Surat Niaga

A. Pengertian

Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau
jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah
surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga
digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal
ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu
perorangan maupun badan usaha.

B. Fungsi dan Tujuan

1. Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
2. Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali
diperlukan.
3. Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
4. Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
5. Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi.

C. jenis-jenis Surat Niaga

Berikut ini adalah macam-macam surat niaga pada umumnya :

1. Surat Penawaran Barang atau Jasa

2. Surat Permintaan Barang atau Jasa
3. Surat Pesanan Barang atau Jasa
4. Surat Penerimaan Pembayaran
5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
6. Surat Pernyataan Keberatan
7. Surat Aduan
8. Surat Edaran
9. Surat Tagihan
10. Surat Telegram dan Penegasannya

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika menulis sebuah surat niaga, diantaranya :
  Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya
membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya
penawaran.
 Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang akan dipesan.
Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapih agar mudah memeriksanya.
 Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
 Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
 Di dalam surat niaga juga perlu menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan.

D. Ciri-ciri Surat Niaga

Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

 Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.

 Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
 Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
 Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
 Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga,
dan biaya.

E. Contoh Surat Niaga

Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan barang
oleh pembeli.

MaxOffice

Peralatan dan Mesin Kantor

Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,

Telp. (021)777363 , Fax (021)777364

______________________________________________

Nomor: 099/SRTPM/V/2018

Kepada Yth.
Direktur PT GoodStuff

Bp. Alexander HM

Jl. Milano No. 145

Hal: Surat Pemesanan Barang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami dari
perusahaan PT MaxOffice ingin memesan barang-barang berikut ini:

1. Buku Ekspedisi 100 Pcs

2. Buku Folio 100 Pcs
3. Buku Kwitansi 100 Pcs
4. Filling Cabinet 50 Pcs
5. Money Sponge 100 Pcs
6. Glue Stick 100 Pcs
7. Clip file 50 box
8. Pen (standar) 50 box
9. Spidol (hitam) 100 Pcs

Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-lambatnya 4 hari
setelah surat pesanan ini diterima.

Proses pembayaran akan kami lakukan melalui transfer Bank BCA cabang Jakarta Selatan melalui
rekening 1234.456.789 atas nama PT MaxOffice.

Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.

Jakarta, 23 Mei 2018

Hormat Saya,

Rio Brian

Marketing Manager
 Surat Perintah Kerja

A. Pengertian

Surat perintah kerja adalah adalah surat yang di gunakan untuk memberikan perintah kepada seseorang
agar melakukan suatu pekerjaan.

Isi dalam surat perintah kerja terdapat dua pihak, pihak pertama adalah orang yang yang menerbitkan
surat perintah ( Kepala Kantor) dan Pihak ke dua adalah orang yang menerima perintah yang akan
bertanggung jawab atau orang/pihak yang melaksanakan/melakukan dari surat perintah tersebut.

Setelah menerima surat perintah kerja, sebaiknya poin-poin kegiatan yang akan di laksanakan ditulis dan
disusun guna mengatur rencana yang berkenaan atas perintah yang diberikan.Setelah menerima surat
perintah kerja, sebaiknya poin-poin kegiatan yang akan di laksanakan ditulis dan disusun guna mengatur
rencana yang berkenaan atas perintah yang diberikan.

Setelah semuanya tersusun dan terorganisasi dengan baik, sudah selayaknya penerima perintah atau
pihak ke dua harus melaporkan susunan rencana yang sudah dibuat kepada pemberiperintah atau pihak
pertama. Tujuannya agar pemberi perintah untuk memberikan masukan yang berguna dalam
menyempurnakan dari rencana kegiatan yang akan di adakan dengan harapan akan berjalan dengan
baik dengan menerima masukan apakah di tambahi atau di kurangi dari susunan yang dibuat
sebelumnya dan setelah itu Rencana yang sudah tersusun siap dijalankan.

Penting :

Surat Perintah Kerja adalah surat yang ditujukan untuk memberi perintah ke seseorang yang akan
melakukan pekerjaan.

