PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PONDOK PEANTREN
 Profil Narasumber

Nama • : SITI ROKAYAH, S. Sos

Jabatan No • : Arsiparis Ahli Madya
No hp/email •
: 081 331 710 910 /sitirokayah74@gmail.com
Rumah
• : Perumahan Taman Aloha B5 No. 4 Sidoarjo
Kantor
• : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov
Jawa Timur
• Jln. Menur Pumpungan 32 Surabaya
BEBERAPA PERMASALAHAN TENTANG
KEARSIPAN DI PONDOK PESANTREN ?

• Belum dipahami aturan pengelolaan arsip yang

benar: Tata Naskah, Klasifikasi, retensi / jangka
simpan arsip dan penyusutan arsip
• Keterbatasan sarana dan prasarana simpan
arsip
• Keterbatasan SDM /Petugas pengelola arsip
• Minimnya anggaran untuk kearsipan
• Kurangnya sosialisasi dan pembinaan

3
 PROBLEM PENGABAIAN ARSIP
ARSIP tidak tertangani dengan baik
dan benar:

Dampaknya:
-Kalah dalam proses hokum di pengadilan
-hilangya aset lembaga
-konflik pribadi, sosial, perbatasan
-hilangnya bukti-bukti sejarah

31/10/2022 4
PENGERTIAN KEARSIPAN

Adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangn T.I. dan
komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh negara, pemda, lembaga
pendidikan, perusahaan, orsospol dan
perorangan dalam kehidupan bermasy,
berbangsa dan bernegara.

Ismi. sosialisasi layanan arsip 2015.

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

4. PENYAJIAN/LAYAN
AN INFORMASI
3. PERAWATAN
DAN
PEMELIHARAAN

PENYIMPANAN
2. PENGOLAHAN
(ARRANGEMENT &
DESCRIPTION)
1.AKUISISI
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. menyediakan memori organisasi dan memori

kolektif bangsa (Pondok Pesantren);
2. menyediakan produk-produk informasi
secara
tematis
3. menentukan arah kebijakan kearsipan;
4. menyediakan informasi perorangan;
5. menjalin hubungan kerja antar lembaga;
6. menyediakan pelayanan penelitian;
7. menyediakan bukti pertanggungjawaban
nasional dan bahan bukti otentik
 PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP
STATIS

 PRINSIP ORIGINAL ORDER, ADALAH

PENATAAN ARSIP STATIS SESUAI
PENATAAN KETIKA ARSIP TERSEBUT
MASIH DINAMIS;
 PRINSIP PROVENANCE, ADALAH PRINSIP
YANG MASIH MEMPERTAHANKAN
LEMBAGA PENCIPTA ARSIP KETIKA ARSIP
MASIH DINAMIS
 SIFAT ARSIP STATIS

1. PADA PRINSIPNYA ARSIP STATIS BERSIFAT TERBUKA

UNTUK UMUM (OPEN TO PUBLIC);
2.SEBAGIAN ARSIP DIPERTIMBANGKAN TERTUTUP
DENGAN ALASAN KEAMANAN NASIONAL, SENSITIVITAS
PERORANGAN, ALASAN PERUDANGAN, DLL; PENETAPAN
TERTUTUP OLEH KEPALA LK DILAPORKAN KEPADA DPR/D
3.PERLU ADANYA PEMBATASAN BERAPA LAMA ARSIP
TERSEBUT DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM, DI BEBERAPA
NEGARA PEMBATASAN TERSEBUT 3O TAHUN,
4.WALAUPUN TERTUTUP TETAPI UNTUK
KEPENTINGAN PENELITIAN, PENYIDIKAN DAN
PENYELIDIKAN ARSIP TERSEBUT
DAPAT DIBUKA
 LANJUTAN

