 PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

Kewajiban Pencipta Arsip

Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 48 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009

Instrumen
Pengelolaan Arsip Dinamis

Tata Naskah KLASIFIKASI Jadwal Retensi Sistem Klasifikasi

Keamanan dan
Dinas ARSIP Arsip (JRA)
Akses Arsip

▪ Ditetapkan oleh masing-masing Pencipta Arsip

▪ Disusun berdasarkan Pedoman yang ditetapkan oleh
Kepala ANRI.
▪ Khusus untuk JRA terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan dari Kepala ANRI
 TATA NASKAH DINAS : panduan pembuatan dan
penerimaan naskah dinas, pengendalian
penciptaan naskah
 KLASIFIKASI ARSIP: dasar pemberkasan,
pengkodean , penomoran naskah dinas
 JADWAL RETENSI ARSIP: pedoman penyusutan
 SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP: pedoman pengelompokan klas akses,
pengendalian penggunaan/akses arsip
 PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
(PSL 40 PP 28)
PEMBERKASAN ARSIP PENATAAN PENYIMPANAN
ALIH MEDIA
AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP

• dilakukan terhadap ▪ Utk kepentingan

arsip yang dibuat • Pemeliharaan • dilakukan thd akses, arsip
dan diterima. inaktif melalui arsip aktif dan dinamis dpt
penataan dan inaktif yg sdh dialihmediakan (psl
• dilaksanakan penyimpanan
berdasarkan didaftar 37)
(psl 43)
klasifikasi arsip. •Arsip aktif ▪ Pimpinan
• Azas aturan menetapkan
• Pemberkasan arsip asli
tanggungjawab
unit pengolah kebijakan alih
aktif menghasilkan • Azas asal usul media
tertatanya fisik dan • Pengaturan •Arsip inaktif ▪ Alih media sesuai
informasi arsip serta fisik tanggungjawab dengan
• Pengaturan unit kearsipan perkembangan
tersusunnya daftar informasi
arsip aktif (daftar (pasal 47) teknologiarsip
• Pembuatan disimpan utk
berkas, daftar isi daftar kepentingan hkm
berkas) (psl 44) ▪ Dibuat berita acara
•(pasal 42) dan daftar arsip(psl
48.49)
PERLU: memahami klasifikasi arsip
ARSIP AKTIF
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan terus menerus (UU
No. 43/2009)
Dalam pengelolaan arsip aktif diperlukan :
- Klasifikasi Arsip Sebagai Dasar
Pemberkasan
KLASIFIKASI ARSIP
 Pengelompokkan arsip menurut Fungsi, Aktifitas ,
Transaksi (rincian aktifitas) secara logis,
kronologis dan sistematis dari suatu Organisasi

 Pengelompokkan arsip ini bertujuan untuk

memudahkan penemuan kembali, penyusutan
arsip

 FUNGSI, AKTIFITAS, TRANSAKSI (primer, skunder,

tersier)
 MISI/TUJUAN DIADAKANNYA PEMERINTAH DAERAH:
MEMPERCEPAT TERWUJUDNYA KESEJAHTERAAN MASY
I. UU NO 23 TH 2014 TENTANG PEMERINTAHAN DAERAH:PSL
10(1)
A. URUSAN PEMERINTAHAN ABSOLUT

Pasal 10 (1) Urusan pemerintahan absolut

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2)
meliputi:
a. politik luar negeri;
b. pertahanan;
c. keamanan;
d. yustisi;
e. moneter dan fiskal nasional; dan
f. agama.
DASAR PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP DAERAH
: ADANYA FUNGSI –FUNGSI
B. URUSAN PEMERINTAH KONKUREN PASAL 1(3) URUSAN PEMERINTAHAN
PILIHAN

Urusan Pemerintahan a. kelautan dan perikanan;

