Critical Book Report

“Korespondensi Bahasa Inggris”

Oleh :
Nita Limbong
7172144016

Dosen Pengampu : Ellys Siregar S.Pd M.Pd

Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Medan
2018
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
RahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Korespondensi bahasa Inggris
yang berjudul “Critical Book Report”. Penulis berterima kasih kepada Dosen yang bersangkutan
yang sudah memberikan bimbingannya dalam mengerjakan tugas ini.
Penulis juga menyadari bahwa tugas ini masih banyak kekurangan pada makalah ini oleh
karena itu penulis minta maaf jika ada kesalahan dalam penulisan dan penulis juga mengharapkan
kritik dan saran yang membangun guna kesempurnaan tugas ini.
            Akhir kata penulis ucapkan terima kasih semoga CBR ini dapat bermanfaat dan bisa
menambah pengetahuan bagi kita semua.

Medan, November 2018

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dewasa ini di bidang industry, niaga, dan pemerintah menuntut
perubahan yang mendasar dalam penyampaian informasi yang berlangsung secara timbal
balik. Kita menjadi saksi suatu peralihan dari budaya yang mengutamakan kelisanan ke arah
budaya yang mementingkan keberaksaraan. Lambat laun kita menuju keperadaban modern
yang mengandalkan komunikasi tulisan yang dapat melintasi jarak, tempat, dan waktu karena
membekas dengan lebih berkesan. Bahkan dalam banyak hal apa yang tersurat mulai
dianggap orang lebih berbobot sebagai tanda bukti dari apa yang sekedar diucapkan.
Sosok surat sebenarnya menjelmakan citra badan usaha diatas kertas. Disamping logo
yang bercorak khas, surat yang direncanakan dengan seksama dan diruakan dengan cermat
mencerminkan harga diri dan kebanggaan badan usaha itu serta kehirauannya akan mutu yang
tinggi. Di dunia usaha Indonesia mulai tumbuh kesadaran bahwa koresondensi bisnis
memang berperan penting dalam pencapaian citra keberhasilannya.

1.2 Tujuan
1. Mengkritik 2 buku untuk menambah ilmu dalam Korespondensi Bahasa Inggris
2. Untuk menambah wawasan tentang surat menyurat khususnya korespondensi baik dalam
bahasa Inggris maupun bahasa Indonesia

1.3 Manfaat
1. Menambah wawasan penulis tentang CBR
2. Dapat menjadi referensi penulis maupun pembaca kedepannya.
3. Dapat memperluas wawasan pembaca mengenai korespondensi.
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Ringkasan Materi
2.1.1 Identitas Buku Utama
Judul buku : Practical Business Correspondence
Penulis : Dhanny R. Cyssco
Penerbit : Kesain Blanc
Tahun terbit : 2009
Kota Terbit : Jakarta
ISBN : 979-593-078-8
Tebal buku : 162 halaman

2.1.2 Identitas Buku Pembanding

Judul Buku : Pernak-pernik Korespondensi Bahasa Inggris

Penulis : F.X Nadar
Penerbit : Graha Ilmu
 2.1.3 Ringkasan Buku Utama
THE STYLES OF BUSINESS LETTERS

Surat adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi secara tertulis.Kalau hubungan atau
kegiatan yang dilakukan melalui surat dilakukan terus menerus antara kedua pihak, maka terjadilah
suatu kegiatan surat-menyurat atau korespondensi (correspondence).Surat-menyurat yang dilakukan
dalam dunia perdagangan disebut surat niaga atau surat bisnis (business letter) dan kegiatan surat-
menyurat dalam dunia perdagangan disebut korespondensi niaga (business correspondence).

Surat niaga memiliki pola tersendiri yang ditentukan oleh tata letak bagian-bagianya yang ada
dalam surat.Bentuk-bentuk surat niaga yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan antara lain :

1. Full block style/ bentuk lurus penuh

2. Block style/ bentuk lurus
3. Semi block style/ bentuk setengah lurus
4. Indented style/ bentuk bertakuk
5. Simplified style/ bentuk yang disederhanakan
6. Hanging indentation style/ bentuk alinea menggantung

Dari keenam bentuk surat diatas, tidak semua bentuk surat lazim digunakan dalam praktik sehari-
hari.Masing-masing bentuk tentu mempunyai keistimewaan dan kekurangannya tersendiri, baik
dalam bentuk maupun dalam efisiensi waktu pengetikan.

