• Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya

disingkat JRA adalah daftar yang berisi

sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
Jadwal dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip
Retensi Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
(lihat juga UU 43/2009, PP 28/2012)
 • JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA
substantif.
• JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi
jangka waktu penyimpanan atau retensi
dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari
Jadwal kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain
keuangan, kepegawaian, kehumasan,
Retensi Arsip perlengkapan, dan ketatausahaan.
PP 28/2012 • JRA substantif adalah JRA yang berisi
jangka waktu penyimpanan atau retensi
dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari
kegiatan atau fungsi substantif setiap
pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan
tugasnya
• (Penjelasan pasal 53, PP 28/2012)
 • Pasal 3 , ayat (1) Lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib
memiliki JRA
Jadwal • Pasal 3, ayat (3) Dalam rangka melaksanakan
Retensi Arsip penyusutan dan penyelamatan arsip dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi
swasta, perusahaan swasta, organisasi
politik, dan organisasi kemasyarakatan harus
memiliki JRA.
 • lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD,
perguruan tinggi swasta, perusahaan
Pencipta Arsip swasta, organisasi politik, dan organisasi
kemasyarakatan.
 • kepala lembaga dari pihak yang
Pimpinan mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi,
Pencipta Arsip tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip dinamis.
 • Arsip Nasional Republik Indonesia
yang selanjutnya disebut ANRI
Arsip Nasional adalah lembaga kearsipan
berbentuk lembaga pemerintah
Republik nonkementerian yang melaksanakan
Indonesia tugas negara di bidang kearsipan
yang berkedudukan di ibukota
negara.
 • satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua
Unit Pengolah arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
 • ketentuan dalam bentuk petunjuk
yang memuat retensi minimal arsip
Pedoman masing-masing urusan pemerintahan
yang menjadi acuan dalam
Retensi Arsip penyusunan JRA masing-masing
lembaga.
 Retensi Arsip adalah jangka waktu
penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip.

Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu

penyimpanan arsip di unit pengolah
Retensi Arsip untuk mendukung pelaksanaan tugas
dan fungsi.

Retensi Arsip Inaktif adalah jangka

waktu penyimpanan arsip di unit
kearsipan sampai dengan dimusnahkan
atau diserahkan ke lembaga kearsipan.
 Pasal 8 , ayat (2) Pencantuman
retensi arsip dan keterangan dalam
JRA dilakukan pada level berkas.

Pasal 8 , ayat (3) Penentuan retensi

arsip dan keterangan berdasarkan
Retensi Arsip pedoman retensi arsip yang
ditetapkan Kepala ANRI

Pasal 9, ayat (1) Pembagian porsi

antara retensi aktif dan inaktif
berdasarkan kepentingan unit
pengolah dan unit kearsipan
 Pasal 54 , ayat (1) Retensi arsip
dalam JRA ditentukan berdasarkan
pedoman retensi arsip.

Pasal 54 , ayat (2) Pedoman retensi

Retensi Arsip arsip disusun oleh Kepala ANRI
PP 28/2012 bersama dengan lembaga teknis
terkait

Pasal 9, ayat (1) Pembagian porsi

antara retensi aktif dan inaktif
berdasarkan kepentingan unit
pengolah dan unit kearsipan
 • Yang dimaksud dengan “retensi
arsip” adalah akumulasi retensi
Retensi Arsip aktif dan retensi inaktif.
PP 28/2012 • Penentuan masa retensi arsip
dihitung sejak kegiatan dinyatakan
selesai atau closed file
(Penjelasan pasal 54, PP 28/2012)
 • Keterangan Musnah adalah informasi yang
menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat
dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan
telah habis dan tidak memiliki nilai guna, tidak ada
peraturan perundangundangan yang melarang dan
tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus
yang masih dalam proses hukum.

REKOMENDASI • Keterangan Permanen adalah informasi yang

/NASIB AKHIR menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai
guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib
diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup
fungsi dan tugas masing-masing organisasi

• Pasal 9, ayat(2) Penentuan keterangan dilakukan

untuk menentukan rekomendasi/nasib akhir arsip,
musnah atau permanen
 • Pasal 8 , ayat (1) Jenis arsip dalam JRA
terdiri dari series, berkas, dan isi berkas
• Series adalah himpunan arsip yang
tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai
suatu entitas informasi karena adanya
Jenis keterkaitan secara fungsional, kegiatan
dan kesamaan subjek.
Informasi • Berkas adalah himpunan arsip yang
disatukan karena memiliki keterkaitan
Arsip dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan
dan memiliki kesamaan jenis dan
kesamaan masalah.
• Isi Berkas adalah arsip yang merupakan
informasi terkecil yang sudah tidak dapat
dibagi lagi secara intelektual, yang
mencerminkan penyelesaian setiap butir
transaksi
Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip

proses/tahapan pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang mencakup

tahapan
1. penyusunan,
2. Permohonan persetujuan dan
3. pengesahan dalam peraturan perundang-undangan.
Pasal 1 (1)
Tata cara penetapan JRA

