Analisi surat niaga

Pada umumnya, perdagangan modern yang formal terjadi setelah pembeli dan melakukan
beberapa prosedur tertentu, yaitu prosedur bisnis. Prosedur bisnis sebagai sebuah sistem
terdiri atas rangkaian proses yang saling berkesinambungan menuju puncak kegiatan bisnis,
yakni kegiatan transaksi.
1. Memehami surat niaga
Surat niaga merupakn salah satu jenis surat yang erak katanya dengan dunia bisnis dan
umumnya digunakan oleh pemilik bisnis untuk berbagai aktivitas bisnis. Niaga merujuk
pada aktivitas jual beli yang ditunjukan untuk mencari keuntungan surat niaga bersifat
formal atau resmi dibuat. Khusus untuk memenuhu kebutuhan bisnis. Selain sebagai alt
komunikasi antara pihak internal dan eksternal perusahaan, surst niaga juga dijadikan
sebagai media promosi. Secara sederhana pengertian surat niaga adalah surat rasni yang
dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis.
Menurut para ahli, surat niaga adalah jenis surat yang dibuat atu dikeluarkan oleh
seseorang untuk keperluan niaga atau bisnis. Surat niaga dapat mempermudah
komunikasi antar bisnis atau perusahaan.
Selain digunakan sebagai keperluan eksternal, surat niaga juga berfungsi sebagai
media komuniksi internal antara pihak tertentu dalam sebuah bisnis yang sama, mulai
dari tingkat pusat sampai ke cabang-cabangnya.
Beberapa hal yang harus diperhatikan ketika membuat surat niaga tampa
memandang jenisnya adalah menjelaskan maksud, tujuan, dan alasan dibuatnya surat
niaga tersebut. Selain itu, menjelaskan cara pengiriman, serta cara pengepakan barang
yang akan dikirim.
a. Fungsi surat niaga
Agar pemahaman mengenai surat niaga menjadi lebih mendalam, penting untuk
memperhatikan fungsi-fungsi yang terkait dengannya, fungsi surat niaga diuraikan
sebagai berikut.
1) Membuktikan secara tertulis kesepakatan atau perjanjian yang terjadi.
2) Menjadi alat pengingat karena surat niaga dapat diarsipkan dan diakses kembali
jika diperliuakan.
3) Menjadi wakil duta penulis dalam berinteraksi dangan pihak lain.
4) Menjadi pedoman dalam menjalankan tugas dan aktivitas bisnis.
5) Menjadi media promosi bagi peroduk atau jasa yang ditawarkan.
6) Menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusa bisnis.
7) Menjadi bukti sejarah dan catatan bisnis yang penting.
b. Ciri-ciri surat niaga
Untuk memahami den membedakan surat niaga dengan surat lainnya, untuk
memahami dan membedakan surat niaga dan surat lainnya penting mengetahui ciri-
ciri umumdari surat niaga. Surat niaga digunakan untuk keperluan bisnis dan memiliki
ciri-ciri umum sebagai berikut.
1) Selalu terkait dengan kegiatan bisnis atau perdagangan.
2) Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan aturan penulisan surat yang baik.
 3) Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian
penerima surat.
4) Menyampaikan majsud dan tujuan dengan jelas agar mudah dipahami
5) Cendrung menggunakan entuk folmulir untuk meningkatkan afesiensi dan
menghemat waktu, tenaga,serta biaya.
c. Stuktur surat niaga
Pada pembuatan surat niaga, tidak boleh dilakuakn secara sembarangan karena
harus memperhatikan beberapa stuktur wajib di dalamnya. Stuktur tersebut antara
lain kop surat, nomer surat, lampiran, prihal, tanggal surat, alamat surat, salam
pembuka, isi surat ( terdiri atas pembukaan, isi, dan penutup), salam penutup, tanda
tangan, pemilik surat, dan jabatan pengirim surat. Selain itu, terdapat beberapa hal
lain yang perlu dipersiapkan, seperti menuliskan dengan jelas maksud, tujuan, dan
dasar pembuatan surat. Disebutkan secara detail jenis dan jumlah produk atau jasa
yang di pesan serta durasi waktu proses transaksi yang akan berlangsung. Vendor
pengiriman barang atau jasa juga harus dicantumkan. Jika diperlakukan, klaim garansi
juga dapat disertakan. Untuk memberikan rasa aman kepada pihak yang memesan
hal-hal seperti kerusakan selama proses pengiriman dan cara pembayaran secara
detail juga harus ditulis. Jenis dan cara pengepakan harus disebutkan.