PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Pengelolaan Arsip Terjaga

Oleh:
Suci Wulandari, S.Kom,. MM

2024 2 April 2024

Halo!
Perkenalkan...
Suci Wulandari S.Kom,. MM
Widyaiswara Pusdiklat Kearsipan
S1 Sistem Informasi
S2 Magister Manajemen SDM
081314056309
Pedoman Arsip Terjaga
PENGERTIAN ARSIP TERJAGA
 ARSIP TERJAGA
Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara, yang harus dijaga
keutuhan, keamanan dan keselamatannya

(Pasal 1 Perka 41 Tahun 2015)

 ARSIP TERJAGA
Pengelolaan Arsip Terjaga meliputi kegiatan identifikasi,
pemberkasan, pelaporan dan penyerahan arsip terjaga
yang dilaksanakan oleh pencipta arsip.

(Pasal 1 Perka 41 Tahun 2015)

 ARSIP TERJAGA
Pimpinan Pencipta Arsip memiliki tanggung jawab:
a. memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip
yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; dan
b. memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk
dalam kategori arsip terjaga kepada Kepala ANRI
paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan
kegiatan.

(Pasal 2 Perka 41 Tahun 2015)

 ARSIP TERJAGA
Pimpinan Pencipta Arsip wajib menyerahkan salinan
autentik dari naskah asli arsip terjaga kepada ANRI paling
lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

(Pasal 3 Perka 41 Tahun 2015)

RINCIAN JENIS ARSIP TERJAGA
KEPENDUDUKAN
KEWILAYAHAN
KEPULAUAN
PERBATASAN
PERJANJIAN INTERNASIONAL
KONTRAK KARYA
MASALAH-MASALAH PEMERINTAHAN
YANG STRATEGIS
 1. ARSIP KEPENDUDUKAN
Contoh arsip kependudukan yang harus diberkaskan dengan
memperhatikan analisis hukum dan risiko :
1. Database kependudukan dan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK);
2. Arsip tentang penetapan parameter pengendalian penduduk;
3. Arsip tentang administrasi dan demografi kependudukan di
wilayah perbatasan dan kepulauan terdepan;
4. Arsip tentang status kewarganegaraan (Naturalisasi).
 2. ARSIP KEWILAYAHAN

Contoh arsip kewilayahan yang harus diberkaskan:

1. Dasar penetapan wilayah NKRI;

2. Pengakuan dunia internasional mengenai batas wilayah NKRI;
3. Batas perairan Indonesia;
4. Tata ruang laut nasional dan perairan yuridiksi.
 3. ARSIP KEPULAUAN

Arsip kepulauan yang diberkaskan adalah arsip yang

menyangkut :
1. Potensi sumber daya alam yang terkandung dalam suatu
pulau;
2. Luas dan besarnya kepulauan;
3. Jumlah pulau-pulau terdepan Indonesia, beserta administrasi
kependudukannya;
4. Pulau-pulau yang berbatasan langsung antara wilayah NKRI
dengan negara lain.
 4. ARSIP PERBATASAN
Contoh pemberkasan arsip perbatasan adalah semua proses yang
mendukung terciptanya penentuan batas wilayah negara baik batas darat dan
laut antara lain:
• Kawasan perbatasan dari sudut pandang pertahanan dan keamanan;
• Batas wilayah negara;
• Batas darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, Papua Nugini), Batas
laut territorial dengan 4 negara (Malaysia, Papua Nugini, Singapura dan
Timor Leste);
• Batas laut yuridiksi (Zone Economic Exclusive);
• Landasan kontinen dengan 9 negara (Malaysia, Thailand, Vietnam, Filipina,
India, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini).
 5. ARSIP PERJ ANJ IAN INTERNASIONAL
Contoh pemberkasan dari proses terciptanya perjanjian
internasional adalah:
• Proses penyusunan perjanjian internasional dari
Lembaga pemrakarsa atau Memorandum of
Understanding (MoU);
• Proses konsultasi dan koordinasi Perjanjian;
• Proses pembuatan perjanjian internasional;
• Pertukaran nota diplomasi;
• Ratifikasi perjanjian internasional.
 6. ARSIP KONTRAK KARYA

