PENGANTAR KEARSIPAN

Oleh: Azmi
Arsip Nasional Republik Indonesia

DISAMPAIKAN DALAM DIKLAT FUNGSIONAL PENGANGKATAN ARSIPARIS TINGKAT AHLI DI LINGKUNGAN

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA (BPK RI)
Pusdiklat ANRI, 7 Maret 2022
MATERI
1 UMUM

2 ARSIP DAN BIROKRASI

3 PENGELOLAAN ARSIP

4 PENYELENGGARAAN SIKN-JIKN

5 ORGANISASI KEARSIPAN

6 SUMBER DAYA KEARSIPAN DAN SANKSI

01 UMUM
 PESAN TOKOH BANGSA
“... dalam menyelesaikan revolusi nasional
menuju masyarakat adil dan makmur
berdasarkan pancasila dan untuk
kepentingan generasi yang akan datang
perlu diselamatkan bahan-bahan tulisan
yang nyata, benar, dan lengkap mengenai
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia
di masa lampau, sekarang, dan akan
datang dan berhubung dengan itu perlu
diatur soal kearsipan.”
[Soekarno, Presiden RI
1945-1967]
“Apabila dokumen2 negara terserak pada
berbagai tempat tanpa adanja suatu
mekanisme jang wadjar, jang dapat
menundjukkan adanja dokumen2 tersebut,
apabila berbagai dokumen negara hilang atau
dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari
nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara
pedjabat, maka pemerintah tentu akan
menanggung akibat dari pada hilangnja
informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah
dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada
rakjat.”
[Soeharto, Presiden RI
1969-1998]
Arsip berasal dari dua bahasa, yaitu:
Latin “archivum” dan bahasa Yunani
“archeon” yang bermakna:
• Gedung pemerintahan;
• Bangunan tempat penyimpanan
catatan pemerintahan;
• Catatan-catatan penting yang
disimpan di dalam suatu bangunan.
 Lanjutan:
ARSIP...?ARSIP..?
Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar
melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto
atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami
oleh orang yang mampu memahaminya. (UU /11/2008 ttg ITE – UU /19/2016 ttg ITE)

Dokumen Perusahaan adalah
data, catatan, dan atau
keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam
rangka pelaksanaan kegiatannya,
baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain maupun terekam
dalam bentuk corak apapun yang
dapat dilihat, dibaca, atau
didengar
(UU/8/1997 ttg Dokumen
Perusahaan)
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
(UU/43/2009 ttg Kearsipan)
Informasi Publik adalah informasi
yang dihasilkan, disimpan, dikelola,
dikirim, dan/atau diterima oleh suatu
badan publik yang berkaitan dengan
penyelenggara dan penyelenggaraan
negara dan/atau penyelenggara dan
penyelenggaraan badan publik
lainnya yang sesuai dengan Undang-
Undang ini serta informasi lain yang
berkaitan dengan kepentingan publik.
(UU No. 14/2008 ttg KIP)

Arsip (Records) adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi atau perseorangan sebagai bukti
dan informasi untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.
(ISO 15489-1:2016/SNI 8642:2018 ttg Records Management)
 Lanjutan 1: ARSIP..?
(Fungsi, Frekuensi Penggunaan, Kepemilikan, dan Media)

ARSIP DINAMIS (Records) : arsip yang masih digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Konvesional
ARSIP STATIS (Archives) : arsip yang (Conventional Archives)
sudah tidak digunakan secara langsung ▪ Arsip Tekstual
dalam kegiatan pencipta arsip tetapi ▪ Arsip Kartografik dan
memiliki nilai guna kesejarahan (historical Fungsi Media Kearsitekturan
value) dan disimpan selamanya di
lembaga kearsipan. Arsip Media Baru
ARSIP AKTIF: arsip yang frekuensi
(New Media Archives)
penggunaannya tinggi dan/atau terus ▪ Arsip Foto
Frukuensi ▪ Arsip Film
menerus.
Penggunaan
Kepemilikan
▪ Arsip Microfilm
▪ Arsip Video
ARSIP INAKTIF: arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun. ▪ Arsip Elektronik
Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik
negara (Psl 33/UU No. 43/2009 ttg Kearsipan)
 Karakter Arsip Arsip yang Baik

