PENGANTAR

KEARSIPAN
DISAMPAIKAN DALAM KEGIATAN
Bimbingan Teknis Manajemen Kearsipan Dan
Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center)
Arsip DEFINISI
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Pasal 1 Angka 2
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 Dokumen Perusahaan
UU adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan
8/1997
DOKUMEN
PERUSAHAAN dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun
PASAL 1 ANGKA 2 terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

UU 14/2008 Informasi Publik

KETERBUKAAN INFORMASI adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh
PUBLIK PASAL 1 ANGKA 2 suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara
dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-
Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

UU 19/2016 Dokumen Elektronik

INFORMASI DAN adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
TRANSAKSI ELEKTRONIK dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
(ITE) ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak
PASAL 1
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
ANGKA 4
Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang
yang mampu memahaminya
 1. Arsip
Vital persyaratan dasar
arsip yang keberadaannya
merupakan bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip
Pasal 1 Angka 4
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Dinamis 2.Arsip Aktif

arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
arsip yang digunakan secara langsung dalam
Pasal 1 Angka
kegiatan 3 arsip dan disimpan selama
pencipta Pasal 1 Angka 5
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
jangka waktu tertentu.
3.Arsip Inaktif
arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
Pasal 1 Angka 6
UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
 Arsip
Statis
arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pasal 1 Angka 7
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
ARSIP MILIK NEGARA

PASAL 33 DAN PENJELASANNYA

UU NOMOR 43 TAHUN 2009

TENTANG KEARSIPAN

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga

negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai
arsip milik negara.
“arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD,
termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber
dana negara.
 Arsip
Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup
bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.

Arsip Umum
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga.
Pasal 1 Angka 8 dan Angka 9
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 Pasal 3 Huruf (f) dan (g)
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan

Tujuan
Penyelenggaraan Kearsipan:

• menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai

bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
• menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
 ARSIP
TEKSTUAL

REKAMA
MEDIA N
SOSIAL CCTV
ARSIP
TERCIPTA
SETIAP WAKTU
MELALUI BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA

AUDIO-VISUAL

KOTAK HITAM E-
 Perencanaan dan Dukungan
1 2
Pengambilan Pelayanan
Keputusan Publik

Pelindungan Hak Bahan

manfaat
3 4
Keperdataan Pertanggungjawaban
Rakyat
Pembelajaran
arsip yang rapi dan Pelindungan 5 6 Bagi Anak Cucu
tertib Aset dan Kekayaan (Sumber Ilmu
Intelektual Pengetahuan)
Identitas 7 Pelindungan
8
dan Memori Eksistensi
Kolektif Bangsa
9

Alat Bukti
Hukum
 “Kamu cahaya hidupku, untuk meneruskan
perjoangan yang maha hebat dan dahsyat.”

Arsip dan
hak-hak
keperdataa
n

rakyat
Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa.
 Arsip sebagai
alat bukti hukum

Penyelidikan I Penyidikan I
Penuntutan I Persidangan
Arsip sebagai
alat bukti
hukum
Kasus
Mafia
Arsip sebagai
aset

3 Warisan budaya Indonesia yaitu batik, Aset Republik Indonesia menembus PT. KAI mengaku sering kalah dalam
keris dan wayang diganjar sertifikat angka 10.000 triliun rupiah. persidangan untuk mempertahankan aset
UNESCO untuk mata, budaya tak benda. Tanpa pengelolaan kearsipan yang milik mereka. Pasalnya, perseroan lalai
Diklat Warisan Budaya Batik Indonesia yang
tepat, aset hanya sebatas angka menyimpan arsip yang terkait dengan aset
bekerja sama dengan Museum Batik di semata. negara tersebut.
Pekalongan juga mendapat sertifikat
Best Practices dari UNESCO.
 Arsip sebagai Pelindungan Aset
Negara
Persengketaan antara Indonesia dengan Malaysia,
mencuat pada tahun 1967 ketika dalam pertemuan
teknis hukum laut antara kedua negara, masing-
masing negara ternyata memasukkan pulau Sipadan
yang berada di Selat Makassar yaitu Pulau Sipadan
(luas: 50.000 meter²) dan Pulau Ligitan ke dalam
batas-batas wilayahnya.

Untuk menghadapai sengketa ini, Indonesia sampai

menyewa lima penasehat hukum asing dan tiga
peneliti asing untuk membuktikan
kepemilikannya.
SENGKETA PULAU Penyelesaian dilakukan melalui jalur hukum
SIPADAN DAN Mahkamah Internasional.
PULAU LIGITAN Selasa 17 Desember 2002 ICJ mengeluarkan
keputusan tentang kasus sengketa kedaulatan Pulau
Sipadan-Ligitan Hasilnya, dalam voting di lembaga
itu,
Malaysia dimenangkan oleh 16 hakim, sementara
hanya 1 orang yang berpihak kepada Indonesia.
Dari 17 hakim itu, 15 merupakan hakim tetap dari MI,
sementara satu hakim merupakan pilihan Malaysia dan
satu lagi dipilih oleh Indonesia.