Konkuren Pasal 11 (1) Urusan b. pariwisata;
pemerintahan konkuren c. pertanian;
sebagaimana di maksud dalam
d. kehutanan;
Pasal 9 ayat (3) yang menjadi
kewenangan Daerah terdiri e. energi dan sumber daya
atas : mineral;
 Urusan Pemerintahan Wajib f. perdagangan;
dan g. perindustrian;
 Urusan Pemerintahan Pilihan. h. transmigrasi.
BAGIAN KEEMPAT URUSAN PEMERINTAHAN UMUM PASAL 25 (1) URUSAN
PEMERINTAHAN UMUM SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 9 AYAT (5)
MELIPUTI:

a. pembinaan wawasan kebangsaan dan ketahanan nasional

dalam rangka memantapkan pengamalan Pancasila,
pelaksanaan Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945, pelestarian Bhinneka Tunggal Ika
serta pemertahanan dan pemeliharaan keutuhan Negara
Kesatuan Republik Indonesia;
b. pembinaan persatuan dan kesatuan bangsa;
c. pembinaan kerukunan antarsuku dan intrasuku, umat
beragama, ras, dan golongan lainnya guna mewujudkan
stabilitas kemanan lokal, regional, dan nasional;
d. penanganan konflik sosial sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
5. FUNGSI PENUNJANG: PASAL 219 (1) BADAN SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM
PASAL 209 AYAT (1) HURUF E DAN AYAT (2) HURUF E DIBENTUK UNTUK
MELAKSANAKAN FUNGSI PENUNJANG URUSAN PEMERINTAHAN YANG MENJADI
KEWENANGAN DAERAH MELIPUTI:

a. perencanaan;
b. keuangan;
c. kepegawaian serta pendidikan dan pelatihan;
d. penelitian dan pengembangan; dan
e. fungsi lain sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
 KLASIFIKASI ARSIP PEMDA
a. Klasifikasi arsip dengan menggunakan kode numerik (decimal filing
system: 000-900) pada level fungsi/primer (urusan). Sedangkan
pada Subprimer atau sub fungsi menggunakan angka mulai dari 1
(Sequential numeric filing) , setelah kode fungsi misal : 000.1
(000= UMUM, 1= KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN)
b. Penyusunan klasifikasi level sekunder/kegiatan dan
tertier/transaksi menggunakan pendekatan kearsipan (Perka ANRI
No. 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip)
dimulai angka 1 ( Patricia menyebut: straight numeric, William
Saffady menyebut : Sequential Numeric Filing), Judith Read
Records Management, Ohio 2007 menyebut : the consecutive
numbering method
c. Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar penomoran surat,
pemberkasan arsip, penyusunan Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Utk mewujudkan :
Authenticity, integrity, reliability, useability
d. Penyelarasan instrumen kearsipan menjadi ukuran optimalisasi
aplikasi SRIKANDI
 KESEPAKATAN KODE KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH
DAERAH 13 JULI 2022

NO KODE KLAS PRIMER KODE KLAS SUBPRIMER

PRIMER SEKTOR SUBPRIMER URUSAN/FUNGSI

1 000 UMUM 1 KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN

2 000 UMUM 2 PERLENGKAPAN

3 000 UMUM 3 PENGADAAN

4 000 UMUM 4 PERPUSTAKAAN

5 000 UMUM 5 KEARSIPAN

6 000 UMUM 6 PERSANDIAN

7 000 UMUM 7 PERENCANAAN PEMBANGUNAN

8 000 UMUM 8 ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN

9 000 UMUM 9 PENELITIAN, PENGKAJIAN, DAN PENGEMBANGAN

10 100 PEMERINTAHAN 1 OTONOMI DAERAH

11 100 PEMERINTAHAN 2 PEMERINTAHAN UMUM

12 100 PEMERINTAHAN 3 HUKUM

13 200 POLITIK 1 KESATUAN BANGSA DAN POLITIK

14 200 POLITIK 2 PEMILU

15 300 KEAMANAN DAN 1 SATUAN POLISI PAMONG PRAJA

KETERTIBAN
 KESEPAKATAN KODE KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DAERAH 13 JULI 2022

16 300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN 2 PENANGGULANGAN BENCANA, PENCARIAN, PERTOLONGAN

17 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 1 PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL

18 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 2 PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK

19 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 3 PENDIDIKAN

20 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 4 KEOLAHRAGAAN

21 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 5 KEPEMUDAAN

22 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 6 KEBUDAYAAN

23 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 7 KESEHATAN

24 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 8 AGAMA DAN KEPERCAYAAN

 KESEPAKATAN KODE KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DAERAH 13 JULI 2022

25 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 9 SOSIAL

26 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 10 PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA

27 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 11 PERTAMANAN DAN PEMAKAMAN

28 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 12 KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

29 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 13 KELUARGA BERENCANA

30 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 14 HUBUNGAN MASYARAKAT

31 500 PEREKONOMIAN 1 KETAHANAN PANGAN

32 500 PEREKONOMIAN 2 PERDAGANGAN

33 500 PEREKONOMIAN 3 KOPERASI DAN UKM

34 500 PEREKONOMIAN 4 KEHUTANAN

35 500 PEREKONOMIAN 5 KELAUTAN DAN PERIKANAN

36 500 PEREKONOMIAN 6 PERTANIAN

 KESEPAKATAN KODE KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DAERAH 13 JULI 2022

37 500 PEREKONOMIAN 7 PETERNAKAN

38 500 PEREKONOMIAN 8 PERKEBUNAN

39 500 PEREKONOMIAN 9 PERINDUSTRIAN

40 500 PEREKONOMIAN 10 ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

41 500 PEREKONOMIAN 11 PERHUBUNGAN

42 500 PEREKONOMIAN 12 KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

43 500 PEREKONOMIAN 13 PARIWISATA DAN EKONOMI KREATIF

44 500 PEREKONOMIAN 14 STATISTIK

45 500 PEREKONOMIAN 15 KETENAGAKERJAAN

46 500 PEREKONOMIAN 16 PENANAMAN MODAL

47 500 PEREKONOMIAN 17 PERTANAHAN

48 500 PEREKONOMIAN 18 TRANSMIGRASI

49 600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 1 PEKERJAAN UMUM

50 600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 2 PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN PEMUKIMAN

51 600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 3 TATA RUANG (TATA KOTA)

52 600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 4 LINGKUNGAN HIDUP

53 700 PENGAWASAN 1 PENGAWASAN INTERNAL

54 800 KEPEGAWAIAN 1 SUMBER DAYA MANUSIA

55 800 KEPEGAWAIAN 2 PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

56 900 KEUANGAN 1 KEUANGAN DAERAH

CONTOH KLASIFIKASI ARSIP
PEMERINTAH DAERAH

PERHATIKAN: KODE,
JENJANG KLASIFIKASI:
FUNGSI, AKTIFITAS, TRANSAKSI (PRIMER-SEKUNDER-
TERSIER)
 FUNGSI/PRIMER
Sub fungsi/sub primer
Aktifitas/SKUNDER

Transaksi/TERSIER
Praktek No 1…

 Bagaimana memberkaskan arsip perjalanan

dinas kepala daerah ?
 Cara:carilah di fungsi apakah Perjalanan Dinas
Kepala Daerah itu berada
 PROSEDUR PEMBERKASAN
1. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk
pemberkasan arsip.
2. Pemeriksaan (Inspecting)
➢ Memeriksa tanda perintah file/simpan dan
kelengkapan berkas dan keadaan fisik arsip
sebelum berkas tersebut disimpan.
3 Penentuan Indeks (Indexing)
➢ Membuat indeks masing-masing arsip untuk satu
berkas/kegiatan yang dilakukan dengan
menyimpulkan isi ringkas/kata tangkap dari
informasi berkas sebagai identitas pokok untuk
dicantumkan pada folder, ordner, tab guide.
22
Lanjutan Prosedur Pemberkasan…….

