PENGAWASAN KEARSIPAN

DAN ASPEK PENILAIANNYA

Anna Pragiawati, SE
Kasubag kearsipan Biro Umum
Curriculum Vitae
Name: Anna Pragiawati, SE
Date of birth : October 18th 1982
Trainning : Trainning of Archives on 2016-2018
Status : Marriege
Address : Grand Pesona Depok Blok C No 24
Motto : To be Better , Better n Better

Skill
80%
Work Experience English
Leadership 80%
Civil Servant at Ministry of Industry
2006~ 2016 : Staf at General Beureu. Planning Program 80%
2016 ~ Now : Chief Officer of Archives, Archives 90%
General Beureu.
 DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
A tentang Kearsipan;

Peraturan kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015

B tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan

Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang

C Pengawasan Kearsipan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 tahun 2018

D tentang Pedoman Pemeliharan Arsip Dinamis
 Pengertian Arsip
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
D

organisasi kemasyarakatan, dan perorangan

D

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.
PENGAWASAN KEARSIPAN

proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

prinsip, kaidah, dan standar kearsipan
dengan penyelenggaraan kearsipan.
 P E N G A W A S A N ATAS PELAKSANAAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

ANRI
SISTEM SISTEM
KEARSIPAN KEARSIPAN
.
.

EKSTERNAL
PENYELAMATAN INTERNAL
ARSIP STATIS PENGELOLAAN
ARSIP AKTIF

SDM KEARSIPAN PENYELAMATAN

Satker ARSIP STATIS

www.free-powerpoint-templates-design.com
aspek
02.SUMBER
DAYA
KEARSIPAN
 SDM
 Prasarana dan
01.PENGELOLAAN PENGELOLAAN
Sarana
ARSIP ARSIP
DINAMIS DINAMIS
 Penciptaan
 Penggunaan 02. PENYIMPANAN
 Pemeliharaan
01.PEMBERKASAN
 Penyusutan

PENYELAMATAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
KEARSIPAN INTERNAL ARSIP AKTIF STATIS
INTERNAL

disesuaikan dengan oleh LKD/LKPT berdasarkan JRA

DIPA, DPA berketerangan permanen atau me
atau sebutan lain miliki nilai guna kesejarahan
PERKA ANRI NO 6 TAHUN 2019

PENGAWASAN INTERNAL PADA KEMENTERIAN/BUMN/D

SISTEM KEARSIPAN INTERNAL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

1. Pengelolaan arsip dinamis yang meliputi: 1. Pemberkasan

a) Penciptaan
b) Penggunaan
c) Pemeliharaan
d) Penyusutan

2. SDK yang meliputi: 2. Penyimpanan

a) SDM Kearsipan (disesuaikan dengan DIPA, DPA atau sebutan lain )
b) Prasarana dan Sarana Kearsipan
 TAHAPAN

1 VERIFIKASI
PORTOFOLIO ARSIP/DOKUMEN PENDUKUNG

2 VERIFIKASI
WAWANCARA STAKEHOLDER

3 VERIFIKASI
PENGAMATAN FAKTUAL/
LAPANGAN
 UU No.43/2009 & PP No.28/2012:
Pengelolaan arsip dinamis
menjadi tanggung jawab pencipta arsip
- Pembuatan Arsip
a. Penciptaan arsip; - Penerimaan Arsip
Sesuai TND, SKKAD
dan Klasifikasi Kode Arsip

b. Penggunaan arsip : Layanan dan Akses

Arsip

c. Pemeliharaan arsip : - Pemberkasan arsip aktif

- Penataan arsip inaktif
- Alih media arsip

d. Penyusutan arsip : - Pemusnahan arsip

- Penyerahan arsip
- Pemindahan arsip
A. PENCIPTAAN ARSIP

SARANA PENCATATAN DAN REGISTRASI

AGENDA ELEKTRONIK
SURAT KELUAR DI TNDE I KARTU KENDALI AGENDA SURAT KELUAR
NTRANET DENGAN BUKU AGENDA
Penciptaan Arsip Pembuatan dan penerimaan
arsip dilaksanakan berdasarkan:

Pembuatan  tata naskah dinas

Arsip  klasifikasi arsip
 sistem klasifikasi keamanan
Penerimaan  dan akses arsip
Arsip
 Naskah dinas yang dibuat sesuai dengan
Permenperin No 25 tahun 2019
Tentang Tata Naskah Dinas
1. Warna Tinta
Penandatanganan tinta warna hitam dan biru tua
Cap Dinas warna Ungu
2. Kop Surat
3. Format
4. Bentuk cap dinas
5. Struktur tata naskah dinas (kepala naskah dinas, batang tubuh, kaki naskah dinas)
6. Penggunaan kertas naskah dinas
7. Penomoran naskah dinas
8. dll
B. PENGGUNAAN ARSIP

Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip
dinamis dilaksanakan
berdasarkan:
Layanan dan  sistem klasifikasi
Akses Arsip keamanan dan akses
arsip
B. PENGGUNAAN ARSIP

SARANA LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP

Menggunakan
formulir peminjaman Out Sheet Out Guide
arsip/ Buku Peminja
man Arsip
PENGGUNAAN
ARSIP

Prosedur
Pemberkasan
Arsip Aktif
• Pemeriksaan; • Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
• penentuan indeks; • Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip.
• penentuan kode; • Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip
serta tersusunnya daftar arsip aktif.
• tunjuk silang (apabila ada);
• pelabelan; dan
• Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

• penyusunan daftar arsip • Unit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan
aktif. paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
Pemberkasan
Arsip Aktif

Sarana Penataan Arsip Aktif :

1. Folder
2. Clear Holder
3. Boks File
4. Odner (Masih dimaklumkan sampai akhir tahun 2019)
Contoh Pengelolaan
Arsip Kepegawaian

BIRO UMUM
BAGIAN ADMINISTRASI
ADM.2.01
KP.08
PERSONAL FILE
INDEKS
A

5 TAHUN
KASUBBAG.
PROGRAM & TU

2018
 DAFTAR BERKAS ARSIP AKTIF
Unit Pengolah :
01 DAFTAR BERKAS ARSIP AKTIF
Berisikan sekurang-kurangnya
1. unit pengolah;
No. B Kode Klasi Uraian Informasi B Kurun Wa Jumlah Keterangan
erkas fikasi erkas ktu 2. nomor berkas;
3. kode klasifikasi;
4. uraian informasi berkas;
5. kurun waktu;
6. jumlah; dan
7. keterangan

No. B No. Item A Kode Klasif Uraian Informa Tanggal Jumlah Ket
erkas rsip ikasi si Arsip

Berisikan sekurang-kurangnya 02
1.nomor berkas;
2.nomor item Arsip;
DAFTAR ISI BERKAS
3.kode klasifikasi; ARSIP AKTIF
4.uraian informasi Arsip;
5.tanggal;
6. jumlah; dan
7.keterangan.
CONTOH DAFTAR ARSIP AKTIF YANG MENGGUNAKAN SIKKA
 PENATAAN ARSIP INAKTIF

• Penataan arsip inaktif dilakukan

berdasarkan asas asal usul dan
asas aturan asli.
• Penataan arsip inaktif pada unit
kearsipan dilaksanakan melalui
kegiatan:
a. pengaturan fisik arsip;
ARSIP INAKTIF
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.
• Penataan arsip inaktif dan
pembuatan daftar arsip inaktif
menjadi tanggung jawab kepala
unit kearsipan.
 No. Kode Uraian Informasi Kurun Jumlah Keterangan
Arsip Klasifikasi Arsip Waktu

Daftar Arsip Inaktif Minimal

memuat :
a. pencipta arsip;

b. unit pengolah;

c. nomor arsip;

d. kode klasifikasi;

e. uraian informasi arsip/berkas;

f. kurun waktu;

g. jumlah; dan

h. tingkat perkembangan

i. keterangan (media arsip, kondisi, dll)

 SARANA ARSIP INAKTIF

01 02 03
ROL O PACK RAK STATIS BOKS ARSIP INAKTIF
Lemari Besi Tahan Api Sarana Penyimpanan Paling Sesuai dengan Perka ANRI No 9
Murah Tahun 2000
 ALIH MEDIA ARSIP
• Alih media dilaksanakan dalam rangka
penggunaan arsip (akses arsip) dan
pemeliharaan arsip.
• Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan
untuk kepentingan hukum berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan
di lingkungan pencipta arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media.
• Pelaksanaan alih media dilakukan dengan
membuat berita acara yang disertai dengan
daftar arsip yang dialihmediakan.
 ARSIP VITAL

