Oleh : Dwi Nurmaningsih

Dwi Nurmaningsih, S.AP., M. Hum

Alamat Kantor:
Arsip Nasional RI
Jl. Ampera Raya, Cilandak Timur, Jakarta
12560, Telp: (021) 7805851

Pendidikan:
Master Sejarah di Unv Diponegoro
Sarjana Adm.Publik di STIA LAN
Diploma Kearsipan di UI

Pengalaman Kerja:
Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
Kasubdit Restorasi Arsip
Kasubdit Penyimpanan Arsip
Kasubdit Daerah I C
 Akibatnya terjadi perubahan sikap hidup
materialistik, individualistik, hedonistik dan kurang toleransi

Orientasi hidup kekinian yang cenderung melupakan masa lalu

dan mangabaikan masa depan

Pencerminan adanya pendangkalan rasa kesadaran sejarah

(historical consciouness)

Perlu membangun kembali rasa kesadaran sejarah bangsa

(national historical consciouness)

Dimana rekaman itu diperoleh ?

Arsip (sebagai rekaman sejarah masa lalu)

(Konflik dan Upaya Mereda Membangun Identitas dan Jati Diri Bangsa)
 PENGERTIAN ARSIP
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
“Apabila dokumen-dokumen negara terserak pada berbagai
tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat
menundjukkan adanja dokumen-dokumen tersebut, apabila
berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan semata-
mata karena tidak disadari nilai-nilai dokumen-dokumen tersebut
oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan
menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat
menjulitkan pemerintah dalam usaha-usahannya memberi
pelajanan kepada rakjat.”

Soeharto,
Presiden Republik Indonesia
27 Maret 1968 - 21 Mei 1998
 PENGELOLAAN ARSIP
DILAKUKAN TERHADAP

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
Menjadi tanggung jawab
Menjadi tanggung jawab
LEMBAGA
PENCIPTA ARSIP
KEARSIPAN

ARSIP DINAMIS adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengertian:
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip
statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem
kearsipan nasional

Tujuan PAS :
PAS dilaksanakan untuk menjamin keselamatan
arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS

(1) PAS wajib dilakukan oleh:

a. ANRI sebagai lembaga kearsipan Nasional;
b. Lembaga Kearsipan Provinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota; dan
d. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi
Negeri.
(2) PAS statis meliputi kegiatan:
 a. Akuisisi arsip statis;
 b. Pengolahan arsip statis;
 c. Preservasi arsip statis; dan
 d. Akses arsip statis.
 SIFAT ARSIP STATIS
 Pada prinsipnya arsip statis bersifat terbuka untuk umum
(Open to public);

 Sebagian arsip dipertimbangkan tertutup dengan alasan

keamanan nasional, sensitivitas perorangan, alas an
perundungan, dll;

 Perlu adanya pembatasan berapa lama arsip tersebut

dapat dibuka untuk umum (lihat JRA)
K
R
I Mempunyai nilai informasi kesejarahan tentang peristiwa atau kegiatan;
T
E
R
Mempunyai nilai informasi tinggi mengenai IPTEK akibat penelitian
I
murni/terapan, mengenai orang, tempat, benda, fenomena dan masalah;
A
A
R
S
Mengenai perumusan dan pelaksanaan kebijakan;
I
P
S
T Mengenai fakta dan keterangan tentang bagaimana lembaga diciptakan, tugas
A dan fungsi;
T
I
S
Mengenai bukti kekuatan hukum, hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah
termasuk bahan bukti peradilan
 JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN (STATIS)
1. Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah;
2. Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job desk, pendirian organisasi)
3. Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosrobahu, cakar ayam, LRT, MRT
4. Arsip tentang bangunan monumental (Monas, Gedung GBK);
5. Arsip tentang batas wilayah
6. Arsip tentang hak paten (produk bernilai teknologi), formula, resep dan copyright
7. Arsip tentang pejabat negara, tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto,
Harmoko, Marsinah, Munir, tempat gempa Liwa, Tsunami Aceh, Lapindo, Organisasi Golkar, LPU,
Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, peristiwa reformasi 1998, Covid-19, dll)
 MODEL HUBUNGAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS - STATIS

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN, IPTEK, PEDOMAN DAN STANDAR YANG TERKAIT DENGAN KEARSIPAN

PENCIPTAAN

PENGGUNAAN
DAN
PEMELIHARAAN

PENYUSUTAN

AKUISISI

PENGOLAHAN

PRESERVASI

AKSES

Pengelolaan Arsip Dinamis

(Records Keeping)
Pengelolaan Arsip Statis (Keeping Archives)

KELEMBAGAAN, SDM, PRASARANAN DAN SARANA, PENDANAAN

PROSES PENGELOLAAN ARSIP YANG KOMPREHENSIF DAN TERINTEGRASI

 Lingkup PAS

1. Akuisisi 2. Pengolahan

PENGELOLAAN
ARSIP STATIS

4. Akses 4. Preservasi
 SINKRONISASI DAN SINERGITAS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengolahan:
Pengaturan
Penyelamatan intelektual dan Pemanfaatan Akses dan
Arsip Statis fisik arsip statis
Arsip Statis Layanan Arsip
Statis untuk
Kepentingan
Pemerintahan
dan Pelayanan
Akuisisi Arsip Preservasi : Pendayaguna- Publik
Statis Pelestarian an Arsip Statis
informasi dan fisik
arsip statis

INPUT OUTPUT OUTCOME

THROUGHPUT

Feed Back
 Akuisisi (Pengertian)
Akuisisi berasal dari bahasa
Inggris acquisition, artinya proses
penambahan khasanah arsip
dengan cara menerIma arsip
bernilai guna pertanggung
jawaban nasional atau Arsip Statis
dari lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah, swasta,
perorangan sesuai dengan
ketentuan perundang- undangan
yang berlaku.
Merupakan salah satu usaha penyusutan
arsip dengancara penarikan dan
penyelamatan arsip yang bernilai guna
permanen dalam usaha menambah dan
melengkapi khasanah Kearsipan yang
disimpan pada lembaga kearsipan.
Penambahan jumlah koleksi arsip baik
dengan jalan membeli, tukar menukar,
hibah atau dengan kesepakatan lainnya.
 TELAH DIVERIFIKASI SECARA LANGSUNG
◦ Verifikasi secara langsung adalah verifikasi terhadap
arsip yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA)
yang berketerangan dipermanenkan.

