MENGELOLA ARSIP

N.821100.073.02

1
 DAFTAR ISI

A. PETUNJUK ASESMEN ................................................................ 3

B. PENILAIAN TEORI ...................................................................... 4

1. Tes Esai …… ......................................................................... 4

2. Tes Pilihan Ganda ................................................................. 7

3. Tes Menjodohkan Jawaban ................................................... 8

C. PENILAIAN PRAKTIK .................................................................. 9

1. Demonstrasi Praktik ............................................................. 9

2. Panduan Wawancara ............................................................ 10

3. Form Monitoring Perilaku Kerja ............................................. 11

2
A. PETUNJUK ASESMEN

Unit Kompetensi Mengelola Arsip

Kode Unit Kompetensi N.821100.073.02

Jenis Asesmen 1. Penilaian Teori (30%)

a. Tes Esai
b. Tes Pilihan Ganda
c.Tes Menjodohkan
2. Penilaian Praktek (70 %)
a. Demonstrasi Praktik
b. Wawancara
c. Perilaku Kerja

Tanggal Asesmen

Instruksi Asesmen

1. Asesmen akan diberikan oleh instruktur

2. Asesmen harus diselesaikan sesuai instruksi dari instruktur.
3. Asesmen harus di serahkan sesuai dengan batas waktu yang
dicantumkan.

4. Asesmen penilaian Teori dibuat secara tertulis dalam fileword-processed

sesuai dengan elemen unit kompoetensi yang diuji

5. Plagiarisme adalah mengkopi pekerjaan seseorang dan mengakui tugas itu

adalah tugas anda. Setiap kegiatan plagiarisme akan mendapatkan hasil
dengan nilai nol.

6. Daftar referensi harap dapat dicantumkan

7. Instruktur akan memberi saran bila harus dicetak dalam hard

copy sekalipun telah ada dokumen soft copy atau dapat
diserahkan dalam bentuk soft copy sesuai instruksi instruktur.

8. Asesmen penilaian praktek dilaksanakan dengan pendampingan instruktur

sesuai dengan elemen unit kompetensi yang diuji

3
B. PENILAIAN TEORI

TES ESAI

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 90 menit

1. Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad!

2. Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks
filing sistem abjad!
3. Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam
filing sistem abjad!
4. Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem subjek!
5. Sebutkan kerugian menggunakan filing sistem tanggal!
6. Susunlah Indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut
klasifikasi abjad di bawah ini!
NAMA, UNIT 1, UNIT 2, UNIT 3, KODE/INDEX
 Jend. Wijaya Kusuma
 Ir. Sinom Robyong
 KH. Sempono
 R.A. Tilamsari
 Ny. Sombro
7. Uraikan singkat pengertian filing sistem wilayah!
8. Uraikan singkat pengertian filing sistem nomor!
9. Uraikan singkat jenis-jenis perlengkapan yang diperlukan dalam
filing sistem nomor!
10. Uraikan secara singkat langkah-langkah peminjaman arsip per
lembar!
11. Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per lembar!
12. Uraikan singkat langkah-langkah peminjaman arsip per berkas!
13. Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per berkas!
14. Bagaimanakah jika ada perpanjangan peminjaman arsip?
15. Bagaimanakah bila bon peminjaman lembar III hilang?

4
Notes:

Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

5
 TES PILIHAN GANDA

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 15 menit

1. Kumpulan surat-surat penting yang diatur sedemikian rupa,

sehingga bila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali
dengan cepat, adalah pengertian dari ….
a. Arsiparis
b. Arsip
c. Arsipans
d. Filing
e. Warkat

2. Catatan tertulis Adalah pengertian dari ….

a. Arsiparis
b. Arsip
c. Arsipans
d. Filing
e. Warkat

3. Rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk

menyusun warkat-warkat agar warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat. Pernyataan tersebut merupakan pengertian
dari ….
a. File
b. Filing
c. Filing Sistem
d. Filing Procedure
e. Filing Manual

4. Sistem penyimpanan yang ada terdiri atas ….

a. 1 Macam
b. 2 Macam
c. 3 Macam
d. 4 Macam
e. 5 Macam

6
5. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan
pada daerah asal surat disebut ….
a. Sistem Wilayah
b. Sistem tanggal
c. Sistem pokok masalah
d. Sistem nomor
e. Sistem wilayah

6. Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan,

adalah …
a. Folder
b. Guide
c. Tab
d. Indeks
e. Laci

7. Surat-surat diletakkan dalam …., setelah itu disimpan pada

laci/filing kabinet
a. Folder
b. Guide
c. Tab
d. Indeks
e. File

8. Alat bantu yang dapat digunakan untuk mempermudah penemuan

kembali arsip adalah ….
a. Kartu pinjam
b. Kartu indeks
c. Kartu serba guna
d. Kartu tunjuk silang
e. Filing cabinet

