PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Program Arsip Vital

Oleh: Dra. Tuti Sri Widayanti, M.Si

Diklat Dasar Dasar Kearsipan

(Universitas Pendidikan Indonesia)

Kamis, 8 September 2022

2021
 Bunga melati putih warnanya
Semerbak harum baunya
Assalammualaikum mulanya kata
Sebagai pembuka acara kita

Salam Pembuka
Bapak dan ibu peserta diklat
Marilah kita tetap bersemangat
Bersama kita memohon rahmat
Moga kita mendapat berkat
 TAK KENAL …. MAKA TAK SAYANG ……

Dra. Tuti Sri Widayanti, M.Si

Madiun, 19 November 1967

S1 (UI-F.MIPA-GEOGRAFI), S2 (UI-F.IB-INFORMASI)

Arsiparis Madya, selaku Koordinator Kelompok Substantif

Kearsipan Pusat II

Jl. Selat Lombok I Blok G7 No. 6 Kav. AL Durensawit Jakarta

Timur

0812 136 9394 / 021-7805851 ext 712

tutisriwidayanti.anri@gmail.com/ditkp.anri@gmail.com
PENGANTAR
 ARSIP HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI

Dalam menjalankan tugas dan fungsi instansi pasti menghasilkan arsip, arsip yang tercipta tersebut
merupakan arsip milik negara, karena dihasilkan dari kegiatan yang didanai oleh seluruh atau sebagian
besar bersumber dari dana negara.

Arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa instansi
merupakan asset instansi juga sekaligus asset
publik yang perlu dikelola dengan baik sebagai bahan
bukti akuntabilitas dan merefleksikan kinerja.
Sehingga harus dikelola secara benar berdasarkan
kaidah-kaidah dan peraturan perundangan
kearsipan
Pengelolaan arsip pada instansi diselenggarakan secara
komprehensip dan terpadu meliputi Penetapan kebijakan,
pembinaan, pengelolaan arsip, Dengan didukung oleh
sumber daya kearsipan (Kelembagaan, SDM, prasarana dan
sarana, dan pendanaan), serta perlu perhatian dan dukungan
dari pimpinan instansi.
Peraturan / regulasi pimpinan instansi terkait Penyelenggaraan Kearsipan:

1. Instrumen PAD 3. Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Tata Naskah Dinas a. Penciptaan Arsip
b. Klasifikasi Arsip b. Penggunaan Arsip
c. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis c. Pemelihaaan Arsip
d. Jadwal Retensi Arsip 1) Pemberkasan Arsip Aktif
2) Penataan Arsip Inaktif
2. Pembinaan Kearsipan 3) Alih Media Arsip
a. Arah, Tujuan, dan Sasaran Pembinaan 4) Program Arsip Vital
b. Kewenangan Pembinaan 5) Pengelolaan Arsip Terjaga
c. Aspek Pembinaan d. Penyusutan Arsip
d. Jenis Pembinaan 1) Pemindahan Arsip Inaktif
e. Metode Pembinaan 2) Pemusnahan Arsip
3) Penyerahan Arsip Statis

4. Sumber Daya Kearsipan

a. Organisasi Kearsipan
b. SDM Kearsipan
c. Prasarana dan Sarana Kearsipan
d. Pendanaan
PROGRAM ARSIP VITAL
 AMANAT PERATURAN PERUNDANGAN KEARSIPAN TERKAIT ARSIP VITAL

UU 43/2009: Kearsipan PP 28/2012: Pelaksanaan UU 43/2009

Pasal 50 PP 28/2012
Pasal 9 UU 43/2009
Ayat (1) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital.
Ayat (2) Pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. arsip vital; b. arsip aktif; c. arsip inaktif.
Ayat (2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. identifikasi;
Pasal 56 UU 43/2009 b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
Ayat (1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib membuat program arsip vital. Ayat (3) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
Ayat (2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. identifikasi; Ayat (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital ditetapkan oleh pimpinan
pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
Penjelasan Pasal 50
Ayat (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat
Ayat (1) Pemeliharaan arsip vital menjadi kesatuan dengan sistem pengelolaan arsip aktif.
(1) dan ayat (2) diatur dengan peraturan kepala ANRI.
Ayat (2) Program arsip vital dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem pencegahan dan
penanggulangan bencana.

