TATA NASKAH DINAS [TND]

Aan Abdurachman
Arsiparis Madya (IV/a)
Arsip Nasional RI

KABUPATEN CIAMIS
FEBRUARI 2023
 DASAR HUKUM

1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN;

2. UU NOMOR 23 TAHUN 2014 TENTANG KEARSIPAN (PASAL 9-10);
3. PP NO. 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UU NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN;
4. PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UU
NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN; PERATURAN ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2021 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA
NASKAH DINAS
5. PERATURAN LAIN YANG TERKAIT
Arsip dalam KUHP
Pasal 39 ayat (1) KUHAP disebutkan
mengenai apa-apa saja yang dapat disita,
Kitab Undang-undang Hukum Acara yaitu:
Pidana (KUHAP): Pasal 184 ayat (1),   a. benda atau tagihan tersangka atau
 disebutkan bahwa alat bukti yang sah terdakwa yang seluruh atau sebagian
adalah: diduga diperoleh dari tindakan pidana
1. keterangan saksi, atau sebagai hasil dari tindak pidana;
2. keterangan ahli, b. benda yang telah dipergunakan secara
3. surat, langsung untuk melakukan tindak
4. petunjuk dan keterangan terdakwa. pidana atau untuk mempersiapkannya;
c. benda yang digunakan untuk
Dalam sistem pembuktian hukum acara menghalang-halangi penyelidikan tindak
pidana yang menganut stelsel negatief pidana;
wettelijk, hanya alat-alat bukti yang sah d. benda yang khusus dibuat atau
menurut undang-undang yang dapat diperuntukkan melakukan tindak
dipergunakan untuk pembuktian Hal ini pidana;
berarti bahwa di luar dari ketentuan e. benda lain yang mempunyai hubungan
tersebut tidak dapat dipergunakan sebagai langsung dengan tindak pidana yang
alat bukti yang sah. dilakukan,

https://www.hukumonline.com/klinik/detail/ulasan/
lt4e8ec99e4d2ae/apa-perbedaan-alat-bukti-dengan-barang-
 ARSIP MASIH DIPAHAMI HANYA SEBAGAI SEJARAH
MASA LALU, PADAHAL ARSIP JUGA SEBAGAI BAHAN
PERTANGGUNGJAWABAN/BARANG BUKTI

ARSIP ?
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara [UU NO. 43/2009, Pasal 1]
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang
dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lai maupun terekam
dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar [UU
Nomor 8/1997 ttg Dokumen Perusahaan, Pasal 1]
 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSPAN

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional;
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.
Penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya (UU NO. 43 TAHUN 2009, Pasal 1
 PENGELOLAAN ARSIP
[UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN]
Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
menjadi menjadi
tanggung jawab tanggung jawab

PENCIPTA ARSIP LEMBAGA

KEARSIPAN
ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan pencipta arsip karena memiliki nilai guna
disimpan selama jangka waktu tertentu. kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS [PAD]

 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis terdiri atas arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif (UU
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 dan Pasal 9 )
 Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus
 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun
 Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan

dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pasal 40
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
a. andal;
b. sistematis;
c. utuh;
d. menyeluruh; dan
e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. penciptaan arsip;
b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
c. penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip
membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip [UU NO
43/2009 TENTANG KEARSIPAN, PASAL 40 AYAT (4)]

Penciptaan arsip Pemeliharaan Penyusutan arsip

arsip Penggunaan arsip
 A. TATA NASKAH DINAS

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan.
3. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada
pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
kedinasan pada jabatannya

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi:

a. jenis dan format naskah dinas;
b. pembuatan naskah dinas;
c. pengamanan naskah dinas;
d. kewenangan penandatanganan; dan
e. pengendalian naskah dinas

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2021

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
• Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis,susunan dan bentuk,
pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah Dinas adalah informasi tertulis
sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah.
• Nas kah Dinas yang diselenggarakan secara elektronik adalah informasi yang
direkam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat
dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di Lingkungan
Pemerintah Daerah.
• Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi
elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik
lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentivikasi.

PERMENDAGRI NOMOR 1 TAHUN 2023 TTG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN

PEMERINTAH DAERAH, Pasal 1
 PENGENDALIAN NASKAH DINAS

PENGAMANAN NASKAH DINAS

A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas;
B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan
Akses;
1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomer seri pengaman dan security printing; dan
3. pembuatan dan pengawasan naskah dinas yang bersifat rahasia.