▪ Bersifat netral, mengungkapan kebenaran dan alat

bukti sah; Asli /autentik
▪ Bersifat autentik karena dibuat dan diterima
berdasarkan kebenaran fakta yang dapat Dapat dipercaya
dipercaya;
▪ Bersifat natural (apa adanya), arsip bukan
dokumen yang dikumpulkan seperti obyek Utuh /lengkap
museum/perpustakaan, tetapi tercipta karena
kegiatan organisasi untuk tujuan administratif;
▪ Bersifat keterpaduan, yaitu adanya saling Dapat digunakan
keterkaitan arsip satu dengan yang lain (konteks).
 PERBEDAAN ARSIP DENGAN BAHAN PUSTAKA
ASPEK ARSIP BAHAN PUSTAKA
• Dasar Hukum UU No. 43 Tahun 2009 UU No. 43 Tahun 2007

• Type Materi • Tidak diterbitkan (unpublish) • Diterbitkan (publish)

• Unik, hanya satu-satunya;
• Tidak dapat diperjual belikan;
• Rekaman kegiatan atau
peristiwa.
• Umum dan ada di banyak tempat
(perpustakaan; toko buku, koleksi pribadi)
• Diperjual belikan;
• Informasi dalam
bentuk karya tulis/cetak/visual.

• Akses pada Materi • Menggunakan panduan khusus • Menggunakan panduan umum (katalgog: DDC-
(daftar/inventaris/guide arsip: UDC);
klasifikasi fungsi/peran • Dapat segera direproduksi kembali seperti
pencipta arsip); aslinya apabila hilang;
• Tidak dapat direproduksi • Konteks terlepas antarsatu karya/buku dengan
seperti aslinya bila hilang; yang lain.
• Konteks saling berkaitan
artararsip dalam satu berkas.
 REGULASI DAN STANDAR KEARSIPAN
PERATURAN PER-UU-AN
• UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan (dan Peraturan
Pelaksanannya)
• UU No. 11 Thn 2008 ttg ITE → UU No. 19 Tahun 2016
(dan Peraturan Pelaksanaannya)
• UU No. 14 Thn 2008 ttg KIP (dan Peraturan
Pelaksanaannya)
• UU No. 8 Thn 1997 ttg Dokumen Perusahaan (dan
Peraturan Pelaksanaannya)
• UU No. 23 Thn 2014 ttg Pemerintahan Daerah
• UU No. 25 Thn 2009 ttg Pelayanan Publik
• Perpres No. 95 Thn 2018 ttg SPBE
• Perpres No. 39 Thn 2019 ttg SDI
• Permenpan-RB No. 679 Thn 2020 ttg Aplikasi Srikandi
• Permenpan-RB ttg Jafung Arsiparis
• Perka ANRI dan Peraturan ANRI terkait Penyelenggaraan
Kearsipan Nasional lainnya.
STANDAR
• International Standard ISO 16175 Thn
2010 - 2011 ttg Principles and
Functional Requirements for Records in
Electronic Office Environments
• International Standard ISO 30301 Thn
2011 ttg Information and Documentation
Management Systems for Records
Requirements.
• International Standard ISO 15489-
1:2016 ttg Record Management - SNI
8642:2018
• International Standard ISO 23081 Thn
2011 ttg Metadata for Records
• Dll
02 ARSIP DAN BIROKRASI
 ARSIP DAN REFORMASI BIROKRASI
”Sistem kearsipan merupakan
bagian tidak terpisahkan dari
pengembangan birokrasi modern
melalui peningkatan
penyelamatan, pengamanan, dan
pemanfaatan arsip yang didukung
dengan TIK” Tata kelola pemerintahan yang bersih, efisien,
transparan, dan akuntanel
8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI

• Manajemen • Penguatan
Perubahan • Manajemen SDM Akuntabilitas
• Penataan dan • Penataan Tata Kerja
Penguatan Laksana • Peningkatan
INDEKS KINERJA Organisasi • Penguatan Kualitas
KEARSIPAN K/L BAGIAN • Penataan per- Pengawasan Pelayanan
DARI INDEKS RB K/L UU-an Publik
UNTUK NILAI AREA
PENATAAN TATA LAKSANA

PENGELOLAAN ARSIP YANG BERKUALITAS BERBASIS TIK

Pengelolaan arsip yang berkualitas menciptakan dasar dalam mendukung Program Reformasi Birokrasi
dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efisien, transparan, dan akuntabel
 PERAN ARSIP DALAM BIROKRASI
Anggaran BPK RI
Arsip sebagai bukti pelaksanaan kegiatan birokrasi Tahun 2022

Informasi
perencanaan

Money
follows
program
Informasi
Penganggaran Kinerja
berbasis kinerja

Arsip
Konvensional
Perencanaan Pelaksanaan Monev Pelaporan

Dokumentasi Dokumentasi Dokumentasi

Dokumentasi Arsip
Digital/Elektronik

Penilaian Kinerja
Arsip sebagai bagian dari akuntabilitas kinerja birokrasi BPK RI
MANFAAT TERTIB ARSIP
03 PENGELOLAAN
ARSIP
 PENGELOLAAN ARSIP ...?

Adalah pengendalian arsip dinamis (pada pencipta arsip) dan arsip

statis/bernilai kesejarahan (pada lembaga kearsipan) secara efisien,
efektif, dan sistematis dalam suatu sistem kearsipan nasional.
 LINGKUNGAN

Kemenag RI PENCIPTA ARSIP: Arsip Dinamis

a. Lembaga negara; (Records) Arsip sebagai bahan E-Arsip
b. Pemda/BUMD; akuntabilitas kinerja dan alat
c. Perguruan tinggi Penciptaan,
Pemeliharaan & bukti yang sah
c. BUMN/Swastanas;
d. Orpol & Ormas; Penggunaan,
f. Perseorangan. Penyusutan

BAHAN AKUNTABILITAS
struktur KINERJA
PENGELOLAAN
ARSIP konteks isi

Arsip Statis
(Archives)
LEMBAGA KEARSIPAN:
a. Nasional/ANRI; Akuisisi,
b. Provinsi/Kabupaten/kota; Pengolahan, Arsip sebagai
d. Perguruan tinggi. MEMORI KOLEKTIF
Preservasi, pertanggungjawaban nasional BANGSA

Akses bagi kehidupan bermasyarakat,

E-Arsip
berbangsa, dan bernegara.
 TEMPAT PENGELOLAAN ARSIP
P
E P
N Central File Central File Central File E
G N
E G
P P
Pusat Arsip Aktif E
L E Pusat Arsip Aktif E
L
O M pada Unit Kerja pada Unit Kerja Pusat Arsip Aktif M
O
L B B
A Pencipta Arsip Pencipta Arsip pada Unit Kerja L
I I
A N Pencipta Arsip N
A
N A
A A
N
A A
A N N
R A
S R
I S
P I
P
D
I Records Center (Pusat Arsip) D
I
N
A
ARSIP INAKTIF Pusat Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan ARSIP INAKTIF
N
M A
I Pencipta Arsip M
S I
S
ARSIP STATIS
ARSIP STATIS

Depot
Pusat Arsip Statis Pencipta Arsip
pada Lembaga Kearsipan (Nasional/ANRI, Provinsi
Kabupaten/Kota, dan Perguruan Tinggi
 2PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ...?
1
Pengertian:
Adalah proses pengendalian arsip pada pencipta arsip secara
2

meliputi:
penciptaan,
efisien efektif sistematis penggunaan dan
pemeliharaan,
penyusutan 3

