TERTIB ARSIP

DALAM PELAKSANAAN KETATAUSAHAAN SEKOLAH

DALAM RANGKA PEMBINAAN KEARSIPAN UKPD

DILINGKUNGAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT TAHUN 2022
Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan,
pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.

 Pimpinan Organisasi/Penyelenggara Kearsipan Daerah adalah Sekda DKI Jakarta

 Pelaksana Penyelenggaraan Kearsipan adalah Lembaga Kearsipan Daerah
(LKD)/Dispusip
 Penetapan Kebijakan adalah Gubernur Provinsi DKI Jakarta
 Pembinaan Kearsipan adalah LKD Dispusip Bidang Pembinaan dan Pengawasan
Kearsipan
 Pengelolaan Arsip adalah LKD, Unit Kearsipan I, Unit Kearsipan II, Unit Kearsipan III,
Unit Pengolah (Sekretariat, Bagian, Bidang, Sudin, Suban, UPT, Sekolah, dll)
PENGGUNAAN INSTRUMEN/PERATURAN KEARSIPAN DINAMIS Pengelolaan Arsip Dinamis
PERGUB
Sistem Klasifikasi Keamanan 79/2018

Akses Arsip Dinamis SKKAAD PERGUB Program Arsip Vital

100/2018

KEPGU
Klasifikasi Arsip B 1598 PERGUB Pengorganisasian
56/2021 Kearsipan Daerah
UU
43
KEPGU
Jadwal Retensi Arsip B 1599
PERGUB
Tata Naskah Dinas
99/2021

Undang-Undang
Perda Kearsipan Kearsipan
Daerah Penjelasan UU
Kearsipan
 SIKLUS ARSIP DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

4. Kepgub.No.1599/2022 Jadwal 1. Pergub.No.99/2021 Tata Naskah Dinas

Retensi Arsip dan Kepgub.No. 1598/2022 Klasifikasi
PENYIMPANAN PENCIPTAAN Arsip
PERMANEN

PEMUSNAHAN 8 1 DISTRIBUSI

7 Siklus 2
6 Arsip 3
PENYIMPANAN PENGGUNAAN
RECORD INAKTIF 5 4

PEMINDAHAN
PENYIMPANAN
RECORD AKTIF
2. Sistem Klasifikasi Keamanan Akses
3. Kepgub. No.1598/2022 Klasifikasi Arsip Dinamis (SKKAAD)
Arsip dan KepGub.No.1599/2022 No Tingkat Klasifikasi
Pengawas
Penentu Pelaksana Penegak
Jadwal Retensi Arsip . Keamanan dan Akses Kebijakan kebijakan
Internal/
Eksternal
Publik Hukum

1 Biasa/terbuka √ √ √ √ √
2 Terbatas √ ─ √ ─ √
3 Rahasia √ ─ √ ─ √
4 Sangat Rahasia √ ─ √ ─ √
 Arsip adalah rekamankegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
APA ITU ARSIP informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
berkehidupan berbangsa dan bernegara.

Contoh : arsip text, suara, Image/gambar, Citra bergerak/Video/Film dalam

bentuk Kertas dan Media Baru (VCD, DVD, CD Room, USB, External Harddisk,,
Website)

Arsip Dinamis
arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu
JENIS ARSIP
Arsip statis
arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI
dan/atau lembaga kearsipan (LKD).
 Arsip dinamis

Arsip Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

aktif
Filling/Pemberkasan

Arsip Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Inaktif
Inboksing
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip Contoh : Kebijakan Sekolah/SK.Kepsek, Akte Pendirian Sekolah, Arsip Aset, Arsip
MoU/Kerjasama, Personal file pegawai, Pengelolaan keuangan Negara, Gambar
Vital Gedung dan Jaringan, Arsip Kurikulum, Daftar Gaji, Buku Induk Guru dan Murid,
Dokumen Penyusutan Arsip, SK. Penetapan Kelulusan Peserta Didik, Arsip Ijasah, dan Voulting, Dispersal, Duplikasi
SKHUN serta Daftar Hasil Nilai,dll.
 Sarana Penyimapanan Arsip Dinamis

