STATIS (TRANSKRIP REKAMAN SUARA)

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

Jalan DR. Setiabudhi 201C Srondol, Semarang
Telepon /Faksimile (024) 7473746, 7473800 E-mail:badan.arpusjateng@gmail.com
 Nomor SOP PENG_AP/AP/3

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 1 Januari 2018

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN Tanggal Revisi 1 Juli 2020

Tanggal Pengesahan Januari 2018

Disahkan oleh Sekretaris Daerah

BIDANG PENGELOLAAN DAN PELESTARIAN ARSIP
Pengolahan arsip Rekaman
Judul SOP
Suara

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. UU No.43 Th.2009 tentang Kearsipan 1. Memahami regulasi tentang kearsipan

2. PP No.28 Th.2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 2. Memahami teknis pengolahan arsip
Th.2009 Tentang Kearsipan 3. memahami Jadwal Retensi Arsip
3. Pergub Jateng No.59 Th.2008 tentang Penjabaran 4. Familiar dengan peralatan audio
Provinsi Jawa Tengah 5. memahami teknik dan pedoman transkripsi

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan

1. Bidang Presevasi dan Pelestarian sebagai penyimpan 1 Kartu diskripsi

arsip dan Bidang Yanms sebagi pengelola layanan. 2 otomasi / komputer berbasis internet
2. Arsiparis sebagai pelaksana teknis utama. 3 boks arsip, troli pengangkut, rak arsip
3 Instansi/ SKPD/ Badan /Perorangan sebagai pemilik 4 kertas kassing, tali rafia dan ATK
Arsip (provenance) 5. Audio reader
6 digital Voice dan Headset
7 Pakaian Kerja lapangan
8 Sarung Tangan
9 Risograf
10 Meja Dikripsi
Peringatan Pencatatan dan pendataan

1. Daftar arsip yang belum diolah dari hasil akuisisi
agar di inventarisasi guna persiapan pengolahan
agar dilakukan pengolahan berdasarkan skala
skala prioritas sesuai dengan rencana kerja tahunan.
2. Arsip harus dikelompokan sesuai dengan asal usul
arsip sebelum dilakukan pengolahan.
3. Dilakukan pengelompokan arsip yang musnah dan
dinilai kembali.
4. perlu disiapkan proses pengolahan sesuai langkah
langkah sesuai urutan dalam pengolahan dari awal
hingga selesai dalam bentuk daftar arsip
5. Penataan arsip dalam rak harus sesuai dengan
tata cara penataan yang standar.
6. koordinasi melibatkan Bidang LPA
1. Unit kerja pengolah wajib memberikan paraf/
tanda tangan sebagai tanda terima surat.
2. Hal yang harus dicatat dan diperhatikan:
a. provenace / pemilik arsip
b. jenis arsip
c. kurun waktu
d. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
3. Pencatatan hasil pengolahan menggunakan
Aplikasi otomasi kearsipan berbasis komputer.
4. Pencatatan Tanggal wawancara
5. Pelaksana wawancara
Pengolahan Arsip Rekaman Suara

Pelaksana Mutu Baku

No Uraian Prosedur Arsiparis/ Kasubid Persyaratan/ Ket
Staf Pelaksana Pengolaha Kabid AP Ka. Dinas Waktu Output
Teknis n Kelengkapan

Merencanakan arsip yang akan Rapat

1. diolah : Arsip rekaman suara, Surat Surat koordinasi
Mulai
video, foto teknis

Membuat nota dinas ke Bidang PP

2. tentang peninjauan arsip yang @ 2 jam Surat
akan diolah

Daftar
3. Penilaian arsip Daftar Arsip @ 10 menit
Arsip

kartu
kartu
4. Pendeskripsian (transkripsi) arsip @ 2 jam deskripsi
deskripsi arsip
arsip

deskripsi
5. Koreksi deskripsi arsip deskripsi arsip 15 menit
arsip

database database
6. Entry data Deskripsi arsip komputer @ 10 menit komputer
(otomasi) (otomasi)

Daftar 2 menit/ Daftar

7. Pencetakan
Inventaris lembar Inventaris

Nomer Nomer
8. Manuver fisches 2menit
definitif definitif

9. Penataan dalam boks arsip boks arsip 5 menit boks arsip

10. Pelabelan label boks 5 menit label boks

11. Pencetakan hasil Pengolahan buku daftar @ 10 menit buku daftar

 Penelusura
Penelusuran
n pada
12. wawancara dengan narasumber pada pencipta
pencipta
arsip
arsip

daftar arsip daftar arsip

13. Pembuatan sejarah lembaga
siap layan siap layan

daftar arsip daftar arsip

14. Transkripsi hasil pengolahan.
siap layan siap layan

daftar
Nota Dinas Penyerahan ke daftar arsip
15 arsip siap 2 hari kerja
Bidang LPA siap layan
layan
Selesai

a.n. SEKRETARIS DAERAH PROVINSI

JAWA TENGAH
Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
u.b.
Kepala Bidang Pengelolaan Dan Pelestarian Arsip

Dadang Tridjoko P
Pembina TK I
NIP.19600728 198411 1 002