Tujuan

Menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan

alat bukti yang sah
 Pasal 40 ayat (4) UU No. 43/2009 ttg Kearsipan
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang INSTRUMEN PENGELOLAAN
efektif dan efisien pencipta arsip membuat : ARSIP DINAMIS

Perka ANRI 2/2014 ttg Perka ANRI 19/2012 ttg

Pedoman Umum TND PERANRI 5/2021 ttg Pedoman Penyusunan
Pedoman Umum TND 2 Klasifikasi Arsip Klasifikasi Arsip
Tata Naskah Dinas (TND)
1
Instrumen dalam Penciptaan, dan Pemberkasan Arsip
Instrumen dalam Penciptaan Arsip

Perka ANRI 17/2011 ttg
Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Perka ANRI 22/2015 ttg
Tata Cara Penetapan JRA
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
3
4 Instrumen dalam Penyusutan Arsip

Instrumen dalam Penciptaan, Penggunaan Arsip

 PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PENCIPTA ARSIP

Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamananan dan Akses Arsip

PENCIPTAAN ARSIP

Tata Naskah Dinas

Surat Masuk
Pengkategorian Registrasi

Pelacakan Surat
Surat Keluar
Distribusi

PENGGUNAAN DAN Unit Kerja Unit Kerja

Klasifikasi Arsip
PEMELIHARAAN ARSIP
Arsip Aktif

JRA Musnah Pindah

Pelacakan Berkas
PENYUSUTAN ARSIP
Serah
Arsip Inaktif

Unit Kearsipan ? Sistem Klasifikasi Keamanan

dan Akses Arsip
Arsip statis

Lembaga Kearsipan
Publik
PERTUMBUHAN ARSIP DI LINGKUNGAN PENCIPTA ARSIP
(Pertumbuhan arsip: deret ukur, Pertumbuhan sumber daya: deret hitung)
 KOMPOSISI IDEAL ARSIP PADA ORGANISASI

Inaktif Tidak Berguna

30 % 35 %
Aktif: 20 %
Permanen :10 % Vital : 5 %

20% Arsip aktif (5% Arsip Vital) → berada di unit kerja (central file)
30 % Arsip inaktif → berada di unit kearsipan (records centre)
35 % Arsip tidak berguna → dimusnahkan berdasarkan prosedur ( oleh unit kearsipan)
10 % Arsip permanen → berada di lembaga kearsipan (depot arsip statis)
 SOLUSINYA...?
DASAR Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Pemindahan arsip inaktif dari

unit pengolah ke unit kearsipan
Note: Buatkan dokumentasinya
PENYUSUTAN ARSIP:
Pemusnahan arsip yang tidak
Adalah kegiatan
memiliki nilai guna
pengurangan jumlah Note: Buatkan dokumentasinya
arsip dengan cara:
Penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan
Note: Buatkan dokumentasinya
TUJUAN

Efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip serta penyelamatan arsip bernilai kesejarahan
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengertian:
Adalah proses pengendalian arsip statis pada lembaga kearsipan secara

meliputi:
akuisisi, pengolahan,
efisien efektif sistematis preservasi, dan akses
arsip statis

Tujuan

Menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 LEMBAGA KEARSIPAN
(FUNGSI DAN TUGAS: Pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai wilayah yuridiksinya)

❑ Adalah lembaga kearsipan

❑ Adalah ANRI/lembaga
berbentuk satuan kerja
kearsipan nasional
perangkat daerah yang
berbentuk lembaga
melaksanakan tugas
pemerintah nonkementerian
pemerintahan di bidang
yang melaksanakan tugas
kearsipan pemerintahan daerah
negara di bidang kearsipan Nasional Kab/Kota kabupaten/kota yang
yang berkedudukan di
berkedudukan di ibukota
ibukota negara.
kabupaten/kota.
❑ Adalah lembaga kearsipan
Provinsi Perguruan ❑ Adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan kerja
Tinggi berbentuk satuan organisasi
perangkat daerah yang
perguruan tinggi, baik negeri
melaksanakan tugas
maupun swasta yang
pemerintahan di bidang
melaksanakan tugas
kearsipan pemerintahan daerah
penyelenggaraan kearsipan di
provinsi yang berkedudukan di
lingkungan perguruan tinggi.
ibukota provinsi.
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA LEMBAGA KEARSIPAN