9. Ukuran guide adalah ….

a. Panjang 30 – 32 cm, Lebar 20 – 22 cm
b. Panjang 32 – 33 cm, Lebar 22 – 24 cm
c. Panjang 33 – 35 cm, Lebar 23 – 24 cm
d. Panjang 35 – 37 cm, Lebar 25 – 27 cm
e. Panjang 37 – 38 cm, Lebar 27 – 28 cm

7
10. Untuk memberi batas antara kelompok arsip yang satu dengan
kelompok arsip yang lain diperlukan ….
a. Folder
b. Guide
c. Tab
d. Kartu indeks
e. Tanda khusus

Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

8
 TES MENJODOHKAN

Instruksi : Jawablah soaldi bawah ini

Waktu Penyelesaian : 15 menit

PERTANYAAN JAWABAN
1. Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa a. Sentralisasi
Belanda yaitu…. b. Flashdisk
2. Arsip yang berhubungan dengan masalah pembayaran c. Arsip biasa
tagihan disebut…. d. Desentralisasi
3. Pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap Terkendali
bagian/unit dalam organisasi maka pengelolaan arsip e. Inventory record
tersebut menggunakan asas…. f. Keuangan
4. Sedangkan pengelolan arsip yang dilakukan oleh suatu g. Unit Kearsipan
unit khusus atau unit kearsipan, maka pengelolaan h. Desentralisasi
arsip tersebut menggunakan asas…. i. Archief
5. Contoh arsip yang berbentuk non lembaran adalah…. j. Ilmiah
6. Arsip dapat digunakan untuk kepentingan
perkembangan ilmu pengetahuan, maka arsip memiliki
nilai….
7. Arsip aktif dan inaktif dalam sistem pengelolaan arsip
menggunakan asas sentralisasi, disimpan pada….
8. Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya
pemisahan pengelolaan antara arsip aktif dengan arsip
inaktif, adalah salah satu keuntungan dari pengelolaan
arsip yang menggunakan asas….
9. Kartu inventaris barang termasuk ke dalam arsip
jenis….
10. Arsip yang pada mulanya penting, namun menjadi tidak
berguna setelah informasiya berlalu, disebut….

Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

9
 C. PENILAIAN PRAKTIK

Demonstrasi Praktik

Laksanakan praktik sesuai dengan tahapan berikut ini :

PENILAIAN
TAHAPAN Hasil
Benar Salah

MELAKUKAN PENYIMPANAN DOKUMEN/ SURAT

Perangkat komputer disiapkan.

Koneksi printer dengan komputer

Peralatan yang dibutuhkan disiapkan.

Perlengkapan Kearsipan disiapkan.
Melakukan penyimpanan dokumen dengan Sistem
yanga ada.

MENJAGA SISTEM KEARSIPAN MANUAL MAUPUN ELEKTRONIK

Perangkat komputer disiapkan.

Koneksi scaner/printer scaner dengan komputer
Menyiapkan arsip, baik secara manual maupun
elektronik.

MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN

Meyiapkan Form Peminjaman Arsip

Mengelola Peminjaman Arsip

Mengontrol Arsip yang dipinjam dengan teliti.

HASIL PRAKTIK
Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

10
 PANDUAN WAWANCARA
PENILAIAN
TAHAPAN JAWABAN YANG DIHARAPKAN
Benar Salah

MELAKUKAN PENYIMPANAN
DOKUMEN/ SURAT

Bagaimana aturan mengindeks

yang sesuai degan American
Record Management Association
Sistem Penyimpanan apa saja
yang terdapata dalam Kearsipan
dan apa kelemahan serta
kelebihan dari setiap sistem yang
ada?

MENJAGA SISTEM KEARSIPAN

MANUAL MAUPUN ELEKTRONIK

Peralatan dan perlengkapan apa

saja yang dipergunakan dalam
kearsipan manual maupun
elektronik?
Bagaimana tahapan
menempatkan dan mengolah
dokumen baik secara manual
maupun elektronik?

MELAKUKAN PENGENDALIAN
DOKUMEN

Bagaimana mengendalikan
dokumen yang dipinjam?
Hal apa saja yang harus
diperhatikan dalam melakukan
pengendalian dokumen?

