PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAH

(PermenPANRB Nomor 35 Tahun 2012)

Deputi Kelembagaan Dan Tata Laksana

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

16 Juni 2023
 2

DASAR HUKUM
 3

POLICY CASCADING

Visi, Misi,
Rencana Strategis

Proses Manajemen,
Proses Utama,
Proses Pendukung

Prosedur (SOP)
 4

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

 5

MANFAAT SOP
 6

JENIS SOP
 7

JENIS SOP
 8

JENIS SOP
 9

SIKLUS SOP
 10

PENILAIAN KEBUTUHAN
 11

PRINSIP PENYUSUNAN SOP

Efisiensi dan Orientasi pada Kepastian

Efektifitas Keterukuran Pengguna Hukum

01 02 03 04 05 06 07 08

Kemudahan Keselarasan Dinamis Kepatuhan

dan Kejelasan Hukum
 PENYUSUNAN DOKUMEN SOP AP

Pengisian
Pengisian Dokumen
flowcharts
Identitas Dasar SOP
+ mutu
SOP AP AP
baku
 Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.II/4/2021
BAGIAN IDENTITAS Tanggal 4 September 2021
Pembuatan
Tanggal Revisi 4 September 2021

Tanggal Efektif 7 September 2021

KEMENTERIAN PAN DAN RB
Disahkan oleh Asisten Deputi Perumusan Kebijakan
Kelembagaan dan Tata Laksana
DEPUTI BIDANG KELEMBAGAAN DAN TATA
LAKSANA
…………………….
ASISTEN DEPUTI PERUMUSAN KEBIJAKAN NIP. …………………………
KELEMBAGAAN DAN TATA LAKSANA

Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

Organisasi Kementerian Negara; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem
2. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2021 tentang ....; dan Prosedur Pemerintahan;
3. Permen PANRB Nomor 60 Tahun 2021 tentang .... 3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data, 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

2. SOP Penyusunan Draft 2. Formulir Laporan Kegiatan,
3. SOP Pendokumentasian 3. KAK,
4. Hasil Kegiatan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem
setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. dan Prosedur Pemerintahan 14
 No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
BAGIAN FLOWCHART
1. Menugaskan Kasubid untuk Agenda 15 menit Disposisi
mempersiapkan konsep laporan Kerja
konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk Disposisi 15 menit Disposisi
mengumpulkan bahan laporan
konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan Disposisi 1 hari Bahan SOP
konsinyering kepada Kasubid Laporan, Pengumpul-an
Disposisi Bahan
4. Mengonsep laporan konsinyering dan Bahan 2 jam Konsep
menyerahkan kepada Kabid Laporan Laporan,
Disposisi
5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Konsep 1 jam Draft Laporan,
Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Tidak Laporan Disposisi
Jika tidak setuju menyerahkan kepada
Kasubid untuk diperbaiki. Ya
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika Draft 1 jam Laporan,
setuju menandatangani dan menyerahkan Laporan Disposisi
kepada Kabid. Jika tidak setuju
mengembalikan kepada Kabid untuk Tidak Ya
diperbaiki.
7. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 menit Disposisi
kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Laporan 10 menit Disposisi
Analis untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-
Konsinyering. Dokumentasi dokumentasi-
an Dokumen
 15

Penerapan
Standar Operasional Prosedur

▹ Merencanakan penerapan (secara bertahap atau sekaligus)

▹ Pemberitahuan (penyebarluasan informasi baik manual maupun
online)
▹ Distribusi dan Aksesibilitas (SOP diperbanyak untuk pegawai
maupun dengan sistem online)
▹ Pelatihan Pemahaman
▹ Pendampingan
▹ Help Desk
Monitoring dan Evaluasi
SOP
 17

Monitoring
Standar Operasional Prosedur

Tabel Monitoring Pelaksanaan SOP AP

❖ Monitoring SOP AP dilaksanakan secara reguler setiap 6
bulan sekali
❖ Selain membantu memastikan bahwa SOP AP telah
dilaksanakan dengan benar, hasil monitoring kinerja juga
dapat dijadikan masukan dalam fase berikutnya dalam
Evaluasi.

Tujuan Monitoring:
▪ Membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan
maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP AP yang baru;
▪ Mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul;
▪ Menentukan cara untuk meningkatkan hasil penerapan atau
menyediakan dukungan tambahan untuk semua pelaksana.
 18

Evaluasi
Standar Operasional Prosedur
Tabel Evaluasi Penerapan SOP AP

❖ Evaluasi SOP AP secara reguler

dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu)
tahun dan secara insidentil dapat
dilakukan sesuai kebutuhan organisasi.
❖ Tujuan Evaluasi SOP adalah untuk melihat
kembali tingkat keakuratan dan ketepatan
SOP AP yang sudah disusun dengan proses
penyelenggaraan tugas dan fungsi
organisasi sehingga organisasi dapat
berjalan secara efisien dan efektif.
19
 20
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