Pedoman Akuisisi
Jadwal Retensi Arsip (JRA) Standard Deskripsi Arsip

Arsip statis, dokumentasi

serah terima arsip statis
Pencipta Arsip: BPK RI (daftar, BA, ketetapan, dll) Daftar, inventaris, guide arsip statis
Arsip Permanen Arsip Statis

Verifikasi AKUISISI PENGOLAHAN

Pedoman Preservasi

Kelestarian informasi dan

PRESERVASI fisik arsip

Preventif Kuratif

Penyimpanan, pemeliharaan, reproduksi (alih media), Perawatan, restorasi

perencanaan menghadapi bencana (records disaster)

Pedoman Akses
PENCIPTA ARSIP : BPK RI Prinsip keutuhan,
keamanan, dan
AKSES keselamatan arsip serta
sifat keterbukaan dan
ketertutupan arsip

Publik

Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik (offline, online),

simpul jaringan : SIKN-JIKN)
 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN BPK RI DAN
PENYELAMTAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA

PERKA ANRI NO. 7 TAHUN 2017 TTG GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP
Reformasi MEMORI HISTORIS
REFORMASI BIROKRASI
Birokrasi
Good Governance:
1. Participation
BPK (RB)
RI 2. Rule of Law
3. Transparency
Pengolahan
4.
5.
Responsiveness
Consensus Orientation
Arsip Statis
WARISAN
MEMORI ORGANISASI 6. Equity
7. Effectiveness and
Efficiency
BUDAYA BANGSA
8. Accountibility
9. Strategic Vision
PENGAWASAN PENGELOLAAN AKSES PUBLIK
TERTIB ARSIP
KEARSIPAN ARSIP DINAMIS TERHADAP ARSIP
DINAMIS PENYELAMATAN
(EKSTERNAL/ DI LINGKUNGAN Akuisisi STATIS
DILINGKUNGAN ARSIP STATIS BPK RI SBG
INTERNAL) BPK RI Arsip Statis
BPK RI BPK RI MEMORI KOLEKTIF
BANGSA
DI ANRI
KPIP

PEMBINAAN KEARSIPAN Preservasi

(EKSTERNAL/ INTERNAL) Arsip Statis

BPK RI ANRI
04 PENYELENGGARAAN
SIKN-JIKN
 E-GOVERNMENT
TRANSFORMASI PENYELENGGARAAN
PEMERINATAHAN
“Bukan negara besar yang dapat
mengalahkan negara kecil, bukan
negara kuat yang dapat
mengalahkan negara lemah,
tetapi negara cepat yang dapat
mengalahkan negara lambat.”

”Penerapan sistem
pemerintahan berbasis
elektronik dan satu data
indonesia merupakan
keharusan (bukan pilihan)
sebagai pondasi
penyelenggaraan
pemerintahan dan
pelayanan publik.”
 TRANSFORMASI PENGELOLAAN ARSIP

The Archive Management

Have Changed
World
Screen

Towards Electronic
Room Archive Systems

Mengelola arsip berbasis elektronik dengan

menggunakan komputer dan internet sebagai alat.
ANRI menbangun dan menyelenggarakan:
▪ Aplikasi Sistem Infomasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi
(Aplikasi Srikandi) Perpres No. 95/2018 ttg SPBE
▪ Aplikasi Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis
▪ Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
 Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)

