BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi, besar atau kecil, pasti memiliki tujuan yang ingin

dicapai, dan untuk mencapai tujuan tersebut, setiap organisasi harus memiliki

kantor. Setiap kantor pasti berkaitan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan

administrasi merupakan kegiatan yang ruang lingkupnya luas, biasanya semua

kegiatan administrasi ditangani dalam suatu unit tersendiri yang disebut bagian

manajemen. Kegiatan administrasi suatu kantor pada dasarnya mempunyai hasil

yang sama dengan unit-unit lainnya. Keluaran atau produk kantor berupa surat,

formulir dan laporan. Pengelolaan surat menyurat, formulir dan laporan yang

dihasilkan dan diterima oleh kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan

kearsipan. Dengan demikian, kegiatan administrasi pada dasarnya menghasilkan,

menerima, mengolah dan menyimpan bagian-bagian surat, formulir, laporan, dan

lain-lain.

Setiap pekerjaan dan aktivitas di kantor membutuhkan data dan informasi.

Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan catatan

kegiatan atau transaksi, mulai dari kegiatan pimpinan (resepsionis) hingga

kegiatan pengambilan keputusan. Berkas diproses secara manual atau dengan

komputer dan menjadi informasi yang dapat digunakan sebagai dasar

pengambilan keputusan. Jika file tersebut ditangani dengan benar, itu akan

memudahkan pengambilan sehingga ketika arsip digunakan dalam pengambilan

1
 2

keputusan dapat segera ditemukan. Arsip adalah kumpulan dokumen sejarah

(dalam media apapun) atau fasilitas fisik di mana mereka disimpan. Arsip berisi

sumber daya utama yang terakumulasi selama siklus hidup individu atau

organisasi dan disimpan untuk menunjukkan fungsi individu atau organisasi

tersebut. Kearsipan berperan penting dalam proses penyajian informasi,

memungkinkan pimpinan menyajikan informasi yang lebih lengkap, cepat, dan

akurat. Profil ini merupakan kegiatan penting selama organisasi melanjutkan

kegiatan sehari-hari dan kegiatan pengembangannya. Kegiatan administrasi yang

berlangsung menyebabkan peningkatan volume arsip dalam organisasi.

File tanpa kontrol yang tepat hanyalah sekumpulan file tidak berguna yang

tidak memberikan informasi dengan cepat saat dibutuhkan. Oleh karena itu, perlu

dilakukan pengelolaan terhadap jumlah penyusutan arsip yang tidak bernilai guna.

Mengompresi file yang tidak berguna adalah salah satu tugas manajemen file.

Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pemantauan

yang dibutuhkan setiap organisasi dalam melaksanakan berbagai kegiatan

perencanaan dan pengambilan keputusan. Proses penyajian informasi memerlukan

sistem dan prosedur kerja yang serupa dengan domain arsip agar pimpinan dapat

mengambil keputusan dan merencanakan kebijakan. Perusahaan milik negara dan

swasta harus berhati-hati dalam menyimpan arsip. Hal ini sangat berguna untuk

memajukan kegiatan organisasi.

Arsip sebagai alat bantu komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan

menjadi berkas kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat

penciptaannya. Arsip juga menyediakan bahan pertanggung jawaban hukum.

 3

Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan arsip yang

berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal ini menyebabkan banyak volume arsip

yang dihasilkan selama proses pelaksanaan kegiatan administrasi. Arsip yang

tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan dari kegiatan tersebut,

mulai dari arsip surat, formular, dokumen, file, rekaman dan lain sebagainya.

Kehidupan suatu organisasi tidak terlepas dari kearsipan, namun terkadang

dalam suatu organisasi sistem pengelolaan kearsipan masih dianggap sebagai

pekerjaan yang sepele, mereka menganggap pengelolaan arsip adalah pekerjaan

yang begitu mudah sehingga banyak organisasi atau kantor yang akan mengurus

kearsipan. orang yang kurang tepat. Bahkan kegagalan manajemen file akan

menjadi kendala utama dalam proses pengambilan keputusan. Kurangnya

kesadaran akan pentingnya arsip dapat menghambat proses pengelolaan arsip.

PT. BPRS Taman Indah Darussalam merupakan salah satu Bank

Pembiayaan Rakyat (BPR) di kota Banda Aceh. BPRS ini adalah bank yang

melayani kegiatan usaha secara konvensional atau berdasarkan prinsip syariah

yang dalam kegiatannya tidak memberikan jasa dalam lalu lintas pembayaran. PT.

BPRS taman Indah Darussalam menawarkan layanan simpan deposito berjangka

atau tabungan, kredit, dan pinjaman, pembiayaan dan penempatan dana

berdasarkan prinsip syariah. Perusahaan ini setiap harinya menerima berkas dari

manapun yang tentunya tidak akan lepas dari kegiatan kearsipan. Keberhasilan

dalam pengelolaan arsip ditentukan oleh banyak hal. Faktor-faktor kearsipan

seperti sistem penyimpanan, pegawai kearsipan, peralatan kearsipan, dan tentunya

dengan lingkungan kerja. Pengelolaan arsip yang dilakukan di PT. BPRS Taman
 4

Indah Darussalam sangat berpengaruh terhadap berhasil tidaknya dalam

penemuan Kembali arsip.

Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar

lebih lancar, namun sering kali pekerjaan ini diabaikan dengan berbagai macam

alasan. berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya

sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip dihampir

sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Berdasarkan atas pemikiran

tersebut maka, dirasa perlu untuk melakukan penelitian tentang “Pengelolaan

Arsip Pada PT. BPRS Taman Indah Darussalam”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diatas maka yang menjadi

rumusan masalah dari penelitian ini adalah :

1. Bagaimana Sistem pengelolaan arsip pada PT. BPRS Taman Indah

Darussalam?

