ACARA BIMBINGAN TEKNIS PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS
DI KANTOR KESEHATAN PELABUHAN PEKANBARU
HARI SELASA TANGGAL 20 MARET 2024
DI HOTEL THE ZURI DUMAI
DALAM
PELAKSANAAN SURAT EDARAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN
REFORMASI BIROKRASI NOMOR 01 TAHUN 2020 TENTANG PENYELAMATAN DAN
PELESTARIAN ARSIP NEGARA PERIODE TAHUN 2014 – 2019
0LEH
H. KHAIRIANSYAH, S.Pd
Pembina Utama Muda (IV/C)

FUNGSIONAL ARSIPARIS AHLI MADYA BIDANG AKUISISI DAN

PENYIMPANAN ARSIP DINAS PERPUSTAKAAN1 DAN
27/03/2024

KEARSIPAN PROVINSI RIAU

 BIODATA

Nama Lengkap : H. KHAIRIANSYAH, S.Pd

Nama Panggilan : HERI

Alamat : Jl. Perwira Kav. P4S I No. 3 RT 05 RW 11 Kelurahan Air Dingin Pekanbaru .

Telp. HP : 0823 8933 4721 / 0895 8003 20070 (WA)

Pangkat/Gol : Pembina Utama Muda ( IV/c )

Jabatan : Fungsional Arsiparis Ahli Madya

Pendidikan : S1 Pendidikan

Pengalaman Kerja : - Kaur Gedung dan Prabot Kandep Dikbud Kab. Indragiri Hilir (Thn 1992)

- Kaur Mutasi Pegawai Edukatif Kandep Diknas Kab. Inhil (Thn 1994)

- Kasi Seleksi dan Penerimaan Dinas Pendidikan Kab. Inhil (thn 2000)

- Kasubbag Umum Disbudpora Kab. Inhil (Thn 2002)

- Kasi Olahraga Disbudpora Kab. Inhil (Thn 2003)

- Ka UPT Badan Perpustakaan, Kearsipan dan

Dokumentasi Kab. Inhil (Tahun 2005)

- PNS Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau (Tahun 2008)

Latar Belakang

Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip negara sebagai

bahan pelestarian memori kolektif bangsa, seluruh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan/atau BUMD
perlu melaksanakan kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
diatur dalam Pasal 57 dan Pasal 58 Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Memperhatikan bahwa akhir masa pemerintahan periode 2014-2019

dan atau rencana pemindahan ibu kota negara, arsip sebagai hasil
kegiatan instansi pusat dan pemerintahan daerah perlu didata,
diselamatkan, dan dilestarikan.
 PERMASALAHAN PENYELAMATAN ARSIP DI
ORGANISASI PEMERINTAHAN

1
Belum fokusnya SDM Kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis dan
penempatannya tidak sejalan dengan sistem pengorganisasiannya sehingga
penataan arsip dinamis tidak berjalan optimal.

Belum terbangunnya pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis di masing-

masing Organisasi Pemerintahan untuk Penempatan Central File dan Records Center
2 akibatnya mekanisme penyusutan arsip tidak berjalan sebagaimana mestinya.
PERMASALAHAN PENYELAMATAN ARSIP DI
PEMERINTAHAN
3
Belum sinkronnya 3 (tiga) pilar pengelolaan arsip dinamis (Klasifikasi,
Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis).
Akibatnya:
1.Sangat sulit untuk melakukan penyelamatan arsip secara sistemik (dalam
membangun sistem informasi/aplikasi penyusutan arsip)
2.Hal tersebut juga berdampak terhadap hak akses masyarakat (publik) terhadap
informasi
publik (arsip).
 Mengapa Perlu 3 filar (3
IN 1)?
1 Tersusunnya Skema Klasifikasi Arsip yang Benar

