Instrumen Kearsipan

Anon Mirmani
Definisi Arsip
• Undang-undang Non 43 tahun 2009
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
• SNI 15489-2016 arsip

• informasi yang diciptakan, diterima dan diupakara

(maintained) sebagai bukti (3.10) dan sebagai aset bagi
organisasi atau perseorangan, dalam melaksanakan
kewajiban hukum atau dalam transaksi (3.18) pekerjaan
FUNGSI ARSIP

• Arsip berfungsi sebagai ‘memori’ suatu aktivitas

atau transaksi perusahaan,  mendokumentasikan
informasi yang diperlukan untuk kegiatan
operasional suatu perusahaan, lembaga pemerintah
atau sosial.

• Setiap divisi atau bagian (misalnya, keuangan,

pemasaran, akuntansi, dan sumber daya manusia)
mendasari seluruh metode operasionalnya pada
arsip. 
 Peran arsip dalam organisasi

 Sumber informasi penting organisasi

 Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi
 Akuntabilitas organisasi
 Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan.
 Penyelenggaraan kearsipan (UU No 43 tahun 2009)

Adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan

kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

➢ Mengeliminasi informasi terekam yang tidak dibutuhkan organisasi

➢ Memelihara informasi dan nilai guna arsip
➢ Menjamin ketersediaan arsip vital dan arsip bernilai sejarah
organisasi
➢ Memastikan terselenggaranya tata kelola universitas untuk mencapai
akuntabilitas
Penyelenggaraan Kearsipn
Komponen Penyelenggaraan Arsip

Arsip
NSPK Sumber Daya Organisasi Sarana dan Organisasi
Kearsipan Manusia kearsipan Prasarana
Penyelenggaraan kearsipan dinamis
• Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan,
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip (UU No 43 tahun 2009).

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. penciptaan arsip;
b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
c. penyusutan arsip.
Instrumen Kearsipan = Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria Kearsipan

“diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, khususnya pada pasal 40 ayat (4) disebutkan "untuk
mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien
pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip”
 KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
UU No. 43 Th. 2009 Psl 40 sd Psl 56 Jo PP No. 28/2012 Psl. 31

PENCIPTAAN PEMELIHARAAN
PENGGUNAAN PENYUSUTAN
ARSIP ARSIP
ARSIP ARSIP

PEMELIHARAAN
PIMPINAN UP ARSIP AKTIF
BERTANGGUNGJAWAB
PEMBUATAN ATAS KETERSEDIAAN
TANGGUNG JAWAB DILAKUKAN
PIMPINAN UNIT OLEH PENCIPTA
ARSIP PENGOLAHAN, PENGOLAH
PENYAJIAN ARSIP VITAL ARSIP
DAN ARSIP AKTIF BERDASARKAN
PEMELIHARAAN JADWAL
PENERIMAAN ARSIP IN AKTIF RETENSI ARSIP
ARSIP TANGGUNG (JRA)
JAWAB PIMPINAN
BERTANGGUNGJAWAB ATAS
KETERSEDIAAN PENGOLAHAN,
UNIT KEARSIPAN
PENYAJIAN ARSIP INAKTIF
UNTUK KEPENTINGAN
PENGGUNAAN INTERNAL DAN
PUBLIK
 Kewajiban
Pencipta Arsip
Pasal 40 ayat (4) Instrumen WAJIB
dan Pasal 48 Pengelolaan Arsip Dinamis
ayat (1) UU No.
43 Tahun 2009

Tata Naskah Klasifikasi Jadwal Retensi

Dinas Arsip Arsip (JRA) Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip

Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip

berdasarkan Pedoman yang ditetapkan
oleh Kepala ANRI. Khusus untuk JRA
terlebih dahulu mendapatkan persetujuan
dari Kepala ANRI
KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI
 UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49, Jo PP No. 28/2012 Psl. 32- 36

Penciptaan Arsip Negara

(Dilaksanakan berdasarkan TND, Klasifikasi Arsip, SKKAA)

Pembuatan Arsip Penerimaan Arsip

- Diregistrasi (Psl. 33 ayat (1) - Diregistrasi (Psl. 34 ayat (2)

- Didistribusikan kepada pihak yang - Didistribusikan kepd UP dengan
berhak (Psl. 33 ayat (2) tindakan pengendalian (Psl. 34 ayat (3).
- Tindakan Pengendalian (Psl. 33 ayat (3) - Didokumentasian (Psl. 35)
- Didokumentasikan (Psl. 35)
 UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49 Jo PP No. 28 Th. 2012 Psl. 40 sd Psl 51

Pemeliharaan Arsip Negara

(Berpedoman pada Klasifikasi dan JRA)