2. Bagaimana kendala dalam pengelolaan arsip PT. BPRS Taman Indah

Darussalam?

1.3 Batasan Masalah

Penulis memberikan batasan masalah pada ruang lingkup penelitian agar tidak

terjadi perluasan masalah, yaitu pada pembahasan masalah yang menyangkut pada

sistem pengelolaan arsip pada PT. BPRS Taman Indah Darussalam.

 5

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip pada PT. BPRS Taman Indah

Darussalam.

2. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan pada PT. BPRS Taman

Indah Darussalam.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis

Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan Program studi

Diploma III Administrasi Perkantoran Politeknik Kutaraja Banda Aceh dan

juga sebagai sarana pengembangan ilmu pengetahuan serta pengalaman yang

sangat membantu penulis dalam mempelajari dunia kerja khususnya mengenai

sistem pengelolaan Arsip.

2. Bagi Perusahaan

Penelitian ini dapat dijadikan sebagai informasi dan pertimbangan atau

sebagai masukan bagi perusahaan khususnya menerapkan sistem pengelolaan

arsip yang lebih baik.

3. Bagi Prodi Administrasi Perkantoran

Penulisan ini dapat dijadikan sebagai bahan informasi untuk menambah

ilmu pengetahuan yang bermanfaat kepada mahasiswa khususnya mahasiswa

Administrasi Perkantoran dan referensi untuk peneliti selanjutnya yang ingin

 6

membahas mengenai Pengelolaan Arsip pada PT. BPRS Taman Indah

Darussalam.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan merupakan proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan

perencanaan, pengorganisasian, pergerakan dan pengendalian yang dilakukan

untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. G.R Terry dan

Hartono, (2016:26)

Pengelolaan arsip memegang peranan yang sangat penting bagi suatu

instansi pemerintah atau jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi

dan sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan

penelitian, pengambilan keputusan atau penyusunan program pengembangan dari

organisasi yang bersangkutan. Dengan begitu apabila efektif dan efisien kegiatan

pengelolaan kearsipan didalam suatu instansi ataupun organisasibaik itu

pemerintah maupun swasta maka akan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya.

2.1.1 Fungsi Pengelolaan

Fungsi pengelolaan menurut Terry dalam Sholehuddin (2018) adalah

kegiatan yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),

pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling).

7
 8

a. Perencanaan (planning)

Perencanaan diartikan sebagai perhitungan dan penentuan tentang apa

yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana

menyangklut tempat, oleh siapa pelaku itu atau pelaksana dan bagaimana tata

cara mencapai itu. Sutarno dalam Sholehuddin (2018)

b. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan

penugasan kegiatan-kegiatan penyediaan keperluan, wewenang untuk

melaksanakan kegiatannya. Dalam suatu organisasi dituntut adanya kerja sama

antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan secara secara efektif

dan efisien. Byars dalam Sholehuddin (2018)

c. Pengarahan (Actuating)

Pengarahan adalah kegiatan untuk membuat orang lain mengikuti

keinginannya dengan kekuatan pribadi atau kekuasaaan jabatan secara efektif

dan pada tempatnya demi kepentimhgan jangka panjang. Ternasuk didalamnya

memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan tujuan agar

tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik. Sholehuddin, (2018).

d. Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah kegiatan membandingkan atau mengukur yang sedang

atau yang sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau

rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Sutarno dalam

Sholehuddin (2018).
 9

2.2 Pengelolaan Kearsipan

Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda yakni archief. Menurut

Atmosudirjo dalam Sattar (2019) , archief mempunyai arti :

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-

daftar, dokumen-dokumen, dan peta-peta.

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Pengelolaan arsip menurut Sholikah dan Oktarina (2018) merupakan

kegiatan yang dimulai dari kegiatan pembentukan, kegiatan penyimpanan dan

penemuan (funding), kegiatan penyelamatan, dan kegiatan penyusutan.

Pengelolaan arsip sangat penting untuk dilakukan didalam suatu perusahaan untuk

memenuhi kebutuhan akan data informasi. Pengelolan arsip dilakukan guna

menciptakan daya dukung yang optimal, akurat, dan lengkap. Pelaksanaan

pengelolaan arsip yang tepat akan memberikan keuntungan pada perusahaan.

Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan

pertanggung jawaban.

Oleh karena itu, dalam rangka menjaga ketersediaan arsip dilakukan upaya

pengelolaan arsip untuk menyelamatkan keberadaan arsip. Salah satu upaya

pengelolaan arsip yaitu dengan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP).

Standar Operasional Prosedur (SOP) di bidang kearsipan merupakan suatu

 10

pedoman yang digunakan sebagai panduan acuan dalam melaksanakan kegiatan

pengelolaan arsip. Sholikah dan Oktarina, (2018)

2.2.1 Fungsi Arsip

Arsip memiliki fungsi untuk menunjukkan sebuah fakta ataupun keterangan

yang dapat digunakan untuk kegiatan pengambilan keputusan dalam suatu

organisasi. Secara umum arsip memiliki berbagai macam fungsi.

Adapun menurut Hendrawan dan Ulum (2017) fungsi arsip antara lain :

a. Sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan

bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila

diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan

kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

b. Sebagai data dalam pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam

kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan

digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan

dalam berbagai media, baik media elektronik ataupun non elektronik.

c. Sebagai bahan bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi

memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila

diperlukan.