▪ SIKN adalah sistem informasi arsip ▪ SIKN berfungsi:

secara nasional yang dikelola oleh
ANRI yang menggunakan sarana
jaringan informasi kearsipan
nasional.
▪ Untuk mendukung pengelolaan arsip
dalam rangka memberikan informasi
yang autentik dan utuh dari lembaga
negara, pemda, PTN, dan BUMN/D,
ANRI bertanggung jawab
membangun dan mengelola SIKN.
✓ mewujudkan arsip sebagai tulang
punggung manajemen penyelenggaraan
negara;
✓ menjamin akuntabilitas manajemen
penyelenggaraan negara;
✓ menjamin penggunaan informasi hanya
kepada pihak yang berhak; dan
✓ menjamin ketersediaan arsip sebagai
memori kolektif bangsa.
LANJUTAN: SIKN-JIKN
▪ Dalam melaksanakan fungsi SIKN ANRI
▪ Penyelenggaraan SIKN-JIKN dilaksanakan oleh:
membentuk jaringan informasi
✓ ANRI sebagai pusat jaringan nasional;
kearsipan nasional (JIKN)
✓ Unit kearsipan (lembaga negara, BUMN);
▪ JIKN adalah sistem jaringan informasi
✓ Lembaga kearsipan (nasional, provinsi,
dan sarana pelayanan arsip secara
kabupaten/kota, PTN, dan BUMD) sebagai
nasional yang dikelola oleh ANRI, yang
simpul jaringan
berfungsi untuk meningkatkan:
✓ akses dan mutu layanan kearsipan
▪ Penyelenggaraan SIKN-JIKN yang
kepada masyarakat;
dilaksanakan oleh unit kearsipan dan
✓ kemanfaatan arsip bagi lembaga kearsipan dikoordinasikan oleh
kesejahteraan rakyat; dan ANRI.
✓ peran serta masyarakat dalam
bidang kearsipan.
 TANGGUNG JAWAB ANRI DAN UNIT KEARSIPAN BPK RI

ANRI SBG PUSAT JARINGAN UNIT KEARSIPAN BPK RI SBG

SIMPUL JARINGAN
▪ penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis
yang diselenggarakan oleh BPK RI dalam daftar ▪penyediaan informasi kearsipan yang disusun
arsip dinamis; dalam daftar arsip dinamis BPK RI;
▪ penyediaan informasi kearsipan arsip statis BPK RI ▪penyampaian daftar arsip dinamis BPK RI; kepada
yang disusun dalam daftar arsip statis nasional; ANRI sbg pusat jaringan nasional;
▪ pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis ▪pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis
BPK RI dan arsip statis dalam JIKN secara nasional; BPK RI dalam JIKN;
▪ layanan informasi kearsipan BPK RI melalui JIKN; ▪penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan
▪ pengelolaan sistem dan jaringan; dinamis BPK RI melalui JIKN; dan
▪ evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan ▪evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan
JIKN sebagai pusat jaringan nasional; dan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan
▪ koordinasi unit kearsipan BPK RI sbg simpul jaringan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.
dalam satu kesatuan JIKN.
 Pusat Jaringan Nasional DAFTAR
Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI)
“ARSIP NASIONAL”
(arsip dinamis +statis)

Pusat Jaringan Provinsi DAFTAR Lembaga

“ARSIP PROVINSI” Kearsipan Provinsi
(arsip dinamis+statis)

DAFTAR Lembaga DAFTAR Lembaga

“ARSIP KAB/KOTA” Kearsipan “ARSIP PTN” Kearsipan PTN
(arsip dinamis+statis) Kab/Kota (arsip dinamis+statis)

BPK RI DAFTAR Lembaga DAFTAR DAFTAR SKPD DAFTAR BUMD DAFTAR SKPD DAFTAR BUMD
ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS BUMN ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS
Negara Provinsi Provinsi Kab/Kota Kab/Kota

DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR DAFTAR
ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK

UP = Unit Pengolah, UK = Unit Kearsipan

05 ORGANISASI KEARSIPAN
 ORGANISASI KEARSIPAN
ORGANISASI KETERANGAN
Unit Kearsipan Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan

Dibentuk secara berjenjang pada pencipta arsip (Unit

Kearsipan 1, 2, 3)