HASIL WAWANCARA
Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

11
 FORM MONITORING PERILAKU KERJA

INSTRUKSI PENGISIAN :
Berikanlah penilaian Anda pada tingkat pemenuhan tingkat perilaku peserta pelatihan sengan membubuhkan
tanda X (silang) atau V (centang) pada salah satu indicator perilaku yang ada.
Pemahaman indicator perilaku adalah:
 Jenjang yang lebih tinggi telah mencakup jenjang yang lebih rendah
 Contoh Jenjang 3 merupakan jenjang perilaku yang telah memenuhi jenjang 2 dan 1

Keterangan

INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN

Berikan tanda X untuk
KOMPETENSI
No level pencapaian
PERILAKU
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1
2
3
4
5

Nama Kompetensi Pilih 1 Level indikator Perilaku

Perilaku sesuai hasil observasi
Level indikator
Perilaku

12
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
KOMPETENSI Usaha untuk menunjukkan hasil kerja dengan sasaran hasil terbaik atau di untuk level
No atas standar yang ditetapkan pencapaian
PERILAKU
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1 Bekerja untuk memenuhi standar yang ditetapkan oleh manajemen
Menetapkan dan bertindak dalam meraih sasaran diri sendiri dan
2
orang lain
Berusahan menyelesaikan tugas dan fokus pada perbaikan agar
3
dapat menyelesaikan pekerjaan yang terbaik
MOTIVASI Berusaha untuk dapat mengoptimalan penggunaan sumber daya
1
DIRI 4
yang ada untuk hasil kerja yang terbaik
Berusaha melakukan penyelesaian pekerjaan secara maksimal
dengan selalu melakukan perhitungan terhadap potensi resiko
5
sehingga menunjukkan usaha perbaikan dan pengembangan
semaksimal yang dapat dilakukan.

Ket : 1 : Sangat Kurang;2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik;5 : Sangat Baik

13
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
Kemampuan untuk memahami komunikasi lisan, dan tulisan yang
KOMPETENSI untuk level
No disampaikan serta mampu menyampaikan pendapatnya secara
PERILAKU pencapaian
terbuka dalam interaksi komunikasi dua arah
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Dapat memahami informasi yang disampaikan secara lisan
1
dan tulisan
Dapat menyampaikan kembali pendapatnya dalam
2
menanggapi gagasan yang disampaikan kepadanya
Dapat memahami informasi yang diterima, menganalisa
informasi serta menyampaikan gagasan pikirnya baik
3
dalam mengajukan pandangannya juga memberikan

2 KOMUNIKASI alasan atas pendapatnya

Dapat menuangkan pemahaman dan pendapatnya secara
4 lisan dan tulisan serta memaparkan gagasannya dalam
forum diskusi dan paparan ketika diminta
Dapat menuangkan pemahaman dan pendapatnya secara
lisan dan tulisan serta memaparkan gagasannya dalam
5
forum diskusi dan paparan ketika diminta secara jelas,
dan menunjukkan kualitas yang baik

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

14
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
KOMPETENSI Kesediaan untuk melakukan dan melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur/ untuk level
No ketentuan yang telah ditetapkan pencapaian
PERILAKU
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Bersedia diarahkan dan mengikuti prosedur dan bila diingatkan dapat
1
memahami dan mengikuti ketentuan yang ditetapkan
Memahami tahapan tugas dan proses kerja serta bersedia menjalankan
2
setiap tahapan pekerjaan yang disampaikan kepadanya

KESEDIAAN 3 Memahami tugas dan melakukan setiap tahapan proses dengan konsisten
3 MENGIKUTI
ATURAN Secara berkelanjutan mengikuti setiap ketentuan/ aturan yang berlaku,
4 dengan pemahaman dan berusaha bertanya untuk memperbaiki setiap
kekurangan yang diketahuinya
Dapat mengikuti aturan/ prosedur dan membantu memberikan
5
pemahaman kepada tim kerja/ groupnya

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

15
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Dorongan atau kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain; dorongan atau Berikan tanda X
KOMPETENSI untuk level
No kemampuan untuk menjadi bagian dari suatu kelompok dalam melaksanakan
PERILAKU pencapaian
suatu tugas
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Meminta gagasan dan pendapat dalam mengambil keputusan atau
1
merencanakan sesuatu.

Menjaga orang lain tetap memiliki informasi dan hal-hal baru tentang
2
proses dalam kelompok, dan membagi informasi yang relevan.