Perka ANRI No. 06/2005 : Pedoman Perlindungan Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara
 PENGERTIAN ARSIP VITAL

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
(Pasal 1 Angka 4 UU 43/2009 = Pasal 1 Angka 6 PP 28/2012)

Dokumen/Arsip Vital Negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan
melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum,
hak dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan
mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi
(Perka ANRI No. 06/2005)

Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu.

Arsip vital merupakan arsip dinamis, tercipta dalam berbagai macam bentuk media, tergantung dengan fungsi
organisasi.

Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
- Kebijakan strategis (keputusan dan
peraturan pimpinan instansi pemerintah)
selama masih berlaku
- MOU dan perjanjian kerjasama yang
strategis baik dalam maupun luar negeri
selama masih berlaku
- Arsip asset negara (sertifikat tanah,
BPKB, gambar gedung, dan lain-lain)
- Arsip hak paten dan copy right
- Berkas perkara pengadilan
- Personal file
- Batas wilayah negara, antar Provinsi
atau antar Kabupaten/Kota
- Dokumen pengelolaan keuangan negara
Contoh Arsip Vital
Perusahaan (BUMN/BUMD, Swasta) Asuransi
- Kebijakan perusahaan - Kebijakan di bidang asuransi
- RUPS - Akte pendirian perusahaan
- Dokumen asset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB, - Dokumen polis
gambar gedung, blue print, dll) - RUPS
- Akte pendirian - Risalah rapat Direksi
- Risalah rapat Direksi/Komisaris - Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB,
- Gambar Teknik gambar gedung, dan lain-lain)
- Piutang lancar (account receivable)
- Saham/obligasi/surat berharga Lembaga Pendidikan Tinggi
- Neraca rugi laba
- Arsip kemahasiswaan
Perbankan - Kurikulum
- Hasil penelitian inovatif
- Kebijakan perbankan - Register mahasiswa
- Dokumen nasabah - Arsip ijazah. dsb
- Dokumen kreditor termasuk agunan
- RUPS Rumah Sakit
- Risalah rapat Direksi
- Dokumen desain sistem dan produk perbankan - Medical records (rekam medis)
- Dokumen merger
- Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB,
gambar gedung, dan lain-lain)
 KEDUDUKAN ARSIP VITAL DALAM ARSIP DINAMIS
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

FUNGSI ARSIP
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu adalah arsip yang
dihasilkan oleh
ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP VITAL ARSIP TERJAGA pencipta arsip karena
memiliki nilai guna
adalah arsip yang adalah arsip yang adalah arsip yang adalah arsip negara kesejarahan, telah
habis retensinya, dan
frekuensi frekuensi keberadaannya yang berkaitan
berketerangan
penggunaannya tinggi penggunaannya telah merupakan persyaratan dengan keberadaan dipermanenkan yang
dan/atau terus menurun dasar bagi kelangsungan dan kelangsungan telah diverifikasi baik
menerus operasional pencipta hidup bangsa dan secara langsung
arsip, tidak dapat negara yang harus maupun tidak
diperbarui, dan tidak dijaga keutuhan, langsung oleh Arsip
tergantikan apabila rusak keamanan, dan Nasional Republik
atau hilang keselamatannya Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan
 PROGRAM ARSIP VITAL

adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan
untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip
pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.

(Pasal 1 Angka 33 PP 28/2012 33)

 Kanapa perlu program arsip vital

Indonesia merupakan wilayah rawan bencana, jika terjadi bencana dampaknya dapat
mempengaruhi seluruh aspek kehidupan, termasuk terhadap kelangsungan hidup organisasi dimana
arsip vital yang merupakan asset organisasi dapat menjadi musnah, hilang, dan rusak

Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi
dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Oleh karena sifatnya yang
sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan
musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana.

