Nomor : 047/SOP-BC/SEKRE/2014 Tanggal : 24 Desember 2014

Revisi : Tanggal :

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH
KE UNIT KEARSIPAN

DASAR HUKUM :
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 796/KM.1/1995 tentang Pedoman Penyusutan
Arsip di Lingkungan Departemen Keuangan.
4. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 769/KMK.1/2010 tentang Jadwal Retensi Arsip
Fasilitatif Kementerian Keuangan
5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 1082/PMK.01/2013 tentang Jadwal RetensiArsip
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;
6. Surat Edaran Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor SE-07/BC/1994 tentang Tata Cara
Penyusutan Arsip Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

DESKRIPSI :
1. SOP ini menjelaskan proses pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, yang dimulai sejak diterimanya Nota Dinas pemberitahuan pemindahan arsip
inaktif sampai dengan fisik arsip diterima untuk disimpan.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
7. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah suatu daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman dalam
penyusutan dan penyelamatan arsip.
8. Unit pengolah adalah semua unit kerja dalam lingkungan Kantor Pusat DJBC yang
melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi.
 9. Unit kearsipan adalah unit/satuan kerja di lingkungan Kantor Pusat DJBC yang
mempunyai tugas dan fungsi melakukan pengurusan dan pengendalian surat,
penyimpanan dan penyajian arsip inaktif, serta melakukan penyusutan arsip di
lingkungannya. Unit kearsipan di lingkungan Kantor Pusat DJBC adalah Bagian Umum
cq. Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan.
10. Unit pelaksana SOP ini adalah Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan, Bagian Umum
Sekretariat DJBC.

PERSYARATAN :
1. Adanya Nota Dinas pemberitahuan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah.
2. Daftar Pertelaan Arsip Yang Dipindahkan.
3. Fisik arsip.

BIAYA :
Tidak dipungut biaya

NORMA WAKTU:
Norma waktu untuk SOP ini terdiri dari :
a. Paling lama 5 (lima) hari kerja sejak Nota Dinas pemberitahuan pemindahan arsip inaktif
diterima sampai dengan Nota Dinas persetujuan atau Nota Dinas Penundaan/Perbaikan
disampaikan kepada pemohon.
b. Paling lama 5 (lima) hari kerja sejak arsip inaktif diterima beserta Daftar Pertelaan dan
konsep Berita Acara Pemindahan Arsip sampai dengan Daftar Pertelaan dan konsep
Berita Acara Pemindahan Arsip yang telah ditandatangani atau Nota Dinas
Pengembalian disampaikan kepada pemohon

Mengetahui:
Sekretaris Direktorat Jenderal

Ttd,-

Iyan Rubiyanto
NIP 19660927 199103 1 002
 KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI NOMOR : 047/SOP-BC/SEKRE/2014
SEKRETARIAT DIREKTUR JENDERAL TANGGAL : 24 Desember 2014
REVISI
TANGGAL

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN

KEPALA SUBBAGIAN TATA

NO AKTIVITAS UNIT PENGOLAH KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA
USAHA DAN KEARSIPAN

START

1 Unit Pengolah pada KP DJBC mengajukan Nota

Dinas pemberitahuan pemindahan arsip inaktif
dengan melampirkan daftar pertelaan arsip yang NOTA DINAS

akan dipindahkan.

2 Kepala bagian Umum menerima dan

mendisposisikan permohonan penyimpanan arsip
MENERIMA DAN
inaktif kepada Kepala Subbagian Tata Usaha MENDISPOSISIKAN
Kearsipan.