Pemberkasan Penataan Penyimpanan Alih Media

Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Arsip

Klasifikasi Arsip Pengaturan Fisik Berdasarkan Diautentikasi

Daftar Arsip Aktif Arsip JRA BA
(Daftar Berkas dan Pengolahan Daftar Arsip
Informasi Arsip
Daftar isi Berkas) Dinamis
Daftar Arsip
Alat Bukti Yang
Inaktif
Sah
 UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49 Jo PP No. 28 Th. 2012 Psl. 40 sd Psl 51

Pemeliharaan Arsip Negara

(Berpedoman pada Klasifikasi dan JRA)

Pemberkasan Penataan Penyimpanan Alih Media

Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Arsip

Klasifikasi Arsip Pengaturan Fisik Berdasarkan Diautentikasi

Daftar Arsip Aktif Arsip JRA BA
(Daftar Berkas dan Pengolahan Daftar Arsip
Informasi Arsip
Daftar isi Berkas) Dinamis
Daftar Arsip
Alat Bukti Yang
Inaktif
Sah
TATA NASKAH DINAS
Tata Naskah Dinas, mengatur

1) Jenis dan Format

2) Sifat dan Derajat Surat
3) Pencantuman Alamat Surat
4) Kode Surat
5) Pengendalian Naskah Dinas Korespondensi
6) Kelengkapan Naskah Dinas (Disposisi)
7) Kewenangan Penandatangan dan Paraf
8) Ketentuan Pengetikan
 1.
JENIS Dan Format
Naskah Dinas
 KETENTUAN PENGETIKAN

Ketentuan

Ukuran Kertas HVS 80gr, A4

Font
Naskah Dinas Arahan, BOOKMAN OLD 11
Naskah Dinas Selain Arahan, TIMES NEW ROMAN 12

Batas atau Ruang Tepi L. 4 cm, R. 3 cm, T. 3 cm, B. 3 cm

BENTUK
SURAT
 2.
SIFAT Dan Derajat
Surat
 Sangat Rahasia

Sifat Surat Rahasia

(surat dengan sifat sangat
rahasia dan rahasia wajib
terjaga keamanannya dan
langsung ditujukan kepada Terbatas
alamat surat)

Biasa
 3.
PENOMORAN Naskah
Dinas
 Nomor: 017 / K3.UKI.F4.D / SDM.1 / 2016

Penomoran 017 : Nomor urut

Surat Dinas UN2 : Kode Organisasi

Eksternal Kode Jabatan

SDM.1: Kode Perihal

2016 : Tahun
 Nomor: 017 / SDM / SDM.1 /
2016

Penomoran 017 : Nomor urut

Surat Dinas
DTS : Kode Unit Kerja
Internal
SDM.1: Kode Perihal

2016 : Tahun
 4.
PENGENDALIAN
Naskah Dinas
NASKAH DINAS MASUK

Menerima Menerima/m Scanning,

Surat Mempelajari Proses
Kegiata (disertai
Pengarahan/
Distribusi
empelajari
tujuan dan
isi Surat dan
Disposisi,
dan
(Pemberkasa
Disposisi n Arsip Aktif)
pencatatan) isi surat Registrasi

Pelaksa MailRoom
PAU/Fak/Sek Kurir
Sekretariat
Pimpinan
Sekretariat Unit Kerja

na olah
Unit Kerja Unit Kerja Pelaksana
NASKAH DINAS KELUAR

Mempelaja
Proses
Edit dan ri Pengiriman
Kegiat Penciptaan
Surat
Finalisasi
Penomora
n
Kewenang
Tanda
Tangan
(Pemberka
san Arsip
Surat
Surat an Tanda Keluar
Aktif)
Tangan
Pelaksa Unit Kerja
Sekretariat Sekretariat Sekretariat Pimpinan Unit Kerja Kurir
na Unit Kerja Unit Kerja Unit Kerja
Jadwal Retensi Arsip

“
Memastikan dan menjamin pelaksanaan penilaian arsip dalam rangka
penyusutan arsip terlaksana dalam tatanan peraturan perundang-
undngan yang berlaku di Indonesia sehingga tersedia arsip yang andal
”
*)Aktif: Terhitung sejak
kegiatan dinyatakan
selesai – Arsip aktif
disimpan di Unit Kerja
 Indeks

Kode Klasifikasi
Klasifikasi Keamanan dan Akses
“
Menjamin ketersediaan dan akses arsip secara tepat sesuai dengan kategori
akses yang diberikan

Kategori Hak Akses:

1. Rahasia
2. Terbatas
3. Terbuka/Publik
Klasifikasi Keamanan dan Akses
“
Menjamin ketersediaan dan akses arsip secara tepat sesuai dengan kategori
akses yang diberikan

Kategori Hak Akses:

1. Rahasia
2. Terbatas
3. Terbuka/Publik
HASIL PEMBERKASAN/PENDOKUMENTASIAN
Arsip Aktif (Tekstual)
di Sentral Arsip Aktif (Unit Pengolah/Unit Kerja)