Contoh arsip kontrak karya yang harus diberkaskan karena termasuk

ke dalam arsip terjaga :
• Perjanjian usaha pertambangan panas bumi;
• Perjanjian usaha ketenagalistrikan kepentingan umum;
• Perjanjian kontrak bagi hasil pengusahaan minyak dan gas bumi;
• Perjanjian izin usaha pemanfaatan hutan;
• Penetapan wilayah kerja gas metana batubara.
7. ARSIP MASALAH-MASALAH PEMERINTAHAN YANG STRATEGIS
• Hasil dan penetapan pemilu Presiden;
• Kebijakan strategis yang dikeluarkan Presiden;
• Kebijakan dan keputusan strategis yang ditetapkan oleh Pimpinan
Lembaga tinggi negara;
• Kebijakan pengembangan pertahanan negara;
• Arsip tentang operasi militer;
• Arsip tentang intelijen dan pengamanan;
• Pengembangan sarana alat utama system pertahanan (alutsista);
• Ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan nasional;
• Hak Kekayaan Intelektual khususnya hak cipta;
• Investasi pembangunan infrastruktur;
• Regulasi dan deregulasi penanaman modal dan investasi
KENAPA HARUS DIJAGA?
ALASAN ARSIP TERJAGA PERLU DILAKUKAN, JIKA
TIDAK :

1. Dapat
2. Kedaulatan
Menimbulkan
Negara
Kerugian
Terganggu
Negara

4. Dapat
3. Keamanan
Negara Terhambatnya
Terancam Program
Pemerintah
DASAR HUKUM
 DASAR HUKUM PENGELOLAAN ARSIP
TERJAGA

• UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;

• PP 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
• Peraturan KepalaANRI Nomor 41 Tahun 2015 Tentang
PengelolaanArsip Terjaga.
 DASAR HUKUM
Pasal 42:
• Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan
pengguna arsip yang berhak.
• Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat
daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip
terjaga dan arsip umum.
• Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib
menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis
yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
 DASAR HUKUM

• Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara

membuat daftar arsip dinamis dan menjaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip
dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dan ayat (3) diatur dalam Peraturan Kepala ANRI.
 SANKSI ADMINISTRATIF

Pasal 80 :
• Pejabat, pimpinan instansi dan/atau
pelaksana yang melanggar ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat
(4), pasal 42 ayat (1) dan Pasal 43 ayat (1),
ayat (2) dan ayat (3) dikenai sanksi
administratif berupa teguran tertulis.
 SANKSI PIDANA

Pasal 83
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga
untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling
lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak
Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
 SANKSI PIDANA

Pasal 84
Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan
pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 43 ayat (1) di pidana dengan pidana
penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda
paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta
rupiah).
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA

Pengelolaan Arsip Terjaga adalah

kegiatan identifikasi, pemberkasan,
pelaporan dan penyerahan arsip
terjaga yang dilaksanakan oleh
pencipta arsip.

(Perka ANRI 41 Tahun 2015, Pasal 1)

 KATEGORI ARSIP TERJ AGA
Kategori Kriteria
Arsip Terjaga • Arsip dinamis negara yang
essensial/penting;
• Berkaitan dengan
keberadaan & kelangsungan
hidup bangsa dan negara;
• Dilindungi secara khusus
oleh Negara, karena terkait
7 jenis arsip terjaga;
• Informasinya mendukung
hak-hak hukum Negara &
Warga Negara;
• Dilaporkan &
diserahkan salinan
autentikasinya kepada
ANRI.
Sarana Penyimpanan Pengelola Peraturan/ Ketentuan
• Central File; • Unit Pengolah dan/ • Pasal 1 angka 8;
• Records Centre; atau Unit • Pasal 34 ayat 2;
• Sarana Kearsipan pada • Pasal 42 ayat 2,3,4;
penyimpanan Lembaga Negara, • Pasal 43 ayat
sesuai dengan Pemda, PTN, 1,2,3,4,5;
medianya, seperti : BUMN, dan/atau • Pasal 83;
filling cabinet, rak, BUMD; • Pasal 84 UU No 43
lemari tahan api, • Lembaga Kearsipan Tahun 2009;
dll. Nasional/ ANRI • Pasal 45 PP 28
(salinan autentikasi Tahun 2012
naskah asli). • Perka ANRI No 41
Tahun 2015
 MENGAPA ARSIP TERJAGA PERLU DIKELOLA ?