IDENTIFIKASI JUDUL
SOP AP
IDENTIFIKASI
PROSEDUR
MERUMUSKAN
FORMAT SOP AP
MENYUSUN
DOKUMEN SOP AP
 21
IDENTIFIKASI JUDUL SOP
No. Tugas Uraian Tugas Kegiatan Output Aspek Nama/Judul SOP
A. Melaksanaka Melaksanakan Pelaksanaan Rancangan Pembuatan Pembuatan Rancangan
n urusan urusan urusan Laporan Laporan Disiplin Pegawai
bidang kegiatan kepegawaian Disiplin
kepegawaian, kepegawaian Pegawai
dan dan
kesjahteraan, kesejahteraan
pendidikan
dan pelatihan

Melaksanakan Surat Usulan Pembuatan Pembuatan Surat Usulan

urusan Kenaikan Kenaikan Pangkat
kegiatan Pangkat
kesejahteraan
Daftar Gaji Pembuatan Pembuatan Daftar Gaji

Pembayaran Pembuatan Pelaksanaan Pembayaran

Gaji Pegawai Gaji Pegawai
 22

IDENTIFIKASI KEGIATAN
Isi judul SOP berdasarkan keluaran Isi judul kegiatan sama dengan judul SOP
apa yang diinginkan dari langkah- yang telah dituliskan dibagian atas, tanpa
langkah SOP yang disusun perlu menuliskan “SOP”.
Kolom jenis kegiatan diisi
Judul SOP Judul Kegiatan
dengan kegiatan SOP Tuliskan kegiatan
yaitu kegiatan 01 06 yang termasuk
pelayanan, kegiatan dalam kegiatan
rutin, atau kegiatan yang mengawali
penugasan. Jenis Kegiatan Kegiatan Awal dari SOP

Untuk kolom
02 07 Tuliskan kegiatan
penanggungjawab Penanggungjawab yang mengacu
produk, diisi Produk Kegiatan Utama kepada output dari
dengan Asdep 03 08 identifikasi judul
SOP
Untuk kolom Penanggungjawab
penanggungjawab Tuliskan kegiatan akhir
Kegiatan
produk, diisi dengan Kegiatan Akhir yang menutup seluruh
Kepala Bidang / 04 kegiatan (tidak selalu
substansi 09 berakhir pada staff)

berkaitan dengan lingkup

Ruang Lingkup
bidang tugas dari prosedur- 05
prosedur operasional untuk
distandarkan
A. DATA KEGIATAN
1. Judul SOP Pembuatan Laporan Konsinyering
2. Jenis Kegiatan Rutin
3. Penanggung Jawab
a. Produk Asdep Perumusan Kebijakan Kelembagaan dan
Tatalaksana
b. Kegiatan Kepala Bidang/Koordinator Bidang
4. Scope (Ruang Lingkup) Asdep Perumusan Kebijakan Kelembagaan dan
Tatalaksana
B. IDENTIFIKASI KEGIATAN
Judul
Pembuatan Laporan Konsinyering
Kegiatan
Kegiatan Kabid Menugaskan Kasubdit untuk menyusun konsep laporan
Awal konsinyering
Kegiatan Kasubdit menyusun laporan konsinyering dan menyerahkan kepada
Utama Kabid
Kegiatan Analis mendokumentasikan dokumen laporan konsinyering
Akhir
 IDENTIFIKASI LANGKAH
Langkah Awal : 1 Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Laporan Konsinyering

: 2 Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data dan mengonsep Laporan

Konsinyering

3 Analis mengumpulkan data Konsinyering dan

Menyerahkan kepada Kasubid
Langkah Utama : 4 Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid.

5 Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan
kepada Asdep. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
6 Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setuju menandatangani dan
menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
: 7 Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untuk didokumentasikan.

8 Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Konsinyering.

Langkah Akhir 9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

MENYUSUN DOKUMEN DASAR SOP-AP

Hitung aktor/pelaksana

Buat draft flowchart

Masukkan simbol/flowchart

Isi mutu baku dan keterangan

 KETENTUAN SOP ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN
SIMBOL
1 Menggunakan hanya 5 (Lima)
Simbol Flowcharts
3

FORMAT PROSES
Format Diagram Alir 2 Pelaksana dipisahkan dari
Bercabang (Branching aktivitas (Kegiatan)
Flowcharts)
SIMBOL SOP DALAM FLOWCHART

Terminator Melambangkan dimulainya suatu

prosedur.

Process Melambangkan proses berjalannya suatu

prosedur.

Decision Melambangkan pengambilan keputusan:

Ya atau Tidak.

Arrow Melambangkan arah prosedur.