Selain itu menurut Pujiastuti dalam Winiarti, Dkk (2021) bahwa fungsi arsip dapat

dikelompokkan dalam 4 kepentingan, yaitu:

 11

a. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern menuntut

ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Karena

keberadaan dokumen tersebut sebagai representasi pemiliknya. Missal:

akta kelahiran, ijazah, passport, KTP, SIM dll. Dalam hal ini arsip melekat

pada individu yang bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip

bertransformasi menjadi kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan

pangan.

b. Arsip merupakan urat nadi administrasi. Organisasi sebagai suatu bentuk

administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena

itu muncul lah arsip sebagai produk organisasi. Dengan kata lain arsip

merupakan sumber data informasi serta pusat ingatan dari seluruh aktivitas

yang dilakukan oleh suatu organisasi. Tidak jarang dalam berbagai

perselisihan antara organisasi yang bersangkutan dengan pihak lain terbela

atau terpecahkan dengan ketersediaan arsip.

c. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik. Kehidupan modern

dapat dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan,

hak, kewajiban, identitas maupun hasil kegiatan dari suatu organisasi atau

individu tertumpu pada arsip yang tersedia sebagai bukti otentik.

Dikatakan sebagai bukti otentik dan sumber informasi otentik karena arsip

merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa

yang mengiringi.

d. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki

kecanggihan teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi

 12

kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan atau

peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai formalitas yang cukup

tinggi sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tetapi arsip dalam bentuk non

tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan

atau peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak

terencana misalnya bencana alam. Kecanggihan teknologi yang

kepemilikannya tidak terbatas menjadikan semakin tersedianya bukti

kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.

e. Catatan kinerja Dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis

maupun publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian

halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam

suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari

kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah

yang menjadi dasar penilaian prestasi kerja. Secara lebih terperinci fungsi

arsip dalam pelaksanaan manajemen meliputi beberapa hal, yaitu:

mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses

perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan, sebagai alat bukti,

sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.

2.2.2 Peranan Arsip

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat informasi, sebagai sumber

informasi, dan sebagai alay pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisian, pengembangan,

perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,

 13

pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap

kegiatan dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kegiatannya

dengan arsip. Arsip mempunyai peran penting dalam proses penyajian informasi

bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab

itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada

sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Amsyah dalam Sattar

(2019).

Dari penjelasan tersebut maka sudah terlihat bahwa arti pentingnya

kearsipan mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk

membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan

instansi pemerintah maupun swasta dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2.2.3 Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip

Ruang lingkup pengelolaan arsip di lingkungan organisasi baik sektor

publik maupun privat meliputi pengelolaan arsip dinamis dan juga arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif.

Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan arsip,

penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Sedangkan kegiatan

pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi arsip statis, pengelolaan arsip statis,

preservasi arsip statis, dan akses arsip statis. Rosalin (2017).

2.2.4 Tujuan Kearsipan

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa

penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :

 14

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai

penyelenggara kearsipan nasional;

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah;

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu;

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara;

g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,

politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri

bangsa;

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

2.2.5 Jenis-jenis Arsip

 15

Jenis-jenis arsip menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan, arsip terbagi dalam 7 jenis antara lain :

a. Arsip Dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

b. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

c. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus

menerus.

d. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

e. Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung olehArsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga

kearsipan. Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan

secara langsung untuk perencanaaan, penyelenggaraan, sehari-hari

administrasi negara. Arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi

khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah.

f. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,

dan keselamatannya.

g. Arsip Umum adalah arsip yang tidak trmasuk dalam kategori arsip terjaga.
 16

2.2.6 Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip

a. Peminjaman Arsip

Menurut Amsyah dalam Trisiyani (2018) peminjaman arsip adalah

keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman

seunit kerja, maupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.

Karena arsip tersebut dipinjam yang menjadikannya tidak berada pada

tempatnya, perlu adanya oencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui

letak arsip berada, orang yang menggunakan, waktu peminjaman dan

bilamana harus dikembalikan. Jika yang meminjam adalah petugas file

sendiri, tetap harus dilakukan pencatatan. Sistem pengawasan ini perlu agar

semua dokumen dapat diketahui keberadaannya.

Ada berbagai cara permintaan peminjaman arsip dilakukan, antara lain

melalui telepon, melalui titipan pesanan, atau datang sendiri. Petugas file,

sekretaris atau karyawan lain disarankan untuk menyediakan formular untuk

keperluan catatan peminjaman arsip. Di samping pencatatan dengan formular

khusus, petugas juga dapat mempergunakan buku, kalender meja, atau cara

pencatatan lainnya. Namun, ccara yang paling efektif dan efisien adalah

dengan formular peminjaman (out slip). Setiap permintaan melalui telepon

atau lisan yang sudah dilayanu sebaiknya segera dicatat pada pformulir

peminjaman. Formular tersebut dapat diketik kemudian difotokopi. Formular

dapat pula berupa cetakan. Setiap peminjaman hendaknya dilakukan

penandatanganan atau paraf pada kolom yang tersedia di atas formular

peminjaman. Namun, bila tidak memungkinkan karena yang meminjam

 17

adalah atasan sendiri, pencatatan tetap dilakukan sebagaimana prosedur biasa

hanya kolom paraf dikosongkan. Trisiyani dan Tuginem (2018).

Menurut Trisiyani dan Tuginem (2018) Lembar pinjam arsip (out slip) adalah

lembaran atau formular yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman.

Adapun kegunaan dari lembar oeminjaman arsip adalah sebagai berikut:

1. Sebagai bukti adanya peminjaman arsip;

2. Sebagai ingatan untuk mengetahui pihat atau orang yang meminjam dan

batas waktu pengembalian arsip;

3. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam;

4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak

dikembalikan;

5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

b. Penemuan Kembali Arsip

Menurut Sedarmayanti dalam Mulyadi (2016) Tujuan yang utama

dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula dengan sistem penemuan

kembali arsip adalah penemuan informasi yang terkandung dalam surat atau

arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya.

Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan

(filing system) yang kita pergunakan, sebab itu biasanya sistem penyimpanan

dan sistem penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya, jika sistem

penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembalu arsip itu

akan sulit.
 18

Sistem penyimpanan yang sederhana tidak pasti memudahkan menemukan

kembali arsip. Tetapi sebaliknya pula sistem penyimpanan yang sulit pun

belum tentu mempercepat penemuan kembali arsip. Sebaiknya memang

sistem penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan situasi setempat dan

selaras pula dengan sistem penemuan kembalinya. Beberapa factor yang

menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan

dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,

menyimpan, dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik

arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya

diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain :

a. Kesederhanaan. Sistem penyimpanan arsip yang dipilih dan

diterapkan harus sederhana, supaya mudah dimengerti.

b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sisten yang digunakan harus

memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c. Penempaa arsip. Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis,

maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh

setiap unit atau yang memerlukannya tanpa membuang waktu dan

tenaga.

d. Petugas arsip. Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani peminjaman

arsp dengan sebaik-baiknya.

 19

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi

setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat dijadikan alat

bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-

waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami

seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk

mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu. Sedarmayanti

dalam Mulyadi (2016)

2.2.7 Sistem Penyimpanan Arsip (filling)

Sistem penyimpanan arsip yang dijelaskan menurut Gunarto dalam

Muthmainnah (2020) adalah pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis

dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf

sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Selain itu menurut Sugiarto dalam

Muthmainnah (2020) menjelaskan mengenai prosedur penyimpanan arsip

yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan

disimpannya sebuah dokumen. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan

arsip adalah sebagai berikut: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan

arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan.

Sistem penyimpanan arsip yang dipaparkan oleh Sularso Mulyono

dalam Muthmainnah (2020) adalah sebagai berikut:

 20

a. Sistem Abjad.

Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi

pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad

tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

b. Sistem Pokok soal (subyek)

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah

penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi

surat.

c. Sistem Tanggal (kronologis)

Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan

atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk,

sering penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi,

untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang

tertera pada surat.

d. Sistem Nomor

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip

yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor

disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.

e. Sistem wilayah

Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan

yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini

pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi,

kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.

 21

Sebagai upaya agar pekerjaan Penyimpanan dapat berjalan lancar, mudah

dan tepat, menurut Wursanto dalam Muthmainnah (2020) perlu melakukan

beberapa langkah :

a. Memisah-misahkan arsip.

b. Meneliti arsip yang akan disimpan.

c. Mengklasifikasi.

d. Mengindeks.

e. Menyiapkan lembar tunjuk silang

f. Menyusun arsip-arsip yang akan disimpan.

g. Memasukkan atau menyimpan arsip.

Selain itu sebagaimana menurut Wahyono dalam Muthmainnah (2020)

prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan

sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah-langkah atau

prosedur penyimpanan arsip ini yaitu:

a. Memeriksa.

b. Mengindeks.

c. Memberi tanda

d. Menyortir

e. Menyimpan.

2.2.8 Fasilitas Kearsipan

Fasilitas peralatan kearsipan secara langsung mempunyai pengaruh yang

sangat besar dalam keberhasilan aktivitas pengelolaan arsip. Oleh karena itu

diperlukan fasilitas yang sesuai dengan syarat. Yang termasuk didalam fasilitas
 22

kearsipan yaitu peralatan kearsipan yang biasa dipakai dalam aktivitas

pengelolaan arsip yaitu : Amsyah dalam Mawarni (2018)

a. Penyekat arsip, alat ini dibuat dengan menggunakan bahan karton sehingga

tercipta lembaran-lembaran kertas yang digunakan untuk membatasi arsip-

arsip yang disimpan di lemari arsip. Penggunaan alat ini biasanya diterapkan

pada arsip-arsip yang bentuknya berupa kartu-kartu. Hal ini bertujuan agar

penyimpanan arsip tidak memerlukan map sebagai alat penyimpanan.

b. Map (folder), alat arsip ini sering digunakan dalam penerapan penyimpanan

arsip karena lebih efisien dan praktis. Alat ini diciptakan dari lipatan karton

jenis manila yang memiliki bentuk segi empat panjang yang diperlukan

untuk menyimpan dan menempatkan arsip di filling cabinet. Biasanya map

ini dilengkapi tab kode arsip yang diguanak untuk menuliskan kode isi arsip

atau disebut juga indeks. Tab kode atau indeks arsip diletakkan sesuai

dengan sistem penyimpanan yang diterapkan yaitu diterapkan secara vertical

atau leteral.

c. petunjuk (guide), Bentuk alat ini berupa selembaran kertas karton yang

fungsinya untuk membimbing dan melihat dengan cepat ke tempat-tempat

yang dituju didalam file arsip. Alat ini dilengkapi dengan kata tangkap yang

terdiri dari atas kata tangkap tunggal dan kata tangkap pasangan. Yang

dimaksud kata tangkap tunggal yaitu, kata tangkap yamg memiliki satu

huruf atau dapat kombinasi huruf di setiap tonjolan yang ada pada penyekat.
 23

d. Rak arsip, alat ini sejenis dengan lemari arsip tetapi perbedaannya rak arsip

tidak memiliki pintu. Penggunaan rak arsip untuk menyimpan berkas-berkas

arsip. Hal ini bertujuan untuk menjaga kerapian ruangan penyimpanan arsip.

e. Alat penyimpanan berputar (rotary), bentuk dari alat ini berupa alat yang

digerakkan dengan berputar. Penggunaan alat ini untuk penyimpanan arsip

bertujuan untuk menghemat tenaga petugas arsip ketika sedang melakukan

temu kembali arsip.