Pengelolaan arsip vital yang terprogram akan memberikan perlindungan, pengamanan dan
penyelamatan terhadap dokumen/arsip vital ketika terjadi bencana. merupakan kewajiban yang
tak bisa dihindarkan oleh setiap instansi
 Acuan dalam penyusunan program arsip vital

Petunjuk dan acuan bagi instansi dalam menyusun program arsip vital
adalah Perka ANRI No. 06/2005 Tentang Pedoman Perlindungan
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara

Ruang lingkup materi pedoman ini meliputi pengelolaan perlindungan,

pengamanan, penyelamatan dan pemulihan dokumen/arsip vital negara
pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik di
tingkat pusat maupun daerah.
 PROGRAM ARSIP VITAL DAN ALIH MEDIA DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

- Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan - Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Pembentukan Tim Kerja

Keanggotaan tim kerja terdiri dari:

a. pejabat yang mewakili unit kearsipan
b. unit hukum
c. unit pengawasan
d. unit pengelola asset
e. unit-unit lain yang potensial menghasilkan arsip vital
 Langkah2 Identifikasi Arsip Vital

Penyusunan Daftar Arsip Vital

5
Penentuan Arsip Vital

Pengolahan Data 4P
P
P

Pendataan 3

2
Analisis Organisasi
1
 ANALISIS ORGANISASI
Dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip vital,
melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi informasi:
a. Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi
b. Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif
c. Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang
menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital
d. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja potensial
sebagai pencipta arsip vital.
e. Membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.

Misi (tujuan) organisasi

Fungsi
Kegiatan
Bukti Transaksi
 PENDATAAN

Pendataan atau survai merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip vital.

a. Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi.

b. Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital pada unit unit
kerja yang potensial.
c. Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi pencipta dan unit
kerja, jenis (series) arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun
waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan,
kondisi arsip, nama dan waktu pendataan.
 PENGOLAHAN HASIL PENDATAAN

Hasil pendataan arsip vital dari unit-unit kerja dilakukan pengolahan oleh suatu tim
yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi
kriteria yang telah di tetapkan.

Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip vital dengan disertai analisis

hukum dan analisis resiko.
 KRITERIA ARSIP VITAL

Merupakan prasyarat bagi keberadaan

01 instansi, karena tidak dapat digantikan dari
aspek administrasi maupun legalitasnya

Berkaitan dengan
kebijakan strategis instansi
Keberadaan
Kelangsungan
OPerasional
02
Sangat dibutuhkan untuk menjamin
04 Kebijakan
strategis
Asset
kelangsungan operasional kegiatan instansi
karena berisi informasi yang digunakan sebagai
rekonstruksi apabila terjadi bencana

Berfungsi sebagai bukti kepemilikan

kekayaan (asset) instansi 03
 ANALISIS HUKUM DAN ANALISIS RESIKO
Analisis Resiko Arsip Vital:
a. Jika arsip ini tidak diketemukan
(hilang/musnah) berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi
dan berapa biaya yang dibutuhkan oleh
organisasi?
b. Berapa lama waktu yang tidak produktif
dengan tidak adanya arsip yang
bersangkutan dan berapa biaya yang harus
dikeluarkan oleh organisasi?
c. Berapa banyak kesempatan untuk
R H
memperoleh keuntungan yang hilang dengan
tidak diketemukannya arsip vital ini?
d. Berapa besar kerugian yang dialami oleh
organisasi dengan tidak adanya arsip yang
dibutuhkan?
Analisis Hukum Arsip Vital:
Analisis Hukum
a. Apakah arsip tersebut secara legal mengandung
hak dan kewajiban atas kepemilikan
negara/warga negara?
b. Apakah hilangnya arsip tersebut dapat
menimbulkan tuntutan hukum terhadap
individu atau organisasi?
c. Apakah arsip yang mendukung hak-hak
hukum individu/organisasi seandainya
hilang duplikatnya harus dikeluarkan
dengan pernyataan dibawah sumpah.
Analisis Resiko
 PENENTUAN ARSIP VITAL
Arsip vital untuk kegiatan darurat
1. Pendelegasian wewenang
2. Manual rancangan dan operasional sistem
bangunan
3. Inventaris peralatan untuk semua fasilitas
organisasi
4. Daftar dokumen vital
5. Copy dokumen program organisasi (apapun
medianya)
6. Dokumentasi sistem untuk setiap sistem
informasi elektronik yg dirancang sebagai arsip
keadaan darurat
Arsip vital asset
1.Sertifikat tanah dan IMB
2.BPKB dan STNK Kendaraan bermotor
3.Faktur dan kuitansi pembelian
4.Berkas pegawai (personal file)
Arsip vital yang berkaitan dengan hak
1. Piutang yang dapat diterima
2. Keamanan sosial
3. Pembayaran gaji
4. Pensiun
5. Asuransi
6. Dokumen yang berhubungan Dengan kontrak,
kredit, obligasi
7. Dokumentasi sistem untuk setiap sistem informasi
yang dirancang sebagai dokumen yang dibutuhkan
untuk melindungi hak
Arsip vital non-asset, timbul, karena adanya tupoksi
organisasi
1. Surat Ijin Usaha Perdagangan
2. Surat pembentukan sebuah instansi/organisasi
3. Surat pendirian perusahaan
 PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP VITAL
Dilaksanakan setelah kegiatan penentuan arsip vital.

Daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir yang memiliki kolom-kolom
sebagai berikut:
1. Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip vital
2. Jenis Arsip : Diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata
3. Unit Kerja : Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital
4. Kurun Waktu : Diisi dengan tahun arsip vital tercipta
5. Media : Diisi dengan jenis media rekam arsip vital
6. Jumlah : Diisi dengan banyaknya arsip vital misal: 1 berkas
7. Jangka Simpan : Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital
8. Metode Perlindungan : Diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai dengan kebutuhan
masing-masing media rekam yang digunakan
9. Lokasi Simpan : Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan
10. Keterangan : Diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada dalam kolom yang tersedia.

Daftar arsip vital yang telah disusun ditandatangani oleh ketua tim.
 DAFTAR ARSIP VITAL
Nama Instansi : …..

Metode
No Jenis Arsip Unit Kerja Kurun Waktu Media Jumlah Jangka Simpan Lokasi Simpan Perlindungan Ket

Contoh Pengisian

DAFTAR ARSIP VITAL

Nama Instansi : PT. BANK MANDIRI

No Jenis Arsip Unit Kerja Kurun Waktu Media Jumlah Jangka Simpan Lokasi Simpan Metode Ket
Perlindungan

1 Gambar Bag. Logistik 1992-1995 Kertas 2 Boks Selama gedung Bagian logistik Vaulting -
Bangunan masih ada kantor pusat

2 Akte Pendirian Bagian Legal 1989 Kertas 1 Berkas Selama perusahaan Bagian legal kantor
masih berdiri pusat
PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN
ARSIP VITAL
Faktor-Faktor Pemusnah/Perusak Arsip Vital

1. Faktor Bencana Alam

Kemusnahan/kerusakan arsip vital yang disebabkan oleh factor
bencana seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut,
longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai dan lain-lain.

2. Faktor Manusia
Kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip vital yang disebabkan
oleh faktor manusia seperti perang,
sabotase, pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan
dan kelalaian manusia.
 Metode Perlindungan Arsip Vital
1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan ( copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman
magnetic, elektronic records dan sebagainya ) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan. Namun demikian dari
aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan utama sehingga setiap langkah harus mempertimbangkan :
a. Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan dimana lokasinya.
b. Kapan duplikasi diciptakan ( saat penciptaan atau saat yang lain )? Untuk itu perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar dibuat secara
lengkap dan dijamin otentisitasnya.
c. Seberapa sering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan berapa jumlah duplikasi yang diperlukan.
d. Jika duplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan peralatan untuk membaca, penemuan kembali maupun mereproduksi informasinya.

Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda.

Untuk menjamin efektifitas metode ini maka jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang
aman dari bencana.

Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM. CD-ROM tersebut kemudian
dibuatkan back-up, dokumen/arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang dirancang
secara khusus.

2. Dengan Peralatan Khusus (vaulting)

Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan
api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan
tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan bebas medan
magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Pengamanan Fisik Arsip
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari
ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik
Arsip adalah:

1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses,

pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk
mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain.