KEWENANGAN PENANDATANGANAN
A. Penggunaan garis kewenangan;
B. Penandatanganan; dan
C. Kewenangan penandatanganan.

PENGENDALIAN NASKAH DINAS

A. Naskah dinas masuk; dan
B. Naskah dinas keluar.
CONTOH TATA NASKAH DINAS
PERBUP CIAMIS NO 50 TAHUN 2022 TND
Pasal 2
Pedoman Tata Naskah Dinas merupakan acuan dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas
pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ciamis dan Pemerintahan Desa.

Pasal 4
Jenis Naskah Dinas terdiri atas:
1. naskah dinas arahan;
2. naskah dinas korespondensi; dan
3. naskah dinas khusus.

Naskah Dinas arahan terdiri atas:

4. naskah dinas pengaturan;
5. naskah dinas penetapan; dan
6. naskah dinas penugasan.
Jenis Naskah Dinas pengaturan terdiri atas:
7. peraturan perundang-undangan; (disesuaikan dengan UU)
8. instruksi;
9. surat edaran; dan
10.standar operasional prosedur administrasi pemerintahan (diatur oleh UU dan Permen
terkait)
1. NASKAH DINAS ARAHAN
1. 1. Pengaturan
 1. NASKAH DINAS ARAHAN

1. 2. Intruksi

Instruksi merupakan
Naskah Dinas yang
memuat perintah berupa
petunjuk/arahan teknis
tentang pelaksanaan suatu
kebijakan yang diatur
dalam peraturan
perundang-undangan.
Susunan dan bentuk
Instruksi terdiri atas:
• kepala;
• konsiderans;
• batang tubuh; dan
kaki.
1. 3. Surat Edaran

Surat edaran merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu
yang dianggap penting dan mendesak.
Susunan dan bentuk Surat Edaran terdiri atas:
a. kepala;
b. batang tubuh; dan
c. kaki.
 1. 3. Penetapan

• Naskah Dinas penetapan disusun dalam

bentuk keputusan.
• Keputusan merupakan ketetapan tertulis
yang ditetapkan dan ditandatangani oleh
Bupati atau pejabat lain yang menerima
pendelegasian wewenang
1. 4. Surat Tugas

• Naskah Dinas penugasan

disusun dalam bentuk surat
perintah atau surat tugas.
• Surat perintah atau surat tugas
merupakan Naskah Dinas yang
dibuat oleh pejabat yang
berwenang kepada bawahan
atau pejabat lain yang
diperintah/diberi tugas, yang
memuat apa yang harus
dilakukan.
Susunan dan bentuk Surat Perintah
atau surat tugas terdiri atas:
a. kepala;
b. batang tubuh; dan
c. kaki.
 2. NASKAH KORESPONDENSI

A. 1. Internal A. 2. Eksternal

1. nota dinas; Naskah Dinas korespondensi eksternal disusun

2. memorandum; dalam bentuk surat dinas. ditandatangani oleh
3. disposisi; dan pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas,
4. surat undangan internal fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Naskah Dinas korespondensi internal meliputi:

• Nota Dinas merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal
antar pejabat di lingkungan Perangkat Daerah.
• Nota Dinas dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan
dalam Perangkat Daerah sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
 B. NASKAH DINAS KHUSUS

Naskah Dinas khusus terdiri dari:

1. surat perjanjian (dalam dan luar
negeri)
2. surat kuasa;
3. berita acara;
4. surat keterangan;
5. surat pengantar;
6. pengumuman;
7. laporan; dan
1. telaah staf
 3. PEMBUATAN NASKAH DINAS
• PEMBUATAN NASKAH DINAS
• Pembuatan Naskah Dinas perlu
memperhatikan prinsip sebagai berikut:
• diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak
yang berwenang;
• bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur
dan kaidah bahasa menggunakan bahasa
yang formal, logis, efektif, singkat, padat,
dan lengkap sehingga mudah dipahami;
• dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah
Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan
dan akses Naskah Dinas;
• proses pembuatan Naskah Dinas
didokumentasikan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang- undangan;
• bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur
dan kaidah bahasa menggunakan bahasa
yang formal, logis, efektif, singkat, padat,
dan lengkap sehingga mudah dipahami.
Pembuatan Naskah Dinas dapat
menggunakan:
1. media rekam kertas; atau
2. media rekam elektronik.
Pembuatan Naskah Dinas diawali dengan
menentukan jenis, susunan dan bentuk
Naskah Dinas.
Pembuatan Naskah Dinas dengan media
rekam elektronik menggunakan:
1. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis;
(SRIKANDI) atau
2. aplikasi pengolah kata atau data.
 4. LAMBANG NEGARA DAN DAERAH