B. Ciri-ciri Surat Perintah Kerja

1. Menggunakan kop surat dan intansi atau lembaga yang bersangkutan

2. Menggunakan cap atau stempel intansi atau kantor pembuat surat

3. Format surat tertentu

4. Menggunakan nomor surat, lampira, dan perihal

5. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang baku

6. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

C. Fungsi SPK

Secara umum, surat perintah kerja memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai surat resmi perintah dari atasan.

2. Sebagai dokumentasi proyek atau pekerjaan yang sudah pernah dikerjakan.
3. Sebagai acuan atau pegangan bagi si penerima dalam melakukan pekerjaannya.

D. Bagian SPK

Berikut bagian-bagiannya :

1. Kepala Surat

Seperti namanya, kepala surat ini merupakan pangkal surat yang menjelaskan atau berkaitan
dengan perusahan yang meliputi :
 Nama lembaga, perusahaan, atau instansi
 Alamat lengkap perusaahaan, instansi, atau lembaga
 Kontak yang dapat dihubungi (nomor telepon perusahaan)
 Kode Pos
 Logo perusahaan atau instansi
 Namun sebenarnya, tidak semua kepala surat atau kop surat menyertakan kelima hal tersebut.
Mengenai penulisannya, anda dapat menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan
dipertebal.

2. Isi Surat

Hal ini merupakan hal yang paling penting dan menjadi inti dari surat ini. Bagian pokok ini berisi
informasi atau perintah kerja yang akan disampaikan kepada penerima surat. Bagian ini harus ditulis
dengan bahasan yang resmi sesuai dengan EYD dan harus sopan. Sebaiknya isi surat ini ditulis dengan
singkat, padat, dan jelas.

3. Kaki Surat atau Penutup

Bagian yang terakhir adalah bagian kaki surat yang biasa juga disebut sebagai penutup surat. Pada
bagian ini tertera nama, jabatan pengirim surat, serta tanda tangan dan logo perusahaan. Jika perlu ada
pula yang menambahkan tembusan bagi pihak yang berkepentingan.E. Keterangan dan Manfaat SPK

Berikut adalah beberapa keterangan dan manfaat dari SPK.

1. SPK di keluarkan oleh perusahaan atau perorangan yang memiliki profesional keahlian dari
sebuah jenis pekerjaan yang dibutuhkan oleh Klien atau konsumennya.
2. SPK juga berfungsi untuk memberikan kepastian akan sebuah pekerjaan setelah melakukan
penawaran harga dari pekerjaan yang di minta oleh klien.
3. SPK Juga mencegah terjadinya kesalahan perintah dan tugas dari pekerjaan yang diinginkan oleh
konsumen, karena di didalam SPK yang di buat akan diterangkan secara rinci semua jenis
pekerjaan sesuai permintaan klien atau konsumen.
4. SPK sangat bermanfaat untuk memberikan perlindungan secara Hukum terhadap semua Hak
dari hasil kesepakatan, baik untuk pihak pemberi pekerjaan maupun pihak pelaksana dari
pekerjaan.
5. SPK merupakan bentuk cerminan seorang pebisnis yang profesional, ini sangat bermanfaat
terutama dalam mambangun image positif dari bisnis milik kita terhadap Klien atau Konsumen.
 KOP SURAT

Berdasar hasil rapat tahunan Kecamatan Cikarang Utara tentang pelaksanaan acara tahunan
menyambut Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke – 50, dengan ini :

Nama : Drs. Wawan Dharmawan

NIP : 17081945

Jabatan : Kepala Camat Cikarang Utara

MEMERINTAHKAN

Nama : Chairunnas

NIP : 28101908

Jabatan : Kepala Desa Mekar Mukti

Untuk menyusun rencana kegiatan dan mengatur proses pelaksanaan acara tahunan menyambut
kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-50 di Lingkungan Desa Mekar Mukti.

Surat tugas ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya
dengan penuh tanggung jawab.

Bekasi, 13 Juli 2007

Kepala Camat Cikarang Utara

Wawan Dharmawan

NIP : 17081945