2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian
yang bebas dari banjir.

3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa,
angin topan dan badai.

4. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan
peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
Pengamanan Informasi Arsip

Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara :

1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya
digunakan oleh orang yang berhak.

2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam.

3. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.

4. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses.

5. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan penggunaan hak itu
terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks primer ( tidak langsung ) dan indeks
sekunder ( langsung ) untuk kontrol akses.
Penyimpanan

Arsip vital disimpan pada tempat khusus sehingga dapat

mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah
pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat dilakukan baik
secara on site ataupun off site.

1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan

pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam
lingkungan lembaga pencipta arsip;

2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan di

luar lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.
PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN ARSIP VITAL
A. Penyelamatan
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-
langkah penyelamatan arsip vital pasca musibah atau bencana sbb:
1. Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat
yang lebih aman.
2. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat
kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.
3. Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat
penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip
atau rekonstruksi bangunan.
B. Pemulihan ( Recovery )

1. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi

Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan thdp kerusakan struktur bangunan atau kebocoran.

Pengaturan stabilitas suhu udara & kelembaban dpt dikurangi dg pengaturan sirkulasi udara/menggunakan kipas angin.

Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman
harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi
jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur.

Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat
tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
B. Pemulihan ( Recovery )

2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang

berkaitan dengan operasional penyelamatan

dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan
apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk
memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan
operasi penyelamatan.
B. Pemulihan ( Recovery )
3. Pelaksanaan penyelamatan
a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar
Dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman melakukan penilaian tingkat kerusakan,
mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait dan lain-lain.
b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil
Dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit
keamanan dan unit pemilik arsip.
c. Prosedur Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:
1) Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan
diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan.
2) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manualdarikotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiramdengan cairan alkohol atau thymolsupaya kotoran yang menempelpada arsip dapat terlepas dan arsipnya
tidaklengket.
3) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan.
4) Pengeringan yaitumengeringkan menggunakan vacum pengering atau kipasangin. Jangan dijemur dalam panasmatahari secara langsung.
5) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal daritempat lain.
6) Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.
7) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat BeritaAcara.
Sedangkan untuk volume arsip ygsedikit, cukup dilakukan dg carasederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara 10s/d 17derajat celcius dantingkat kelembaban antara 25s/d 35% Rh.

Sedangkanpenyelamatanarsip akibatmusibahkebakaranhanyadilakukanterhadaparsip yangsecarafisikdaninformasimasih bisadikenali.Pembersihanarsip dariasapataujelagadilakukandengancaramanual.

B. Pemulihan ( Recovery )

4. Prosedurpenyimpanankembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan
kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah:
a. Jika tempatpenyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
b. Penempatan kembali peralatanpenyimpanan arsip vital.
c. PenempatankembaliArsip.
d. Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan lain-lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan
dibuat duplikasinya.

5. Evaluasi
Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan
penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan
adanya bencana di kemudian hari.
PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
 Pengertian Arsip Terjaga

Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaian dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu.

Arsip Terjaga merupakan arsip dinamis, tercipta dalam berbagai

macam bentuk media, tergantung dengan tugas dan fungsi
organisasi.
 Jenis dan Kategorinya Arsip Terjaga
Perjanjian Masalah Pemerintahan
Kependudukan Kewilayahan Kepulauan Perbatasan Kontrak Karya
Internasional Yang Strategis