Dalam pembuatan Naskah Dinas memuat unsur sebagai • Lambang Negara

berikut: digunakan pada Naskah
1. lambang Negara atau Logo (daerah); Dinas yang ditandatangani
2. penomoran Naskah Dinas; oleh Bupati dan Wakil
3. penggunaan kertas, amplop dan tinta; Bupati.
4. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata • Dalam hal terdapat
penyambung; kerjasama yang dilakukan
5. penentuan batas atau ruang tepi; antar pemerintah, map
6. nomor halaman; Naskah Dinas harus
7. tembusan; menggunakan Lambang
8. lampiran; Negara
9. tanda tangan, paraf dan cap; dan
10.perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah
Dinas.

Penggunaan Lambang Daerah

Pasal 59
• Perangkat Daerah dan Pemerintahan Desa harus menggunakan Lambang Daerah.
• Lambang sebagaimana dimaksud digunakan oleh pejabat berwenang pada Perangkat
Daerah dan Pemerintahan Desa.
• Lambang ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas.
 5. PENOMORAN NASKAH

• Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab.
• Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling
sedikit berupa:
1. kode klasifikasi; KK/NOMOR/TAHUN
2. nomor; dan
3. tahun terbit.

Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur
paling sedikit berupa:
a. kode klasifikasi; KK/NOMOR/TAHUN
b. nomor; dan
c. tahun terbit.
Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur
paling sedikit berupa:
a. kategori klasifikasi keamanan;
b. kode klasifikasi; KKK/KK/NOMOR/TAHUN
c. nomor; dan
d. tahun terbit.
 6. PENGGUNAAN KERTAS

Kertas, amplop, dan tinta digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas
1. Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan harus memenuhi syarat
sebagai berikut:
2. kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS);
3. ukuran F4; dan
4. standar Kertas Permanen

Standar Kertas Permanen meliputi:

5. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2;
6. ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN;
7. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua
koma delapan belas) metode MIT;
8. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh);
9. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan
10.daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

• Power of H atau "daya H" yang artinya adalah logaritma negatif dari konsentrasi ion hidrogen
• PH adalah derajat keasaman atau kebasaan suatu larutan, menyatakan logaritma negative konsentrasi ion H
dengan bilangan pokok 10. Larutan netral mempunyai PH 7, asam lebih kecil dari 7, basa lebih besar dari 7.Di
perairan yang tidak tercemar PH di control oleh ion CO2, Carbonate dan Bicarbonate.
Kertas
Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi
merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan
gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2.

Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan

Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan Daerah dengan
memperhatikan ketahanan kertas dalam hal Naskah Dinas memiliki jangka
waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan.

Amplop
• Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.
• Alamat pengirim sebagaimana berupa Lambang Negara atau Lambang
Daerah, nama lembaga atau jabatan, serta alamat lembaga.
• Alamat tujuan ditulis lengkap dengan nama jabatan atau lembaga dan
alamat lembaga.
 7. PENGGUNAAN TINTA

Tinta
Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta pigment (durabrite).
Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan maka
jenis tinta tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf

1. Jenis huruf pada Naskah Dinas arahan yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas).
2. Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu
Arial dengan ukuran 12 (dua belas).

Kata Sambung
3. Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut
pada halaman berikutnya.
4. Kata penyambung ditulis pada:
a. akhir setiap halaman;
b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan
c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya.
3. Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata
penyambung.
Batas atau ruang Tepi
Penentuan batas atau ruang tepi diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
1. ruang tepi atas:
• apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan
• apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas.
2. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas;
3.ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan
4. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

Nomor Halaman
1. Nomor halaman pada Naskah Dinas menggunakan angka arab.
2. Nomor halaman pada Naskah Dinas dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama
naskah dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.
 
Tembusan
3. Tembusan Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menunjukan bahwa pihak yang
bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut.
4. Tembusan berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas.
Lampiran
1. Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh
Pejabat yang berwenang.
2. Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas elektronik yang terpisah dari
Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.
3. Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, setiap halaman
lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab.