KERJASAMA
TIM
Memperlihatkan harapan positif kepada orang lain dan menindak-lanjuti
4 3
untuk pencapaian hasil bersama

4 Berusaha memahami, menghargai orang lain yang berhasil

Mendorong orang lain dan membuat mereka merasa terlibat dan

5
memberikan kontribusi untuk pencapaian hasil terbaik bersama

16
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
Dorongan dalam diri seseorang untuk memastikan / mengurangi ketidakpastian
KOMPETENSI untuk level
No khususnya berkaitan dengan penugasan, kualitas dan ketepatan / ketelitian data
PERILAKU pencapaian
dan informasi di tempat kerja
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1 Menunjukkan kecermatan namun membutuhkan pengawasan
Dapat menunjukkan hasil kerja dengan detail proses pekerjaan secara
2
konsisten
Manyelesaikan setiap pekerjaan dan memeriksa ketepatan
3
informasi/data untuk dapat secara tepat diselesaikan
Menunjukkan perhatian terhadap kejelasan, kepastian detail pekerjaan
5 TELITI
4 dan memeriksa setiap tahapan agar sesuai dengan standard yang
ditetapkan
Memastikan seluruh proses pelaksanaan pekerjaan memiliki standard dan
melakukan pemeriksaan pada setiap tahapan, dan memastikan perbaikan
5
pada setiap tahapan agar dicapai proses/hasil kerja yang memiliki
kualitas terbaik

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

17
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Kemampuan untuk memahami situasi dengan menggunakan dasar pemikiran dalam Berikan tanda X
KOMPETENSI memecahkan masalah menjadi bagian-bagian yang lebih rinci (faktor-faktor), atau untuk level
No
PERILAKU mengamati keadaan tahap demi tahap berdasarkan pengalaman untuk digunakan pencapaian
dalam pertimbangan yang dilakukan. kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
6 ANALISA & Dapat memahami permasalahan pada tugas/pekerjaan dan
ANTISIPASI 1
mengelompokkan pada skala prioritas
Dapat memahami permasalahan pada tugas/ pekerjaan dan memecah
2
proses kedalam tahapan tugas dan hubungan satu dengan lainnya
Dapat memahami permasalahan pada tugas/ pekerjaan dan mengolah
setiap informasi yang diperoleh dengan melihat hubungan satu informasi
3
dengan informasi lainnya berdasarkan tahapan penyelesaian masalah
yang menjadi prioritas yang ada
Dapat mengolah setiap informasi dan hubungan setiap informasi serta
4
dapat melihat kemungkinan yang ditimbulkan
Dapat mengolah setiap informasi dan hubungan setiap informasi serta
dapat melihat potensi masalah dan mengolah informasi secara terintegrasi
5
dengan mempertimbangkan prioritas serta mengantisipasi agar kualitas
tindakan yang matang

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

18
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
Besarnya usaha tambahan yang dikeluarkan untuk mengumpulkan informasi lebih
KOMPETENSI untuk level
No banyak sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dan pengambilan keputusan
PERILAKU pencapaian
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1 Menerima dan mencari informasi tambahan bila diarahkan
Mencari informasi yang tepat untuk hal yang sesuai dengan
2
materi/pekerjaan
Mencari informasi dari berbagai sumber yang dibutuhkan dalam
3
penyelesaian pekerjaan
Memilih peluang-peluang potensial yang mungkin berguna dimasa yang
MENCARI
7
INFORMASI 4 akan datang, dan selalu melihat situasi kerja sebagai dasar menentukan
informasi yang dibutuhkan
Mencari informasi dari berbagai sumber dan melihat hubungan informasi
yang dicari untuk melengkapi setiap tahapan kerja serta mencocokkan
5
pada setiap hubungan sebab bateraibat untuk setiap informasi yang
dikumpulkan

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

19
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Dorongan bertindak untuk melebihi yang dibutuhkan atau yang dituntut oleh Berikan tanda X
pekerjaan / lingkungan melakukan sesuatu tanpa menunggu perintah lebih untuk level
No KOMPETENSI dahulu,tindakan ini dilakukan untuk memperbaiki atau meningkatkan hasil pencapaian
PERILAKU pekerjaan atau menghindari timbulnya masalah atau menciptakan peluang baru. kompetensi ini

LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5

8 PROAKTIF Menunjukkan inisiatif dalam tugas/ pekerjaan yang menjadi

1
tuntutan/tanggung jawabnya
Menunjukkan kesungguhan dalam memberikan kontribusi dalam
2
kegiatan yang diikuti untuk sasaran pencapaian hasil kerjanya
Mengenali & memanfaatkan setiap peluang dan menggunakannya agar
3
dapat memberikan kontribusi pada hasil kerja yang ditetapkan
Memiliki usaha dalam setiap kegiatan untuk performansi lebih dari yang
4
diharapkan pekerjaan
Mengantisipasi dan menganalisa peluang & masalah dalam
menyelesaikan tugas dan memanfaatkan setiap sumber daya agar dapat
5
secara positif dimanfaatkan dalam memberikan kontribusi guna
pencapaian hasil kerja yang maksimal

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

20