PERSIAPAN IMPLEMENTASI

SIKD
DENGAN PENGUATAN
4 INSTRUMEN NSPK
BAGI BUMN DAN PTN
DI HOTEL MIRAH
BOGOR

DRS. SUMRAHYADI, MIMS

DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT
ARSIP NASIONAL RI
sumrahyadi@yahoo.com
 SEPINTAS PERKENALAN
 SUMRAHYADI, MIMS
 KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961;
 JL. TIRTA MULYA II NO. 36 SERAB, TIRTAJAYA DEPOK;
 sumrahyadi@yahoo.com
 HP. 08129638169
 PEKERJAAN :
* ANRI (DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT), GOL IV D
* STAF PENGAJAR UI, STIA-LAN;
* STAF PENGAJAR PTS;
 PENDIDIKAN:
* MASTER INFORMATION MANAGEMENT, MONASH
UNIV. MELBOURNE, AUSTRALIA;
* S 1 ADMINISTRASI NEGARA, UNIVERSITAS
PADJADJARAN, BANDUNG;
* HUMAN RESOURCES MANAGEMENT, USA;
* STRATEGIC MANAGEMENT, WASHINGTON, DC;
* INTERNATIONAL MANAGEMENT, USDA, USA;
* RECORDS MANAGEMENT IN SERVICES OF
DEMOCRACY, STOCKHOLM, SWEDIA;
* STRATEGIC MANAGEMENT, MALAYSIA;
*MANAGING DIGITAL RECORDS, SINGAPORE
*ARCHIVES MANAGEMENT, BELANDA;
* DIKLAT PIM I
* LEMHANNAS, PPRA-51
 VISI PEMBANGUNAN NASIONAL
2015-2019

Terwujudnya Indonesia yang

berdaulat, mandiri dan
berkepribadian
berlandaskan gotong royong
 MISI PEMBANGUNAN NASIONAL
2015-2019
 Menjadikan kamnas yang mampu menjaga kedaulatan wilayah,
menopang kemandirian ekonomi dengan mengamankan SD
maritim dan mencerminkan kepribadian Indonesia sebagai
negara kepulauan;
 Menjadikan masyarakat yang maju, berkesinambungan, dan
demokratis berlandaskan negara hukum;
 Mewujudkan politik LN yang bebas aktif dan memperkuat jati diri
sebagai negara maritim;
 Mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia yang tinggi, maju
dan sejahtera;
 Mewujudkan bangsa yang berdaya saing;
 Mewujudkan Indonesia menjadi negara maritim yang mandiri,
maju, kuat dan berbasis kepentingan nasional;
 Mewujudkan masyarakat yang berkepribadian dalam kebudayaan
 9 AGENDA PRIORITAS
(NAWA CITA)
 Menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan
memberikan rasa aman pada seluruh WN;
 Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis
dan terpercaya;
 Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-
daerah dan desa dalam kerangka NKRI;
 Memperkuat kehadiran negara dalam melaksanakan reformasi sistem dan
penegakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya;
 Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia;
 Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional;
 Mewujudkan kemandirian enonomi dengan menggerakkansektor
strategis ekonomi domestik;
 Melakukan revolusi karakter bangsa;
 Memperteguh kebinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia
 NAWA CITA TERKAIT KEARSIPAN

NAWA CITA KEDUA

Membangun tata kelola

pemerintahan yang bersih,
efektif, demokratis dan
terpercaya;
 BENTUK KEGIATAN
Mewujudkan E-Government, bidang
kearsipan dalam bentuk implementasi
SIKD dan SIKS
Mewujudkan Open Government, bidang
kearsipan dalam bentuk Pembangunan
SIKN dan Pembentukan JIKN
Pengarusutamaan (E-arsip), penerapan
kegiatan kearsipan secara elektronik
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Keseluruhan kegiatan meliputi

kebijakan, pembinaan kearsipan
dan pengelolaan arsip dalam
suatu sistem kearsipan nasional
yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana dan sarana,
serta sumber daya lainnya
 RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN

PENETAPAN KEBIJAKAN
PEMBINAAN KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP DALAM
SUATU SKN YANG DIDUKUNG
OLEH SDM, SARPRAS DAN
SUMBER DAYA LAIN
 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
KEGIATAN PADA
Lembaga Negara;
Pemerintah Daerah;
Lembaga Pendidikan;
Perusahaan;
Organisasi Politik;
Organisasi Kemasyarakatan;
Perseorangan;
Lembaga Kearsipan
 KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN
UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7
 PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN
DAERAH, LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI,
KABUPATEN/KOTA, DAN PERGURUAN TINGGI;
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS;
 PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN;
 ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN
PADA PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN;
 PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN;
 PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA
KEARSIPAN;
 PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP;
 PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN;
 PELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAAN
 PEMBINAAN KEARSIPAN