TTD
4. Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan
verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan dan
keutuhan informasi.
5. Tanda tangan sebagaimana terdiri atas:
• tanda tangan basah; dan
• tanda Tangan Elektronik.
3. Pemberian tanda tangan dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
4.Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.
5. Tanda tangan elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.
TTD Elektronik
1. Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 83 ayat (2) memiliki
kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai
berikut:
2. data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Pejabat Penanda
Tangan;
3. data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan
elektronik hanya berada dalam kuasa Pejabat Penanda Tangan;
4. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu
penandatanganan dapat diketahui;
5. segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan
Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
6. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Pejabat Penanda
Tangannya; dan
7. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat penanda tangan telah
memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang
terkait.
Ketentuan TTD Elektronik
Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut:
1. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk Kode QR (QR Code)
yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan;
2. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang
berhak tanpa harus dicetak;
3. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan Dinamis, media daring atau media luring; dan
4. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik
Indonesia.

Verifikasi
5. Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsep Naskah Dinas harus
diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya.
6. Paraf merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan
penandatanganan.
7. Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk
catatan riwayat (log history) Naskah Dinas dalam basis data (database) sebelum
dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.
Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah
Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.
 
Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri dari beberapa halaman,
harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang
menandatangani dan pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya.
 
Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
1. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah
Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penandatangan;
2. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah
Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penandatangan; dan
3. untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf pejabat yang di atasnya.

Paraf koordinasi
4. Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit
kerja, maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf
pada kolom paraf koordinasi.
5. Letak paraf koordinasi tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
Stempel/Cap Dinas
1. Cap digunakan pada Naskah Dinas dengan media
rekam kertas.
2. Cap sebagaimana tidak digunakan pada Naskah Dinas
dengan media rekam elektronik.
 
3. Cap dinas terdiri dari:
a. cap jabatan yang memuat nama jabatan yang
digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas.
b. cap lembaga yang memuat Lambang Negara atau Logo
yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah
Dinas.
c.  Bentuk dan ukuran cap jabatan dan cap lembaga yang
tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
 
4. Cap yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat
rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap yang dicetak
timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud
untuk menghindari pemalsuan.
 
Pengamanan Naskah Dinas
1.Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat:
• penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas;
• perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan
dan akses yang meliputi:
2. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
• pemberian nomor seri pengaman atau security printing; dan
• pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.
 
Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik,
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis harus memuat fitur pengamanan
Naskah Dinas (poin 1)
klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas
1. Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas:
a. sangat rahasia
b. rahasia;
c. terbatas; dan
d. biasa/terbuka.

2. Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi:

a. sangat rahasia;
b. rahasia; dan
c. terbatas
3. hanya diberikan kepada pimpinan tertinggi lembaga dan/atau pihak yang
berwenang.
4. Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka, dapat
diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat.
Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Naskah Dinas Sangat Rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta
warna merah;
b. Naskah Dinas Rahasiadiberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta
warna merah;
c. Naskah Dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta
hitam; dan
d. Naskah Dinas Biasa/Terbuka diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta
hitam.
 
Pemberian Nomor Seri Pengaman dan Security Printing
Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk
menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas.
Pemberian nomor seri pengaman dilakukan sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Pejabat Pemerintahan dapat memberikan Mandat kepada bawahannya,
kecuali ditentukan lain dalam ketentuan Peraturan Bupati ini.
Penggunaan wewenang Mandat dilaksanakan dengan menyebut:
a. atas nama;
b. untuk beliau (Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas
melalui “untuk beliau” hanya sampai pejabat dua tingkat di bawahnya);
c. pelaksana tugas; atau
d. pelaksana harian.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas

dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
e. penerimaan;
f. pencatatan;
g. pengarahan; dan
h. penyampaian.
pencatatan, Naskah Dinas
Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas
penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.
Pencatatan dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian
Naskah Dinas.
Sarana pengendalian Naskah Dinas dapat berupa:
1. buku agenda Naskah Dinas masuk;
2. kartu kendali; atau
3. takah.

Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat:

4. nomor urut;
5. tanggal penerimaan;
6. tanggal dan nomor Naskah Dinas;
7. asal Naskah Dinas;
8. isi ringkas Naskah Dinas;
9. unit kerja yang dituju; dan
10.keterangan.
1Bukti penyampaian nomor urut pencatatan;
a. tanggal dan nomor Naskah Dinas;
b. asal Naskah Dinas;
c. isi ringkas Naskah Dinas;
d. unit kerja yang dituju;
e. waktu penerimaan; dan
f. tandatangan dan nama penerima di Unit Pengolah.
2.Bentuk bukti dapat berupa:
• buku ekspedisi; atau
• lembar tanda terima penyampaian
3.Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.
4. Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan
Dinamis harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai klasifikasi
keamanan, dan penyampaian.
TERIMA KASIH