BUKU JAWABAN TUGAS MATA

KULIAH TUGAS 2

Nama Mahasiswa : I Made Sudiarta

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 045151915

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331 / Administrasi Perkantoran

Kode/Nama UPBJJ : 48 / Palangka Raya

Masa Ujian : 2022/23.2(2023.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
Pertanyaan :

1. Coba saudara berikan pandangan terkait kasus tersebut, hal apa saja yang harus menjadi
perhatian penting dan langkah konkrit apa yang bisa dilakukan jika terdapat sebuah organisasi
yang keliru dan sudah terlanjur dengan pola yang tidak jelas dalam pembagian pekerjaan!

Jawaban :

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah menganalisa cara kerja yang sudah ada, apa sudah
cukup efektif atau tidak. Manajemen cara kerja yang efektif bisa dinilai dari durasi pengerjaan tugas,
hasil pengerjaan, serta kondisi anggota tim Anda. Kalau tugas yang seharusnya bisa selesai dalam
dua-tiga hari nyatanya selesai dalam dua minggu maka perlu evaluasi, bisa jadi manajemen yang ada
kurang tepat. Begitu pun dengan hasil yang kurang maksimal oleh karena pola yang tidak jelas dalam
pembagian pekerjaan sehingga menjadi terlalu berat. Manajemen yang baik tentunya akan
berdampak baik bagi keseluruhan aktivitas.

Langkah apa yang bisa dilakukan salah satunya adalah dengan mengatur alur kerja yang jelas, perlu
diberlakukan di tempat kerja agar manajemen yang ada lebih maksimal sehingga anggota tim pun
tidak akan bingung, dari mana mereka harus mulai mengerjakan tugas, dan apa yang harus mereka
kerjakan setelahnya . Tentunya tugas yang dibagikan pun harus disesuaikan dengan bidang kompeten
yang dimiliki setiap masing-masing anggota tim .Dengan adanya pembagian kerja, karyawan dapat
dilatih sesuai dengan bidangnya karena melalui keahlian yang dimilikinya tersebut sehingga
karyawan dapat memberi sumbangan maksimal terhadap pencapaian tujuan.

Pembagian kerja juga dapat membantu dalam penempatan karyawan dengan menggunakan prinsip
the right man in the right place yaitu orang yang ditempatkan pada tempat yang tepat berdasarkan
pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, ketrampilan, jenis kelamin, dan lain sebagainya
sehingga akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan efektivitas kerja. Efektivitas
organisasi terjadi jika masing-masing karyawan melaksanakan pekerjaannya yang menjadi tanggung
jawabya sendiri secara efektif.

Jika sudah terlanjur maka langkah yang bisa diambil adalah Perusahaan harus memastikan pekerja
memahami tentang peran dan tanggung jawab mereka di organisasi. memberikan informasi yang
cukup kepada pekerja terkait peran dan tanggung jawab mereka dan harus membuat persyaratan
yang jelas untuk setiap peran dan tanggung jawab kerja.

Memberikan ruang untuk memungkinkan pekerja menyampaikan setiap konflik atau masalah yang
muncul terkait peran dan tanggung jawab dalam pekerjaan mereka. Berkonsultasi tentang
perubahan yang terjadi di perusahaan dan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk
memberikan masukan. Mengenali sampai mana batas kemampuan pekerja dalam menanggung
beban pekerjaan adalah hal yang penting untuk mengurangi stres dalam pekerjaan. Dengan begini,
pekerja juga dapat memperhitungkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
beban kerja. Pekerja dapat terhindar dari rasa lelah berlebihan.
2. Coba saudara uraikan, hal apa yang harus dilakukan dalam mengatasi permasalahan
ketidakefisienan penggunaan formulir dalam sebuah kantor!