2.2.9 Pemeliharaan Arsip (Preservasi)

Preservasi arsip adalah semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna

arsip, termasuk kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip. Preservasi dilakukan

untuk mengurangi deteriosasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip serta

mencegah hilangnya isi informasi yang dikandungnya. Maziyah dalam Permana

(2019).

Kegiatan preservasi menjadi kegiatan untuk melestarikan dan

mempertahankan kondisi arsip agar memperpanjang umur arsip sehingga dapat

digunakan dengan baik apabila dibutuhkan. Pemeliharaan arsip tersebut tidaklah

hanya bentuk fisiknya saja, melainkan kepada isi informasi. Secara umum,

pemeliharaan arsip bertujuan guna menjamin perlindungan yang cukup dari

informasi kultura dan historis yang bernilai abadi dan akses terhadapnya bagi

generasi sekarang ataupun mendatang. Sulistyo dalam Permana (2019).

Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan

informasinya tidak rusak selama masih mempunyaqi nilai guna. Menurut

 24

Sedarmayanti dalam Mawarni (2018), yang dimaksud pemeliharaan arsip adalah

kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat

beberapa sebab. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui

beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Kegiatan

pemeliharaan arsip merupakan Tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan

arsip. Usaha ini juga disebut usaha preventif. Misalnya, selama dalam

pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat anti-hama

(fumigasi) atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman

dari kerusakan.

Menurut Sedarmayanti dalam Mawarni (2018) Tujuan pemeliharaan arsip adalah :

a. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien

b. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas

c. Memperkecil gangguan terhadap organisasi

d. Mencegah terjadinya bencana

e. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat

f. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat

2.2.10 Pemusnahan Arsip

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang terdapat

dalam Pasal 49 huruf b menyatakan pemusnahan arsip yang telah habis retensi

dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat

JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan

atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
 25

penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan

yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Pemusnahan arsip tidak bisa sembarangan dilakukan karena harus sesuai

dengan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip yang dimusnakan adalah

arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, berikut adalah arsip yang

dapat dimusnahkan sesuai dengan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan ;

a. Tidak memiliki nilai guna;

b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Dalam perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip

dijelaskab bahwa pemusnahan arsip dilakukan melalui tahapan : Sattar (2020)

c. Pembentukan panitia penilaian arsip

d. Pemyeleksian atau pemeriksaan

e. Pembuatan daftar arsip usul musnah

f. Penilaian oleh panitia penilai arsip

g. Permintaan persetujuan dari pinpinan pencipta arsip

h. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan

i. Pembuatan berita acara pemusnahan arsip.

 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian

Rancangan penelitian dirumuskan dengan tujuan untuk mengetahui arah

yang jelas dan target yang hendak dicapai dalam penelitian. Jika tujuan penelitian

jelas dan terumus dengan baik, maka penelitian dan pemecahan masalah akan

berjalan dengan baik. Metode penelitian ini bersifat kualitatif, yang mana

kualitatif mendeskripsikan serta menganalisa data dan informasi yang telah

diperoleh dan selanjutnya dijabarkan dalam bentuk penjelasan.

Menurut Hasan, Dkk, (2022) penelitian kualitatif adalah penelitian yang

dilakukan untuk menjawab pertanyaan atau membahas permasalahan yang

bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang masalah-

masalah manusia dan sosial, bukan mendeskripsikan bagian permukaan dari suatu

realitas sebagaimana dilakukan penelitian kuantitatif dengan positivismenya.

Penelitian kualitatif menggunakan berbagai jenis studi kualitatif dalam

mengumpulkan data seperti observasi, wawancara, dokumentasi narasi, publikasi

teks, dan lain-lain. Sehingga penelitian kualitatif dilakukan dalam latar (setting)

atau manipulasi variable yang dilibatkan dalam suatu penelitian yang dilakukan.

Penelitian kualitatif tujuan utamanya adalah menjabarkan suatu temuan

atau suatu fenomena, menyajikan apa yang terjadi sesuai denga napa adanya dan

fakta atau temuan di lapangan. Tujuan kualitatif adalah untuk mendapatkan

gambaran menyeluruh (holistic) dari sebuah fenomena yang terjadi dan diamati

dari sudut pandang sunjek, tanpa harus membuktikan apapun.

26
 27

3.2 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan oleh oleh peneliti

untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Dalam penggunaan teknik

pengumpulan data, peneliti memerlukan instrumen yaitu alat bantu agar

pengerjaan pengumpulan data menjadi lebih mudah. Teknik pengumpulan data

yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

a. Observasi

Observasi adalah pengamatan terhadap suatu objek yang diteliti baik

secara langsung maupun tidak langsung untuk memperoleh data yang harus

dikumpulkan dalam penelitian. Metode observasi ini digunakan pada saat

pelaksanaan manajemen kearsipan di PT BPRS Taman Indah Darussalam.

Observasi ini untuk menggali informasi pengelolaan dan pelaksanaan

manajemen kearsipan untuk meningkatkan manajemen kearsipan selanjutnya.

b. Wawancara

Wawancara adalah suatu kejadian atau suatu proses interaksi antara

pewawancara dan sumber informasi atau orang yang diwawancarai melalui

komunikasi lansung. Dapat dikatakan bahwa wawancara merupakan

percakapan tatap muka antara pewawancara dengan sumber informasi, di mana

pewawancara bertanya langsung tentang sesuatu objek yang diteliti dan telah

dirancang sebelumnya. Metode wawancara ini dipakai untuk mengumpulkan

data tentang pelaksanaan manajemen kearsipan. Sedangkan objek yang akan

diwawancarai antara lain Ibu Anna selaku staff umum. Wawancara ini
 28

digunakan untuk mengetahui pelaksanaan manajemen kearsipan pada PT.

