G

E
L
O
L
A
N.821100.073.02

A
R
S
 TUJUAN UMUM

1 Melakukan penyimpanan dokumen/ surat

Menjaga sistem kearsipan manual

2 maupun elektronik

3 Melakukan pengendalian dokumen

 TUJUAN KHUSUS

Dengan mempelajari materi mengelo-

la arsip, siswa dapat melakukan pe-
nyimpanan dokumen/surat, menjaga
sistem kearsipan manual maupun
elektronik dan melakukan
pengendalian dokumen dengan teliti,
rapi dan cermat.
UNIT KOMPETENSI N.821100.073.02
MENGELOLA ARSIP

Melakukan penyimpanan dokumen/

surat

Menjaga sistem kearsipan manual

maupun elektronik

Melakukan pengendalian dokumen

Arsip
 ARSIP

PENGERTIAN ARSIP

Text
UU

Text

AHLI
BAHASA
 Pengertian Arsip Menurut Bahasa

Arsip berasal dari bahasa yunani “Arche”

yang berarti “permulaan”, kemudian dari
kata menjadi “arche” berkembang menjadi
kata “Ta Archia” yang berarti catatan,
selanjutnya berubah lagi menjadi “Archeon”
yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan
kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi
“Archivium”
 Pengertian Arsip Menurut Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang

disimpan secara teratur, berencana dan
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Kearsipan berarti penyimpanan secara
tetap dan teratur warkat- warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.
 Pengertian Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971

Dokumen tertulis (surat,akta,dsb), lisan (pidato,

ceramah) atau bergambar (foto,film) dari waktu
yang lampau, disimpan dalam media tulis
(kertas), elektronik (pita kaset, pita video,
disket komputer, dsb. Biasanya dikeluarkan oleh
instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat
khusus untuk referensi
JENIS-JENIS ARSIP
 ARSIP

ARSIP ARSIP
AKTIF INAKTIF
 Arsip Menurut Subjek
atau isinya
 Arsip Keuangan, contoh: Laporan Keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, dll.
 Arsip Kepegawaian, contoh: data riwayat hidup
pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan, dll.
 Arsip Pemasaran, contoh: surat penawaran, surat
pesanan, surat perjanjian, dll.
 Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran,
daftar hadir siswa, dll.
Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak,
akte pendirian perusahaan
Gambar, foto, peta
Compact disc
Pita rekaman
Mikrofilm
Disket,dll
Arsip Menurut nilai atau kegunaannya
 Arsip bernilai Informasi, contoh: pengumuman,
undangan, dsb.
 Arsip bernilai Administrasi, contoh: surat keputusan,
prosedur kerja,dsb.
 Arsip bernilai hukum, contoh: akte pendirian, akte
lahir, surat perjanjian,dsb
 Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan,
notulen rapat,dsb.
 Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
 Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon
penjualan
 Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para
ahli, kurikulum,dsb.
Arsip menurut sifat kepentingannya
Arsip tidak berguna (non esensial), contoh:
surat undangan, memo, dsb.
Arsip berguna, contoh: surat permohonan cuti,
surat pesanan barang, dsb.
Arsip Penting, contoh: surat keputusan, daftar
riwayat hidup pegawai, daftar gaji, dsb.
Arsip Vital, contoh: akte pendirian, buku induk
pegawai, dsb.
 Berdasarkan Fungsi.
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau
penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaKSanaan, aan atau
penyelenggaraan administrasi
perkantoran,atau sudah tidak dipakai lagi
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
 Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat
arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum,
karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai
arsip unit.

 Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang

disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip
Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah
yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah
yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah.

 Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau

setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga
arsip mikro atau arsip khusus,
Arsip menurut keasliannya
 Arsip Asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan
ditujukan pada pihak yang paling berkepentingan
(pihak utama)
 Arsip tembusan, merupakan dokumen (biasanya dalam
bentuk surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip
asli atau dokumen utama, namun ditunjukkan para
pihak yang berkepentingan selain pihak utama
 Arsip salinan, merupakan dokumen tiruan, yang dibuat
dengan cara duplikasi, atau diketik ulang dimana isi
atau kontennya sama dengan dokumen asli.
 Arsip Petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan
cara mengutip sebagian dari isi dokumen asli.
 Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah pengelolaan yang

sistematis terhadap proses penciptaan,
pemeliharaan, pemindahan, pemusnahan,
perlindungan, dan pelestarian arsip
 Sistem Pengorganisasian Dokumen/Arsip

Sistem Sentralisasi
Sistem Desentralisasi
Sistem Dekonsentralisasi
 Sistem Sentralisasi