Jawaban :

Pengendalian formulir dapat dilakukan melalui:

1.Sentralisasi pekerjaan.
Guna mensentralisasi formulir maka tindakan yang perlu dilakukan adalah:
A. Umumkan kepada pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikanformulir, fungsi-
fungsi dan wewenang unit tersebut.
B. Bekukan semua aktivitas dalam bidang formulir pada “status quonya”.Setiap penambahan,
perubahan atau pembelian harus dirundingkan dandisetujui oleh unit yang berhak
mengendalikan.
C. Kumpulkan minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.
D. Buatlah sebuah daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor formulir,
nama formulir, dan cantumkan nama relevansi (jika form tsb dibeli dari pihak luar). Sebaiknya
mempergunakan kode sederhana untuk identifikasi formulir.

Misalnya:
C menunjukan kartu (card)
E menunjukan amplop (envelope)
P menunjukan alas (pad)
S menunjukan sheet tunggal (sheet)
T menunjukkan label (tag)7
X menunjukan hal kontinyu
A menunjukan 25 sheet atau set
B menunjukan 50 sheet atau set

Contoh:
F9-45PC menunjukkan formulir pada gedung 9, nomor 45 yang disediakan dalam jumlah/alas 100
sheet.

2. Analisis : setiap formulir perlu dianalisis guna menentukan apakah formulir tersebut dapat
dihapuskan, dikombinasikan atau diperbaiki.
3. Standarisasi : dikatakan standar jika formulir tsb telah sesuaidengan kebutuhan perusahaan.

3. Jika saudara adalah pegawai di salah satu perusahaan ternama di Indonesia, kemudian saudara
mempunyai tanggungjawab harus membuat surat. Coba saudara analisa proses pembuatan surat
yang baik harus bagaimana?

Jawaban :

Langkah tepat yang harus disesuaikan :

A. Perlunya menggunakan konsep surat dalam persuratan Dalam proses persuratan kepada pihak
lain, surat keluar juga membutuhkan konsep persuratan dimana konsep tersebut akan memudahkan
dalam melakukan pembuatan surat. Sehingga akan meminimalisir kesalahan pada surat dan akan
menjadikan surat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut. Dengan adanya
konsep surat keluar pada perusahaan menjadikan proses surat menyurat akan lebih mudah
dilakukan karena sudah memiliki konsep yang mudah untuk ditiru.

B. Peranan penting persetujuan pimpinan Setelah menulis surat sesuai dengan konsep surat dari
perusahaan, surat diajukan kepada pimpinan dan meminta persetujuan surat keluar yang harus
dilakukan dan disetujui oleh atasan atau pihak bersangkutan sehingga surat tersebut mendapatkan
surat persetujuan keluar dari pimpinan.

Persetujuan pimpinan wajib dilakukan untuk dapat mengetahui apakah surat tersebut layak atau
sesuai dengan konsep atau tujuan dari pembuatan surat tersebut. Selain itu, hal ini juga dapat
mengetahui apakah surat tersebut perlu dilakukan revisi surat dan menjadikan surat tersebut dapat
sesuai dengan konsep persuratan yang ada pada perusahaan tersebut. Oleh sebab itu penanganan
surat masuk dan keluar harus dilakukan dengan baik dan tepat untuk memberikan atau
mempertahankan rasa percaya perusahaan lain terhadap perusahaan yang kita miliki.

Syarat baik penulisan surat adalah :

Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
 Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
 Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
 Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
 Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari
lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan
diragukan keasliannya.
 Format Penulisan Surat Resmi Perusahaan yaitu :

1. Kepala Surat
Kepala surat atau biasa pula dikenal dengan sebutan kop surat. Bagian ini berisi tentang informasi
data perusahaan, mulai dari nama, alamat, nomor telepon, hingga website resmi. Kalau perlu, kepala
surat bisa pula disertai dengan logo perusahaan.

2. Tanggal Surat
Penulisannya bertujuan untuk menginformasikan kepada penerima waktu penulisan surat
dilaksanakan. Dari situ, penerima pun bisa menilai relevansi isi surat.

