BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH TUGAS 2

Nama Mahasiswa : Dea Safitri Ramadani

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 041576845

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Kode/Nama UPBJJ : 16/Pekanbaru

Masa Ujian : 2020/21.1(2020.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Manajer dalam menggerakkan organisasi harus memiliki keterampilan handal yang dapat
diterapkan. Jelaskan dengan mengacu pada pendapat para ahli, keterampilan yang harus
dimiliki oleh seorang manajer!
Jawaban:
 Keterampilan konseptual
Keterampilan Konseptual adalah kemampuan manajer untuk melihat keseluruhan
organisasi sebagai suatu entitas yang lengkap. Keterampilan Konseptual ini meliputi
pemahaman tentang kerjasama setiap unit kerja dalam organisasi beserta pemahaman
tentang ketergantungan satu unit kerja dengan unit kerja lainnya, perubahan pada
suatu unit kerja juga akan mempengaruhi unit kerja atau bagian lainnya.
Keterampilan ini meliputi pemahaman tentang hubungan antar institusi, industri dan
masyarakat serta pemahaman tentang pengaruh faktor-faktor politik, sosial dan
kondisi ekonomi suatu negara terhadap bisnis perusahaannya. Dengan pemahaman-
pemahaman tersebut, seorang manajer tingkat tinggi atau Top Management dapat
memahami kondisi bisnis secara keseluruhan dan mengambil tindakan yang tepat
untuk kesuksesan organisasinya. Keterampilan konseptual terkait dengan
kemampuan dalam membuat konsep, ide dan menyampaikan gagasan untuk
kemajuan perusahaan. Ide-ide tersebut dituangkan dalam rencana kegiatan atau
sering disebut rencana kerja. Selain itu manajer hendaklah juga memiliki visi ke
depan, misi yang jelas, program kerja yang aktual, serta menjaga competitive
advantage dalam organisasi.
 Keterampilan komunikasi dan Keterampilan berhubungan dengan Orang lain
atau Humanity Skill
Seorang manajer harus mampu berinteraksi dengan baik dengan banyak orang. Saat
berkomunikasi dengan bawahan, maka dia harus dapat berkomunikasi secara
persuasif dan bersahabat. Ketika berkomunikasi dengan rekan kerja harus saling
menghormati dan saat berkomunikasi dengan jajaran manajemen dan konsumen, dia
harus dapat melayaninya dengan baik. Menjaga komunikasi yang baik dengan semua
orang akan mendorong orang-orang disekitarnya menjadi tim terbaiknya.
Keterampilan berhubungan dengan Orang lain atau Humanity Skill ini adalah
kemampuan manajer untuk berinteraksi secara efektif dengan anggota organisasinya
serta membangun pemahaman dan usaha kooperatif dalam tim yang dipimpinnya.
Keterampilan ini akan memungkinkan para manajer untuk menjadi pemimpin dan
 memotivasi karyawannya untuk mendapatkan prestasi kerja yang lebih baik. Selain
itu, para Manajer juga harus dapat memanfaatkan potensi karyawannya secara efektif
di perusahaan.
 Keterampilan teknis
Keterampilan Teknis ini adalah Kemampuan atau pengetahuan untuk menggunakan
teknik tertentu dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Contohnya seperti
kemampuan dan pengetahuan untuk merancang produk, memperbaiki mesin,
mengoperasikan mesin, merakit komputer, membuat program komputer, menyiapkan
pembukuan dan laporan keuangan, menjual produk, menciptakan lagu, memasak
makanan dan lain sebagainya. Keterampilan Teknik ini merupakan keterampilan
yang penting bagi manajer di tingkat pertama namun kurang penting atau tidak wajib
untuk dimiliki oleh manajemen tingkat atas. Memiliki kemampuan dalam bidang
informasi teknologi atau bidang lainnya merupakan keunggulan atau nilai lebih bagi
seorang manajer. Memiliki ketrampilan teknis merupakan bekal yang harus dimiliki
oleh seorang manajer, sehingga dia tidak hanya memahami konsep, namun juga dapat
menciptakan efektivitas dan efisiensi.
 Keterampilan manajemen waktu
Seorang manajer harus mampu mengalokasikan waktu untuk mendapatkan hasil yang
optiomal. Kemampuan ini akan diuji pada saat menyusun rencana sebuah project,
dimana tidak hanya masalah manajemen waktu saja yang harus diperhatikan, tapi
juga membuat skala prioritas.
 Keterampilan membuat keputusan
Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan dapat meninjau secara
komprehensif, termasuk memberikan solusi dalam memecahkan masalah adalah
ketrampilan yang harus dimiliki setiap manajer. Mengambil keputusan hendaklah
tidak dilakukan dengan terburu-buru, namun seringkali manajer harus mengambil
keputusan dengan cepat di saat yang mendesak.
 Keterampilan kepemimpinan
Manajer harus benar-benar menjadi seorang pemimpin dan tidak mengindahkan hal-
hal yang tidak perlu. Menjalankan program kerja dan evaluasi membutuhkan
komitmen dan ketegasan. Manajer yang tangguh akan mendorong terciptanya trust di
lingkungan kerjanya dan menciptakan teamwork yang solid.
2. Penggunaan dan pengendalian dokumen agar efektif perlu ditetapkan pedoman tentang
pengendalian formulir kantor. Winardi menguraikan inti pengendalian formulir kantor
yang baik. Jelaskan pemikiran ahli tersebut!
Jawaban:
Menurut Winardi, pengendalian formulir dapat dilakukan melalui:
1. Sentralisasi pekerjaan
Guna mensentralisasi formulir maka tindakan yang perlu dilakukan adalah:
a. Umumkan kepada pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikan
formulir, fungsi-fungsi dan wewenang unit tersebut.
b. Bekukan semua aktivitas dalam bidang formulir pada “status quo-nya”. Setiap
penambahan, perubahan atau pembelian harus dirundingkan dan disetujui oleh
unit yang berhak mengendalikan.
c. Kumpulkan minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.
d. Buatlah sebuah daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor
formulir, nama formulir, dan cantumkan nama relevansi (jika form tersebut dibeli
dari pihak luar). Sebaiknya mempergunakan kode sederhana untuk identifikasi
formulir. Misalnya:
C menunjukan kartu (card)
E menunjukan amplop (envelope)
P menunjukan alas (pad)
S menunjukan sheet tunggal (sheet)
T menunjukkan label (tag)
X menunjukan hal kontinyu
A menunjukan 25 sheet atau set
B menunjukan 50 sheet atau set
Contoh: F9-45PC menunjukkan formulir pada gedung 9, nomor 45 yang
disediakan dalam jumlah/alas 100 sheet.

