Nomor : 051/SOP-BC/SEKRE/2014 Tanggal : 24 Desember 2014

Revisi : Tanggal :

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMUSNAHAN ARSIP KANTOR PUSAT DJBC

DASAR HUKUM :
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 Tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Keuangan;
4. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 796/KMK.1/1995 tentang Penyusutan di
Lingkungan Departemen Keuangan;
5. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 769/KMK.1/2010 tentang Jadwal Retensi Arsip
Fasilitatif Kementerian Keuangan
6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 1082/PMK.01/2013 tentang Jadwal RetensiArsip
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;
7. Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-01/MK.1/2014 tentang Tata Cara
Pemusnahan Arsip di lingkungan Kementerian Keuangan.
8. Surat Edaran Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor SE-07/BC/1994 tentang Tata Cara
Penyusutan Arsip Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

DESKRIPSI :
1. SOP ini menjelaskan proses pemusnahan arsip, yang dimulai sejak Kepala Subbagian
Tata Usaha dan Kearsipan menugaskan pelaksana untuk memeriksa arsip yang
memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan sesuai dengan jadwal program kerja yang
ada, sampai dengan pelaksanaan pemusnahan arsip dan penyampaian laporan
pelaksanaan pemusnahan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai
kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
4. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah suatu daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman dalam
penyusutan dan penyelamatan arsip
5. Unit kearsipan adalah unit/satuan kerja di lingkungan Kantor Pusat DJBC yang
mempunyai tugas dan fungsi melakukan pengurusan dan pengendalian surat,
penyimpanan dan penyajian arsip inaktif, serta melakukan penyusutan arsip di
lingkungannya. Unit kearsipan di lingkungan Kantor Pusat DJBC adalah Bagian Umum
cq. Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan.
6. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur dan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Pemusnahan arsip menjadi tanggungjawab pencipta arsip.
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip hanya dilakukan setelah memperoleh penetapan
berupa Keputusan Menteri Keuangan tentang Persetujuan Pemusnahan dan
Penghapusan Arsip.
8. Prosedur pemusnahan arsip melaui tahapan sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip;
b. Penyeleksian arsip;
c. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
d. Pengajuan usul pemusnahan arsip;
 e. Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip;
f. Permintaan persetujuan pemusnahan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia;
g. Penetapan pemusnahan arsip; dan
h. Pelaksanaaan pemusnahan:
1) dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi baik fisik dan
informasinya;
2) dilakukan oleh Panitia Pemusnahan Arsip, dengan membuat Berita Acara
Pemusnahan Arsip beserta Daftar Arsip Yang Dimusnahkan dan disaksikan
oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau
pengawasan dari lingkungan Kementerian Keuangan atau Panitia Penilai
Arsip; dan
3) Berita Acara Pemusnahan Arsip dilaporkan kepada Menteri Keuangan cq.
Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Direktur Jenderal Bea dan
Cukai.
9. Unit pelaksana SOP ini adalah Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan. Bagian Umum.

PERSYARATAN :
Terdapat arsip yang:
1. tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
2. telah habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

BIAYA :
Tidak dipungut biaya

NORMA WAKTU LAYANAN:

Norma waktu layanan SOP ini tidak dapat ditentukan.

Mengetahui:
Sekretaris Direktorat Jenderal

Ttd,-

Iyan Rubiyanto
NIP 19660927 199103 1 002
 KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 051/SOP-BC/SEKRE/2014
TANGGAL : 24 Desember 2014
DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI REVISI :
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL TANGGAL :

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEMUSNAHAN ARSIP KANTOR PUSAT DJBC

KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA SEKRETARIAT JENDERAL

NO. AKTIVITAS DIREKTUR JENDERAL SEKRETARIS DJBC KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA TIM PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP
DAN KEARSIPAN KEMENKEU

START

1 Kasubbag Tata Usaha dan Kearsipan menugaskan

pelaksana untuk memeriksa arsip yang memenuhi MENUGASKAN
persyaratan untuk dimusnahkan.

