BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 2

Nama Mahasiswa : SABRINA JAYANTI SETYANINGRUM

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 044094504

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kode/Nama UPBJJ : 45/YOGYAKARTA

Masa Ujian : 2022/23.1 (2022.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Seorang pemimpin dalam tingkatan kelompok apapun tertuntut mempunyai dua
keterampilan (skills), diantaranya technical skills dan managerial skills. Coba saudara
simulasikan skills tersebut dalam sebuah organisasi!
Jawab :
Disadur dari buku Teori-Teori Manajemen Sumber Daya Manusia (2018) karya
Muhammad Busro, lima tugas pemimpin, sebagai berikut:
a. Sebagai penentu arah, tugas pemimpin memberikan arahan ke mana
organisasi dibawa. Arahan ini umumnya tertuang pada visi dan misi
organisasi.
b. Selaku integrator, pemimpin memiliki tugas sebagai penginteghrasi seluruh
kegiatan yang diilakukan organisasinya.
c. Sebagai mediator, tugas pemimpin sebagai mediator antara keinginan
prganisasi dengan keinginan anggotanya.
d. Mendelegasikan wewenang, salah satu tugas pemimpin adalah
mendelegasikan tugas dan wewenang kepada anggotanya.
e. Sebagai pemimpin rapat, efektif atau tidaknya raoat ditentukan pemimpin
rapat itu sendiri. Sehingga pemimpin dituntut dapat menggerakkan anggota
rapat agar aktif dan menghasilkan keputusan yang tepat
Dalam setiap organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pimpinan, yaitu :
a. Kelompok top management atau administrative management.
b. Kelompok pimpinan tingkat menengah (middle management).
c. Kelompok pimpinan tingkat bawahan atau sering disebut lower management,
supervisory management, gang leader, mandor tau operational management.
Setiap pemimpin selalu memerlukan dua macam keterampilan (skills), yaitu :
a. Technical skills
b. Managerial skills
Dapat ditarik kesimpulan dalam pendapat ini, ialah bahwa semakin tinggi
kedudukan seseorang di dalam organisasi, maka semakin kurang memerlukan
technical skills dan semakin banyak managerial skills. Sebaliknya, apabila semakin
rendah kedudukannya di dalam organisasi, maka semakin banyak memerlukakn
technical skills dan kurang managerial skills. Dengan kata lain, semakin tinggi
kedudukan seseorang di dalam organisasi harus semakin menjadi seorang
generalist, sedangkan semakin rendah kedudukan seseorang di dalam organisasi
maka harus menjadi specialist.
2. Uraikan langkah-langkah dalam proses pembuatan formulir dan hal apa yang
menjadi pertimbangan penting dalam mendesain (merancang) bentuk formulir dalam
kajian fungsional?
Jawab :
Dalam rangka merancang (membuat formulir) maka pedoman yang diperhatikan
antara lain :
a. Tugas pokok organisasi
b. Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas yang
termaksud
c. Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat
pengklasifikasian pekerjaan
d. Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan tersebut
masing-masing harus dilakukan.
Dalam cara atau Teknik pembuatannya harus mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut :
a. Menggunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.
b. Menggunakan huruf cetak dengan mempergunakan kertas yang berwarna
putih. Pilihlah warna mud ajika menggunakan kertas warna agar tulisan
mudah terbaca.
c. Gunakan lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat memungkinkan
dipakai untuk disposisi, instruksi, ataupun catatan lainnya.
d. Pembuatan formulir hendaknya menunjukkan suatu gambaran yang
sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh.
e. Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan
f. Apabila formulir nantinya akan dimasukkan ke dalam computer atau mesin
data maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta
hendaknya diusahakan pula bahwa antara kolom yang satu dengan yang lain
harus ada jarak yang cukup
g. Dibuat nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukkan tentang
jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu dibuat.
Pertimbangan Fungsional
a. Tujuan formulir merupakan hal yang penting dalam menetapkan
informasi/data yang diperlukan. Dengan ditetapkannya tujuan formulir maka
ada pedoman untuk menentukan informasi/data apa saja yang diperlukan
untuk mencapai tujuan formulir itu.
 b. Urutan hal-hal yang termasuk dalam formulir hendaknya sesuai dengan arus
pekerjaan yang dimaksud dalam formulir. Dengan demikian, akan mengurangi
terjadinya kesalahan-kesalahan dalam mengisi formulir.
c. Ruang atau kolom untuk diisi informasi/data hendaknya benar-benar
diperhitungkan Panjang atau besarnya agar pengisian tidak berdesak-
desakan.
d. Judul dan nomor formulir hendaknya dijadikan satu. Nomor formulir dipakai
untuk menentukan perbedaan jenis formulir.
e. Jumlah kopi yang diperlukan untuk setiap formulir hendaknya ditetapkan
menurut keperluan dan tujuan formulir.
3. Pada waktu tertentu sebuah perusahaan mendapatkan surat penting dan
perusahaan tersebut sudah menggunakan pengurusan surat menggunakan kartu
kendali. Coba saudara telaah apa yang hendak dilakukan?
Jawab :
Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada system kartu kendali perlu
dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat
biasa.
Prosedur pengurusan surat penting masuk dengan menggunakan kartu kendali