Jenis Arsip yang Tercipta akan selaras pada

2 Klasifikasi, JRA, dan SKKAAD (Sistem Klasifikasi
Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis)

3 Ketertiban pelaksanaan penyusutan Dan penentuan akses

arsip
Te r d ap at :
1. 184 Lembaga Negara
2. 34 Pemerintahan Daerah Provinsi
3. 514 Pemerintahan Daerah
Kabupaten/Kota 2
4 372 Perguruan Tinggi
Negeri
 Perjalanan Bangsa dan Negara Indonesia

1945 1966 1998 1999 2001 2004 2014 2019

PERJALANAN BANGSA DAN NEGARA INDONESIA

 1. 1945-1966 Masa Presiden Soekarno

 2. 1966-1998 Masa Presiden Soeharto (Kabinet Pembangunan)
 3. 1998-1999 Masa Presiden BJ, Habibie (Kabinet Reformasi Pemb)
 4. 1999-2001 Masa Presiden Gus Dur (Kabinet Persatuan Nasional)
 5. 2001-2004 Masa Presiden Megawati (Kabinet Gotong Royong)
 6. 2004-2014 Masa Presiden SBY (Kabinet Indonesia Bersatu)
 7. 2014-2019 Masa Presiden Jokowi (Kabinet Kerja)
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Presiden Joko Widodo
meresmikan Tol Pekanbaru-
Dumai sepanjang 131
kilometer di Istana
Kepresidenan, Bogor, Jawa
Barat, Jumat (25/9/2020).
Presiden Joko Widodo Resmikan Ruas
Jalan Tol Pekanbaru- Bangkinang 30,9
km dengan penekanan tombol sirine
dan penandatanganan prasasti di
Gerbang Tol Bangkinang pada Rabu
tanggal 04/01/2023.
ARSIP DALAM PANDANGAN AGAMA ISLAM
“ Allah berfirman “

Artinya : Hai Orang-orang Beriman Apabila Kamu Bermu’amlah

(Berjual Beli) Tidak Secara Tunai Untuk Waktu Yang Tidak
Ditentukan, Hendaklah Kamu Menuliskannya.
( Al- Baqarah ayat 282)

Catatan / Ditulis
1. Akuntabilitas / Persaksian
2. Supaya tidak ragu-ragu.
 9
FUNGSI ARSIP
Arsip Dinamis adalah arsip dipergunakan
langsung dalam kegiatan pencipta secara arsip
yang dan
selama jangka waktu tertentu; disimpan

 Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
 1
TATA
NASKA
H
DINAS

4 EMPAT PILAR
KEBIJAKAN
SISTEM 2
DALAM
KLASIFIK PENGELOLAAN KLASIFIK
ASI ARSIP DINAMIS ASI
KEAMAN Meliputi ARSIP
AN DAN kegiatan:
AKSES
ARSIP
DINAMIS 3
JADWAL
RETENSI
ARSIP
(JRA)
PP 28 Tahun 2012, pasal 31
 PEDOMAN KEGIATAN KEARSIPAN
DI KANTOR KESEHATAN PELABUHAN PEKANBARU

TATA NASKAH
KLASIFIKASI DINAS
ARSIP • Peraturan Bawaslu Pusat
Nomor PERMENKES
PERMENKES
NOMOR 77
PERMENKES NOMOR.HK.0
TAHUN 2016
NO.01.07/MENKES 1.07/MENKES
PERMENKES
/2015/2022 /175/2018
NO. 14 THN
2017
SKKAD
RETENSI ARSIP
JADWAL
 1
PENCIP
TAAN
ARSIP

PENGELOLAAN
4 ARSIP DINAMIS 2
PENYU Meliputi PENGG
SUTAN kegiatan: UNAAN
ARSIP ARSIP

