PUSDIKLAT KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Materi : Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

Pengajar : Bambang Haryanto, S.Kom, M.Kom

Nama : Yanis Munandar

No. Absen : 47
Asal Instansi : BPS Provinsi Kalimantan Barat

1. Sebutkan dan jelaskan 3(tiga) dampak TIK terhadap manajemen arsip?

Jawaban :
Dampak TIK Terhadap manajemen arsip :
a. Penciptaan : Dengan TIK arsip akan lebih mudah untuk diciptakan
b. Media Penyimanan : Dengan TIK media penyimpanan arsip akan lebih mudah
dan efisien karena tidak membutuhkan ruang dan tempat yang besar.
c. Akses : Dengan TIK arsip akan lebih mudah diakses dan dengan keamanan
yang tinggi.

2. Jelaskan fungsi metadata arsip?

Jawaban :
a. Untuk memastikan setiap informasi penting yang diperlukan tercatat secara
terstruktur sehingga memberikan konteks yang jelas mengenai arsip yang
disimpan;
b. Menjadi alat untuk mengontrol dan mengelola arsip;
c. Membantu pada saat temu Kembali arsip;
d. Menerjemahkan informasi yang dimiliki arsip ke dalam bentuk yang mudah
untuk dimengerti.
3. Sebutkan dan jelaskan 2(dua) cara memusnahkan arsip elektronik?
Jawaban :
a. Deletion
Metode pemusnahan arsip elektronik yang paling sederhana. Metode ini akan
menghapus file elektronik yang dipilih. Cocok dilakukan pada arsip elektronik
yang bersifat biasa / terbuka.

b. Degaussing
Metode pemusnahan arsip elektronik didalam media penyimpanan magnetic
seperti floppydisk, hardisk dengan cara mendekatkannya kepada sebuah alat
degaussing yang memiliki medan magnet yang kuat.

4. Sebutkan dan jelaskan tipe pengguna pada aplikasi Srikandi?

Jawaban :

Rule
No Pengguna Akses Menu/Tugas
Aplikasi

 Membuat AdministratorInstansiPusat/Daerah
1 Administrator Arsip Nasional
 MembuatInstansi/Jabatan/Pengguna
Nasional Republik Indonesia
 Membuat PengaturanPenyusutan Akhir/Klasifikasi
Keamanan/Kategori Berkas
2 Administrator
AdministratorInstansi Membuat Unit Kerja/Jabatan/Penggunadi Lingkungan
Instansi
Satker/OPD

AdministratorSatker /
OPD / UPT
 Pengaturan empat (4) instrumen pengelolaan
arsip (tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
jadwal retensi arsip, serta klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis).
 Pengelolaan pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan.
 Pengelolaan dan layanan peminjaman arsip
inaktif.
 Pengusulan penyerahan arsip statis.
 Pengusulan pemusnahan arsip
  Pengaturan empat (4) instrumen pengelolaan
arsip (tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
jadwal retensi arsip, serta klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis).
Unit Kearsipan I  Pengelolaan pemindahan arsip inaktif dari unit
Unit pengolah ke unit kearsipan.
3 Instansi
Kearsipan  Pengelolaan dan layanan peminjaman arsip
inaktif.
 Pengusulan penyerahan arsip statis.
 Pengusulan pemusnahan arsip

 Registrasi/pencatatan/pemantauan surat
Unit Persuratan masuk baik yang diterima secara langsung
Instansi / OPD dari Instansi/Pemda sesama pengguna
Tata SRIKANDI maupun yang diterima secara
Sekretaris / Tata
4 Usaha/Sekre Usaha Pimpinan manual dalam bentuk fisik/kertas maupun
Pengelola Arsip Unit elektronik melalui sistem elektronik lainnya
taris (surat elektronik, medsos, dll)
Kerja  Pengaturan penomoran surat yang
sifatnyaterpusat dan atau tersebar.

 Memeriksa, membaca, dan menindaklanjuti

naskah dinas/disposisi yang diterima.
 •Membuat naskah dinas secara elektronik
sepenuhnya (mengonsep awal,
memeriksa/mengoreksi, menyetujui/menolak
Pejabat Struktural konsep, menandatangani secara elektronik)
5 User JFT / JFU / Staff /  Mengirim naskah dinas secara elektronik ke
Non ASN internal dan eksternal instansi/pemda.
 Memantau perkembangan pembuatan/tindak
lanjut naskah dinas
 Menggunakan berkas arsip aktif sesuai
haknya.
 Meminjam berkas arsip inaktif sesuai haknya.

6 Admin SIKS Lembaga Kearsipan Mengirim daftararsip Usul Musnah / Usul Serah
==== Selamat Mengerjakan ====