4. Pengkodean (coding)
Penentuan kode dengan menggunakan kode klasifikasi arsip dilakukan
cara sebagai berikut:
a. Menentukan kode dari indeks berkas atau masalah
pokok yang ditentukan dengan kode klasifikasi arsip;
b. Memeriksa kembali ketepatan kode klasifikasi arsip
yang dipilih sesuai dengan kode klasifikasi arsip.
Cara Penulisan Kode Klasifikasi
a. Fungsi/sub fungsi atau primer /sub primer ditulis pada bagian depan
dengan 3 (tiga) atau 4(empat) digit angka yang diambil dari
nama fungsi/sub fungsi atau nama primer/ sub primer;
b. Kegiatan/sekunder ditulis dengan kode angka 1(satu) atau 2 (dua) digit
angka diletakkan setelah kode Fungsi/sub fungsi atau primer/ sub primer;
c. Transaksi/tersier apabila diperlukan ditulis dengan 1 (satu) atau 2(dua)
digit kode angka dan diletakkan di belakang kode angka
kegiatan/sekunder;

23
5.Pengelompokan (Sorting)
 Mengatur arsip dengan cara
mengelompokkan arsip sesuai dengan
kelompok kegiatan/transaksi sesuai
klasifikasi arsip.
6.Pelabelan (Labeling)
 Memberikan label dengan menuliskan kode
klasifikasi dan indeks sebagai judul berkas
pada laci, guide, folder maupun ordner.
 Pembuatan Daftar Berkas dan Isi Berkas

24
 Penyimpanan/Penempatan
Dokumen(Filing)
 Menyimpan arsip yang telah diberi
nomor file ke dalam folder/ordner
dan meletakkannya pada filing
cabinet sesuai dengan urutan
berkas.

25
 GUIDE 1
GUIDE 2
000.3 GUIDE 3
000.2
PERJADIN KD

000.1.2.1 FOLDER
O00.1.2

000.1
000
UMUM

KLASIFIKASI PEMDA: 000.1

KETATAUSAHAAN DAN
KERUMAHTANGGAAN
PRAKTEK 2

 Anda harus memberkaskan : Undangan,

bagaimana?
 Langkah pertama anda harus tanyakan undangan
tentang kegiatan apa ?
 Misal : Undangan rapat pimpinan
 Maka anda harus mencari : Rapat Pimpinan
 Rapat pimpinan dengan kode klasifikasi 000.1.5
 Maka Undangan tersebut diatas diberkaskan kode
klasifikasi 000.1.5 dan merupakan bagian dari
arsip Rapat Pimpinan
 GUIDE 1

GUIDE 2
000.2

Rapat Pimpinan

000.1.5 000.1.5
000.1.4 FOLDER
000.1
000
UMUM

Klasifikasi Pemda: 000.1.5 RAPAT PIMPINAN

PRAKTEK 3…

 Bagaimana memberkaskan: Pengadaan

barang secara langsung
 Langkah 1: ada di fungsi apakah Pengadaan
Barang?
 GUIDE 1

GUIDE 2
000.4

Pengadaan langsung

000.3.2 Th 2020
000.3.1 FOLDER
000.3
000
UMUM

Klasifikasi Pemda:
000.3 PENGADAAN
PRAKTEK NO 4…..

 Bagaimana pemberkasan Jadwal Retensi Arsip

yang disusun dan dimintakan persetujuan ke
ANRI?
 Carilah JRA ada di fungsi apa?
 JRA terdapat pada fungsi KEARSIPAN
 GUIDE 1
GUIDE 2
000.7 GUIDE 3
000.6
JRA

000.5.2.11 FOLDER
O00.5.2

000.5
000
UMUM

KLASIFIKASI PEMDA:
000.5 KEARSIPAN
PRAKTEK NO 5….