1. Database 1. Arsip tentang 1. Arsip tentang 1. Arsip tentang kawasan 1. Arsip tentang proses 1. Arsip tentang 1. Arsip tentang Hasil dan Penetapan
kependudukan dan dasar potensi sumber perbatasan dari sudut pandang penyusunan perjanjian perjanjian usaha Pemilu Presiden;
Sistem Informasi penetapan daya alam yang pertahanan dan keamanan yang internasional dari lembaga pertambangan; 2. Arsip tentang kebijakan strategis yang
Administrasi wilayah NKRI; terkandung dalam meliputi 10 kawasan perbatasan, pemrakarsa; dikeluarkan oleh Presiden selaku
yaitu 3 kawasan perbatasan Kepala Negara dan Kepala
Kependudukan suatu pulau; 2. Arsip tentang
darat (Malaysia, Timor Leste, 2. Arsip tentang proses Pemerintahan;
(SIAK); 2. Arsip tentang perjanjian usaha
dan Papua Nugini) dan 7 konsultasi dan koordinasi di 3. Arsip tentang kebijakan atau
pengakuan 2. Arsip tentang luas Kementerian Luar Negeri;
ketenagalistrikan keputusan strategis yang ditetapkan
kawasan perbatasan laut dan
2. Arsip tentang dunia dan besarnya pulau-pulau kecil terluar; untuk kepentingan oleh pimpinan lembaga tinggi Negara;
penetapan internasional kepulauan; 3. Arsip tentang proses umum; 4. Arsip tentang kebijakan
parameter mengenai 2. Arsip tentang batas wilayah pembuatan perjanjian pengembangan pertahanan negara;
pengendalian batas wilayah 3. Arsip tentang jumlah negara yang meliputi batas darat internasional, mulai draft, 3. Arsip tentang 5. Arsip tentang operasi militer;
penduduk; NKRI; pulau-pulau dengan 3 negara (Malaysia, counterdraft dan draft final perjanjian kontrak 6. Arsip tentang intelijen dan
terdepan Indonesia, Timor Leste, dan Papua Nugini), sampai dengan pengajuan bagi hasil pengamanan;
3. Arsip tentang batas laut teritorial dengan 4 permohonan full power dari 7. Arsip tentang pengembangan sarana
3. Arsip tentang berikut administrasi pengusahaan
negara (Malaysia, Papua Nugini, perjanjian internasional; alat utama sistem pertahanan
administrasi dan batas perairan kependudukannya; minyak dan gas
Singapura, dan Timor Leste), (alutsista);
demografi Indonesia; serta batas laut yurisdiksi (Zone 4. Arsip tentang pertukaran bumi;
8. Arsip tentang ketersediaan ketahanan
kependudukan di 4. Arsip tentang pulau- Economic Exclusive/ZEE dan nota diplomasi; dan kerawanan pangan nasional;
wilayah perbatasan 4. Arsip tentang pulau yang landasan kontinen) dengan 9 4. Arsip tentang 9. Arsip tentang HAKI (Hak Atas
dan kepulauan tata ruang laut berbatasan negara, yaitu Malaysia, Thailand, 5. Arsip tentang ratifikasi perjanjian izin Kekayaan Intelektual) khususnya hak
terdepan; nasional dan langsung antara Vietnam, Philipina, India, perjanjian internasional. usaha pemanfaatan cipta;
perairan wilayah NKRI Republik Palau, Australia, Timor hutan. 10. Arsip tentang investasi pembangunan
4. Arsip tentang status yuridiksi. dengan negara lain. Leste, dan Papua Nugini. infrastruktur nasional;
kewarganegaraan 11. Arsip tentang regulasi atau deregulasi
(Naturalisasi). penanaman modal dan investasi.
 PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA

Kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan arsip terjaga yang dilaksanakan oleh
pencipta arsip

Pimpinan Pencipta Arsip memiliki .

tanggung jawab:
a. memelihara, melindungi, dan Pimpinan Pencipta Arsip
menyelamatkan arsip yang termasuk wajib menyerahkan salinan
dalam kategori arsip terjaga; dan autentik dari naskah asli
b. memberkaskan dan melaporkan arsip arsip terjaga kepada ANRI
yang termasuk dalam kategori arsip paling lama 1 (satu) tahun
terjaga kepada Kepala ANRI paling
setelah dilakukan
pelaporan.
lama 1 (satu) tahun setelah
pelaksanaan kegiatan.
Bunga dedap di atas para
Anak dusun pasang pelita
Kalau tersilap tutur bicara
Jemari disusun maaf dipinta

Salam Penutup
Di atas dahan burung tempua
Melihat rusa tepi perigi
Salam perpisahan untuk semua
Dilain masa bersua lagi
 TERIMA KASIH
Semoga dapat dipahami dan dimengerti
47