Kemenangan Malaysia, oleh karena berdasarkan

pertimbangan effectivity (tanpa memutuskan pada
pertanyaan dari perairan teritorial dan batas-batas
maritim), yaitu pemerintah Inggris (penjajah Malaysia)
telah melakukan tindakan administratif secara nyata
berupa penerbitan ordonansi perlindungan satwa
burung, pungutan pajak terhadap pengumpulan telur
penyu sejak tahun 1930, dan operasi mercu suar
sejak 1960-an.
 ARSIP SEBAGAI
WARISAN BAGI
GENERASI
MENDATANG
sisakan udara bersih untuk kami
sisakan air bersih untuk kami sisakan
kekayaan alam untuk kami

wariskan kami informasi

tentang kekinianmu, agar
kami dapat belajar
dari kegagalan dan kejayaanmu
dalam mengelola negeri ini ...
K O N D I S I D I L A PA N G A N
 SKN
PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
Adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya.

PENGELOLAAN ARSIP PENDANAAN

2
PEMBINAAN KEARSIPAN SARPRAS KEARSIPAN
1
KEBIJAKAN KEARSIPAN
ORGANISASI KEARSIPAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN
Penyelenggaraan
kearsipan
adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan
arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional
yang didukung oleh
sumber
serta sumber
daya daya
manusia,
lainnya.
prasarana dan
4 Pengeloaan Arsip
sarana,
Statis

3 Pengelolaan Arsip
Dinamis

2 Pembinaan
Kearsipan

1 Penetapan Kebijakan
Kearsipan
(4 Pilar & Pedoman
Penyelenggaraan) Step by Step
 PEMBINAA
N

● Pencipta Arsip Tingkat Pusat dan Tingkat Daerah

● LKD Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota
● LKPTN
ANRI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota

LKD PROVINSI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Kabupaten/Kota

LKD ● Satuan Kerja pada Rektorat

KAB./KOTA ● Fakultas
● Civitas Akademika, dan/atau
● Unit kerja dengan sebutan lain di Lingkungan Perguruan Tinggi

LK PERGURUAN TINGGI
Tanggung Jawab
Pengelolaan Arsip
PASAL 9 AYAT (3) DAN
(4) UU NO.43 TAHUN
2009 TENTANG
KEARSIPAN
 KEBIJAKA INTERNA
N L

Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip

amanat Pasal 32 ayat (3) amanat Pasal 32 ayat (3)
PP 28/2012. PP 28/2012.

Sistem Klasifikasi Keamanan Jadwal Retensi Arsip

dan Akses Arsip Dinamis amanat Pasal 53, 54, dan 55
amanat Pasal 32 ayat (3) PP 28/2012.
PP 28/2012.

Program Arsip Vital

Susunan Organisasi, Fungsi,
amanat Pasal 50 ayat (4)
PP 28/2012.
dan Tugas Unit Kearsipan
pada Lembaga Negara
amanat Pasal 130 (4)
PP 28/2012

Alih Media Arsip

amanat Pasal 49 ayat (2)
PP 28/2012.
PENCIPTAAN TATA NASKAH DINAS
ARSIP (TND)

MEMBUTUHKA
PENGGUNAAN ARSIP SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP DINAMIS
(SKKAAD)

PEMELIHARAAN
KLASIFIKASI ARSIP (KA)
ARSIP PENYUSUTAN

N
JADWAL RETENSI ARSIP
ARSIP
(JRA)
 1. Akuisisi
2. Pengolahan
3. Preservasi
4. Akses dan Layanan

1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan
4. Penyusutan

PENGELOLAAN Pengelolaan Arsip

ARSIP Statis
Tanggung Jawab
Lembaga Kearsipan

Pengelolaan Arsip
D inamis
Tanggung Jawab
Pencipta Arsip

Unit Pengolah
(Unit Kerja)
ARSIP AKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus
ARSIP
DINAMIS
Unit Kearsipan
ARSIP VITAL ARSIP INAKTIF
arsip yang keberadaannya arsip arsip yang frekuensi
merupakan persyaratan dasar bagi penggunaannya telah menurun
kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang
PEMINDAHAN PEMUSNAHA PENYERAHAN
N
PENYUSUTAN ARSIP

DILAKSANAKAN OLEH UNIT PENGOLAH

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE UNIT KEARSIPAN

PEMUSNAHAN ARSIP DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

PENYERAHAN ARSIP STATIS KE LEMBAGA KEARSIPAN
ALUR PENYUSUTAN ARSIP

UNIT PENGOLAH
Mengelola Arsip Aktif
LEMBAGA KEARSIPAN
UNIT KEARSIPAN
Melestarikan dan
Mengelola Arsip Inaktif
Memanfaatkan Arsip
Statis