Sistem Sentralisasi adalah pengelolaan arsip

yang dilakukan secara terpusat,yaitu dimana
semua surat / dokumen perusahaan disimpan
dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah
/ disimpan terpusat atau di sentral arsip
 Sistem Desentralisasi

Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan

yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan
pada satu unit, karena masing-masing unit
pengolah menyimpan arsipnya
 Sistem Dekonsentrasi

Dekonsentrasi adalah gabungan kedua sistem

sentralisasi dan desentralisasi dengan cara arsip
aktif dikelola oleh unit masing – masing
sedangkan arsip in aktif dikelola oleh sentral
arsip
 Arsip Aktif, In Aktif dan Statis

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi

penggunaannya masih tinggi dan adanya selalu
berdekatan dengan pengolah
Arsip In Aktif adalah Arsip yang frekuensi
penggunaan sudah menurun
Arsip Statis adalah Arsip yang masih mempunyai
nilai guna tinggi berupa dokumen-dokumen sebagai
bahan pertanggung jawaban/ barang bukti
kepolisian.
 Kelebihan dan kelemahan sistem sentralisasi

Kelebihan Kelemahan
• Menghemat ruangan dan • Efisien untuk organisasi
alat yang kecil
• Menjamin konsentrasi • Tidak semua arsip dapat
petugas disimpan dalam satu sistem
• Menghemat biaya • Akan memakan waktu dalam
• Satu sistem dalam pencarian bilamana unit
penyimpanan kerja yang lain
membutuhkan
Kelebihan dan kelemahan sistem desentralisasi

Kelebihan Kelemahan
 Pengelolaan dapat  Penyimpanan tersebar dibanyak
disesuaikan dengan unit unit dan dapat menimbulkan
masing-masing duplikasi
 Keperluan cepat terpenuhi  Pemborosan tempat dan biaya
karena ada diunit masing-  Akan memakan waktu dalam
masing pencarian apabila unit kerja lain
 Penanganan cepat dan mudah memerlukan
dilakukan  Harus banyak tenaga yang
menangani
PELINDUNG ARSIP

1. UU No. 7 Tahun 1971 Tanggal 18 Mei 1971 Tentang

Pokok Kearsipan
2. UU No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
3. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang
Penyusutan Arsip
4. Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 100 / 1991
Tentang Jadwal Retensi Arsip
PEMELIHARAAN / SARANA
1. Pemeliharaan Prefentif
Pemeliharaan sebelum dokumen itu lahir/ tercipta, meliputi
penggunaan kertas, tinta dan alat yang berkwalitas untuk
dokumen berupa surat / surat.

2. Pemeliharaan Kuratif
Pemeliharan setelah lahir meliputi cara penyimpanan, disimpan
di lemari, Filing Cabinet atau Brif Ordner.

3. Pemeliharaan di Depo Arsip

- Tata letak gedung, cahaya, udara/ kelembaban.
- Pemakaian antiseptic pada saat fumigasi
- Petugas yang disiplin, dedikasi, motivasi dan tanggung jawab.
 Kerusakan arsip
Faktor lingkungan fisik, yaitu kelembapan
udara, temperatur, sinar matahari, polusi
udara, dan debu
Faktor biologis, organisme yang merusak arsip
seperti jamur, kutu buku, rayap, ngengat,
kecoa, dan tikus
 Faktor kimiawi, kerusakan arsip yang
diakibatkan kualitas kandungan bahan kimia
yang menurun dari arsip
 Kelalaian manusia yang sering terjadi seperti
percikan bara rokok, tumpahan minuman,dll
PERALATAN
TAB
Penyimpanan
warkat pada Folder
berdasarkan
Sistem Wilayah
EXISTING CONDITION IMPROVEMENT
EXISTING CONDITION IMPROVEMENT

SEITON
SUPER

12345678910
112

•Seiri wastes
•No horizontal piling
•Nothing on floor
EXISTING CONDITION IMPROVEMENT

SUPER SEITON

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112

•Retrieval within 30 sec

•Labeling reserved seats
•Color identification

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112
 SUPER SEITON

•Cepat disusun
•Tidak yang disusun mendatar
•Disusun vertical

B20S H B25S H B30S H

B35S H B40S H B50S H

 PENATAAN DAPAT MENGACU
SUPER SEITON PADA SISTIM : ANGKA,
WILAYAH,KODEFIKASI, FOTO,
SYMBOL, WARNA,.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
•Waktu pencarian 30 detik
•Beri label pada tempat yang
tersedia
•Identifikasi menggunakan
warna

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
 (seiri), Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak
diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-
benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.

(seiton), Rapi, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga
siap digunakan pada saat diperlukan.

(seiso), Resik, merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga
segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.