3. Nomor surat
Ada pula bagian yang disebut sebagai nomor surat. Penulisan nomor surat merupakan hal penting
karena berkenaan dengan sistem administrasi perusahaan. Kode nomor surat pun menyimpan
banyak informasi penting. Tidak hanya waktu perilisan surat, tetapi juga identitas perusahaan, tujuan
penulisan surat, nomor surat, dan lain-lain.

4. Lampiran
Lampiran menginformasikan seberapa banyak lembar lampiran yang disisipkan pada surat resmi.
Biasanya, lampiran tersebut mencakup berbagai jenis dokumen, termasuk di antaranya adalah
laporan keuangan, foto kegiatan, dan semacamnya.

5. Perihal
Keberadaan bagian perihal dalam surat resmi menjadi sarana untuk menginformasikan tujuan
penulisan surat secara singkat kepada penerima.
6. Alamat
Di bagian dalam surat, penulisan alamat harus disertai nama penerima secara jelas lengkap dengan
alamatnya. Kalaupun tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat memilih untuk menuliskan
jabatan penerima.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka bakal menjadi bagian yang tak terlewatkan dalam berbagai contoh surat resmi
perusahaan. Keberadaannya merupakan salah satu aspek penerapan sopan santun kepada
penerima.

8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian inti dari surat resmi yang dibuat pihak perusahaan. Biasanya, isi surat
bakal terbagi kembali menjadi tiga komponen, yakni bagian pembuka, bagian inti, dan penutup.
Bagian pembuka berperan layaknya sebagai kalimat pengantar. Selanjutnya, bagian inti menjelaskan
secara rinci tujuan penulisan surat resmi perusahaan. Penulisannya pun harus dilakukan secara
ringkas, jelas, dan padat. Setelah itu, isi surat harus disertai dengan bagian penutup yang umumnya
berupa simpulan, penegasan, harapan, atau ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup
Sebagai pelengkap dari salam pembuka, Anda juga perlu menuliskan salam penutup pada surat
resmi. Ketika melihat contoh surat resmi perusahaan, Anda akan menemukan berbagai pilihan salam
penutup. Hal penting yang perlu diperhatikan, pemilihan salam penutup harus disesuaikan dengan
salam pembuka.

10. Tanda Tangan

Bagian selanjutnya dari surat resmi adalah tanda tangan serta nama terang pengirim. Tidak
ketinggalan, pemberian tanda tangan juga dapat diperkuat dengan adanya stempel.

4. Laporan harian, jenis ini penting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan langkah hari
berikutnya. Coba saudara uraikan contoh laporan harian yang sudah dilakukan oleh organisasi,
kemudian berikan tanggapan apakah sudah efektif atau belum!

Jawaban :

Laporan Kegiatan Perkemahan Sabtu-minggu (Persami)

Dalam Rangka Menyambut Siswa Baru SMA Negeri 1 Palangka Raya
Tahun Ajaran 2022/2023

Latar Belakang
Perkemahan Sabtu-Minggu (Persami) adalah kegiatan perkemahan yang dilaksanakan oleh anggota
pramuka, baik dari tingkat SD hingga SMA. Persami bisa dilakukan untuk berbagai tujuan, namun
utamanya dilakukan untuk memperingati dan meresmikan kenaikan tingkat anggota pramuka.
Siswa baru yang diterima di SMA Negeri 1 Kota Dumai akan secara otomatis masuk sebagai anggota
pramuka Penegak. Gugus depan SMA Negeri 1 Kota Dumai berkewajiban untuk menjalankan upacara
peresmian tersebut dalam sebuah kegiatan perkemahan SabtuMinggu (Persami). Kegiatan ini
dilaksanakan pada awal tahun pembelajaran dan memiliki beberapa tujuan serta manfaat khusus.
Tujuan Kegiatan
Melalui kegiatan Persami, maka diharapkan siswa baru kelas IX di SMA Negeri 1 Palangka Raya akan:
Mengenal lingkungan sekolahnya yang baru.
Memiliki jiwa patriotisme, pemberani, jujur, berakhlak mulia, dan mampu bekerja sama.
Menyiapkan calon-calon generasi penerus bangsa yang berkualitas dan siap terjun dalam
masyarakat.

