KEARSIPAN

Pemahaman, Fungsi
Pertemuan II, 6-9-2022

Dosen Pengampu:
1. Ganis Chandra P., M.A.
2. Dedy Dwi Putra, M.Hum
 ARSIP
Rekaman kegiatan atau Peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa, dan bernegara (UU No.43 Tahun
2009).
A collection of historical documents or records of a government, a
family, a place or an organization; the place where these records
are stored (Oxford Dictionary)

KEARSIPAN : hal-hal yang berkenaan dengan Arsip

 ARSIP
“Setiap dokumen yang tertulis, tercetak, atau terekam,
dalam bentuk huruf, angka, suara atau gambar, yang
memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas
(kartu, formulir, surat), film (slide, ,ikro film), media
komputer (dvd, piringan hitam, dsb) kertas salinan, dan
lain-lain.”
 FUNGSI ARSIP

Aktif
Arsip Dinamis (Record)
In-Aktif
ARSIP
Vital
Arsip Statis

Dinamis Anglo – Saxon : dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan,

pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lainnya (Sulistyo-Basuki, 2003)
 Aktif = masih sering dipergunakan untuk kelangsungan kerja/frekuensi penggunaan
tinggi.
 In-aktif = jarang digunakan / frekuensi penggunaan menurun
 Vital = keberadaannya adalah persyaratan dasar kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak tergantikan apabila rusak/hilang (UU No.43 Tahun 2009)

Statis : tidak dipergunakan langsung untuk keseharian/memiliki nilai kesejarahan

 FUNGSI ARSIP

1. Sumber ingatan / memori  untuk mengingat kembali

informasi yang terekam dalam arsip.
2. Pengambilan keputusan  data dan informasi didalam
arsip menjadi bahan pertimbangan untuk keputusan. Eg.
Preambule UUD: tujuan negara  setiap kegiatan arahnya
harus kesana.
3. Sebagai Bukti atau Legalitas
4. Pelestarian
FUNGSI ARSIP

STUDI KASUS

Kasus sipadan dan ligitan Kalimantan Timur

- Dibawa ke peradilan internasional ( International Court of
Justice Den Haag Belanda
- Indonesia & Malaysia sama menunjukkan bukti perjanjian
pemerintah belanda & inggris 20 Juni 1981
- Juga mempertimbangkan bukti2 arsip lain, Indonesia <
Malaysia
Pemahaman
DOKUMEN
 Menurut Sulistyo-Basuki dam buku Teknik dan Jasa Dokumentasi (1992),
bahwa dokumen adalah sebuah objek yang menyajikan informasi. Dokumen
merupakan wahana wadah pengetahuan dan ingatan manusia, karena
dalam dokumen disimpan pengetahuan yang diperoleh manusia serta
segala sesuatu yang diingat oleh manusia dituangkan dalam bentuk
dokumen.

 Dokumen meliputi segala sesuatu yang memiliki tulisan atau terdapat

marka, angka, simbol, atau lubang (perforasi) yang memiliki makna bagi
orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya; atau segala sesuatu
yang dapat menghasilkan suara, citra, tulisan dengan atau tanpa bantuan
alat; peta, cetak biru, rencana, gambar, atau foto (Kennedy, 1998).
 DOKUMEN & ARSIP
Dapat dikatakan bahwa:
Dokumen adalah bagian dari Arsip /
Dokumen melekat pada Arsip itu sendiri
Semua Arsip adalah dokumen tetapi
belum tentu semua dokumen adalah arsip
 PERAN ARSIP

Sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat

pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-
tepatnya
URGENSI PENGELOLAAN ARSIP

Pengelolaan Arsip

Bertujuan untuk menjamin

ketersediaan arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan sebagai
alat bukti yang sah – pelaksanaan
fungsi dan tugas lembaga
 Tugas Pemerintah

1. Penyelenggaraan Tata Kearsipan di seluruh aparatur

2. Menentukan syarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk
dalam naskah-naskah
3. Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi
pendidikan tenaga ahli kearsipan. Pemerintah pun mengatur
kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan.
Selain itu pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk
menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan
fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
 Organisasi Kearsipan

Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka

pemerintah membentuk organisasi kearsipan:
1. Unit-unit Kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan
badang-badan pemerintahan pusat dan daerah
2. Arsip nasional di pusat pemerintahan
3. Arsip nasional di tiap-tiap propinsi dan kabupaten, yang untuk
selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah
 Kewajiban

 Arsip nasional pusat wajib menyimpan, memelihara dan

menyelamatkan arsip dari lembaga negara dan badan pemerintah
pusat
 Arsip nasional daerah wajib menyimpan, memelihara dan
menyelamatkan arsip dari lembaga dan badan pemerintah pusat di
tingkat daerah.
 Arsip nasional pusat dan daerah wajib menyimpan, memelihara
dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badang swasta
dan/atau daerah.
 Lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat
maupun daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan
menyelamatkan arsip sebagaimana yang dimaksud diatas.