(seiketsu), Rawat, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus

mematuhi ketiga tahap sebelumnya.

(shitsuke), Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam

menjalankan seluruh tahap 5S.
 Mengelola dokumen sesuai sistem

Sistem subjek
Sistem abjad
Sistem tanggal
Sistem geografi
Sistem nomor
TAHAP KEHIDUPAN ARSIP

No JENIS ARSIP/
BERKAS TAHAPAN

1 Arsip Aktif # Penciptaan

1. Konsep 2. Formulir 3. Daftar
# Pengurusan
1. Referensi. 2. Pengarahan
# Referensi
1.Klasifikasi 2. Indek 3. Penemuan
2 Arsip In-aktif Penyusutan, Pemusnahan dan
Penyimpanan

3 Arsip Statis ANRI / ARNAS – Pusat

BASIPDA/ BAPUSIPDA – Daerah
Life cycle of document

Penyerahan Penciptaan
Arsip Statis Arsip

Pemusnahan 1
8 Distribusi
Arsip
7 2 Arsip
Penyimpanan 6 3
Pemanfaatan
5 4
Arsip Inaktif Arsip

PemindahanPenyimpanan
Arsip Arsip Aktif

45
LINGKUP ARSIP

MELIPUTI : SI ALFRED’H
Documentation / DokumentaSI
Administration/ Administrasi
Legal / Hukum
Finance / Financial/ Keuangan
Rizet/ Penelitian
Education/ Pendidikan
Data
Historis/ Sejarah
Pengertian Dokumen, Jadwal Retensi, Golongan
Nilai Guna

Dokumen adalah sebuah tulisan/ benda yang dapat

memberikan informasi tentang sesuatu hal.
Jadwal retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan
arsip yang terkait dengan nilai gunanya.
Nilai guna arsip merupakan kegunaan nilai dari arsip
tersebut bisa vital, penting, berguna dan tidak berguna
Lingkup Dokumen / Arsip berdasarkan golongan, nilai guna
dan jadwal retensinya
Umur
Golongan/Nil Klasifikasi
Ket
ai Guna Arsip Aktif In - Aktif

VITAL 1. Akte Pendirian Perush - - Abadi

90 - 100 2. Daftar Saham
3. Akte Tanah - - Abadi
4. Surat Keputusan - - Abadi
5. Akte Lahir - - Abadi
6. Ijazah Abadi
PENTING 1. Laporan keuangan 5 Tahun 25 Tahun Musnah
50 - 89 2. Dokumen kontrak 5 Tahun 25 Tahun Musnah

BERGUNA 1. Laporan tahunan 2 Tahun 10 Tahun Musnah

10 - 49 2. Neraca 2 Tahun 10 Tahun Musnah
TIDAK 1. Undangan 1 Bulan - Musnah
BERGUNA 2. Pengumuman 1 Bulan - Musnah
0-9
PENGOLAH
Ada 2 Pengertian tentang Pengolah
1. Yang mengerjakan / memproses, mengagendakan ( Agendaris )
Pekerjaan dari memproses sampai menyimpan / memfile surat
tersebut.

2. Bidang yang akan menindak lanjuti / membalas / menaggapi

tentang isi surat.
 Prosedur menyimpan dokumen dengan pola lama

Pola Lama
 Membuat Buku Agenda Surat Masuk (BASM)
 Membuat Buku Agenda Surat Keluar (BASK)
 Membuat Buku Ekspedisi (BE)
 Membuat Buku Verbal
 Membuat Lembar Disposisi
 BUKU AGENDA SURAT MASUK

Tanggal Nama dan

NO No dan Tgl Surat Perihal/ Isi singkat Indeks Ket
Terima Alamat Pengirim
 BUKU AGENDA SURAT KELUAR

Tanggal Nama dan

No No dan Tgl Surat Perihal/ Isi singkat Indeks Ket
Kirim Alamat Penerima
 Buku Ekspedisi

Tanggal
No No dan Tgl Surat Perihal/ Isi singkat Alamat/ Bag. Penerima Ket
Kirim
 BUKU VERBAL
Tanggal di
No No dan Tanggal Surat Perihal Ket
Kirim File
 Lembar Disposisi
LEMBAR DISPOSISI PT PUTING BELIUNG
Jl. Melati No. 15 BEKASI
Nama dan Alamat Pengirim No Index Sekretaris
Ka. HRD
Ka. Keungan
Tgl. Terima No dan Tgl. Surat Ka. Pemasaran
Ka. Produksi
Perihal: Ka. Gudang
Ka. TU
No Agenda Tgl. Proses Pengolah Paraf Ka. Umum
Ka. Pengadaan
Ka. Transport
Untuk diketahui  Disosialisasikan
Untuk Dijelaskan Didiskusikan Sangat Rahasia
Untuk diperhatikan Buatkan Konsep Difile Rahasia
Untuk dipertimbangkan Dibalas   Ditidaklanjuti Penting
Dibuatkan laporan  Mendesak
Untuk Diperiksa Biasa
Konfidensial
Catatan
PENGELOLAAN SURAT POLA BARU
PENGELOLAAN SURAT POLA BARU DENGAN MEMPERGUNAKAN
KARTU KENDALI SURAT MASUK ( KKSM ) DAN KARTU KENDALI
SURAT KELUAR.