Media simpan arsip aktif Media simpan arsip inaktif Media simpan vital

1. Filing cabinet 1. Rak Arsip 1. Rak Arsip/Roll opact/Kardek/

2. Map Gantung/HangMap, Map, Map 2. Boks Arsip 2. Lemari Tahan Api (vaulting)
Folder 3. Daftar Arsip dalam Boks 3. Boks Arsip
3. Guide n klasifikasi arsip 4. Label keterangan : No.Boks, Unit 4. Label keterangan
4. Setiap berkas di nomori dan satu Pengolah, No.urut arsip/berkas dan
berkas di Klip. tahun penciptaan arsip
5. Masukan di berkas yg sama jika ada 5. Berkas Arsip
arsip yang terkait (surat masuk, surat
keluar, surat tembusan/pertinggal,
perbal, disposisi)
 Pembuatan Daftar Berkas dan Isi Berkas

Media simpan arsip aktif

Untuk kegiatan yang ada

pada Dokumen Pelaksaan
Anggaran (DPA) dan
penggunaan anggaran
lainnya dapat dibuatkan
skema daftar berkas dan isi
berkas sebelum
dilaksanakan
kegiatan/realisasi anggaran
 Penataan Arsip Inaktif
Penataan Arsip inaktif :
1. Penataan arsip inaktif berdasarkan azas asal usul (principle 3. Penataan arsip inaktif yang dipindahkan kedalam boks
of Prouvenon) untuk menjaga arsip terkelola sesuai
penciptanya dan sesuai azas aturan aslinya (Principle of
original order) ketika arsip masih digunakan.
2. Penataan arsip inaktif pada UnitPengolah/Unit Kerja :
a. Pengaturan fisik arsip;
b. Pengolahan informasi Arsip;
c. Penyusunan daftar arsip inaktif
dengan kegitan :
a. menata folder/berkas yang berisi arsip inaktif diurutkan
berdasarkan No.urut daftar arsip inaktif
b. menyimpan dan memasukan folder/berkas arsip inaktif
kedalam boks.
c. memberikan label boks arsip dengan keterangan :
No.boks, unit pengolah, no.urut arsip/berkas dan tahun
penciptaan arsip.

Penyeleksian Arsip Inaktif :

1. Penyeleksian arsip inaktif melalui JRA
(Kepgub.1599/2022) dengan cara
melihat kolom Retensi Arsip;
2. Apabila Retensi aktifnya telah
habis/terlampaui maka telah Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat :
1. Pencipta arsip 2. Unit Pengolah 3. Nomor arsip 4. Kode klasifikasi 5. Uraian Informasi arsip 6. Kurun waktu
memasuki masa inaktif 7. Jumlah 8. Keterangan
Contoh Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
 Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

BERITA ACARA
PENYERAHAN ARSIP INAKTIF
NOMOR : .................................
PADA HARI INI ................ TANGGAL ................... BULAN ............. TAHUN......... KAMI YANG BERTANDA TANGAN DIBAWAH INI :
PIHAK I (PERTAMA) :
NAMA : ........................................
NIP : ........................................
JABATAN : ........................................
PIHAK II (KEDUA ):
NAMA : ........................................
NIP : ........................................
JABATAN : ........................................

PIHAK I (PERTAMA) TELAH MENYERAHKAN BERKAS-BERKAS INAKTIF SEBANYAK ......... (................) BERKAS KEPADA PIHAK II
(KEDUA) SESUAI DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA TERLAMPIR.

PIHAK II (KEDUA) MENYATAKAN TELAH MENERIMA SEMUA BERKAS-BERKAS SESUAI JUMLAH BERKAS DIATAS.

DEMIKIAN BERITA ACARA INI DIBUAT UNTUK DAPAT DIPERGUNAKAN SEBAGAIMANA MESTINYA.

PIHAK II (KEDUA) PIHAK I PERTAMA)

(......................................................) (............................................................)
NIP. NIP.
 Penataan Arsip di Unit Pengolah

ENDAPAN ARSIP
PADA UNIT PENGOLAH /KERJA

PILAH

AKTIF INAKTIF

CATAT DENGAN DA
TETAP SIMPAN PADA
FILLING CABINET
DIPINDAH KE UNIT KEARSIPAN DISDIK (UK II )
BA + DA Inaktif
 Penataan Arsip Vital

3 Langkah mengelola arsip vital :

1. Mengidentifikasikan dan
Mendokumentasikan arsip vital

2. Menentukan Standar
Perlindungan Arsip Vital

3. Menjamin Arsip Vital menjadi

prioritas penyelamatan selama
terjadi bencana

Arsip Vital disimpan di Pencipta Arsipnya selama organisasi/lembaganya masih ada.