2 Pelaksana memeriksa arsip kemudian melaporkan

MEMERIKSA,
hasil pemeriksaan kepada Kasubbag MEMBUAT
LAPORAN

LAPORAN HASIL
PEMERIKSAAN
BERKAS

3 Kasubbag Tata Usaha dan Kearsipan meneliti

laporan dan menugaskan pelaksana untuk menyusun MENERIMA DAN
MENUGASKAN
konsep usulan pembentukan panitia pemusnahan
arsip Kantor Pusat DJBC

4 Pelaksana membuat
- Konsep Nota Dinas dari Kepala Bagian Umum ke MEMBUAT DAN
MENYAMPAIKAN
Sekretaris DJBC
- Konsep Nota Dinas dari Sekretaris DJBC ke Direktur
Jenderal
KONSEP ND
- Konsep keputusan pembentukan tim pemusnahan
arsip Kantor Pusat DJBC dan verbal KONSEP KEP
DIREKTUR
JENDERAL DAN
VERBAL

1
 KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA SEKRETARIAT JENDERAL
NO. AKTIVITAS DIREKTUR JENDERAL SEKRETARIS DJBC KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA TIM PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP
DAN KEARSIPAN KEMENKEU

5 Kasubbag Tata Usaha dan Kearsipan

1
- memaraf ND kepada Sekretaris dan Direktur
Jenderal
- meneliti dan memaraf konsep keputusan
pembentukan tim pemusnahan arsip Kantor Pusat MENERIMA,
MENELITI , DAN
DJBC MENYAMPAIKAN

6 Kabag Umum meneliti dan memaraf konsep

MENERIMA,
keputusan pembentukan tim pemusnahan arsip MENELITI , DAN
Kantor dan ND Sekretaris DJBC kepada Dirjen, serta MENYAMPAIKAN

menandatangani nota dinas Kabag Umum kepada

Sekretaris DJBC
NOTA DINAS

7 Sekretaris meneliti dan memaraf konsep keputusan

MENERIMA,
pembentukan tim pemusnahan arsip Kantor Pusat MENELITI , DAN
MENYAMPAIKAN
DJBC dan menandatangani nota dinas Sekretaris
DJBC kepada Dirjen.
NOTA DINAS

8 Direktur Jenderal meneliti dan menandatangani

keputusan pembentukan tim pemusnahan arsip MENERIMA DAN
MENANDATANGANI
Kantor Pusat DJBC.

KEP DIREKTUR
JENDERAL

2
 KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA SEKRETARIAT JENDERAL
NO. AKTIVITAS DIREKTUR JENDERAL SEKRETARIS DJBC KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA TIM PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP
DAN KEARSIPAN KEMENKEU

9 Tim menerima keputusan pembentukan tim

2
pemusnahan arsip Kantor Pusat DJBC:
- menyiapkan arsip yang akan dimusnahkan;
- membuat Daftar Arsip Usul Musnah KP DJBC;
- membuat nota dinas dan konsep usulan
MENYIAPKAN ARSIP
pemusnahan arsip kepada Sekjen Kemenkeu DAN MEMBUAT

DAFTAR ARSIP USUL

MUSNAH

NOTA DINAS

KONSEP SURAT
USULAN
PEMUSNAHAN ARSIP

10 Sekretaris meneliti dan menandatangani surat usulan

pemusnahan arsip KP DJBC dan menugaskan MENERIMA,
MENANDATANGANI
Pelaksana pada Bagian Umum untuk mengirimkan DAN MENYAMPAIKAN
kepada Sekjen Kemenkeu.