 1. Sasaran Pembinaan pada Lembaga Negara,Pemerintah

Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik
Organisasi Kemasyarakatan, Perseorangan, Lembaga
Kearsipan ;
 2. Metode Pembinaan, bimbingan, supervisi, fasilitasi,
konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan , sarana
prasarana, dan persetujuan/pertimbangan JRA;
 3. Materi Pembinaan, sistem kearsipan (manual, berbasis TIK-
SIKD/SIKS), Kelembagaan (UK, LKPT), SDM kearsipan
(arsiparis, pimpinan UK dan LK, fungsional umum pengelola
kearsipan), sarpras (persyaratan central file, records center,
Depot arsip statis/arsip berkelanjutan)
 PENGELOLAAN ARSIP
PENGELOLAAN ARSIP MELIPUTI:
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS;
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI
ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF DAN ARSIP
INAKTIF;
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS
DAPAT DILAKUKAN SECARA MANUAL
MAUPUN DENGAN TIK YAITU SIKD DAN SIKS
 PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS

MELIPUTI PENCIPTAAN,
PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN
DAN PENYUSUTAN;
PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA
NASKAH DINAS, KLASIFIKASI, JRA,
KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES;
PENGELOLAAN ARSIPDINAMIS
 1. TAHAP PENCIPTAAN
MELIPUTI KEGIATAN

Pembuatan arsip, harus diregistrasi,

didistribusi dengan pengendalian
Penerimaan arsip, harus diregistrasi
penerima dan distribusi ke unit pengolah
dengan pengendalian
Pembuatan dan penerimaan berdasar
takah dinas, klasifikasi, JRA, Klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis;
Registrasi harus didokumentasikan oleh
unit pengolah dan kearsipan dan wajib
menyimpan serta memelihara
 2. TAHAP PENGGUNAAN

Penggunaan untuk kepentingan pemerintahan dan

masyarakat;
Ketersediaan dan autensitas arsip dinamis tanggung
jawab pencipta arsip;
Pimpinan UP bertanggungjawab ketersediaan,
pengolahan, dan penyajian arsip vital dan aktif;
Pimpinan UK bertanggungjawab ketersediaan,
pengolahan dan penyajian arsip inaktif untuk
penggunaan internal dan publik
Penggunaan berdasarkan kepentingan sistem
klasifikasi dan keamanan akses
 2. PEMELIHARAAN ARSIP

Pemeliharaan meliputi pemeliharaan arsip

aktif, vital, inaktif dan terjaga;
Pemeliharaan melalui kegiatan pemberkasan
dan penyimpanan arsip aktif, penataan arsip
inaktif, penyimpanan arsip dan alih media
arsip;
Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip;
Pemberkasan menghasilan tertatanya fisik dan
informasi dalam bentuk daftar arsip aktif
Daftar tersebut terdiri dari daftar berkas dan
daftar isi berkas
 PENYUSUTAN

Penyusutan berdasarkan JRA;

LN, Pemda, PTN, BUMN/D wajib memiliki JRA
yang ditetapkan oleh pimpinan setelah dapat
persetujuan dari Ka ANRI;
JRA PTS, perusahaan swasta, ormas orpol
ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat
pertimbangan Ka ANRI;
Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasar
pedoman
INSTRUMEN pengelolaan
KEARSIPAN DINAMIS
TATA NASKAH
DINAS
 TATA NASKAH DINAS
Penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah
dinas serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan;
Di dalamnya meliputi kewenangan
penandatanganan, penggunaan logo dan lambang
negara, dan kegiatan penciptaan lainnya
KLASIFIKASI ARSIP
•
pengelompokan arsip menurut
urusan atau masalah secara logis,
kronologis dan sistematis
berdasarkan fungsi dan kegiatan
organisasi pencipta
• suatu proses dimana arsip
organisasi dapat dikelompokkan
untuk memudahkan penemuan
kembali
 CONTOH KLASIFIKASI
1. KP(KEPEGAWAIAN)
01. FORMASI PEGAWAI 07. PELIMPAHAN WEWENANG
02. PENGADAAN PEGAWAI 08. KESEJAHTERAAN
03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. CUTI;
01. TETAP; 02. KESEHATAN;
02. TIDAK TETAP/HONORER 03. PERUMAHAN;
04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 04. BANTUAN/SUMBANGAN
01. DATA PEGAWAI; 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
02. IJIN/DISPENSASI;
03. ABSENSI;
04. SURAT PERINTAH
05. MUTASI
01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT;
02. PROMOSI;
03. DEMOSI;
04. KENAIKAN PANGKAT;
06. PEMBINAAN
01. PENILAIAN;
02. PENGHARGAAN;
03. HUKUMAN;
JADWAL RETENSI
ARSIP
JADWAL RETENSI ARSIP
SUATU DAFTAR YANG
BERISI SEKURANG-
KURANGNYA JENIS
ARSIP BESERTA JANGKA
WAKTU
PENYIMPANANNYA
SESUAI DENGAN NILAI
KEGUNAAN DAN
DIGUNAKAN UNTUK
PEDOMAN
PENYUSUTAN ARSIP
 DASAR PENENTUAN RETENSI

nilai guna bagi pengguna baik bagi unit kerja

ketika masih aktif, unit kearsipan ketika
menjadi inaktif dan national accountability
sebagai arsip statis;
peraturan perudangan, misalnya undang-
undang perpajakan, dokumen perusahaan,
dll;
nilai ekonomis dan resiko;
keunikan dari arsip
 JENIS JRA BERDASAR
ISI/MUATAN