 jika pencipta arsip memberikan

persyaratan tertentu maka akses harus
dilakukan sesuai persyaratan
tersebut;
 arsip statis yang dinyatakan tertutup
dapat dibuka setelah 25 tahun setelah
melewati masa penyimpanannya, kepala
lk dapat menyatakan arsip menjadi
terbuka;
 lk memiliki kewenangan menetapkan
keterbukaan arsip dengan pertimbangan
 KRITERIA ARSIP
STATIS
 arsip yang mempunyai nilai informasi mengenai
kesejarahan tentang suatu peristiwa atau kegiatan;
 arsip yang mempunyai nilai informasi yang tinggi,
mengenai iptek sebagai akibat penelitian
murni/terapan, mengenai orang, tempat, benda,
fenomena dan masalah;
 arsip mengenai perumusan dan pelaksanaan
kebijakan;
 arsip mengenai fakta dan keterangan
tentang
bagaimana lembaga diciptakan, tugas dan
fungsi;
 arsip mengenai bukti kekuatan hukum, hak dan
kewajiban warga negara dan pemerintah termasuk
bahan bukti peradilan.
 JENIS ARSIP STATIS

1. ARSIP MENGENAI KEBIJAKAN ORGANISASI

2. ARSIP TENTANG PEJABAT NEGARA
3. ARSIP TENTANG BUKTI KEBERADAAN,
LIKUIDASI, PENGGABUNGAN ORGANISASI
(TUGAS FUNGSI, STRUKTUR, JOB DES,
SEJARAH PENDIRIAN, DLL)
4. ARSIP HASIL PENELITIAN/PRESTASI
KERJA
5. ARSIP TENTANG PRODUK YANG BERNILAI
TEKNOLOGI
6. ARSIP TENTANG FENOMENA
7. ARSIP MENGENAI BANGUNAN YANG
MONUMENTAL
8. ARSIP TENTANG TOKOH NASIONAL,
ESELON
I, DAN ARSIP TENTANG BATAS
 BENTUK DAN CORAK ARSIP

KERTAS/TEKSTUAL;
FOTO;
FILM;

PETA;
GAMBAR TEKNIK;
VIDEO;
MICROFILM;
ELEKTRONIK;
KASET REKAMAN SUARA
 KHASANAH ARSIP STATIS

•PERIODE VOC (1602-1800);

•PERIODE HINDIA BELANDA
(1800-1946);
•PERIODE INGGRIS (1811-
1816);
•PERIODE JEPANG (1942-
1945);
•PERIODE REPUBLIK (1945-
20….)
KHASANAH ARSIP STATIS
SAMPAI TAHUN 2021
AKUISISI
 MERUPAKAN SALAH SATU
USAHA PENYUSUTAN
ARSIP DENGAN CARA
PENARIKAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP
YANG BERNILAI GUNA
PERMANEN DALAM USAHA
MENAMBAH DAN
MELENGKAPI KHASANAH
KEARSIPAN YANG
DISIMPAN PADA LEMBAGA
KEARSIPAN
TUJUAN AKUISISI

 PENYELAMATAN ARSIP
YANG BERNILAI GUNA
PERMANEN;
 PENAMBAHAN
KHASANAH KEARSIPAN
STATIS SEBAGAI
MEMORY COLLECTIVE
BANGSA;
 MENYAJIKAN ARSIP
UNTUK KEPENTINGAN
PENGGUNA SECARA
LENGKAP DAN AKURAT;
 KEBIJAKAN PENYELAMATAN
ARSIP STATIS
 Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) mengelola arsip statis skala
nasional dari Lembaga negara, ormas, orpol dan perorangan;
 Akuisisi adalah proses penyelamatan arsip statis untuk
penambahan khasanah arsip melalui penarikan, pembelian,
tukar- menukar;
 Akuisisi dilakukan bagi arsip yang berada di dalam maupun
luar negeri, sesuai dengan prosedur;
 Tanggungjawab penyelamatan arsip lembaga negara yang
digabung dan/atau dibubarkan dilakukan oleh LKD bersama
dengan Pencipta arsip yang bersangkutan;
 Untuk menambah khasanah dalam rangka penyelamatan
arsip
statis dapat dilakukan dengan wawancara sejarah lisan
(tokoh pondok pesantren)
PROSEDUR
AKUISISI