 TELAH DIVERIFIKASI SECARA TIDAK LANGSUNG

◦ Verifikasi secara tidak langsung adalah verifikasi
terhadap arsip khususnya arsip negara yang belum
tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) tetapi
memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh
bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
RAPAT PANITIA PENILAI ARSIP
Akuisisi arsip statis oleh
lembaga kearsipan diikuti
dengan peralihan
tanggung jawab
pengelolaannya.
 Lingkup Pengolahan
Arsip Statis
◼ Survei dan Kajian Pustaka→Identifikasi
◼ Pembuatan Skema Pengaturan→Rekonstruksi
◼ Deskripsi dan Pemberian Nomor Sementara pada Arsip
◼ Pembungkusan Arsip
◼ Entri dan Pengolahan Data ke Komputer
◼ Draft Inventaris
◼ Manuver Fisik dan penomoran Definitif
◼ Menghasilkan Inventaris sebagai jalan masuk dan daftar
arsip yang akan direstorasi/diperbaiki
◼ Penataan Fisik Arsip
Tujuan
◼ Menjamin penyediaan dan
pemeliharaan informasi arsip
secara konsisten
◼ Menyediakan sarana temu balik

dan pertukaran informasi

mengenai bahan kearsipan
1. Daftar Arsip

2. Inventaris Arsip

3. Guide Khazanah dan Guide Tematik Arsip

 DAFTAR ARSIP: adalah sarana penemuan kembali arsip
statis berupa daftar yang berisi unit informasi arsip
hasil deskripsi dari sekelompok atau group arsip.

 INVENTARIS ARSIP: salah satu sarana penemuan kembali

arsip berupa susunan hasil deskripsi arsip statis secara
menyeluruh dilengkapi Sejarah Organisasi, Riwayat
Arsip, Pertanggungjawaban pengaturannya, indeks serta
lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan
arsip tersebut.

 GUIDE : merupakan kumpulan dari beberapa daftar

arsip (jalan masuk) yang berisi tentang sejarah ringkas
tiap lembaga pencipta arsip yang ada, jumlah arsip, dan
data arsipnya, dapat dikatakan guide merupakan garis
besar dari setiap daftar/inventaris.
 Preservasi Arsip Statis
Peranri No.23 Tahun 2011)
 Pasal 98
(Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.
43/2009)

(1) Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan

cara preventif dan kuratif.
(2) Preservasi arsip statis dengan cara preventif
dilakukan dengan:
a. penyimpanan;
b. pengendalian hama terpadu;
c. reproduksi; dan
d. perencanaan menghadapi bencana.
(3) Preservasi arsip statis dengan cara kuratif
dilakukan melalui perawatan arsip statis
dengan memperhatikan keutuhan informasi
yang dikandung dalam arsip statis.
1. Kekuatan Fisik 6. Hama

2. Pencurian, 7. Polutan
pengrusakan

3. Api 8. Radiasi /
Cahaya

4. Air 9. Temperatur
yg tdk sesuai
5. Hilang/salah
dlm penempatan 10. Kelembaban
yg tdk sesuai
Sumber : Risk Assessment, National Archief
 REPRODUKSI ARSIP
• adalah salah satu upaya pelestarian arsip audio-visual
dengan berbagai cara untuk melestarikan isi informasi
yang terekam sehingga informasinya dapat dimanfaatkan
dalam jangka waktu yang lama.
- Alih Media Arsip:
Teknik memindahkan isi/informasi arsip dari
satu format/media ke format/media lainnya
dengan tidak mengurangi isi arsip aslinya
- Duplikasi (copy):
Pemindahan/penggandaan informasi arsip dalam
satu media yang sama

• Tujuan : mengawetkan kualitas gambar dan/atau suara;

menjaga keamanan dan melindungi kehilangan isi
informasi; menetapkan referensi dan duplikasi dalam
rangka layanan akses

37
AKSES ARSIP STATIS DI RUANG LAYANAN
 Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)

▪ Untuk mendukung pengelolaan arsip dalam

rangka memberikan informasi yang autentik
dan utuh dari lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, dan
BUMD, ANRI bertanggung jawab membangun
dan mengelola SIKN.

(1) Penyelenggaraan SIKN dilaksanakan oleh unit kearsipan dan

lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2) Penyelenggaraan SIKN yang dilaksanakan oleh unit kearsipan
dan lembaga kearsipan dikoordinasikan oleh ANRI.
 ANRI
Pusat Jaringan Nasional

Pusat Jaringan Provinsi LK

PROV

LK LK
KAB/KOTA PTN

UK UK UK UK UK UK UK UK
Lembaga BUMN SKPD BUMD SKPD BUMD Satker Satker
Negara Provinsi Provinsi Kab/Kota Kab/Kota Rektorat Fakultas

LK = Lembaga Kearsipan, UK = Unit Kearsipan