BPRS Taman Indah Darussalam.

c. Dokumentasi

Dokumentasi adalah salah satu metode yang digunakan untuk mencari data

otentik yang bersifat dokumentasi baik data itu berupa catatan harian, memori

atau catatan lainnya.Adapun yang dimaksud dengan dokumen ini adalah data

atau dokumen yang tertulis. Metode ini digunakan untuk memperoleh data

tentang pelaksanaan manajemen kearsipan pada PT. BPRS Taman Indah

Darussalam sesuai dengan penelitian ini, untuk mengetahui arsip-arsip tentang

pelaksanaan manajemen kearsipan PT. BPRS Taman Indah Darussalam

3.3 Teknik Analisa Data

Teknik Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

analisis kualitatif. Metode ini berlandas pada beberapa konsep dan teori yang

erat hubungannya dengan pembahasan. Kemudian konsep-konsep tersebut

dibandingkan dengan pengelolaan arsip pada PT BPRS Taman Indah

Darussalam.
 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

Pada awal penulisan pengamatan ini telah disebutkan bahwa tujuan

mengenai kearsipan adalah untuk menjamin ketersediaan, perlindungan,

keselamatan arsip dan juga meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam

pengelolaan pemanfaatan arsip tersebut bagi kegiatan perbankan.

Arsip merupakan suatu kumpulan dokumen yang dikumpulkan menurut

suatu masalah yang disimpan untuk maksud tertentu. Tolak ukur terhadap

keberhasilan perusahaan tidak hanya dilihat dari kemampuan untuk memperoleh

keuntungan, namun juga harus diimbangi dengan kegiatan pengelolaan arsip yang

sistematis, efisien, dan praktis yang saling mendukung antar suatu dengan lainnya

sahingga dapat meningkatkan citra perusahaan sebagai lembaga perbankan yang

terpercaya.

Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis

mengenai pengelolaan arsip pada PT. BPRS Taman Indah Darussalam. Dalam

pengelolaan arsip tersebut membutuhkan prosedur pelaksanaan penyimpanan

arsip yang baik sehingga dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan

pekerjaannya secara cepat dan mudah dengan bantuan arsip.

Pengelolaan arsip sangat penting di perhatikan dalam suatu perusahaan

maupun organisasi karena arsip akan memudahkan para karyawan untuk

29
 30

menemukan informasi secara cepat. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat

menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan, dan juga

dapat membantu mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan,

arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu dapat membantu para karyawan

PT BPRS Taman Indah Darussalam dalam mendapatkan informasi dokumen

nasabah, berkas pembiayaan nasabah, dokumen transaksi nasabah, maupun

program kegiatan berikutnya di PT BRPS Taman Indah Darussalam. Selain dari

pada itu arsip juga sangat membantu apabila terjadi sangketa atau sesuatu maka

yang paling utama dibutuhkan yaitu arsip atau berkas berkas nasabah yang

lengkap, peminjaman tidak akan cair jika suatu berkas tersebut tidak lengkap.

Maka dari itu arsip sangat penting untuk dikelola dengan baik.

a. Penyimpanan Arsip di PT BPRS Taman Indah Darussalam

Penyimpanan arsip merupakan salah satu penunjang keberhasilan pengelolaan

arsip, karena dengan arsip yang tertata dengan baik akan memudahkan karyawan

dalam mencari data arsip. Mengenai hasil wawancara, dapat disimpulkan bahwa

sistem penyimpanan arsip yang digunakan di PT BPRS Taman Indah Darussalam

yaitu menggunakan sistem penyimpanan abjad atau alfabetis dan juga sistem

tanggal atau kronologis.

PT BPRS Taman Indah Darussalam saat ini menyimpan arsip dengan sistem

manual dan elektronik. Biasanya untuk berkas pembiayaan, berkas transaksi, surat

masuk dan surat keluar mereka menyimpan dan menandainya dalam bentuk

sistem tanggal. untuk data nasabah mereka menyimpan dalam bentuk sistem
 31

abjad. Dan arsip arsip tersebut di simpan dalam lemari dalam bentuk

penyimpanan gabungan. Sistem abjad atau alfabetis adalah sistem arsip yang

menyusun nama dalam urutan A sampai Z. Salah satu contoh dokumen yang

diarsipkan dengan sistem abjad yaitu dokumen data nasabah. Sedangkan sistem

tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal

penerimaan surat. Untuk surat masuk biasanya berdasarkan atas tanggal

penerimaan surat dan untuk surat keluar berdasarkan tanggal yang tertera pada

surat. Salah satu contoh dokumen yang diarsipkan dengan sistem tanggal yaitu

dokumen pembiayaan nasabah, dan dokumen transaksi nasabah.

Adapun SOP (Standard Operating Procedure) dalam mengelola kearsipan, PT

BPRS Taman Indah Darussalam belum mengaturnya. Tetapi dalam penataan

berkas berkas tersebut karyawan mempunyai cara tersendiri untuk meyimpan dan

memelihara arsip dengan baik. Salah satunya dengan cara memilah milah terlebih

dahulu dokumen tersebut lalu di tempatkan pada bagian masing masing. Sebelum

disimpan, berkas tersebut dikemas dan diberi tanda terlebih dahulu agar dokumen

tersebut tidak mudah rusak, lalu dokumen akan disimpan pada tempatnya masing

masing.