Menyerahkan
Memindahkan Arsip Statis
Arsip Inaktif
ANRI, LKD, LKPTN

Pemusnahan
Arsip
Prosedur pemusnahan arsip
(PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 66)

a. pembentukan panitia penilai arsip;

b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 57 ayat (2) huruf a;
c. penilaian oleh panitia penilai arsip;
d. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
f. pelaksanaaan pemusnahan;
1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah
dan tidak dapat dikenali;
2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit
hukum dan/atau pengawasan lingkungan pencipta arsip yang
bersangkutan; dan
3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip
yang dimusnahkan.
SYARAT PEMUSNAHAN ARSIP
Pasal 65 (2) PP No.28 Tahun 2012

• Tidak memiliki nilai guna;

• Telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang; dan
• Tidak berkaitan dengan suatu perkara yang sedang
dalam proses penyelesaian.
 1. Surat Keputusan Pimpinan Pencipta Arsip
tentang Pembentukan Panitia Penilai Arsip.
2. Notula Rapat Panitia Penilai Arsip saat
ARSIP YANG TERCIPTA PADA melakukan
PELAKSANAAN penilaian arsip.
PEMUSNAHAN ARSIP 3. Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip kepada
Pasal 78 (2) PP No.28 Tahun 2012 Pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa
arsip yang diusulkan musnah dan telah
memenuhi
4. Pengajuan Usul Musnah Arsip kepada
syarat
Kepalauntuk
ANRIdimusnahkan
untuk mendapatkan persetujuan.
5. Surat Persetujuan Tertulis Kepala
ANRI
[Pasal 68 (1) PP 28/2012]
6. Surat Keputusan Penetapan Pemusnahan oleh
Pimpinan Pencipta Arsip
WAJIB DISIMPAN 7. Berita Acara Pemusnahan Arsip yang
OLEH PENCIPTA ditandatangani Panitia Penilai Arsipdan Saksi dari
ARSIP Unit Hukum dan/atau Pengawasan;
Pasal 78 (1) 8. Daftar arsip yang dimusnahkan
PP No.28 Tahun 2012
Prosedur penyerahan arsip
(PP No. 28 Tahun 2012 psl 81)

1. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
2. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
3. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga
kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip
bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
4. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
5. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
6. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga
kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pasal 79 PP No. 28 Tahun
2012
Ayat 1:
Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:

1. memiliki nilai guna kesejarahan;

2. telah habis retensinya; dan/atau
3. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Ayat 2:
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud
pada
ayat (1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta
JENIS ARSIP/DOKUMEN YANG MEMILIKI NILAIGUNA SEKUNDER
Perka ANRI No. 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan
Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder
1. Notulen/minutes;
2. Kebijakan;
3. Pedoman, sistem prosedur;
4. Peraturan dan regulasi;
5. Laporan tahunan;
6. Laporan kegiatan utama (major projects);
7. Dokumen rencana strategis;
8. Akte-akte;
9. Kontrak, perjanjian;
10.Registrasi hak paten;
11.Izin operasional;
12.Surat pengangkatan, surat pendelegasian wewenang;
13.Laporan audit;
14.Laporan penelitian;
15.Laporan khusus/laporan kejadian luar biasa; dan
16.Berkas kasus (case file).
 ARSIP YANG TERCIPTA
PADA PELAKSANAAN PENYERAHAN
Pasal 81 Ayat (3) PP No.28 Tahun 2012

1. Surat Keputusan Pimpinan Pencipta Arsip

tentang Pembentukan Panitia Penilai Arsip.
2. Notula Rapat Panitia Penilai Arsip saat
melakukan
penilaian arsip.
3. Surat Pertimbangan
Pimpinan Pencipta Arsip Panitia Penilai Arsip
yang menyatakan bahwa
kepada
arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah
memenuhi syarat untuk diserahkan;
4. Surat Persetujuan dari Kepala Lembaga
Kearsipan;
WAJIB DISIMPAN OLEH 5. Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip
PENCIPTA ARSIP DAN bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya,
DIPERLAKUKAN SEBAGAI 6. utuh
Suratdan dapat digunakan;
Keputusan Penetapan
ARSIP VITAL Pelaksanaan
Penyerahan Arsip Statis oleh Pimpinan
Pasal 81 (4) Pencipta Arsip;
PP No.28 Tahun 2012
7. Berita Acara Penyerahan Arsip
Statis;
PP No. 28 Tahun 2012 Pasal
79 1:
Ayat
Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip
yang:
1. memiliki nilai guna kesejarahan;
2. telah habis retensinya; dan/atau
3. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
PENYERAHAN
ARSIP STATIS
Ayat 2:
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan
perusahaan swasta
Terima
Kasih