• Memungkinkan proses kerja pengelolaan Negara

berjalan efektif dan efisien;
• Memberikan konsistensi, kontinuitas, dan produktivitas
dalam pengelolaan Negara;
• Melindungi kepentingan Negara dan/atau daerah pada
saat ini dan yang akan datang;
• Melindungi dan mendukung litigasi yang berkaitan
dengan sengketa di pengadilan;
• Memelihara dan menyelamatkan memori kolektif bangsa.
 Penyimpanan
Dokumentasi 1
Penyerahan
Salinan
7 2
Autentik Arsip
Identifikasi Arsip

PENGELOLAAN
ARSIP TERJAGA
Penyerahan Salinan
Pemberkasan
Autentik Arsip ke ANRI

6 3
No. Kode Klasifikasi Arsip Uraian Kurun
Informasi Waktu
berkas

5 4

Pelaporan Arsip Pelindungan dan

ke ANRI Pengamanan Pembuatan Daftar
1. IDENTIFIKASI ARSIP TERJAGA

Analisis Fungsi 7 Bidang Arsip

Organisasi Terjaga

Formulir
Pendataan Arsip Pendataan

Analisis Hukum
Pengolahan
Data
Analisis Risiko

33
CARA IDENTIFIKASI ARSIP TERJAGA

Contoh daftar identifikasi arsip terjaga :

No Jenis Arsip Dasar Klasifikasi Unit Penanggung Keterangan
Pertimbangan Keamanan Pengolah Jawab
dan Akses
Arsip
 PENGOLAHAN DATA

• Hasil pendataan arsip terjaga pada unit-unit

kerja di lingkungan pencipta arsip dianalisis
untuk ditentukan sebagai arsip terjaga.

• Analisis arsip terjaga dilakukan berdasarkan :

1. Kriteria arsip terjaga
2. Analisis hukum dan analisis risiko.
ANALISIS No Jenis Analisis
HUKUM: 1.
Melakukan
identifikasi peraturan
perundang-undangan
terkait 7 bidang arsip
terjaga;
Melakukan analisis
terkait potensi
tuntutan hukum yang
akan timbul
dikemudian hari.
Ya Tidak
Analisis Hukum (contoh pertanyaan):
a) Apakah arsip ini secara legal
mengandung hak dan kewajiban
kepemilikan wilayah perbatasan?
b) Apakah hilangnya arsip ini dapat
menimbulkan tuntutan hukum
terhadap negara?
c) Apakah hilangnya arsip ini dapat
menimbulkan hilangnya dukungan
kebuktian riwayat atau sejarah
kedaulatan negara, pertahanan,
keamanan, sosial ekonomi, budaya
dan pemerintahan?
 ANALISIS RISIKO:

Kerugian Materiil meliputi jumlah biaya yang harus

dikeluarkan oleh negara untuk mempertahankan
kedaulatan NKRI dan hak-hak negara, kehilangan aset
negara, hilangnya sumber daya dan kekayaan alam;

Kerugian Immateriil meliputi kerugian terhadap

eksistensi sebagai sebuah negara, punahnya warisan
budaya bangsa, hilangnya jati diri bangsa, dan
hilangnya karya intelektual bangsa.
No Jenis Analisis Ya Tidak
2. Analisis Risiko (contoh pertanyaan):
a) Jika arsip ini tidak diketemukan, apakah lama waktu
yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan
biaya yang dikeluarkan oleh negara?
b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak
adanya arsip yang bersangkutan dan berapa besarkah
biaya yang harus dikeluarkan negara?
c) Apakah banyak kesempatan negara yang hilang untuk
memperoleh keuntungan jika tidak adanya arsip ini?
d) Berapa besarkah kerugian yang dialami oleh negara
dengan tidak adanya arsip ini?
2. PEMBERKASAN ARSIP TERJAGA
•Prosedur pemberkasan arsip terjaga sama hal
dengan pemberkasan arsip dinamis lainnya
berdasarkan klasifikasi arsip, meliputi:
 Pemeriksaan
 Indexing;
 Pengkodean;
 Tunjuk silang;
 Penyortiran;
 Pelabelan berkas; dan
 Penataan.
DAFTAR BERKAS ARSIP TERJAGA
Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang:
Unit Pengolah :
Nomor Kode Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Klasifikasi Jumlah Keterangan
Berkas Klasifikasi Keamanan