PART OF A BUSINESS LETTER

Sepucuk surat niaga yang lengkap umumnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut :

1. Letterhead- Kop Surat

Biasanya dicetak dengan menggunakan bermacam-macam bentuk huruf yang disusun dalam
bentuk yang sangat menarik.
2. The date of the letter-tanggal surat
Letak tanggal surat tergantung dari bentuk surat (letter style) yang digunakan.Tangal biasanya
dicantumkan dua sampai empat spasi di bawah kop surat atau bahkan lebih jika surat lebih
pendek.
3. Reference line/numer – Initial penandatangan dan pengetik surat

Reference line ialah initial nama orang yang mendiktekan atau menandatangani surat dan
yang mengetik surat.

4. Inside address – nama dan alamat pada surat

Nama dan alamat pada surat adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang
dikirimi surat.
 5. Attention line – baris nama orang yang dituju
Baris nama orang yang dituju (attention line) ditempatkan dua spasi di bawah baris terakhir
alamat surat dan digunakan jika surat ingin cepat tiba pada orang tertentu dalam suatu
perusahaan.
6. Salutation – Salam pembuka
Salam pembuka (salutation) merupakan salam yang ditujukan kepada pembaca yang namanya
tercantum pada alamat surat.
7. Subject line – Perihal surat
Perihal surat (subject line) ditempatkan dua spasi di bawah salam pembuka.
8. Body of the letter – isi surat
Isi surat ditempatkan dua spasi di bawah perihal surat jika ada. Isi surat dibagi dalam tiga
alinea (paragraph) yaitu opening paragraph, message of the letter, dan closing paragraph.
9. Complimentary close – salam penutup
Sama halnya dengan salam pembuka (salutation),salam penutup (complimentary close) juga
menunjukkan hubungan antara penulis surat dan orang yang membaca surat atau orang yang
namanya tercantum dalam alamat surat.
10. Signature – tanda tangan
Dalam tanda tanda tangan (signature) termasuk tandda tangan itu sendiri, nama jelas dan
jabatan penandatangan.
11. Enclosure – lampiran
Dalam suatu surat mungkin saja ada sesuatu yang perlu dilampirkkan atau disertakan bersama
surat yang dikirimkan
12. Carbon copy notation – tembusan surat
Bisa saja tembusan surat dikirimkan pada orang-orang lain yang mungkin perlu mengetahui
isi surat.
13. Postscript
Dalam surat niaga, postscript digunakan bukan untuk memasukkan bagian yang tertinggal
dalam isi surat, melainkan untuk menegaskan sesuatu hal atau masalah yang dianggap.

Inquiry

Proses terjadinya suatu transaksi dalam dunia perdagangan pada umumnya dimulai dengan surat
permintaan keterangan (letter of inquiry). Surat permintaan keterangan adalah surat yang dikirimkan
oleh calon pembeli kepada pihak penjual produk untuk yang ingin dibeli. Keterangan yanag diminta
biasanya antara lain:

- Price-list/daftar harga
- Sample of products/contoh produk
- Quotqtion/penawaran
- Terms of payment/syarat-syarat pembayaran
- Terms of delivery/syarat-syarat pengiriman
 - Method of transport/cara pengiriman

Karena surat permintaan keterangan merupakan suatu proses awal terjadinya suatu transaksi
perdagangan, maka surat ini harus ditlis dengan sopan, jelas, singkat, dan langsung pada tujuan.

Maksud/tujuan membuat surat:

1. Untuk minta catalog dan keterangan-keterangan.

2. Menanggapi iklan, baik di majalah atau surat kabar dan minta keterangan mengenai produk,
catalog, daftar harga dan contoh barang atau produk.
A. Opening paragraph
- We should be pleased/glad iif you could send us your latest catalogue.
Kami sangat senang jika saudara dapat mengirimkan kepada kami catalog saudara yang
terakhir.
- Please let us have your illustrated catalogue s, terms of payment
Harap kirimkan pada kami catalog-katalog bergambar, syarat-syarat pembayaran dan
syarat-syarat pengiriman.
- With reference your advertisement in Jakarta Times I read a fiew days ago, would you
please send us your catalogues, price-list and terms of payment.
Berkenaan dengan iklan sudara di surat kabar Jakarta Times yang saya baca beberapa
hari yanglalu, sudilah kirany saudara mengirimkan catalog. Daftar harga, dan syarat-
syarat pembayarannya.