b. Peminjaman arsip di PT BPRS Taman Indah Darussalam

Arsip perlu ditemukan kembali saat diperlukan informasinya. Penemuan

arsip tersebut harus dilakukan dalam waktu yang cepat agar informasi yang

diperlukan akan segera didapatkan. Proses peminjaman arsip dapat dilakukan oleh

kepala bidang, staf, sampai pegawai biasa. Pada perusahaan PT BPRS Taman
 32

Indah Darussalam biasanya jika mereka ingin meminjam arsip yang bersifat

rahasia, mereka harus melampirkan surat permohonan peminjaman dan harus

mempunyai alasan yang jelas untuk kepentingan meminjam arsip tersebut. Dan

jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia, maka si peminjam bisa menulis

kepentingan dalam buku arsip yang telah di sediakan, tujuannya agar arsip

tersebut diketahui keberadaannya dan sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang

dipinjam.

c. Pemeliharaan arsip di PT BPRS Taman Indah Darussalam

Pemeliharaan arsip dalam organisasi merupakan salah satu rangkaian

kegiatan pengelolaan arsip. Menurut hasil observasi, pemeliharaan arsip pada PT

BPRS Taman Indah Darussalam tidak ada waktu yang ditentukan untuk

membersihkan arsip tersebut. Biasanya arsip hanya di bersihkan menggunakan

kemoceng, atau juga disusun kembali arsip tersebut supaya lebih tertata dengan

rapi. Arsip yang di pelihara akan di simpan dalam box file, filling cabinet, atau di

lemari arsip sesuai dengan tempatnya masing masing.

d. Pemusnahan arsip di PT BPRS Taman Indah Darussalam

Penyusutan atau pemusanahan arsip merupakan salah satu kegiatan yang

bertujuan untuk mengendalikan arus arsip yang tercipta secara terencana dan

menyelamatkan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Penyusutan arsip

juga dapat menghemat biaya untuk keperluan ruangan, peralatan, pemeliharaan,

dan tenaga. Lain hal nya dengan arsip yang ada di PT BPRS Taman Indah

Darussalam karena belum pernah melakukan penyusutan arsip.

 33

PT BPRS Taman Indah Darussalam belum melaksanakan pemusnahan

arsip dikarenakan belum sampai masa nya. Tetapi PT BPRS Taman Indah

Darussalam akan melakukan pemusnahan arsip 5 sampai puluhan tahun kedepan

tergantung kepentingan berkas tersebut. Untuk berkas pembiayaan nasabah yang

tidak memperpanjang peminjaman lagi akan dilakukan pemusnahan 5-10 tahun,

dan untuk berkas transaksi bisa jadi akan dimusnahkan dalam waktu puluhan

tahun.

4.2 Pembahasan

a. Hambatan dalam pengelolaan Arsip pada PT. BPRS Taman Indah

Darussalam.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, kendala kendala yang ada pada

pengelolaan kearsipan di PT BPRS Taman Indah Darussalam adalah sebagai

berikut :

1. Hambatan dalam penataan arsip

PT BPRS Taman Indah Darussalam tidak mempunyai Sumber Daya

Manusia (SDM) yang mengelola arsip secara personal, maka dalam

melakukan penataan arsip bisa memakan waktu yang lama karena pegawai

administrasi maupun pegawai akuntansi harus menyelesaikan pekerjaannya

terlebih dahulu, kemudian barulah mereka melakukan pengarsipan dokumen

atau surat yang akan diarsipkan.

2. Hambatan dalam penyimpanan arsip

PT BPRS Taman Indah Darussalam mempunyai keterbatasan ruang khusus

arsip, sehingga penyimpanan arsip masih tidak beraturan. Ruang arsip yang
 34

di sediakan hanya untuk penimpanan uang dan juga untuk beberapa berkas

yang sangat penting, tetapi sebagian berkas yang lain disimpan dalam lemari

arsip atau disimpan dalam kardus yang di tempatkan di sudut ruang tertentu.

Hal itu menyebabkan banyak arsip yang tidak dalam perlindungan yang

baik dan juga mengakibatkan banyak arsip yang menumpuk karena jumlah

arsip yang semakin banyak namun tempat penyimpanannya tidak

bertambah.

3. Hambatan dalam peminjaman arsip

Sesuai dengan hasil penelitian melalui wawancara yang telah dilakukan di

kantor pusat PT BPRS Taman Indah Darussalam dapat diketahui bahwa

hambatan yang dihadapi dalam peminjaman arsip yaitu ketika arsip yang

dipinjam oleh pegawai, arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu dan itu

membutuhkan waktu yang sedikit lama karena PT BPRS Taman Indah

Darussalam belum memiliki pegawai khusus arsip yang bertugas untuk

mencari arsip arsip yang dibutuhkan tersebut.

4. Hambatan dalam pemeliharaan arsip

Dari hasil penelitian melalui wawancara dan observasi yang telah dilakukan

di PT BPRS Taman Indah Darussalam dapat diketahui bahwa hambatan

dalam pemeliharaan arsip yaitu kurangnya SDM yang secara khusus

mengelola arsip mengakibatkan arsip belum dipelihara dengan baik, dan

juga tempat penyimpanan arsip juga berkurang sehingga mengakibatkan

banyak arsip yang tidak di tempatkan di tempat yang baik.

 35

5. Hambatan dalam pengamanan arsip

Sesuai dengan hasil penelitian melalui wawancara dan observasi yang telah

dilakukan di PT BPRS Taman Indah Darussalam dapat diketahui bahwa

hambatan dalam pengamanan arsip yaitu ruang penyimpanan arsip yang

belum memadai sehingga banyak arsip yang berantakan dan arsip tidak

ditempatkan di tempat yang baik.