3
PEMELIH
ARAAN
ARSIP
PP 28 Tahun 2012, pasal 31
PENGORGANISASIAN KEARSIPAN
• Adalah pihak yang
mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis
PENCIPTA ARSIP
UNIT PENGOLAH • Adalah satuan kerja pada
pencipta arsip yang
• Adalah satuan kerja pada
mempunyai tugas dan
pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan
tanggung jawab mengolah
semua arsip yg berkaitan
dengan kegiatan penciptaan
arsip dilingkungannya.
UNIT KEARSIPAN
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1.Arsip Aktif
2.Arsip Inaktif
3.Arsip Vital menjadi
tanggung jawab
menjadi
tanggung jawab LEMBAGA
LEMBAGA
PENCIPTA
PENCIPTAARSIP
ARSIP KEARSIPAN
KEARSIPAN

ARSIP STATIS adalah arsip yang

ARSIP DINAMIS adalah arsip
yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
ARSIP DINAMIS Arsip yang masih digunakan oleh Pencipta Arsip

Arsip yang sudah tidak digunakan

oleh Pencipta Arsip, tetapi bermanfaat
ARSIP STATIS bagi
masyarakat luas
 Arsip Aktif

Arsip Dinamis Arsip Inaktif

Arsip Vital
 Arsip Vital adalah
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan
operasional pencipta arsip,tidak dapat
diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
UU No. 43 Tahun 2009
Pasal 1 Ayat 6
 Arsip Vital adalah
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan
operasional pencipta arsip,tidak dapat
diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
UU No. 43 Tahun 2009
Pasal 1 Ayat 6
 SURAT EDARAN MENTERI PENDAYAGUNAAN
APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA NOMOR 01 TAHUN 2020
TENTANG PENYELAMATAN DAN PELESTERIAN ARSIP
NEGARA PERIODE 2014-2019
PASAL 35 UNDANG-UNDANG NO. 43 TENTANG KEARSIPAN

Ayat

(2) Dalam hal terjadinya penggabungan dan/atau pembubaran suatu satuan

kerja perangkat daerah, pemerintah daerah mengambil tindakan untuk
upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah

(3) Upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah sebagai akibat
penggabungan dan/atau pembubaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dilaksankan oleh arsip daerah provinsi atau arsip daerah kabupaten/kota
sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugas.
 `

LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
1) Penilaian & akuisisi arsip
1) Identifikasi arsip yang statis
tercipta
2) Pemberkasan arsip aktif 2) Pengolahan arsip statis
3) Penataan arsip inaktif 3) Preservasi arsip statis
4) Penyusunan daftar 4) Akses arsip statis
inaktif
arsip
5) Penyusutan arsip
berdasarkan
JRA

ISI EDARAN MENPAN RB NOMOR 01 TAHUN 2020

 GUIDE ATAU SEKAT
FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER
Boks Arsip Tempat Penyimpanan Arsip Inaktif
 1
PEMELIHARAAN ARSIP Pember
kasan
Arsip
Aktif

PEMELIHARAAN
4 2
ARSIP
Alih DINAMIS Penata
Media an
Arsip
Arsip Inaktif

3
Penyim
panan
Arsip
DIPERSIP PROVINSI RIAU Aktif
 PENYUSUTAN ARSIP
(Berdasarkan UU 43 Th. 2009)

Kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan;

b.Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak lagi memiliki nilaiguna,
dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
(A) PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

penyeleksian
arsip inaktif

Pemindahan arsip inaktif Membuat daftar arsip inaktif

dilaksanakan melalui kegiatan: yang akan dipindahkan

penataan arsip inaktif yang

akan dipindahkan
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
• Arsip Inaktif yang telah
diseleksi berdasarkan JRA
• Daftar Arsip Inaktif
• Berita Acara Pemindahan Arsip
Inaktif
UNIT PENGOLAH
PENANGGUNG
JAWAB ARSIP AKTIF
UNIT KEARSIPAN
• Melakukan verifikasi terhadap
Daftar dan Arsip Inaktif yang
akan dipindahkan
• Menandatangani Berita Acara
Pemindahan Arsip Inaktif
PENANGGUNG JAWAB ARSIP INAKTIF
• Menyimpan dan Menata Arsip
Inaktif yang telah dipindahkan
• Menyimpan Daftar Arsip
Inaktif
• Menyimpan Berita Acara Serah
Terima Arsip Inaktif
RECORD CENTER
DI UNIT KEARSIPAN
 (B) PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan

(Permenkes No. 21 Tahun 2018 Tentang Pedoman Tata Kearsipan)

1. Pemusnahan arsip di lingkungan Kantor Kesehatan

Pelabuhan (unit kearsipan) harus mendapatkan ;
a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip;
b. persetujuan tertulis dari Arsip Nasional Republik Indonesia

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip mmerupakan tanggung jawab

Unit Kearsipan Kesehatan Pelabuhan Kab/Kota
 PEMUSNAHAN ARSIP
( PP No. 28 Tahun 2012 , Pasal 65 ayat 2 )

Pemusnahan arsip sebagaimana dmaksud , dilakukan

terhadap arsip yang:
1. Tidak memiliki nilai guna;
2. Telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang; dan
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
hukum suatu perkara.
 JADWAL RETENSI ARSIP

Selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi

sekurang-kurangnya tentang jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
 CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
NO JENIS/SERI ARSIP KET.
AKTIF INAKTIF

1. Pengadaan barang 2 tahun 3 Tahun Musnah

2. Penyusunan RKA-SKPD 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Promosi iklan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

4. Laporan Tahunan 2 Tahun 3 tahun Permanen

5. Struktur organisasi 2 tahun 5 tahun permanen

dao, Instrumen PAD, JRA, 44

PROSEDUR Pemusnahan Arsip

A. C. E. F. Penetapan G.
B.
Pembentukan Pembuatan D. Penilaian Permintaan Arsip yang Pelaksanaan
Penyeleksian
Panitia Daftar Arsip Arsip Persetujuan Akan Pemusnahan
Arsip
Penilai usul Musnah Pemusnahan Dimusnahkan Arsip
 Prosedur Pemusnahan Arsip

(PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 66-67)

1. Pembentukan panitia penilai arsip, yang sekurang-kurangnya memenuhi

unsur:
a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
c. arsiparis / pengelola kearsipan sebagai anggota.
2. Penyeleksian arsip sesuai ketentuan;
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah;
4. Penilaian oleh panitia penilai arsip;
5. Permintaan Persetujuan;
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
7. Pelaksanaan pemusnahan;
 ISI PERTIMBANGAN PANITIA
PENILAI
1. PERNYATAAN BAHWA ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN TIDAK
MEMPUNYAI NILAI GUNA PRIMER DAN SEKUNDER
2. TELAH MELAMPAUI JANGKA SIMPAN AKTIF DAN INAKTIF( BILA TELAH MIMILIKI JRA)
3. PERNYATAAN TIDAK TERKAIT DENGAN PERKARA HUKUM
4. DILAMPIRKAN DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN
5. USULAN KEPADA PIMPINAN OPD UNTUK PEMUSNAHAN ARSIP TERSEBUT
6. HAL-HAL LAIN YANG MEMPERKUAT PEMUSNAHAN ARSIP
7. DITANDA TANGANI OLEH PANITIA TIM PENILAI
 Pelaksanaan Pemusnahan
(PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 66)

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan
tidak dapat dikenali;
2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum
dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan;
3 Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan.
BAPAK GUBERNUR RIAU Drs. H. SYAMSUR. M.Si MELAKUKAN PEMUSNAHAN ARSIP
RETENSI DIBAWAH 10 TAHUN DAN RETENSI SEKURANG-KURANGNYA 10 TAHUN
DENGAN CARA DICACAH MENGGUNAKAN MESIN PENCACAH
PEMUSNAHAN ARSIP DENGAN CARA DI BAKAR DI KKP PEKANBARU
PENANDATANGANAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN
1. Wajib simpan
2. a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip
b. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat
melakukan penilaian
b.Pertimbangan dari panitia penilai arsip
c. Persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
d. Persetujuan dari kepala ANRI
e.Keputusan pimpinan pencipta arsip
f. Berita Acara pemusnahan arsip
g. Daftar Arsip yang dimusnahkan
3.Dari huruf a sampai dengan g Dokumen tersebut menjadi
Arsip Vital
 CONTOH
DAFTAR ARSIP MUSNAH

