Pengelolaan Arsip Dinamis

DASAR:
➢ UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
➢ PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012
TENTANG UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

1. Arsip dinamis (AD) adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. (UU 43 Tahun 2009 Bab 1,
Pasal 1 no.3)
2. Pengelolaan arsip dinamis (PAD) adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip. (UU 43 Tahun 2009 Bab 1, Pasal 1 no. 25)
3. PAD meliputi (UU 43 Tahun 2009 Bab 1, Pasal 9 ayat (2)):
a. arsip vital: arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang
b. arsip aktif: adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus
c. arsip inaktif: arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
4. PAD menjadi Tanggung jawab Pencipta Arsip (UU 43 Tahun 2009 Bab 1, Pasal 9 ayat
(3))
Pencipta Arsip (PA) pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis
PA berdasarkan PP Nomor 28 Tahun 2012 meliputi (PP 28/2012 Bab IV Pasal 30):
a. lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan
BUMD
b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan APBN,
APBD, dan/atau bantuan luar negeri
c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD
sebagai pemberi kerja
kewajiban/ Tugas PA:
● menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang
dikelolanya (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 40 ayat (5) dan
● mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara
akurat (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 41 ayat (4))
● menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak (UU 43
Tahun 2009 Bab IV, Pasal 42 ayat (1)
● Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua)
kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 42
ayat (2)
● Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup (UU 43 Tahun 2009 Bab IV,
Pasal 44 ayat (2))
● menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan
fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 44 ayat
(3))
5. Tujuan PAD menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 40
ayat (1))
6. Syarat PAD (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 40 ayat (1)):
➔ andal;
➔ sistematis;
➔ utuh
➔ menyeluruh
➔ sesuai dengan NSPK (norma, standar, prosedur, dan kriteria)
7. PAD meliputi (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 40 ayat (2)):
a. penciptaan arsip;
● dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan
peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh,
dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (UU 43
Tahun 2009 Bab IV, Pasal 41 ayat (1));
● dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi (UU 43 Tahun
2009 Bab IV, Pasal 41 ayat (2)).
● harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip (UU 43 Tahun 2009
Bab IV, Pasal 41 ayat (3))
● Penciptaan arsip meliputi kegiatan (PP 28/12 Bab IV Pasal 32):
1) Pembuatan Arsip Tahapnya: (PP 28/12 Bab IV Pasal 33)
➔ harus diregistrasi.
➔ didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu,
lengkap, serta aman
➔ Pendistribusian arsip diikuti dengan tindakan pengendalian.
2) Penerimaan Arsip
● Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan (PP 28/2012 Bab IV
Pasal 32 Ayat (2)):
➢ Tata Naskah Dinas berpedoman pada Peraturan Arsip Nasional Republik
Indonesia No 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas:
➢ Klasifikasi Arsip berpedoman pada Peraturan Arsip Nasional Republik
Indonesia No 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip
➢ Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) berpedoman
pada Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia No 17 Tahun 2011 tentang
Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
b. penggunaan dan pemeliharaan arsip;
(1) Penggunaan
● Penggunaan diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat
● Ketersediaan Autentisitas AD yang menjadi tanggung jawab pencipta arsip
● penyediaan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 42 ayat (1))
● membuat Daftar Arsip Dinamis (DAD) dalam 2 Kategori yaitu: arsip
terjaga dan arsip umum (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 42 ayat (2))
● dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
● menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang
masuk dalam kategori arsip terjaga (UU 43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal
42 ayat (3))
 ● Pemberkasan dan Pelaporan arsip memberkaskan dan melaporkan
arsipnya kepada ANRI untuk perlindungan dan Penyelamatan
arsip terkait kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan,
perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah masalah
pemerintahan yang strategis dilakukan paling lama 1 (satu) Tahun UU
43 Tahun 2009 Bab IV, Pasal 43 ayat (1) dan (2))
● Pemberkasan dan Pelaporan arsip yang tercipta pada Lembaga
negara, pemerintahan daerah, dan perguruan tinggi negeri terkait
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah masalah pemerintahan
yang strategis wajib diserahkan kepada ANRI dalam bentuk salinan
autentik dari naskah asli paling lama 1 (satu) tahun setelah
dilakukan pelaporan kepada ANRI
● dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis
dapat dilakukan alih media
● Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup, menutup
akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
❖ menghambat proses penegakan hukum
❖ mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan
intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
❖ membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
❖ mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiaannya;
❖ merugikan ketahanan ekonomi nasional;
❖ merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar
negeri;
❖ mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan
kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang
berhak secara hukum;
❖ mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
❖ mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
(2) Pemeliharaan
● dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan
fisik arsip
● dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip
c. penyusutan arsip.
8.