6. Hambatan dalam penyusutan arsip

Berdasarkan hasil penelitian melalui wawancara yang telah dilakukan di PT

BPRS Taman Indah Darussalam dapat diketahui bahwa hambatan yang

dihadapi dalam penyusutan arsip yaitu tidak ada pegawai yang bertanggug

jawab atas penyusutan arsip, selain itu pegawai juga belum menyortir arsip

yang masih aktif maupun arsip yang sudah inaktif. Oleh sebab itu,

penyusutan arsip di PT BPRS Taman Indah Darussalam sampai sekarang

belum dilakukan.

b. Upaya mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip pada PT BPRS Taman

Indah Darussalam.

1. Upaya mengatasi hambatan dalam penataan arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di PT BPRS Taman

Indah Darussalam dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam

penataan arsip adalah menoptimalkan pegawai yang layak untuk

menangani bidang kearsipan agar penataan arsip tersebut lenih baik.

 36

2. Upaya mengatasi hambatan dalam penyimpanan arsip

Berdasakan hasil penelitian yang telah dilakukan di PT BPRS Taman

Indah Darussalam dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam

penyimpanan arsip yaitu dengan menyediakan ruang khusus penyimpanan

arsip, melakukan pengajuan untuk penambahan fasilitas peralatan dan

perlengkapan penyimpanan arsip dan mengoptimalkan kinerja para

pegawai untuk menyimpan arsip dengan baik agar arsip tidak menumpuk

lebih banyak .

3. Upaya mengatasi hambatan dalam peminjaman arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT BPRS Taman Indah

Darussalam dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam

peminjaman arsip yaitu menyediakan karyawan khusus pemeliharaan arsip

dan mengatur persyaratan peminjaman arsip agar arsip tersebut bisa

dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

4. Upaya mengatasi hambatan dalam pemeliharaan arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT BPRS Taman Indah

Darussalam dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam

pemeliharaan arsip yaitu dengan cara membuat jadwal rutin pemeliharaan

arsip, dan mengoptimalkan karyawan agar saling melengkapi dan merawat

arsip dengan baik. Pemeliharaan arsip yang baik akan berpengaruh

terhadap keadaan informasi arsip-arsip penting dan dapat meminimalisir

kehilangan maupun kerusakan pada arsip.

 37

5. Upaya mengatasi hambatan dalam pengamanan arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT BPRS Taman Indah

Darussalam dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam

pengamanan arsip yaitu dengan cara melakukan perawatan secara rutin

oleh para pegawai agar meminimalisir kerusakan pada arsip, dan

menyediakan lebih banyak tempat untuk menyimpan arsip agar arsip

tersebut tidak berantakan.

6. Upaya mengatasi hambatan dalam penyusutan arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT BPRS Taman Indah

Darussalam dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam penyusutan

arsip yaitu menyediakan pegawai khusus arsip agar bisa lebih optimal

melakukan penyortiran arsip yang masih digunakan maupun tidak, hal

tersebut bisa membantu perusahaan mengurangi jumlah arsip yang

menyebabkan arsip menumpuk. Dan juga sebaiknya perushaan mengatur

jadwal pemusnahan arsip agar pemusnahan arsip tersebut dapat dilakukan

dengan rutin.
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pembahasan pada bab IV

dapat disimpulkan bahwa penyebab pengelolaan arsip di PT BPRS Taman Indah

Darussalam belum optimal dikarenakan pengelolaannya masih memiliki hambatan

dalam penyimpanan arsip. Penataan arip memiliki hambatan dalam

pelaksanaannya mengakibatkan banyak arsip yang belum tertata dengan baik,

penyimpanan arsip memiliki hambatan karena tempat penyimpanan yang terbatas,

peminjaman dan penemuan kembali arsip masih membutuhkan waktu yang lama

dikarenakan kurangnya tenaga kerja dalam pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip

dilakukan dengan waktu yang masih tidak tentu karena mereka belum mengatur

jadwal rutin yang khusus untuk pemeliharaan arsip, pengamanan arsip belum

optimal dan penyusutan arsip belum pernah dilakukan.

Faktor-faktor penghambat yang dihadapi oleh PT BPRS Taman Indah

Darussalam dalam melaksanakan pengelolaan arsip secara menyeluruh mulai dari

penataan arsip, penyimpanan arsip, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip,

pengamanan arsip dan penyusutan arsip adalah belum ada SDM yang ditunjuk

khusus mengenai arsip, kurangnya fasilitas penyimpanan arsip, serta penyusutan

arsip yang belum pernah dilakukan sehingga arsip arsip tersebut menumpuk dan

tidak tertata dengan optimal.

38
5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah dipaparkan tersebut, untuk

meningkatkan pengelolaan arsip yang lebih baik di kantor PT BPRS Taman Indah

Darussalam, maka dapat diberikan saran sebagai berikut :

1. Pengelolaan arsip masih perlu ditingkatkan, karena selama ini mengalami

beberapa kendala, mulai dari tahap pelaksanaan arsip hingga pengurangan

arsip

2. Optimalisasi sumber daya manusia (SDM) yang ada dengan mempekerjakan

pegawai khusus yang menangani kearsipan

3. Manfaatkan sebaik-baiknya fasilitas arsip dan fasilitas yang ada untuk

mendukung pengelolaan arsip dan kirimkan tambahan fasilitas arsip yang

masih kurang.

4. Kembangkan rencana rutin untuk menjaga arsip dan mintalah setiap

karyawan secara teratur memelihara arsip agar aman dan asli.

5. Memberikan pelatihan atau pendidikan manajemen arsip khusus kepada

setiap karyawan sehingga mereka memiliki kemampuan dan kreativitas

untuk mengelola arsip dengan benar dan akurat .

6. Segera mungkin merancang SOP dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip

agar penyimpanan arsip dapat lebih tertata.

7. Rencanakan pemeliharaan arsip dan mengurangi arsip agar tidak terjadi

penumpukan arsip seiring bertambahnya volume.

39