Tingkat
No Jenis Arsip Tahun Jumlah Pertimbangan
Perkembangan
1 Rekafitulasi Absensi 2015 - 2020 50 Boks Asli Musnah

Musnah
2 Laporan Triwulan 2015 - 2020 10 Boks Asli

Cuti Tahunan, Bersalin Musnah

3 2014 - 2020 1 Boks Asli

Administrasi Peminjaman Musnah

4 Ruang Rapat 2014 - 2020 10 Boks Asli

5 Dll
PENYUSUTAN MENGGUNAKAN JRA
berpedoman pada Perka ANRI
Nomor 37 Tahun 2016
tentang Pedoman Penyusutan
Arsip
 1
NO.
110 TH
2016
TENTA
NG
PAD
4 2
DASAR
NO. 35 PERATURAN NO. 111
TH GUBERNUR TH 2016
2020 RIAU TENTAN
TENTA G
NG KLASIFI
SKKAD KASI
ARSIP
3
NO. 45
TH 2019
TENTAN
G
PENGEL
DIPERSIP PROVINSI RIAU
OLAAN
ARSIP
 (C) PENYERAHAN ARSIP STATIS
UU No. 43 Th 2009 pasal 53

LN, SKPD, Satker PTN, dan Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis
kepada lembaga kearsipan

1. Arsip statis yang diserahkan memiliki nilai guna kesejarahan;

2. Telah habis masa retensinya dan berketerangan permanen sesuai dengan
JRA ;
3. Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip Statis yang diserahkan.
PENYELAMATAN ARSIP STATIS KE LEMBAGA
KEARSIPAN

Arsip Statis yang diserahkan adalah

periode Kabinet Kerja (2014-2019) dan
periode sebelumnya.
 CONTOH
DAFTAR ARSIP STATIS OPD

Tingkat
No Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan
Perkembangan

1 Personal File Mantan 2010-2019 20 berkas Asli Statis / Permanen

Kadis

2 Peraturan Daerah 2010-2016 5 berkas Asli Statis / Permanen

Tentang …...........

Statis / Permanen
3 Laporan Tahunan 2010-2016 5 berkas Asli
Dinas …..............
Statis / Permanen
4 Program Unggulan 2014-2019 3 berkas Asli
Dinas …..............
Statis / Permanen
5 PKJP, PKJM dan PKJP 2014-2019 5 Berkas Asli
Statis / Permanen
6 dll
KETENTUAN PIDANA
DASAR HUKUM
UU NO.43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN
PASAL 81

SETIAP ORANG DENGAN SENGAJA MENGUASAI DAN / ATAU MEMILIKI ARSIP

NEGARA SEBAGAIMANA PASAL 33, UNTUK KEPENTINGAN SENDIRI ATAU ORANG
LAIN YANG TIDAK BERHAK , DIPIDANA PENJARA PALING LAMA 5 TAHUN ATAU
DENDA PALING BANYAK RP. 250 JUTA.

PASAL 84
PEJABAT DENGAN SENGAJA TIDAK MELAKSANAKAN PEMBERKASAN ARSIP DAN
PELAPORAN ARSIPNYA KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN, DAPAT DIPIDANA PENJARA
SELAMA 10 TAHUN DAN DENDA 500 JUTA RUPIAH.

PASAL 86
SETIAP ORANG YANG SENGAJA MEMUSNAHKAN ARSIP DILUAR PROSEDUR YANG
BENAR SEBAGAIMANA DIMAKSUD DIPIDANA DENGAN PIDANA PENJARA PALING
LAMA 10 (SEPULUH) TAHUN DAN DENDA PALING BANYAK Rp.500 JUTA