DAFTAR ISI BERKAS ARSIP TERJAGA

Daftar isi berkas paling sedikit memuat informasi tentang:
Unit Pengolah :
Nomor Nomor Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Keterangan
Berkas Item Arsip
 3. PELAPORAN ARSIP TERJAGA
• Pelaporan disampaikan secara konvensional maupun secara
elektronik;
• Pelaporan konvensional dilakukan secara tertulis kepada
Kepala ANRI dengan melampirkan daftar berkas dan daftar isi
berkas arsip terjaga;
• Pelaporan elektronik dilakukan dengan menginput daftar
berkas arsip dan daftar isi berkas arsip terjaga melalu JIKN ke
ANRI;
• Pelaporan arsip terjaga secara konvensional maupun elektronik
diterima oleh ANRI dan menjadi tanggung jawab Kedeputian
Pembinaan dan Unit Akuisisi.
 4. PEJABAT YANG MELAPORKAN
• Adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan,
perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah
pemerintahan strategis yaitu Menteri atau Pimpinan Lembaga
Pencipta Arsip yang membawahi kegiatan bidang
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan,
perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah
pemerintahan strategis.
• Pejabat yang bersangkutan dapat melimpahkan kewenangan
pelaporan kepada pejabat dibawahnya yang diberi kuasa
untuk itu.
 PELAPORAN ARSIP TERJAGA LEMBAGA NEGARA KEPADA ANRI

Menteri/Kepala Lembaga
UNIT KEARSIPAN
Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah
Tembusan :
Daftar berkas dan isi berkas

Pelaporan :
Daftar berkas arsip
ANRI Daftar isi berkas arsip
(softcopy dan/atau hardcopy)
 PELAPORAN ARSIP TERJAGA PROVINSI KEPADA ANRI

Kepala Daerah Provinsi

(Gubernur) Lembaga Kearsipan Daerah
Provinsi
Satuan Kerja Satuan Kerja Satuan Kerja
Perangkat Daerah Perangkat Daerah Perangkat Daerah Tembusan :
Daftar berkas dan isi berkas

Pelaporan :
Daftar berkas arsip
ANRI Daftar isi berkas arsip
(softcopy dan/atau hardcopy)
 PELAPORAN ARSIP TERJAGA KABUPATEN/KOTA KEPADA ANRI

Kepala Daerah Kabupaten/Kota

Bupati/Walikota Lembaga Kearsipan Daerah
Kabupaten/Kota
Satuan Kerja Satuan Kerja Satuan Kerja
Perangkat Daerah Perangkat Daerah Perangkat Daerah Tembusan :
Daftar berkas dan isi berkas

Pelaporan :
Daftar berkas arsip
ANRI Daftar isi berkas arsip
(softcopy dan/atau hardcopy)
 PELAPORAN ARSIP TERJAGA PTN KEPADA ANRI

Rektor
UNIT KEARSIPAN UNIVERSITAS

Unit Pengolah
Unit Pengolah Unit Pengolah Tembusan :
Daftar berkas dan isi berkas

Pelaporan :
Daftar berkas arsip
ANRI Daftar isi berkas arsip
(softcopy dan/atau hardcopy)
4. PENYERAHAN SALINAN AUTENTIK NASKAH ASLI
ARSIP TERJAGA
Pasal 43
3) Arsip yang tercipta pada lembaga negara,
pemerintah daerah, dan perguruan tinggi negeri yang
berkaitan dengan kegiatan sebagaimana dimaksud
dalam pasal 34 ayat (2) wajib diserahkan kepada
ANRI dalam bentuk salinan autentik dari naskah asli
paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan
pelaporan kepada ANRI;
Yang diserahkan:
• Arsip terjaga dalam bentuk Salinan autentik dari naskah asli yang
telah diautentifikasi pimpinan Lembaga;
• Berita Acara serah terima;
• Daftar berkas arsip terjaga beserta daftar isi berkas.

Prosedur Penyerahan:
• Seleksi arsip;
• Pembuatan daftar arsip;
• Koordinasi dengan ANRI;
• Pembuatan Berita Acara serah terima arsip;
• Pelaksanaan serah terima arsip.
 PENYIMPANAN DOKUMENTASI PENYERAHAN
SALINAN AUTENTIK ARSIP TERJAGA

• Lembaga Negara, Pemda, dan PTN menyimpan dokumentasi

penyerahan arsip terjaga;
• Dokumentasi penyerahan arsip terjaga merupakan arsip vital bagi
Lembaga Negara, Pemda, dan PTN;
• Dokumentasi penyerahan arsip terjaga terdiri atas: Daftar Berkas dan
Isi Berkas Arsip, Berita Acara serah terima arsip Penyerahan Arsip
Terjaga.
 PENYERAHAN SALINAN ARSIP AUTENTIK NASKAH ARSIP TERJAGA
LEMBAGA NEGARA KEPADA ANRI

Menteri/Kepala Lembaga
UNIT KEARSIPAN
Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah
Tembusan:
Salinan autententik naskah asli yang
telah dilegalisir dan daftar berkas dan isi
berkas arsip, Berita Acara

Penyerahan :
ANRI Salinan autententik naskah asli yang telah
dilegalisir dan daftar berkas dan isi berkas arsip,
Berita Acara
49
50