Penyelamatan arsip vital dilakukan dengan 3 cara : 1. Duplikasi Arsip, 2. Dispersal, 3. Voulting
 Sarana/perlengkapan pengelolaan Arsip Dinamis

Map
Folder
Retensi
Map Gantung Map Numerator Stempel Tanggal

Stempel Lembaga

Kardex/lemari arsip
Filling Kabinet Boks Arsip elektronik
Lemari Arsip/Rak Arsip
Rollopect
 CONTOH NASKAH DINAS

BENTUK-BENTUK PENOMORAN NASKAH DINAS

1. Nomor : No/kode klasifikasi (persuratan), posisi dikiri hlm
2. Nomor : No/kode klasifikasi (surat tugas), Posisi ditengah hlm
3. Nomor : No/SE/Tahun (surat edaran), posisi ditengah hlm
4. Nomor : No/Tahun (ketetapan dan peraturan), Posisi ditengah hlm
 JENIS-JENIS NASKAH DINAS PADA
PERGUB.NO.99 TAHUN 2021 TENTANG TND
 Kepala Sekolah :
1. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
2. Menetapkan Unit kerja Pengelola Arsip dan penugasannya melalui SK.Penetapan dan
Surat Tugas
3. Menerima Surat, mendisposisi surat, paraf persetujuan dan menandatangani surat
keluar.
Kepala Sekolah 4. Menandatangani surat pemindahan arsip inaktif ke sudin sesuai ketentuan.
5. Membuat Central File (Pusat Arsip Aktif) Unit Pengolah Sekolah

WKS Sarpras/Kurikulum/Kesiswaan :
1. Menerima Disposisi surat, 2. mengonsep surat sesuai
tugas dan kewenangannya, 3. mengelola surat
tembusannya dan 4. melaksanakan pemindahan arsip
KTU Sekolah WKS Sarpras WKS Kurikulum WKS Kesiswaan sesuai ketentuan ke TU.
Pengelola Central File
Kepala Tata Usaha :
1. Mengelola Central Files (Pusat Arsip aktif) Sekolah, mengelola arsip perencanaan/ program, keuangan,
sarpras, kepegawaian.
2. Melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan keluar, paraf surat
3. Mengoreksi bentuk, format dan redaksi naskah dinas yang dibuat oleh WKS.
Penata Arsip Penerima,Pencatat dan 4. Melaksanakan pemindahan arsip inaktif ke sudin sesuai ketentuan dan peraturan dari Dinas.
pengendali/Sekpeng 5. Mengelola Arsip Vital Sekolah (menggunakan, memelihara dan menyimpan)

Penata Arsip : Penerima, Pencatat dan Pengendali (P3) :

1) Mengelola arsip aktif, inaktif, Vital, 2) membuat daftar berkas dan daftar isi 1) Menerima dan mencatat surat masuk, 2) menyampaikan surat ke Kepala Sekolah, 3) meregistrasi
berkas, membuat daftar arsip inaktif dan 3) mengelola pemindahan arsip ke surat keluar dan 4) mengendalikan proses pembuatan surat keluar.
sudin.
 PENGELOLAAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH SMP/SMA/SMK
melaksanakan penyerahan Arsip
Statis, duplikasi arsip vital, dan daftar
Penggunaan, pendistribusian, Pemindahan, Penyerahan, Arsip Inaktif sesuai jadwal retensi
Pemusnahan, penyimpanan. arsip ke Unit Kearsipan I dan
penyimpanan, Pemindahan memberikan tembusan kepada Unit
Kearsipan II Kota/Kabupaten;
- Surat Masuk

Penciptaan Ke LKD
arsip

- Surat Keluar Daftar Berkas, Filling arsip Pembuatan Daftar inboksing arsip Pemindahan Penyimpanan Pemusnahan Arsip Pemindahan arsip inaktif
Penilaian
Isi Berkas di Central File arsip inaktif retensi inaktif arsip inaktif arsip hasil Penyusutan retensi sekurang-
- Pemberkasan pemindahan arsip inaktif kurangnya 10 Tahun
dari UP Retensi
di Record dibawah 10
Center Penyerahan arsip statis
Tahun

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

SD SMP SMA SMK ----- SUDIN DINAS PENDIDIKAN