2. Analisis
Setiap formulir perlu dianalisis guna menentukan apakah formulir tersebut dapat
dihapuskan, dikombinasikan atau diperbaiki.
3. Standarisasi
Dikatakan standar jika formulir tsb telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Anda pasti sudah mengerti bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. Silakan jelaskan
bagian-bagian surat dinas secara lengkap sehingga menjadi mudah dalam menentukan
tata letak surat!
Jawaban:
Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya
seperti berikut ini:
1. Kepala surat
Kepala surat merupakan bagian yang paling atas dari surat dinas, kepala surat terdapat
Nama lembaga, Logo/lambang lembaga, Alamat lembaga, Nomor telepon lembaga,
Kode pos dan fax lembaga (jika ada), Alamat email dan website lembaga (jika ada)
2. Tanggal surat
Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut.
3. Nomor surat
Nomor surat digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan.
Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun
penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan
penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.
4. Lampiran
Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran
merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain
yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen
yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang
disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya
dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.
Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda penghubung atau tanda strip (-).
5. Perihal
Berisi tentang isi pokok surat dinas. Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah
bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada
pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau
perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau
perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf
 pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda
titik.
6. Alamat
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam
pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang
ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat.
Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian
dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau
instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’
7. Salam pembuka
Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab
sopan santun.
8. Isi surat
Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja
yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju.
Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian
pembuka, bagian inti dan bagian penutup. Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan
tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas,
singkat dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan pada
pembacanya. Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi
surat secara keseluruhan. Selain itu penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan
terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya. Bagian penutup merupakan
penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian
penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah
selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara
berlebihan.
9. Salam penutup
Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan
sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan,
meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda
koma.
10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya.
Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau
orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga
dibubuhi tandatangan dari pengirim.
11. Tembusan
Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain
yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat
memiliki tembusan.