SURAT USULAN
PEMUSNAHAN ARSIP

PEMBERITAHUAN

11 Sekretaris DJBC menerima pemberitahuan penelitian

langsung arsip oleh panitia penilai arsip kemenkeu,
MENERIMA DAN
disposisi Tim Pemusnahan Arsip MENDISPOSISI

3
 KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA SEKRETARIAT JENDERAL
NO. AKTIVITAS DIREKTUR JENDERAL SEKRETARIS DJBC KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA TIM PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP
DAN KEARSIPAN KEMENKEU

12 Tim :
3
- menerima pemberitahuan
- mendampingi Panitia Penilaian Arsip Kemenkeu
untuk melakukan penelitian langsung arsip usul
musnah
MENERIMA
- menandatangani Berita Acara Penilaian Arsip dan DISPOSISI,
MENDAMPINGI
menerima Berita Acara Penilaian Arsip. PENILAIAN DAN
MENANDATANGANI
BA PENILAIAN

13 Proses Persetujuan Pemusnahan Arsip di Sekretariat

Jenderal Kementerian Keuangan

KEPUTUSAN

14 Sekretaris DJBC menerima keputusan Menteri

Keuangan tentang persetujuan pemusnahan dan
penghapusan arsip dari Sekretariat Jenderal
Kementerian Keuangan kemudian mendisposisi MENERIMA DAN
MENDISPOSISI
kepada Tim Pemusnahan Arsip

15 Tim Pemusnahan Arsip;

MENERIMA
- menerima keputusan persetujuan pemusnahan DISPOSISI,
arsip; MENENTUKAN
METODE, MEMBUAT
- menentukan metode, cara, dan pelaksanaan KONSEP

pemusnahan arsip
- membuat konsep surat permintaan saksi KONSEP SURAT
PERMINTAAN SAKSI
pemusnahan arsip dari Sekretariat Jenderal
Kemenkeu ditandatangani oleh sekretaris .

4
 KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA SEKRETARIAT JENDERAL
NO. AKTIVITAS DIREKTUR JENDERAL SEKRETARIS DJBC KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA TIM PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP
DAN KEARSIPAN KEMENKEU

16 Sekretaris menandatangani kemudian menyerahkan

4
kembali ke Tim

MENERIMA DAN
MENANDATANGANI

SURAT PERMINTAAN
SAKSI

17 Tim menyampaikan kepada Sekjen Kemenkeu

MENERIMA DAN
MENYAMPAIKAN

18 Sekretariat Jenderal Kemenkeu menyampaikan

pemberitahuan penugasan saksi pemusnahan arsip.

PEMBERITAHUAN

19 Sekretaris DJBC menerima pemberitahuan

penugasan saksi dari Sekretariat Kemenkeu,
kemudian mendisposisi kepada Tim Pemusnahan MENERIMA DAN
MENDISPOSISI
Arsip

5
 KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA SEKRETARIAT JENDERAL
NO. AKTIVITAS DIREKTUR JENDERAL SEKRETARIS DJBC KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA TIM PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP
DAN KEARSIPAN KEMENKEU

20 Tim Pemusnahan Arsip :

5
- melaksanakan pemusnahan arsip dengan
didampingi saksi-saksi dari Panitia Penilai Arsip
Kemenkeu,
- membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dan
Daftar Arsip yang Dimusnahkan dan ditandatangani
bersama-sama. MENERIMA DISPOSISI,
- membuat konsep Laporan Pelaksanaan MEMUSNAHKAN DAN
MENANDATANGANI
Pemusnahan Arsip

BERITA ACARA
PEMUSNAHAN ARSIP

DAFTAR ARSIP YANG

DIMUSNAHKAN

KONSEP LAPORAN
PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP

21 Sekretaris atas nama Direktur Jenderal

menandatangani Laporan Pelaksanaan Pemusnahan MENERIMA DAN
MENANDATANGANI
Arsip

LAPORAN PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP

22 Pelaksana menerima Laporan Pelaksanaan

Pemusnahan Arsip yang telah ditandatangani MENERIMA DAN
LAPORAN PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP
kemudian mengirimkan ke Sekretariat Jenderal MENGIRIMKAN

Kemenkeu dan Inspektorat Jenderal.

END

Mengetahui:
Sekretaris Direktorat Jenderal

Ttd,-

Iyan Rubiyanto
NIP 19660927 199103 1 002