a. Penerima surat
Tugas penerima surat :
1) Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamat
2) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
pengolah/nama pejabat)
3) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
4) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya
5) Membubuhkan stemple tanggal dan waktu surat diterima
b. Pencatat surat
Tugas pencatat surat :
1) Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan
sesuai dengan kebutuhan sebanyak-banyaknya rangkap 3 (tiga) dengan
warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.
2) Kolom : kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali dapat
dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah.
c. Pengarah/pengendali surat
Tugas pengarah/pengendali surat :
1) Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat)
2) Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali dan mengisi kolom : kode dan
masalah/indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh pencatat
3) Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan III) diteruskan ke
unit pengolah
4) Kartu kendali (putih/lembar I) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu
kendali sebagai alat pengendali surat.
d. Unit pengolah (unit kerja)
Terdapat 3 pembagian, yaitu :
1) Pimpinan unit pengolah
2) Tata usaha unit pengolah
3) Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan
Tata Usaha Unit Pengolah bertugas :
1) Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah)
2) Kartu kendali tersebut diparaf. Kartu kendali (kuning) dikembalikan ke penata
surat
3) Kartu kendalai (merah) disimpan untuk sementara oleh Tata Usaha Unit
Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi lembar disposisi rangkap 2
diserahkan pada unit pimpinan untuk dimintakan disposisi dari pimpinan,
Pimpinan Unit Pengolah Tugas bertugas :
1) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh
petugas Tata Usaha Unit Pengolah
2) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah diisi
disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha unit pengolah.
e. Penata arsip/arsiparis
Penata arsip bertugas :
1) Menerima kartu kendali (kuning) yang telah diparaf, serta menyimpan dalam
kotak kartu kendali
2) Menerima surat yang telah selesai diproses dari tata usaha unit pengolah dan
menukar kartu kendali (kuning) dengan kartu kendali (merah)
3) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode
4) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
4. Jika saudara tim lapangan (pekerja lapangan) yang mempunyai tanggungjawab
mengidentifikasi masalah yang terjadi, bagaimana saudara melakukan penerapan
pembuatan laporannya?
Jawab :
Syarat-syarat kualitas laporan
Agar laporan dapat bermanfaat maka setiap laporan harus memenuhi syarat sebagai
berikut :
a. Laporan harus benar dan objektif
b. Laporan harus jelas dan cermat
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. Laporan harus tegas dan konsisten
f. Laporan harus tepat pada waktunya
g. Laporan harus tepat pemerimaannya
Langkah-langkah dalam pembuatan laporan sebagai berikut :
1. Menentukan perihal (subjek). Dengan maksud :
a. Agar hal yang akan dilaporkan terang dan jelas
b. Agar dapat membatasi diri
c. Agar dapat memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan
d. Agar mempermudah pengumpulan data
2. Mengumpulkan data :
a. Surat keputusan dan landasan yuridis
b. Skema atau struktur organisasi
c. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, pemasaran
d. Rencana/program kerja
e. Notulen rapat
f. Grafik/table
g. Rumusan tugas
h. Buku pedoman kerja.
Dapat diperoleh dari sumber primer (primary resource) maupun sumber sekunder
(secondary resource).
Sumber-sumber primer (primary resource) meliputi :
a. Hasil wawancara
b. Hasil diskusi
c. Hasil pengisian daftar pertanyaan
 d. Hasil observasi langsung
Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi :
a. Perpustakaan dan dokumentasi
b. Statistic
c. Almanac
d. Buku harian
e. Laporan
f. Hasil riset
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan :
a. Metode interview
b. Metode angket
c. Metode observasi
3. Mengklasifikasikan data
Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka :
a. Menyusun sistematika laporan
b. Menentukan data yang perlu dimasukkan untuk dianalisis dan data mana pula
yang dapat ditingkatkan atau tidak
c. Mempermudah penentuan koreksi antara data yang satu dengan data lainnya.
4. Evaluasi dan pengolahan data
5. Membuat kerangka laporan. Laporan mecakup :
a. Deskripsi keadaan secara aktuan, antara lain :
1) Tujuan laporan
2) Latar belakang informasi
3) Landasan yuridis
4) Data statistic
b. Analisis terhadap objek yang dilaporkan, antara lain :
1) Pendekatan yang diperlukan
2) Asas yang dipergunakan
3) Teknik dan model matematika yang digunakan
4) Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi, dan evaluasi data
5) Penentuan sebab-akibat
6) Pengarahan jalan keluar.
c. Saran, mencakup :
1) Penentuan pemecahan
2) Pengarahan implementasi
 3) Kesimpulan
4) Penutup
d. Ringkasan (summary). Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan
dengan cepat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal yang
tercakup dalam laporan.
e. Lampiran dan daftar pustaka