Off-page Melambangkan koneksi perpindahan

connector halaman.
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 1)

(Terminator)
❖ Simbol pertama (buka-tutup)
❖ Melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan
(penutup/finish)
❖ Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu:
❖ untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu
❖ untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul;
❖ Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul harus dari
ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun
ujung kanan.
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 1) - penerapan
× Diikuti simbol dari × Diikuti simbol dari × Diikuti simbol dari
sebelah kiri bawah sebelah kanan

TidakAda

TidakAda

× Melanjutkan simbol dari × Melanjutkan simbol dari × Melanjutkan simbol dari

sebelah kiri bawah sebelah kanan
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL KOTAK (SIMBOL 2)

(Process)
❖ Simbol Kedua
❖ Melambangkan kegiatan eksekusi (proses)
❖ Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai dengan kaidah
❖ Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas = satu aktor = satu simbol
kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam waktu yang
relatif sama, seperti: rapat, diskusi.
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL KOTAK (SIMBOL 2) - penerapan
× Diikuti simbol dari × Diikuti simbol dari × Diikuti simbol dari
sebelah kiri bawah sebelah kanan
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 3)

(Decision)
❖Simbol Ketiga;
❖Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya
alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai tidak, dsb.);
❖Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi
lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak;
❖Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas = satu aktor = satu
simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu
forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 3) - penerapan
× Diikuti simbol dari × Diikuti simbol dari × Diikuti simbol dari
sebelah kiri bawah sebelah kanan
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL ANAH PANAH (SIMBOL 4)
(Arrow)
❖Simbol Keempat (Arah Proses);
❖Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol
selanjutnya;
❖Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol
yang dihubungkan;
❖Prinsip yang digunakan:
➢ Pertama, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah
simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi
yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri.
➢ Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan.
 SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL ANAH PANAH (SIMBOL 4) - penerapan
× Menghubungkan simbol × Menghubungkan × Menghubungkan simbol ke
kesebelah kiri simbol ke bawah sebelah kanan
 SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL ANAH PANAH (SIMBOL 4) - penerapan
× Menghubungkan dua simbol × Menghubungkan tiga simbol × Menghubungkan dua simbol ke
ke sebelah kiri ke bawah sebelah kanan
SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL Off-pageconnector (SIMBOL 4)
(Off-pageconnector)
❖ Simbol kelima (penghubung)
❖ Melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena ganti halaman
❖ Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya
pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju
simbol berikutnya ada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk
panah balikan
❖ Prinsip yang digunakan:
➢ apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu
ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka
diberikan nomor.
 SIMBOL FLOWCHARTS
SIMBOL Off-pageconnector (SIMBOL 4) - penerapan
× Menghubungkan simbol ke × Menghubungkan × Menghubungkan simbol ke
sebelah kiri simbol kebawah sebelah kanan

halaman1 halaman1
halaman2 halaman2

1 2 halaman1 halaman1 1 2

1 2 halaman2 halaman2 1
2
Contoh Draft Flowchart
Pelaksana
No Kegiatan
Kabid Kasubid Analis Asdep
Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Laporan
1 X
Konsinyering
Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data dan
2 X
mengonsep Laporan Konsinyering
Analis mengumpulkan data Konsinyering dan menyerahkan kepada
3 X
Kasubid
Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan
4 X
kepada Kabid.
Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberi
5 paraf dan menyerahkan kepada Asdep. Jika tidak setuju mengembalikan X
kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setuju
6 menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju X
mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untuk
7 X
didokumentasikan.
Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan
8 X
Konsinyering.
9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering X
 Contoh Buat Flowchart dengan Simbol
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep
laporan konsinyering

2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan

laporan konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering
kepada Kasubid

4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan

kepada Kabid

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju

menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju Tidak
menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Ya
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju
menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika
tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki. Tidak Ya

7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit

untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk
didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
 MENGISI MUTU BAKU DAN KETERANGAN
 Isi Mutu Baku
1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan
(umumnya berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan, dll;
2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan: menit,
jam, hari, minggu, bulan;
3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft
Laporan, Konsep Pedoman, dll.

 Isi Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu diperjelas
seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.
 Contoh Mutu Baku dan Keterangan
Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
Disposisi 15 menit Disposisi
Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpulan Bahan
Disposisi
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
Disposisi
Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi

Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi

Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pendokumentasian Dokumen
Dokumentasi
 Contoh Pengisian Mutu Baku dan Keterangan
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Agenda Kerja 15 menit Disposisi
laporan konsinyering

2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan Disposisi 15 menit Disposisi

laporan konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpul-
konsinyering kepada Kasubid Disposisi an Bahan

4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
kepada Kabid Disposisi

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju Konsep 1 jam Draft Laporan,
menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju Tidak Laporan Disposisi
menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Ya
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju Draft Laporan 1 jam Laporan,
menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Disposisi
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki. Tidak Ya

7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit Laporan 10 menit Disposisi

untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis Laporan 10 menit Disposisi
untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-
Dokumentasi dokumentasi-an
Dokumen
 44

“ Penyederhanaan Birokrasi merupakan bagian dari

pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan
efisien dengan mengoptimalkan pemanfaatan SPBE.

PENYEDERHANAAN BIROKRASI
Penyederhanaan Struktur

Penyetaraan Jabatan

Penyesuaian Sistem Kerja

Pengembangan dan perbaikan peta proses bisnis Pasal

22

Penyesuaian standar operasional prosedur

 45

CONTOH PENYESUAIAN SOP

Jenis JF
Peran
 46

REVIEW SOP
Peran Koordinator dan
Subkoordinator sudah tidak
relevan dengan permenpanrb

Sesditjen
 Terima Kasih

kempanrb kemenpanrb Kementerian-PANRB