Anggaran Dana
Kegiatan Persami yang dilaksanakan dan dipanitiai oleh Gerakan Pramuka Gugus Depan SMA Negeri
1 Palangka Raya ini didanai dari:
– Sumbangan bantuan operasional sekolah (BOS).
– Sumbangan dari seluruh siswa baru kelas IX.

Jadwal Kegiatan
Kegiatan Persami penerimaan siswa baru dilaksanakan pada:
Hari: Sabtu-Minggu Tanggal: 13-14 Mei 2023
Tempat: SMA Negeri 1 Palangka Raya
Jumlah peserta: 160 siswa dari 6 kelas.

Hasil Kegiatan
Kegiatan Persami Penerimaan Siswa Baru telah diselenggarakan dengan baik dan lancar. Kegiatan
dimulai dengan apel pembukaan pada hari Sabtu, 13 Mei 2023 pukul 16.00 WIB dan diakhiri dengan
apel penutup pada hari Minggu, 14 Mei 2021 pukul 11.00 WIB.

Peserta Persami mengikuti instruksi dan jadwal kegiatan dengan tertib sesuai arahan dari panitia.
Namun, masih banyak para peserta Persami yang tidak membawa kelengkapan yang dipersyaratkan
dengan berbagai alasan. Kondisi ini menjadi tanda bahwa masih terdapat berbagai kendala
kedisiplinan dalam diri siswa.

Kesimpulan
Kegiatan Persami yang dilakukan di SMA Negeri 1 Kota Dumai sudah dilaksanakan dengan baik dan
lancar, meskipun dengan anggaran dan kondisi yang terbatas. Siswa baru yang menjadi peserta
Persami bisa mendapatkan berbagai manfaat, terutama kedisiplinan, kerjasama, kekompakan, dan
juga sifat berani.

Acara Persami ini diharapkan bisa menjadi ajang memupuk calon generasi penerus bangsa yang
berkualitas, baik dalam segi akademik maupun non-akademik. Demikianlah laporan ini dibuat
sebagai bentuk pertanggungjawaban panitia dan semoga bermanfaat bagi evaluasi penyelenggaraan
kegiatan Persami berikutnya.

Sumber Referensi :

https://www.neliti.com/publications/118247/pembagian-kerja-dalam-rangka-meningkatkan-
efektivitas-kerja-karyawan
https://glints.com/id/lowongan/tips-memaksimalkan-manajemen-kantor/#.ZF9A-nZBy5c

https://id.scribd.com/document/483489763/Tugas-Ke-2-Administrasi-Perkantoran

https://kartikayuliantari.blogspot.com/2015/07/pertemuan-10-perencanaandan.html

https://medium.com/@jinny_herawati/contoh-dan-cara-membuat-surat-resmi-599e5cde794f

https://www.studocu.com/id/document/universitas-islam-negeri-maulana-malik-ibrahim/bahasa-
indonesia/kelompok-4-penulisan-surat-resmi-yang-baik-dan-benar-1/51611448

https://www.akseleran.co.id/blog/contoh-surat-resmi/

https://id.scribd.com/document/432480444/Laporan-Kegiatan-Persami-Smp-Attarbiyah

https://www.detik.com/sulsel/berita/d-6486614/10-contoh-laporan-kegiatan-lengkap-kegiatan-
sekolah-hingga-pelatihan/

http://aghis.sch.id/index.php/2023/01/19/10-contoh-laporan-kegiatan-lengkap-kegiatan-sekolah-
hingga-pelatihan/

Modul ADPU4331 / Administrasi Perkantoran dan Pendapat Sendiri