 Pendataan (pemilik,
lokasi volume, sistem
penataan kurun waktu,
jenis media arsip);
 Penataan (baik fisik
maupun intelektual
arsip);
 Penilaian
 Pelaksanaan akuisisi
(serah terima arsip,
BA, dll)
 PRINSIP AKUISISI

Akuisisi dilakukan terhadap arsip statis yang telah

diverifikasi secara langsung (melalui JRA yang telah
disetujui) atau secara tidak langsung (melalui daftar
arsip dari arsip hasil pembenahan sebelum adanya
jra);
LK wajib membuat DPA (daftar pencarian arsip) dan
mengumumkan kepada publik;
Setiap orang yang memiliki/menyimpan arsip tersebut
wajib menyerahkan kepada ANRI/LK sesuai yang
disyaratkan dalam pengumuman DPA;
LK melakukan akuisisi dari lembaga pendidikan swasta
dan perusahaan swasta dari anggaran negara/LN
Akuisisi dilakukan sebagai peralihan tanggung jawab
pengelolaan dari pencipta kepada LK
DAFTAR PENCARIAN ARSIP
 DAFTAR PENCARIAN ARSIP

 Daftar arsip yang mempunyai nilaiguna

kesejarahan baik yang telah diverifikasi
secara langsung (lewat JRA yang telah
disahkan) maupun tidak langsung (dari
daftar arsip) oleh lembaga kearsipan, dicari
oleh lembaga kearsipan dan diumumkan
kepada publik;
 konsepsinya adalah untuk jenis arsip seperti
Arsip Hari Jadi Kabupaten Pasuruan, Arsip
Berdirinya Pondok Sidogiri
 PENILAIAN ARSIP STATIS

BELUM ADA JRA:

•BERDASAR JRA:
a. PEMERIKSAAN a. PENGELOMPOKKAN/
NASKAH/BERKAS SESUAI REKONSTRUKSI ARSIP
JRA YANG SALING BERKAITAN
b. MENILAI APA SESUAI b. PENILAIAN SERI ARSIP
JANGKA SIMPAN APA MUSNAH, SIMPAN
c. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP SEMENTARA, ATAU
STATIS PER INSTANSI PERMANEN
d. PENERIMAAN ARSIP STATIS c. PEMERIKSAAN FISIK
INSTANSI DAN KELENGKAPAN
SERI ARSIP
PENGOLAHAN ARSIP STATIS
 PENGOLAHAN
(DESCRIPTION AND ARRANGEMENT)

 MERUPAKAN PROSES KEGIATAN

PENATAAN ARSIP STATIS SECARA
INTELEKTUAL DAN FISIK SESUAI DENGAN
PRINSIP KEARSIPAN YANG BERLAKU
DENGAN PEMBUATAN DAFTAR SEBAGAI
SARANA BANTU PENEMUAN KEMBALI
 SARANA PENEMUAN DAPAT BERUPA
DAFTAR ARSIP, INVENTARIS , GUIDE ARSIP
 DATA MINIMAL DALAM DAFTAR
ARSIP/INVENTARIS

1. NOMOR URUT
2. SUBYEK/MASALAH
3. DESKRIPSI ARSIP
4. WAKTU PENCIPTAAN
5. JUMLAH ARSIP
6. KETERANGAN ARSIP
7. LOKASI PENYIMPANAN
8. KHASANAH ARSIP
ISI INVENTARIS ARSIP

1. SEJARAH ORGANISASI PEMILIK/ASAL

2. SEJARAH PENYERAHAN ARSIP
KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN (SIAPA
YANG MENYERAHKAN DAN MENERIMA,
DIOLAH OLEH SIAPA, JUMLAH)
3. SEJARAH DARI ARSIP YANG
DISERAHKAN DAN KOLEKSI APA
SAJA
4. DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN
5. CARA PENEMUAN KEMBALI
6. KETERANGAN SEPERLUNYA
 PERAWATAN ARSIP STATIS

