 Fungsi Surat Niaga

1. Berfungsi sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
2. Berfungsi sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika
memang dibutuhkan.
3. Berfungsi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
4. Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
5. Berfungsi sebagai alat promosi.
6. Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
7. Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

 Ciri-ciri Surat Niaga

1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang
baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu,
tenaga, dan biaya.

 Struktur Surat Niaga

1. Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Tanggal Surat
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat (Pembuka, Isi, Penutup)
9. Salam Penutup
10. Tanda tangan pemilik surat
11. Jabatan pengirim surat

 Hal-hal yang harus di perhatikan

1. Tulis secara jelas maksud, tujuan dan landasan sebab dibuatnya surat ini.
2. Menyebutkan secara detail jenis dan banyaknya produk/jasa yang dipesan maupun durasi
waktu proses transaksinya berlangsung.
3. Tulis vendor pengiriman barang/jasa yang dipesan.
4. Bila diperlukan, sertakan juga klaim garansi.
5. Apabila terjadi kerusakan saat proses pengiriman berlangsung.
6. Tuliskan cara pembayarannya secara detail.
7. Sebutkan juga jenis maupun cara pengepakan.
8. Hal tersebut bertujuan untuk memberikan rasa aman kepada pihak lain yang memesan
produk/jasa tertentu.