Tata cara penetapan JRA meliputi:

a. penyusunan rancangan JRA;

b. permohonan persetujuan/pertimbangan JRA; dan

c. pengesahan JRA.
• Pasal 4
 • Penyusunan rancangan JRA meliputi:
a. perencanaan; dan
Penyusunan b. pembahasan.
rancangan JRA • Penyusunan rancangan JRA dilakukan oleh
Pasal 5 tim kerja.
• Tim kerja sekurang-kurangnya memuat unsur
pimpinan unit kearsipan, unit pengolah,
arsiparis dan/atau pengelola arsip.
 • Perencanaan meliputi kegiatan:
Perencanaan a. identifikasi tugas dan fungsi;
Pasal 6 b. pendataan arsip; dan
c. pembuatan rancangan JRA.
 Pembahasan untuk menentukan
jenis arsip, retensi arsip dan
keterangan.

Retensi Arsip meliputi retensi aktif

Pembahasan dan retensi inaktif.
Pasal 6

Keterangan berupa rekomendasi

penentuan retensi suatu jenis arsip
dimusnahkan atau dipermanenkan
 Identifikasi tugas dan fungsi guna
pendataan Arsip dilaksanakan
secara komprehensif dan tepat.

Pendataan arsip dilaksanakan

Pendataan melalui inventarisasi jenis arsip
Pasal 7 yang tercipta di unit pengolah.

Jenis arsip mencantumkan usulan

retensi arsip dan keterangan guna
pembuatan rancangan JRA.
 • Pasal 10, ayat (1) Dalam rangka
permohonan persetujuan/
pertimbangan JRA, pimpinan
pencipta arsip menandatangani
Rancangan Rancangan JRA.
Pasal 10
• Pasal 10, ayat (2) Rancangan JRA
memuat kolom nomor, jenis arsip,
retensi aktif, retensi inaktif dan
keterangan.
 • (1) Rancangan JRA disampaikan dengan
surat permohonan/surat permintaan
persetujuan JRA dari pimpinan pencipta
arsip kepada Kepala ANRI.
• (2) Lampiran Rancangan JRA disampaikan
Rancangan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
Pasal 11 • Hardcopy diparaf pada tiap halaman oleh
kepala unit kearsipan dan halaman
terakhir diparaf oleh sekretaris jenderal/
sekretaris utama/sekretaris daerah
/sekretaris perusahaan/ pimpinan unit
yang membidangi fungsi administrasi.
 • Pasal 12, ayat (1) Kepala ANRI menugaskan
Deputi yang mempunyai fungsi pembinaan untuk
menelaah dan memverifikasi Rancangan JRA
sesuai dengan Pedoman Retensi Arsip yang
ditetapkan oleh Kepala ANRI.
• Pasal 12, ayat(2) Deputi mengkoordinasikan
Pengesahan pembahasan persetujuan JRA bersama dengan
instansi terkait berdasarkan Standar Operasional
JRA Prosedur Administrasi Pemerintahan tentang
Pemberian Persetujuan/Pertimbangan JRA.
Pasal 12, 13
• Pasal 13, Kepala ANRI memberikan
persetujuan/pertimbangan JRA berdasarkan hasil
pembahasan setelah melalui proses yang diatur
dalam Pasal 10 sampai dengan Pasal 12.
 • (1) Pimpinan lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, BUMN dan BUMD mengesahkan JRA
Pengesahan setelah mendapat persetujuan Kepala
ANRI.
JRA • (2) Pimpinan perguruan tinggi swasta,
Pasal 14 perusahaan swasta, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan mengesahkan
JRA setelah mendapat pertimbangan
Kepala ANRI
 (1) Pengesahan JRA oleh pimpinan lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, BUMN dan BUMD dalam bentuk
peraturan atau penetapan pimpinan lembaga.

Pengesahan (2) Pengesahan JRA oleh pimpinan perguruan

tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi
JRA politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam
bentuk keputusan/ketetapan.
Pasal 15
(3) Salinan peraturan dan/atau
keputusan/ketetapan tentang penetapan JRA
disampaikan kepada Kepala ANRI sebagai
tembusan.
 • Penetapan JRA dalam bentuk peraturan
atau keputusan oleh pimpinan pencipta
arsip.
• Pasal 3 , ayat (2), JRA ditetapkan oleh
pimpinan lembaga negara, pemerintahan
Pengesahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan
BUMD setelah mendapat persetujuan
JRA Kepala ANRI
• Pasal 3, ayat (4), JRA ditetapkan oleh
pimpinan perguruan tinggi swasta,
perusahaan swasta, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan setelah
mendapat pertimbangan Kepala ANRI
Aturan yang digantikan

Pada saat Peraturan ini berlaku, maka:

• a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12
Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Mengenai Mekanisme
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara dan Badan
Pemerintah Pusat; dan
• b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17
Tahun 2009 tentang Prosedur Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten
/Kota.

dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.