 PENCEGAHAN TERHADAP KERUSAKAN

FISIK/INFORMASI (MEMBERSIHKAN KONDISI FISIK,
MENSTERILKAN DARI UNSUR PERUSAK,
PENGONTROLAN FISIK DAN TEMPAT
PENYIMPANAN ARSIP)
 RESTORASI ARSIP YANG RUSAK DENGAN
DEASIDIFIKASI/PENETRALAN ASAM, MENAMBAL
DAN MENYAMBUNG, LAMINASI,ENKAPSULASI
(PELAPISAN ARSIP DENGAN JENIS KERTAS
TERTENTU KARENA RAPUH ATAU RUSAK),
LEAFCASTING (DENGAN MENGGUNAKAN BUBUR
KERTAS)
 Risk Assesment
penilaian kerusakan arsip

 penentuan nilai kuantitatif risiko yang berkaitan dengan ancaman bahaya

terhadap arsip, prasarana dan sarana kearsipan yang dipakai untuk
menyimpan khasanah arsip kertas
 Penilaian mengacu pada pedoman Penilaian Kerusakan Arsip Kertas
sebagai acuan bagi lembaga kearsipan untuk mengidentifikasi dan
mengategorikan jenis dan tingkat kerusakan arsip kertas serta faktor
penyebabnya.
29

kerusakan pada jilidan dan blok teks;

kerusakan karena kimia;
kerusakan karena mekanis;
kerusakan karena hama; dan
kerusakan karena air
 Kategori kerusakan arsip
Kerusakan ringan Kerusakan sedang
Kerusakan pada objek Kerusakan dokumen
tidak diperburuk arsip tidak bertambah
ketika dokumen arsip parah jika ditangani
ditangani (ketika dengan tenang dan
dipindahkan, misalnya, hati-hati. Namun, jika
atau dibuka potongan mengalami
halamannya) penanganan atau
perlakuan yang agak 30
terlalu kasar,
kemungkinan besar
kerusakannya akan
semakin parah
Kerusakan berat
Bahkan penanganan
dokumen arsip
yang hati-hati dan
telaten (misalnya,
saat membuka
halaman) akan
memperburuk
kerusakan yang ada
 Kategori kerusakan arsip
Kerusakan jilidan
• Buku jilidan rusak
melengkung
• Masih bisa diakses

Penyebab
• Tempat simpan yang tidak layak
Ilustrasi
• Kerusakan karena salah Gambar diatas menunjukkan jilidan
handling dan cara membawa yang mengalami
31
kerusakan
yang tidak benar lengkungan
 Kategori kerusakan arsip
Kerusakan Jahitan
• Buku jilidan rusak
karena Benang yang
kendor atau rusak pada
jahitan

32
 Kategori kerusakan Arsip film
Vinegar Syndromme
Reaksi kimia pada film di dalam
canister plastik membentuk asam
asetat, menyebabkan film menjadi
asam, rapuh, dan menyusut, dan
menyebar ke dalam emulsi gelatin atau
ke udara menciptakan bau asam yang
keras
Ilustrasi
Gambar menunjukkan film asetat meleleh, menyusut,
Penyebab kehilangan fleksibilitas, ikal, berminyak dan bau
33

• Tempat simpan yang tidak asam.

layak
ALIH MEDIA ARSIP
 PENYELAMATAN FISIK
DAN INFORMASI

 Membuat Duplikasi Arsip

Dari Satu Media Yang Sama;
 Alih Media Ke Bentuk Media
Yang Lain
LAYANAN INFORMASI
KEARSIPAN
LAYANAN INFORMASI/ REFERENCE SERVICES