JRA Fasilitatif (Genaral Disposal

Authority) Untuk Kegiatan Yang
Bersifat Housekeeping
Activities/Pendukung;
JRA Substantif (Records Disposal
Authority), Untuk Kegiatan Yang
Bersifat Utama/Pokok
RINCIAN SUBYEK/FUNGSI FASILITATIF
 HUKUM
 HUMAS
 KEAMANAN
 KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN
LINGKUNGAN HIDUP
 KESEKRETARIATAN
 KEUANGAN
 PERBEKALAN
 PEMELIHARAAN
 PENGAWASAN DAN SISTEM MANAJEMEN
 SUMBER DAYA MANUSIA
 CONTOH SUBYEK/FUNGSI
SUBSTANTIF

untuk lembaga pendidikan seperti

kemahasiswaan, akademis;
untuk perusahaan seperti
pemasaran, produksi;
untuk perbankan seperti nasabah,
transfer;
untuk rumah sakit seperti layanan
medis, dll
 CONTOH JRA KEPEGAWAIAN

JANGKA WAKTU
NO JENIS ARSIP SIMPAN KETERANGAN
AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. FORMASI PEG 2 THN 2 TAHUN MUSNAH

SETELAH THN
ANGGARAN
2. PENGADAAN PEG 2 THN 2 TAHUN MUSNAH
SETELAH
SEMUA
DIANGKAT

3. CUTI 2 TAHUN MUSNAH

1 THN
SETELAH SK
4. KESEJAHTERAAN 2 TAHUN --- MUSNAH
PEGAWAI
5. BERKAS 1 THN 2 THN PERMANEN
PERORANGAN SETELAH
SETELAH HAK/KEWAJIB
PEJABAT NEGARA PENSIUN
 CONTOH JRA KEPEGAWAIAN/SDM
JANGKA WAKTU
NO JENIS ARSIP SIMPAN KETERANGAN
AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. KEBUTUHAN 2 THN 5 TAHUN MUSNAH

SETELAH THN
KARYAWAN ANGGARAN

PENGANGKATAN 2 THN
2. SETELAH SK
5 TAHUN MUSNAH
TERBIT

1 THN
3. CUTI SETELAH SK 2 TAHUN MUSNAH

4. DIKLAT 2 TAHUN 2 TAHUN MUSNAH

EKTERNAL
BERKAS 2 THN
5. 1 THN PERMANEN
PERORANGAN SETELAH
SETELAH HAK/KEWAJIB
DIREKSI
KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP
DINAMIS
 KATAGORI KLASIFIKASI
KEAMANAN ARSIP

sangat rahasia, jika diketahui oleh yang tidak berhak

dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan
wilayah nkri dan keselamatan bangsa (nasional);
rahasia, jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak
dapat terganggunya fungsi penyelenggaraan negara,
sumber daya nasional, ketertiban umum
(instansional);
terbatas, yang dapat mengganggu pelaksanaan
fungsi dan tugas lembaga pemerintahan
(unit/individu);
biasa, tidak membawa dampak yang luas
 KEBIJAKAN DAN PRINSIP

klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis

ditetapkan oleh pimpinan lembaga pencipta;
prinsip keamanan, harus dilihat dari tingkat
keseriusan dari dampak yang timbul jika
disalahgunakan oleh yang tidak berhak;
prinsip akses, hanya dilakukan oleh
pejabat/staf yang mempunyai kewenangan,
pejabat yang lebih tinggi sesuai hierarki
kewenangan.
 HAK AKSES ARSIP DINAMIS
TKT PENENTU PELAKSANA PENGAWAS PUBLIK PENEGAK
KLASIFIKASI KEBIJAKAN HUKUM

BIASA X X X X X

TERBATAS X - X - X

RAHASIA X - X - X

SANGAT X - X - X
RAHASIA
 DAFTAR ARSIP BERDASAR KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN AKSES

KODE JENIS KLAS HAK PERTIM- PENGO-

KLAS ARSIP KEAMAN- AKSES BANGAN LAH
AN
KP.01 FORMASI BIASA SEMUA - KEPEG.
BISA
KP.02 PENGADA BIASA SEMUA - KEPEG.
AN PEG. BISA
-- PERSO- RAHASIA PENENTU, HAK KEPEG.
NAL FILE PENGAW- PRIVASI
AS, PENE-
GAK HUK
 PERSIAPAN PENERAPAN SIKD

 Survey lapangan untuk mengetahui kondisi

kearsipan secara TI dan kearsipan;
 Penyusunan dan penyiapan instrumen;
 Perancangan instrumen kedalam aplikasi
SIKD;
 Implementasi SIKD dan bimbingan
konsultasi;
 Penyerahan SIKD;
 Monitoring dan evaluasi
 SEKIAN
TERIMA KASIH