KKSM DAN KKSK

Adalah Lembar isian untuk pencatatan penerimaan, penyimpanan,
penemuan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip sesuai dengan
fungsinya.

LEMBARAN KKSM SEBANYAK 4 LEMBAR MELIPUTI WARNA

- PUTIH, MERAH, KUNING,HIJAU
LEMBARAN KKSK SEBANYAK 3 LEMBAR, YANG MELIPUTI
- PUTIH, HIJAU, MERAH
CONTOH KKSM / KKSK

PENERBIT PT BUNGA SEDAP MALAM

JALAN TAMAN BUNGA 14
KOTA KITA
KARTU KENDALI
Indeks / Kode : Nomor Urut : Tgl. Di file :

Dari :

Perihal/ Isi ringkas :

Tgl. dan No. Surat :

Pengolah : Tgl. Diteruskan : Tanda terima :

Catatan :

Ukuran 10 X 15 Cm
 CONTOH KKSM / KKSK TERPADU

KARTU KENDALI M / K*)

Indeks/ Kode: Tanggal Tgl difile No. Urut /

Di proses Agenda
Kepada / Dari *)

Tanggal Surat : No. Surat

Isi Ringkas : Lampiran :

Pengolah : Paraf :

Catatan :

Keterangan
*) Coret salah satu

Ukuran : 10 x 15 Cm
KARTU PETUNJUK SILANG & SLIP PEMINJAMAN

Kartu Petunjuk Silang

Adalah Formulir yang digunakan untuk memberikan petunjuk tentang
adanya lebih dari suatu masalah pada suatu naskah dinas, dan sebagai
sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah yang lain.

Slip Peminjaman
Lembaran sebagai alat kontrol pada Maf Folder tempat penyimpanan
dokumen.
CONTOH KARTU PETUNJUK SILANG

LEMBAR PETUNJUK SILANG

Indeks: Kode : Tgl.

Nomor :

Isi ringkas :

Dari : Kepada :

LIHAT BERKAS :

Indeks*): Kode *): Tgl. :

Nomor :

Ukuran 10 x 15 Cm
 CONTOH SLIP PEMINJAMAN

LEMBAR PEMINJAMAN DOKUMEN

NAMA/ JENIS DOKUMEN :

No. Agenda : Kode : INDEX :

No. dan Tgl. Dokumen :

Peminjam : Bidang Unit :

Tgl. Peminjaman : Tgl. Pengembalian :

Paraf Petugas : Paraf Peminjam :

Catatan :

1.Mohon dikembalikan tepat waktu dan dalam keadaan utuh & baik.
2.Dokumen/ Arsip tidak dapat dipindah tangankan.
3.Jika isinya Rahasia mohon dapat menjaga Kerahasiahannya.
 3. Menjaga Sistem Kearsipan

Sistem subjek

Sistem abjad

Sistem tanggal

Sistem geografi

Sistem nomor
Surat sebagai dokumen kantor, diciptakan melalui
sebuah proses dan prosedur yang jelas, mulai surat
itu dirancang sampai surat itu siap dikirimkan dan
perlu adanya arsip yang disimpan, baik surat yang
telah diterima maupun yang telah dikirimkan keluar

Salah satu kemampuan yang dituntut dalam proses

penyimpanan surat/arsip/dokumen adalah
kemampuan mengindeks
 PENGERTIAN INDEKS

1. Adalah alat bantu untuk menemukan suatu tempat

2. Adalah katalogisasi mengenai, judul buku, deskripsi

buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan
dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya

3. Adalah petunjuk atau tanda pengenal untuk

memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan
arsip, sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut
dengan mudah dapat ditemukan kembali
 KEGUNAAN INDEKS

1. Untuk mengelompokkan atau

menyatukan arsip/dokumen yang
memiliki kode dan kegiatan yang sama
kemudian disatukan ke dalam satu
berkas

2. Sebagai media penemuan kembali

dokumen yang telah disimpan
 SYARAT-SYARAT MENGINDEKS

1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami

2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti
3. Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut
 MENGINDEKS

A. Menentukan Kata Tangkap

Mengindeks, adalah menentukan urutan unit-unit/bagian-bagian
dari kata tangkap/ caption yang akan disusun menurut
abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama
organisasi, nama masalah, nama tempat, atau angka
tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan.