PROSES KEGIATAN ATAU UNIT

KERJA YANG MEMBERIKAN
PELAYANAN KEPADA PENELITI,
SEJARAWAN ATAU PENGGUNA
LAINNYA DALAM USAHA
MEMANFAATKAN KHASANAH ARSIP
YANG DIMILIKI
 KEGIATAN LAYANAN
INFORMASI
 membantu users mencari dan
menemukan arsip yang dibutuhkan;
 membantu dalam penggunaan peralatan
dan sarana bantu penemuan kembali,
seperti daftar arsip, inventaris, SIKS;
 membantu penelusuran arsip secara
tematis;
 memberikan bimbingan/counseling
 BENTUK DAN SARANA
LAYANAN

 penyediaan lingkungan yang memadai untuk

peneliti, misalnya tata cara peminjaman, jam
kerja, penggunaan sarana bantu
 penyediaan informasi dan bimbingan,
memberikan konsultasi, melayani permintaan
lewat surat, telpon, internet;
 menyediakan sarana pendukung layanan,
misalnya finding aids, buku referensi,
penemuan dan penempatan kembali arsip,
sarana reproduksi, dll;
 sarana pendukung bagi pengguna dan staf
seperti toilet, kantin, locker dll.
PUBLIKASI
 PUBLIKASI
KEARSIPAN
usaha untuk memperkenalkan dan
menyebarluaskan atau diseminasi
kegiatan kearsipan kepada pihak luar
agar kegiatan kearsipan mendapat
perhatian dan penghargaan serta dapat
dirasakan manfaatnya oleh pengguna
 TUJUAN PUBLIKASI
 menyebarluaskan kegiatan kearsipan
 menyadarkan pengguna akan pentingnya
arsip
 sarana pengembangan ilmu dan
penerapan
 menarik pengguna untuk dapat
memanfaatkan khasanah arsip
 membantu pengguna dalam mengatasi
permasalahan
 sarana komunikasi antar profesi
 menciptakan bahan rujukan
 MEDIA PUBLIKASI

1. LISAN BERUPA PENYULUHAN

DAN BIMBINGAN;
2. MEDIA CETAK, MASS MEDIA,
BROSUR, BUKU, PEDOMAN,
MODUL;
3. AUDIO VISUAL, FILM, VISUALISASI,
VCD;
4. ELEKTRONIK, SEPERTI RADIO, TV,
WEB SITE/INTERNET;
5. DIORAMA
 KEGIATAN PUBLIKASI

 menerbitkan majalah kearsipan

 membuat visualisasi kearsipan
 pameran kearsipan
 promosi/penyebaran brosur
 publisitas, press release, konferensi pers,
road show
 penerbitan naskah sumber
 seminar/workshop
 diklat, bimbingan, penyuluhan, konsultasi
kearsipan
VISUALISASI
 VISUALISASI
KEARSIPAN

 peragaan dan simulasi secara visual dari

beberapa kegiatan kearsipan misalnya
filing dari proses penggunaan sarana,
langkah pemberkasan, peminjaman arsip
statis dan repro, penyimpanan arsip statis
PAMERAN KEARSIPAN
 PAMERAN KEARSIPAN
 menyajikan secara visual arsip yang menarik
baik dalam bentuk kertas, foto, film dengan
disediakan katalog daftar arsip yang
dipamerkan
 dipublikasikan secara umum
 lay out ruangan yang tertata
 judul/caption singkat dan jelas
 sarana pendukung yang memadai seperti
buku tamu, alunan musik, pemandu
yang ramah, lokasi yang mudah
dijangkau
 TEKNIK PENULISAN NASKAH SUMBE

 judul buku/naskah disesuaikan dengan tema

serta khasanah yang dimiliki;
 alurnya dibuat sedemikian rupa sehingga
antar bab mempunyai korelasi yang
jelas;
 setiap bab atau sub bab melampirkan
surat/dokumen dan sumbernya serta
abstraksinya atau penjelasan;
 dapat berupa buku atau dapat berupa kisah
sejarah suatu wilayah tertentu yang
dinamakan “citra daerah dalam arsip”
NASKAH SUMBER