 Daerah A memiliki “budaya daerah khas”, dan

ingin mengajukan sebagai memori kolektif
bangsa, bagaimana pemberkasannya?
 Caramencari: carilah pada fungsi/ primer :
KEBUDAYAAN
 GUIDE 1
GUIDE 2
400.8 GUIDE 3
400.7
Warisan Budaya
Nas dan Dunia
400.6.5.3 FOLDER
400.6.5

400.6
400 KESEJAHTERAAN
RAKYAT

KLASIFIKASI PEMDA:
400.6 KEBUDAYAAN
PRAKTEK NO 6

 Sebuah kabupaten memiliki surplus hasil

pertanian berupa Padi (swasembada)
 Bagaimana pemberkasan arsipnya?
 GUIDE 1
GUIDE 2
500.3
500.2

500.1.6
Swasembada
FOLDER
500.1.6 Pangan

500.1
500
PEREKONOMIAN

KLASIFIKASI PEMDA: 500.1 KETAHANAN

PANGAN
CONTOH NONARSIP :
 Bahan pustaka dan publikasi lain spt:buku
terbitan yang diperoleh dengan tujuan sbg bahan
referensi,
 Brosur, katalok, pamflet dan dokumen lain yang
diterima lewat mail yang mendeskripsikan
organisasi/perusahaan, events, produk, layanan
yang tidak memiliki nilai substantif
 E-mail, pesan singkat, voice mail yang tidak
memiliki nilai substantif
 Informasi yang diterima dari layanan
internet(internet list service) dan grup
nonarsip lanjutan….
 Kertas, berkas pribadi yang disimpan di tempat kerja
pegawai tetapi yang tidak dicipta atau diterima dalam
rangka pelaksanaan kegiatan organisasi
 Laporan tahunan yang berlebihan, buletin, newsletter,poster,
publikasi, bahan lain yang dimaksudkan untuk didistribusi
atau dijual
 Formulir kosong permintaan pembelian, permohonan
penggantian biaya, dan formulir kosong lainnya. Tetapi jika
formulir itu telah diisi dipertimbangkan sebagai arsip.
 Contoh tersebut bisa diperpanjang misal: draft yang versi
finalnya sudah selesai, copi laporan tahunan atau publikasi
lain yang tidak didistribusi , dsb.
 MEMBUAT DAFTAR BERKAS
DAFTAR BERKAS: BAGIAN .......
TAHUN:........

Nomor Kode Uraian Kurun

Jumlah Ket
Berkas klasifikasi Informasi Arsip Waktu

Pasal 42 ayat 5, PP 28 Th 2012 ttg Pelaksanaan UU 43 Th 2009 ttg Kearsipan

 DAFTAR ISI BERKAS
DAFTAR ISI BERKAS: BAGIAN .......
TAHUN:........

Nomor Uraian
Nomor Kode
Item Informasi Tgl Jumlah Ket
Berkas klasifikasi
Arsip Arsip

Pasal 42 ayat 6, PP 28 Th 2012 ttg Pelaksanaan UU 43 Th 2009 ttg Kearsipan

• Penggunaan arsip aktif adalah kegiatan
pemanfaatan dan penyediaan arsip aktif bagi
kepentingan pengguna arsip yang berhak.
• Penggunaan arsip aktif dilakukan untuk
memenuhi kepentingan dalam kegiatan
perencanaan, pengambilan keputusan,
layanan kepentingan publik, perlindungan
hak, atau penyelesaian sengketa.
• Penggunaan arsip aktif dilaksanakan
berdasarkan “SISTEM KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN AKSES ARSIP”
 PENGGUNA YANG BERHAK
▪ Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak”
adalah setiap orang atau badan hukum yang
memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya
terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan
sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang
mengatur tentang keterbukaan informasi publik.

▪ Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil

dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta
keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip.
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP
• Aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan
informasinya.
• Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan
berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri
atas:
a. arsip yang bersifat terbuka; dan
b. arsip yang bersifat tertutup.
Selamat berlatih
Semoga sukses