Kata tangkap merupakan tanda pengenal/ID dari suatu warkat

yang disimpan, sehingga ia dipilih berdasarkan sistem
penyimpanan yang digunakan…. Jadi;
1. Jika menggunakan penyimpanan sistem alphabetical filing
system, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah nama
orang atau nama organisasi. Oleh karena itu yang diindeks
adalah nama orang atau organisasi

2. Jika menggunakan penyimpanan sistem subjetical filing

system, yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah/
subjek dari arsip/dokumen yang disimpan
3. Jika menggunakan penyimpanan sistem cronologocal filing
system/tanggal, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah
tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan

4. Jika menggunakan penyimpanan sistem geografical filing

system/wilayah, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah
nama tempat, daerah, wilayah dari suatu arsip yang
disimpan
5. Jika menggunakan penyimpanan sistem numerical filing
system/nomor, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah
dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip
 Sistem Subjek/ Masalah

Sistem Subjek / Masalah di Indonesia paling banyak di gunakan

terutama pada Instansi Pemerintah.
Untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan Sistem
Subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan daftar Klasifikasi
Subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan karena kebutuhan fungsi dan
tugas suatu kantor tidak sama dan akan disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi masing – masing.
Dalam susunan atau urutannya dapat mempergunakan urutan kamus atau
urutan Ensiklopedia, seperti :
Asuransi
Dana Sosial
Formulir
Gaji dst
 Sistem Abjad

Sistem Abjad umumnya dipilih sebagai Sistem penyimpanan

Surat / Dokumen, karena :
1. Nama sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen
sehingga cenderung dicari atau diminta melalui nama
orang atau lembaga.
2. Dokumen dari nama yang sama akan berkelompok dibawah
satu nama atau satu tempat.
3. Dokumen dari bervariasi koresponden dengan nama yang
bervariasi.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
5. Unit kerja / sekretaris biasanya hanya menerima dan
menyimpan dokumen yang berhubungan dengan tugas dan
fungsi masing-masing.
 PENGERTIAN INDEK

INDEK DALAM PENGERTIAN

UMUM PERPUSTAKAAN KEARSIPAN
Sarana /alat pembantu -Katalogisasi Identitas -Petunjuk / Tanda
untuk menentukan buku Pengenal
tempat Penyimpanan - Deskripsi isi - Untuk menentukan
Dokumen/ Record )
Cetakan, tulisan dan - Judul/ Subjek/ Masalah tempat penataan
sebagainya - Untuk menyusun Buku berkas & menemukan
kembali

Berdasarkan ARMA ( American Record Management Association ) Ada

20 cara peraturan mengindeks yang dipergunakan oleh kebanyakan
Perusahaan di Amerika.
Pengertian mengindeks adalah MENGABJAD, menyusun kata – kata
dengan membandingkan dari Unit 1 ke Unit 2, dari unit 2 ke unit 3.
Mengindek nama orang dari urutan nama belakang, nama depan dan nama
tengah ( bila ada ).
Untuk nama orang Korea, nama orang China dan nama orang Jepang sudah
tidak diindek lagi karena nama keluarga mereka terletak didepan.
Nama orang yang mencantunkan gelar baik gelar Pendidikan, Keturunan dan
gelar Keagamaan, gelar tersebut disimpan di Unit III pada Buku Indek.
Mengindek nama Badan Pemerintah dan Perguruan Tinggi, diindek nama dari
jenis kegiatannya, sedangkan yang singkatan harus di panjangkan terlebih
dahulu.
Contoh : Buku Indek
INDEK

JUDUL/ KATA URUTAN

NAMA
Unit I Unit II Unit III TANGKAP FOLDER
Berdasarkan ARMA (American Record Management Association) ada 20 (dua
puluh) peraturan cara mengindeks yang dipergunakan :
1. Nama orang
2. Mengabjad
3.Nama tunggal dan singkatan
4. Awalan nama keluarga
5. Nama Perusahaan
6. Nama perusahaan berasal dari nama orang lengkap
7. Kata sandang “The”
8. Nama dengan tanda hubung (-)
9. Singkatan
10. Bentuk usaha dan kata sambung
11. Kata majemuk
12. Nama tempat yang ganda
13. Nama gelar dan pangkat
14. Kepunyaan
15. Nama badan pemerintah
16. Badan pemerintah dan perguruan tinggi
17. Nama dari angka
18. Mengindeks nama-nama yang sama
19. Nama bank dan sekolah
20. Gelar nyonya ( Ny – Mrs )
 B. Cara Mengindeks
Nama tunggal mendahului nama tunggal dengan bersingkatan
Nama tunggal bersingkatan mendahului yang singkatannya
diperpanjang

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Crisnandi Crisnandi - Cr 1
S. Crisnandi Crisnandi S Cr 2
Setyo Crisnandi Crisnandi Setyo Cr 3
Crisnandia Crisnandia - Cr 4
A. Crisnandia Crisnandia A Cr 5
Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
Perhatikan contoh berikut!