Lembaga Kearsipan Lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Dibentuk pada tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota,

perguruan tinggi
 ORGANISASI KEARSIPAN (Lanjutan)
ORGANISASI KETERANGAN
International Council on Archives Organisasi kearsipan internasional di
(ICA) bawah naungan Unesco PBB

South East Asian Region Branch Organisasi kearsipan internasional

International Council on Archives sebagai cabang ICA di Asia Tenggara
(SARBICA)

South East Asia Pasific on Audio Organisasi kearsipan internasional

Visual Archives wilayah Asia Pasifik yang konsen
(SEAPAVA) terhadap arsip audio visual
 ORGANISASI PROFESI KEARSIPAN (Lanjutan 1)
ORGANISASI KETERANGAN
Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Organisasi profesi arsiparis Indonesia yang
berpusat di Ibu Kota Negara dan memiliki cabang
di seluruh wilayah Indonesia

Records Management Association of Asosiasi arsiparis Australia yang profesi kerjanya di

Australian (RMAA) bidang pengelolaan dinamis

Association of Records Manager and Asosiasi arsiparis Amerika yang profesi kerjanya di
Administration (ARMA) bidang pengelolaan dinamis

Philippines Records Managers Asosiasi arsiparis Filipina yang profesi kerjanya di

Association (PRMA) bidang pengelolaan dinamis
06 SUMBER DAYA DAN
SANKSI KEARSIPAN
 SUMBER DAYA KEARSIPAN

• Central file - pusat arsip:-depot ruangan/gedung • Unit kearsipan

untuk mengelola arsip aktif-inaktif-statis
• Lembaga kearsipan
• Peralatan : rak arsip, lemari arsip, boks, mesin
untuk mengolah, merawat, dan digitalisasi arsip, dll.
• Aplikasi/sistem dan Jaringan informasi kearsipan PRASANA DAN
ORGANISASI
SARANA

SDM PENGELOLAAN
PENDANAAN
ARSIP DINAMIS

Digunakan untuk:
Seseorang yang memiliki fungsi dan tugas mengelola arsip: • perumusan dan penyusunan kebijakan
• Pejabat struktural di bidang kearsipan • pembinaan kearsipan
• Arsiparis • pengelolaan arsip
• Pengelola arsip • research
Kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang • pengembangan SDM
memiliki kemandirian dan independen dala melaksanakan • training
fungsi dan tugasnya. • prasarana dan sarana
 SANKSI TERKAIT KEARSIPAN
Berupa
Teguran Tertulis, Penundaan
Kenaikan Gaji Berkala,
Penundaan Kenaikan Pangkat,
Pembebasan dari Jabatan
terhadap
• Lembaga negara, pemda,
perguruan tinggi negeri, BUMN/D
tidak menjamin akses arsip bagi
kepentingan publik
• Lembaga negara, pemda,
perguruan tinggi negeri, BUMN/D
tidak membuat tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, JRA, sistem
klasifikasi keamanan dan akses
arsip
• Lembaga negara, pemda,
perguruan tinggi negeri, BUMN/D
tidak menyediakan arsip dinamis
bagi pengguna arsip yang berhak
Pasal 80 Ayat (1), (2), (3) UU 43/2009: Kearsipan
Berupa
Pidana Penjara atau Denda
(2-10 Tahun. 25-500 Juta)
terhadap
Setiap orang yang:
• Dengan sengaja menguasai dan
atau memiliki arsip negara untuk
kepentingan sendiri atau orang lain
Administrasi Pidana yang tidak berhak
• Dengan sengaja menyediakan
arsip dinamis kepada pengguna
yang tidak berhak
• Dengan sengaja tidak menjaga
keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip negara yang
terjaga
• Dengan sengaja tidak menjaga
kerahasiaan arsip tertutup
• Dengan sengaja memusnahkan
arsip di luar prosedur yang
sebenarnya
•
Pasal 81, 82, 83, 85, 86 UU 43/2009: Kearsipan
SEKIAN TERIMA KASIH
semoga bermanfaat ...

(BPK RI – ANRI)