Penilaian arsip diperlukan dalam melakukan penataan arsip ?

Penilaian arsip merupakan tindakan yang dilakukan oleh tim/panitia

yang berupa kajian/analisa terhadap arsip yang akan dimusnakan. Tindakan ini
bertujuan untuk pemantapan dan lebih meyakinkan bahwa arsip yang sudah
dinyatakan musnah dalam JRA benar-benar sudah waktunya untuk
dimusnahkan karena tidak lagi digunakan baik oleh pemilik maupun oleh pihak
lain, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak terkait dengan suatu
perkara baik yang sedang berlangsung maupun yang dimungkinkan kelak akan
muncul.

Jadi penilaian arsip dalam rangka pemusnahan bertujuan untuk

menjajaki posisi arsip dalam kondisi saat ini dan kemungkinan - kemungkinan
akan datang. Maka penilaian arsip tidak boleh dilakukan sembarang orang dan
secara sembarangan karena membawa resiko yang sama-sama berat apabila
sampai terjadi kesalahan dalam menentukan vonis/nasib akhir suatu arsip.
Pertama, arsip yang sebenarnya tidak atau belum boleh musnah tetapi divonis
boleh dimusnahkan maka organisasi akan kehilangan barang bukti, memori
organisasi yang tidak tergantikan oleh apapun. Artinya organisasi akan kecewa
sampai mati. Sebaliknya apabila arsip yang sebenarnya boleh dan sudah
waktunya dimusnahkan tetapi masih disimpan maka organisasi telah
melakukan tindakan pemborosan baik tempat, peralatan, waktu, tenaga, dan
biaya.
Oleh karena itu untuk meminimalisir resiko terjadinya kesalahan dalam
penilaian, maka penilaian wajib dilakukan oleh Tim /Panitia Penilai. Selain itu
hasil penilaian harus mendapat persetujuan dari Gubernur/Bupati/Walikota
bahkan untuk arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih wajib mendapat
persetujuan dari Kepala ANRI (PP 28 Tahun 2012 psl 66-78). Hal ini dilakukan
karena yang akan dimusnahkan adalah satu-satunya barang bukti yang otentik.
Adapun tujuan penilaian dalam rangka penataan arsip adalah untuk
menata arsip adalah dalam rangka penyusunan sesuai dengan aturan asli dan
provenancenya. Selain itu dengan dilakukan penilaian akan adanya efisiensi
penyimpanan dan penataan arsip di central file dan record centre

Sumber : ASIP4434 – Perancangan Jadwal Retensi Arsip (Edisi 2

https://solusiarsip.id/mengenali-3-prosedur-penyusutan-arsip/