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Adinda Nur Aisyah Aisyah Adinda Nur Ai 1

Aryo Wibisono Wibisono Aryo Wi 2

Susanto Wibowo Wibowo Susanto Wi 3

Nama keluarga, suku, marga, nama diindeks dari nama marga/ke-
luarga suku pada unit pertama

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Cindi Harahap Harahap Cindy Ha 1
Jody Gondokusumo Gondokusumo Jody Go 2
Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris Na 3
Sony Tulung Tulung Sony Tu 5
Tomy Soeharto Soeharto Tomy So 4
 Nama dengan gelar, dikenal:
1. Gelar Akademis
2. Gelar Kebangsawanan
3. Gelar Keagamaan
4. Gelar Kepangkatan dan gelar Jabatan

INDEKS Ko Uru
Name de tan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Ab- Ab-

jad jad
Prof. Dr. Agus Hermawan Hermawan Agus Prof. Dr. He 2
KH. Abdullah Nasution, S.E. Nasution Abdullah KH, S.E. Na 4
AKBP. Teguh Waskito, S.H. Waskito Teguh AKBP, S.H Wa 5
RA. Melur Ishartanti Ishartanti Melur RA Is 3
Uskup Armenson Bello Bello Armenson Uskup Be 1
Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela-
Kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
Kepanjangannya.

Urutan
Name INDEKS Kode
Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
M. Baharudin Baharudin M Ba 1

M. Galih P Galih M P Ga 2

BJ. Habibie Habibie Baharudin Jusup Ha 3

Doni Setiawan K Setiawan Doni K Se 4

Nama Indonesia dengan urutan kelahuran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urtan kelahiran dan gelar kalau ada

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
I Wayan Widiada Widiada I Wayan Wi 4
Ni Made Desiana Desiana Ni Made De 1
I Ketut Rajasa Rajasa I Ketut Ra 3
I Nyoman Putra Putra I Nyoman Pu 2
Nama Orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga, dan biasa
terdapat setelah nama asli, kecuali Cina dan Korea, Nama keluarga
terletak di depan.

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
William Jefferson Clinton Clinton William Jefferson Cl 2
Barack Obama Obama Barack Ob 7
David Beckham Beckham David Be 1
Kim Dong Mun Kim Dong Mun Ki 3
Liem Swie King Liem Swie King Li 6
Li Lingwey Li Lingwey Li 5
Bruce Lee Lee Bruce Le 4
 Nama Orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap se-
bagai satu unit.

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3

Sylvia Loper-Tiana Loper-Tiana Sylvia Lo 2

John Lee-Barry Lee-Barry John Lee 1
Nama yang memakai awalan keluarge (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
Fiz, La, Le, M, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Vander, Von, Vonder
Dalam mengindeks tidak terpisah sebagai unit pertama, tetapi dalam
Memberi kode, awalan tersebut diabaikan

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit
3
Harun Al Rasyid Al Rasyid Harun Ra 3
Leonardo da Vinci da Vinci Leonardo Vi 4
Bartje van Houten van Houten Bartje Ho 2
Saleh bin Walid bin Walid Saleh Wa 5
Chris O Donnel O Donnel Chris Do 1
Nama yang memakai seniority (Sir, Jr, I, II, III) diletakkan pada
Unit terakhir

Name INDEKS Kode Uruta

Abjad n
Unit 1 Unit 2 U.3 U.4 Abjad

George Bush, Sr Bush George Sr Bu 1

John F. Kennedy, Jr Kennedy John F Jr Ke 2
King Edward, I Edward King I Ed 3
 MENGINDEK NAMA LEMBAGA
Nama perusahaan diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemu-
dian jenis badan hukum atau kegiatannya.