3 Kepala Subbagian TUK menerima dan

mendisposisikan nota dinas kepada Pelaksana MENERIMA DAN
MENDISPOSISIKAN

4 Pelaksana Subbag TUK menerima dan meneliti Nota

Dinas permohonan. MENERIMA DAN
MENELITI
Dalam hal ketersediaan tempat dan daftar pertelaan
arsip sesuai dengan format, maka pelaksana akan
konsep Nota Dinas Persetujuan dan menyampaikan
N
kepada Kasubbag TU dan Kearsipan TEMPAT
KONSEP NOTA DINAS TERSEDIA
PENUNDAAN/PERBAIKAN DAN/ATAU
SESUAI
Dalam hal ketersediaan tempat tidak terpenuhi FORMAT?
dan/atau daftar pertelaan arsip tidak sesuai dengan
format, maka pelaksana membuat konsep Nota Y

Dinas Penundaan/Perbaikan Format daftar

pertelaan.
MEMBUAT KONSEP

NOTA DINAS
PERSETUJUAN

5 Kepala Subbagian TUK menerima, meneliti, dan

memaraf konsep nota dinas
MENERIMA,
MENELITI, DAN
MEMARAF

NOTA DINAS PENUNDAAN

DAN PERBAIKAN

6 Kepala bagian Umum menerima dan

menandatangani Nota Dinas kemudian menugaskan
pelaksana untuk menyampaikan kepada Pemohon MENERIMA,
MENELITI, DAN
MEMARAF

NOTA DINAS PENUNDAAN NOTA DINAS PENUNDAAN

DAN PERBAIKAN DAN PERBAIKAN

END

7 Kasubbag TU dan Kearsipan menerima, meneliti dan

memaraf konsep ND MENELITI DAN
MEMARAFI

NOTA DINAS
PERSETUJUAN

8 Kepala bagian Umum menerima dan

menandatangani Nota Dinas kemudian menugaskan MENERIMA,
pelaksana menyampaikan kepada Pemohon MENELITI, DAN
MEMARAF

NOTA DINAS NOTA DINAS

PERSETUJUAN PERSETUJUAN

1
 KEPALA SUBBAGIAN TATA
NO AKTIVITAS UNIT PENGOLAH KEPALA BAGIAN UMUM PELAKSANA
USAHA DAN KEARSIPAN

9 Pelaksana Subbag TUK menerima fisik arsip, daftar

1
pertelaan arsip yang dipindahkan dan konsep berita
acara pemindahan arsip kemudian meneliti fisik arsip
serta dokumen pendukungnya MENERIMA DAN
MENELITI
KELENGKAPAN
Dalam hal arsip sesuai dengan daftar pertelaan
arsip, maka pelaksana akan menyampaikan Berita
Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Pertelaan Arsip
N
yang Dipindahkan kepada Kasubbag TU dan
KONSEP NOTA DINAS
Kearsipan PENGEMBALIAN SESUAI?

Dalam hal arsip tidak sesuai dengan daftar pertelaan

Y
arsip, maka pelaksana membuat konsep Nota Dinas
Pengembalian.
MENYAMPAIKAN

10 Kepala Subbagian TUK menerima, meneliti, dan

menandatangani konsep nota dinas pengembalian MENERIMA, MENELITI,
DAN
MENANDATANGANI
KONSEP NOTA DINAS

NOTA DINAS
PENGEMBALIAN

11 Kepala bagian Umum menerima dan

menandatangani Nota Dinas kemudian menugaskan MENERIMA,
pelaksana menyampaikan kepada Pemohon MENELITI, DAN
MEMARAF

NOTA DINAS NOTA DINAS

PENGEMBALIAN PENGEMBALIAN

12 Kasubbag TU dan Kearsipan menerima dan meneliti

kemudian menandatangani Berita Acara dan Daftar MENELITI DAN
Pertelaan, kemudian menyerahkan kepada MENANDATANGANI

pelaksana

BERITA ACARA

DAFTAR PERTELAAN

13 Pelaksana menerima, kemudian mengarsipkan dan

menyerahkan Berita Acara dan Daftar Pertelaan MENGARSIPKAN
kepada pemohon BERITA ACARA DAN
MENYERAHKAN

DAFTAR PERTELAAN
N

14 Pelaksana Subbag TUK menyimpan dan menata

arsip pada tempat yang ditentukan. MENYIMPAN
DAN MENATA
ARSIP

END

Mengetahui:
Sekretaris Direktorat Jenderal

Ttd,-

Iyan Rubiyanto
NIP 19660927 199103 1 002