Perka ANRI No. 6 Tahun 2005

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pedoman
tentang Kearsipan Perlindungan, Pengamanan
dan Penyelamatan Dokumen/
Arsip Vital adalah Arsip yang Arsip Vital Negara
keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi Arsip Vital adalah Arsip yang
kelangsungan operasional keberadaannya merupakan
penciptaan arsip, tidak dapat persyaratan dasar bagi
diperbaharui, dan tidak dapat kelangsungan operasional
tergantikan apabila rusak atau penciptaan arsip, tidak dapat
hilang. diperbaharui, dan tidak dapat
tergantikan apabila rusak atau
hilang.
Arsip Vital Organisasi
 Daftar Arsip Vital
No. Jenis Arsip Unit Kurun Media Jumlah Jangka Motode Lokasi Ket.
Kerja Waktu Simpan Perlindungan Simpan
 Arsip Terjaga

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat
diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang

Perka ANRI No. 41 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Terjaga

Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan d
an kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan
, keamanan, dan keselamatannya.
Jenis dan Kategori Arsip Terjaga

• Arsip Kependudukan
• Arsip Kewilayahan
• Arsip Kepulauan
• Arsip Perbatasan
• Arsip Perjanjian Internasional
• Arsip Kontrak Karya
• Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis
Pengelolaan
Arsip Terjaga
 Penyusutan Arsip
• Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
 Pemindahan arsip inaktif dengan retensi di bawah 10 tahun dapat
dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan (II/III/IV);
 Pemindahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10
tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke LKD selaku Unit Kearsipan I;
• Pemusnahan arsip inaktif
 Pemusnahan arsip dengan retensi di bawah 10 tahun dapat
dilakukan di Unit Kearsipan (II/III/IV);
 Pemusnahan arsip dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
dilakukan di LKD selaku Unit Kearsipan I;
• Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip ke LKD.
Penyusutan dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan
ditanda tangani kedua belah pihak dan
c. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani kedua
belah pihak
d. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan
 UNIT PENGOLAH

SAMPLE:
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
 Prosedur Pemusnahan Arsip
a. pembentukan panitia penilai arsip;
b. penyeleksian arsip;
c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai arsip;
e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan:
1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat diken
ali;
2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengaw
asan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan
3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
 Prosedur Penyerahan Arsip Statis

a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah oleh unit kearsipan 1;
c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari
pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat
digunakan;
a. verifikasi dan persetujuan dari kepala ANRI;
b. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
c. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga ke
arsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
ARSIPARIS
PEJABAT STRUKTURAL
• Melaksanakan tugas pokok
Pejabat struktural di masing-masing pencipta arsip pengelolaan arsip.
merupakan penanggung jawab penyelenggaraan • Kompetensi: Jika bukan luusan
kearsipan di lingkungan pencipta arsip tersebut, S1/D4/D3 kearsipan, maka wajib
misalnya: Kepala Sekolah. mengikuti Diklat Fungsional
Melaksanakan fungsi manajerial, termasuk di Arsiparis.
bidang kearsipan.
• Sertifikasi Kearsipan.
Kompetensi: Jika bukan lulusan S1 Bidang
Kearsipan, maka perlu Diklat Kearsipan bagi • Mengikuti Pengembangan SDM
Pejabat Struktual Kearsipan. Kearsipan: Bimtek Kearsipan,
Seminar Kearsipan, dls.

PENGELOLA ARSIP
• Pegawai negeri atau pegawai lainnya
yang menduduki jabatan yang fungsi,
tugas, dan tanggung jawabnya
melaksanakan kegiatan kearsipan.
• Diklat Teknis Kearsipan.
• Pengembangan SDM Kearsipan
NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

Nilai Pengawasan
KEARSIPAN EKSTERNAL 60%
NILAI
+ = HASIL
PENGAWASAN
INDEKS KINERJA
PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
OBJEK PENGAWASAN

KEARSIPAN
40%
Nilai Pengawasan
KEARSIPAN INTERNAL
terverifikasi
 GOAL
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia GOOD GOVERNANCE

Nomor 6 Tahun 2019

tentang Pengawasan Kearsipan.

Sangat
Memuaskan
Perolehan hasil penilaian
> 90 – 100 (AA)

Memuaskan
Perolehan hasil penilaian
> 80 – 90 (A)
Sangat
Perolehan hasil penilaian Baik
> 70 – 80 (BB)

Baik
Perolehan hasil penilaian
> 60 – 70 (B)

Cukup
Perolehan hasil penilaian
> 50 – 60 (CC)
Kurang
Perolehan hasil penilaian
> 30 – 50 (C)
Sangat
Perolehan hasil penilaian Kurang
0 – 30 (D)
 D
D
Thank you
This text can be replaced with your own text
QUESTIONS?