INDEKS
Kode Urutn
Abjad Abjad
Name
Unit 1 Unit 2 Unit
3
PT Mekarsari Mekarsari PT Me 5
CV Bahagia Bahagia CV Ba 1
Salon Johny Andrean Johny Andrean Salon Jo 4
Hotel Indonesia Indonesia Hotel In 3
PT Indah Kiat Jaya Indah Kiat Jaya PT In 2
Rumah Sakit Pasar Rebo Pasar Rebo Rumah Pa 6
Ramayana Dept. Store Sakit
Ramayana Dept. Ra 7
Store
Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatan-
Nya diperpanjang dahulu, baru diindeks. Tapu untuk perusahaan
Yang sudah dikenal dengan akronimnya(singkatan), dapat diindeks
Akronim tersebut kemudian diberi tunjuk silang

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
GIA Garuda Indonesia Airways Ga 2
BRI Rakyat Indonesia Bank - Ra 4
IBM International Business Machine In 3
BCA Central Asia Bank - Ce 1
Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 U.
3
Toko 234 Dua Tiga Empat Toko Du 2
Club 77 Tujuh Tujuh Club Tu 3
Bengkel Motor 202 Dua Nol Dua Bengkel Motor Du 1
Nama perusahaan yang memakai nama penghubung, (dan, pada, of,
And, & dsb.) tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempat-
kan di antara dua tanda kurung

INDEKS Ko Ur
ut
de
Unit 1 Unit 2 U.3 an
Name Abj
ad Ab
jad
Andi & Motor Service Andi & Motor Service - An 2
Bank of America America Bank (of) - Am 1

Modern Fashion and Make-Up Modern Fashion (and) - Mo 3

Make-Up
Nama badan yang bergerak dalam pendidikan seperti sekolah, ake-
Demi, dan Universitas diletakkan pada unit terakhir.

INDEKS Kode Urutn

Abjad Abjad
Name Unit 1 Unit 2 Un
it
3
Universitas Indonesia Indonesia Universitas In 2
IPB Pertanian Bogor Institut Pe 3
SMK Walisongo Walisongo SMK Wa 4
SMK Negeri 5 Malang Lima Malang SMK Negeri Li 1
Nama Instansi Pemerintah, yang diutamakan adalah nama pokok da-
ri instansi tersebut. Sifat organisasasi seperti departemen, kantor,
Jawatan,, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

INDEKS Ko Ur
ut
de
Unit 1 Unit 2 U an
Name Abj
. Ab
ad
3 jad
Departemen Dalam Negeri Dalam Negeri Departemen Da 2
Lembaga Administrasi Negara Administrasi Negara Lembaga Ad 1
Pemprov DKI DKI Pemprov DK 3
Badan Pertanahan Nasional Pertanahan Nasional Badan Pe 4
Nama organisasi/himpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting
dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhim-
punan, partai dll.

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 U.
3
Partai Golkar Golkar Partai Go 3
Yayasan Gotong- Gotong Royong Yayasan Go 4
Royong

IDI Dokter Indonesia Ikatan Do 2

LBH Bantuan Hukum Lembaga Ba 1
HMI Mahasiswa Indonesia Himpunan Ma 5
 Sistem Kronologis

Penyimpanan dengan Sistem Kronologis merupakan

penyimpanan yang berdasarkan waktu perolehan atau
waktu lahirnya Dokumen.
Waktu disini dapat dijabarkan sebagai Tanggal,
Bulan, Tahun, Dekade bahkan Abad.
Cara penyimpanan Warkat dengan sistem Kronologis
adalah yang pali sederhana dan praktis dipergunakan,
dalam hal mengatur warkatyang volumenya tidak
terlalu besar serta permasalahan tidak terlalu pelik.
 Sistem Wilayah / Geografis

Penyimpanan surat / Dokumen dengan Sistem Wilayah, adalah

penyusunan yang disimpan dalam Folder / Brif Ordner
berdasarkan Sistem Wilayah, dari Wilayah terbesar hingga
wilayah terkecil.
Sistem ini akan cocok untuk
1. Organisasi / Perusahaan yang memiliki cabang atau tempat
usaha di berbagai tempat, misalnya bank, Asuransi
2. Perusahaan / Organisasi yang memiliki lokasi yang berbeda.
3. Lembaga Pemerintah yang melayani masyarakat berdasarkan
kewilayahan, Contoh :
* Propinsi mengelola Dokumen dari beberapa Kabupaten / Kota
* Kabupaten/ Kota mengelola Dokumen dari Kecamatan dan
seterusnya sampai ke tingkat yang paling rendah.
 Sistem Nomor

Sistem penyimpanan surat / Dokumen yang kedua adalah dengan

Sistem Nomor, Sistem ini yang pertama kali dipergunakan di
Perpustakaan Amerika. Sistem ini penciptanya orang Amerika yang
nama lengkapnya
MELVIL DE LOUIS KOSSUTH DEWEY, yang lahir di New York
pada tanggal 10 Desember 1851, maka sistem ini akrab dengan
nama Sistem Dewey.
Menurutnya ilmu pengetahuan dapat dibagi menjadi 10 Kelas Utama
diberi nomor dari 000 – 999 dan setiap kelas diperluas lagi menjadi
10 divisi dari 10 divisi dibagi lagi menjadi 10 seksi / kelompok kecil.
Pengembangannya Sistem Dewey, meliputi :
- Terminal Digit
- Dewey Decimal Classification ( DDC )
- UDC ( Universal Dewey Clasification )
- Library of Congress Classification ( LC )
 CONTOH 10 KELOMPOK UTAMA
000 : Karya Umum/ General Sceince Hubungan Masyarakat
100 : Filsafat/ Philosopy Kepegawaian
200 : Agama/ Relegion Keuangan
300 : Ilmu Sosial/ Social Sceince Laporan
400 : Bahasa / Philology Pajak
500 : Ilmu Murni / Purel Sceince Pendidikan
600 : Ilmu Terapan / Applied Sceince Perlengkapan Pabrik
700 : Kesenian dan Olah raga/ Arts Perlengkapan Pemasaran
800 : Kesusastraan / Literature Susunan Pemegang Saham
900 : Histirys, Geografi/ Sejarah, Wil. Lain - lain
10 KELOMPOK UTAMA Sub Subjek
000 : HUBUNGAN MASYARAKAT 500 : PENDIDIKAN
100 : KEPEGAWAIAN 510 : Pddk. Di Dalam Negeri

200 : KUANGAN 520 : Kursus Jabatan

LAPORAN 530 : Lat. Jab. Pimpinan

300 :
540 : Pddk. Ke Luar Negeri
400 : PAJAK
550 : Penataran Pegawai
500 : PENDIDIKAN
560 : Study Tour
600 : PERLENGKAPAN PABRIK
570 : Tugas belajar
700 : PERLENGKAPAN PEMASARAN
580 : Bantuan Biaya belajar
800 : SUSUNAN PEMEGANG SAHAM 590 : Lain - lain
900 : LAIN - LAIN
 Sub Sub Sub Subjek

542 : Pdidikan Ke Belanda

542.0 : Pendidikan Ke Belgia
Sub Sub Subjek
542.1 : Pendidikan Ke Inggris
540 : Pddk. Ke/ di Asia 542.2 : Pendidikan Ke Italia
541 : Pddk. Ke Australia 542.3 : Pendidikan Ke Jerman
542 : Pddk. Ke Eropa Barat
542.4 : Pendidikan Ke Perancia
543 : Pddk. Ke Eropa Timur
542.5 : Pendidikan Ke Swiss
544 : Dst. 542.6 : Dst.
5 4 2 5 0
Pendidikan
Pendidikan Ke Luar negeri
Pendidikan Ke Luar Negeri ke Eropa Barat
Pddk. Ke Luar Negeri /Eropa Barat ke Negara Perancis

SURAT PERTAMA Pddk. Ke Luar Negeri /Eropa Barat ke

Negara Perancis
 Ratio Pemakaian

Pemakaian x 100
Jumlah Arsip yang disimpan

Misal: Penggunaan 200 arsip dari 20000 yang

tersimpan. Ratio pemakaian arsip
sejumlah 1%. Ratio ini pada tingkatan
arsip inaktif. Arsip inaktif jarang
mencapai 5%. Untuk arsip aktif, rasionya
15-20%
LANGKAH PEMUSNAHAN ARSIP
 1. PENYUSUTAN

Penyusutan Arsip merupakan kegiatan mengurangi Volume arsip

baik dari hasil kegiatan secara administrasi di lingkungan
institusi maupun dari yang masuk ke Institusi, sehingga dari arsip
Aktif didapatkan menjadi In – aktif.

 pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

 pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi nya

 penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan
 2. PENYERAHAN

Penyerahan arsip In-aktif dari Pengolah ke Depo Arsip harus

berdasarkan kepada :
1. Undang – undang no. 7 / 1971
2. Peraturan Pemerintah 34 tahun 1979
3. Surat Keputusan MENDAGRI No. 100
4. Surat Keputusan Lembaga/ Institusi tentang Petunjuk
Pelaksanaan Administrasi dan Pemusnahan Arsip.

Serta dilengkapi dengan :

1. Surat Keputusan panitia Pemusnahan.
2. Berita Acara Pemusnahan.
3. Daftar dan banyaknya Arsip yang akan dimusnahkan.
 3. CARA PEMUSNAHAN

1. Dengan cara dihancurkan dengan mempergunakan

mesin penghancur kertas.

2. Di daur ulang.

3. Dibubur dijadikan Pulf / Bubur kertas.

 www.themegallery.com