B. Requesting Information
- We would like to know whether you can offer us a special discount.
kami ingin mengetahui apakah saudara dapat memberikan kami potongan khusus.
- Would you please let us know whether you can offer us a special discount for this month.
Sudilah kiranya saudara memberitahu kami apakah saudara dapat memberikan kami
potongan khusus bulan ini.
C. Closing Paragraph
- We should be pleased to receive your prompt reply.
Kami akan sangat senang menerima jawaban saudara secepatnya.
- We look forward to receiving your reply
Kami menunggu jawaban saudara

Key words:
Excellent /adj bagus sekali/unggul
Advertise/v mengiklankan
Advertisement/n iklan
Product/n produk
Exhibit/v memamerkan
Exhibition/n pameran
 Interested/adj tertarik
Interest/n bunga
Terms/n syarat-syarat
Latest/adj terakhir
Appreciate/v menghargai
Pay membayar
Payment/n pembayaran
Visit/v mengunjungi
Visit/n kunjungan
Trade/n perdagangan
Complete/adj bersaing
Regular/adj teratur
Prompt/adj memuaskan

Exercises

1. write sentences and ask for information whwther:

a. they could send the orders next week
b. the prices onclude delivery charges
c. their products are covered by one-year guarantee
d. they could offer 10% discount.
2. Write sentences and ask a company to send you:
a. Catalogue and price-list
b. Full details of their new products
c. Their newest brochures and terms of payment
d. Samples of products and promotional gifts
3. Write a letter to one of your regular suppliers (you may use any name) in Jakarta and ask for
their latest catalogues, price-list, and terms ofd payment. You may use your own name as
purchase. Manager of a company and use today’s date for the letter you write.
 Replying to Inquiries

Dengan diterimanya letter of inquiry (surat permintaan keterangan), perusahaan-perusahaan

memandang bahwa ini merupakan suatu kesempatan baik untuk meningkatkan omzet penjualan.
Dengan demikian kesempatan baik untuk meningkatkan omzet penjualan. Dengan demikian
kesempatan yang mulai terbuka ini tentu harus ditindaklanjuti karena ini merupakan suatu prospek
untuk proses transaksi selanjutnya.

Balasan suatu letter of inquiry jelas merupakan suatu langkah ke awal arah terlaksananya suatu
transaksi penjualan. Dengan demikian apa yang diminta oleh calon pembeli dalam letter of inquiry
harus betul-betul diperhatikan dan ditanggapi secepatnya.

Catalog, daftar harga, contoh-contoh barang yang diminta dan lainnya harus disertakan dalam
suatu surat dengan ucapan terima kasih serta harapan untuk terjalinnya kerja sama lebih lanjut
dimasa-masa mendatang bagi kedua belah pihak.

Mengingat betapa pentingnya letter of inquiry bagi suatu perusahaan yang menerimanya, maka
harus diusahakan agar dibalas secepatnya.

Maksud/tujuan membuat surat:

- Membalas permintaan keterangan tentang produk atau barang yang diminta oleh calon
pembeli.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam ”replying to inquiries”:

A. Opening paragraph
- Thank you for your letter of…….. inquirying about our catalogues, price-list and terms of
payment.
Terimakasih atas surat saudara tanggal………. Yang meminta catalog, daftar harga dan
syarat-syarat pembayaran kami.
B. Sending or enclosing
- We have pleasure in sending/enclosing our catalogues and price-list
Dengan senang hati kami kirimkan/lampirkan catalog-katalog dan daftar harga kami.
- We are sending our catalogues, price-list and terms of payment
Dengan ini kami kirimkan catalog-katalog, daftar harga dan isyarat-isyarat pembayaran
kami.
- We should be pleased to enclose/send our catalogues and price-list
Dengan senang hati kami lampirkan /kirimkan catalog-katalog dan daftar harga kami.
C. Closing paragraph
- We look forward to rerceiving your first order
Kami menunggu pesanan pertama saudara.
 - We look forward to receiving a trial order from you
Kami menunggu pesanan percobaan saudara
- We are allowing special terms to customer who place orders before the end of this year.
Kami memberikan syarat-syarat khusus bagi para pelanggan kami yang memesan
sebelum akhir tahun ini.

SALES LETTERS
Terjadinya suatu transaksi dalam perdagangan tidak selamannya didahului oleh latter of
inquiry. Dalam dunia perdagangan, sering kali terjadi penjual berusaha mendekati calon pembeli
untuk menawarkan produk atau barang yang mereka jual. Penjual berusaha mendekati calon pembeli
dengan tujuan untuk memperkenalkan produk-produk baru mereka atau bisa juga untuk mengurangi
jumlah persediaan barang yang menumpuk digudang.

Pada prinsipnya sales latter (surat penjualan) tidak berbeda dengan iklan. Hanya saja tujuan
atau sasaran dari sales letter telah dipilih/diseleksi terlebih dahulu oleh pihak penjual atau mereka
yang ingin menawarkan barang/produk. Walaupun sales latters yang baik agak sukar ditulis, tapi
prinsipnya tidak berbeda dengan surat-surat niaga lainnya. Sales latter yang baik dan benar biasanya
mempunyai empat unsur penting yaitu:

1. Attention
2. Desire
3. Conviction
4. Action

1. Attention (perhatian)

Alinea pembuka harus dapat membangkitkan dan menarik perhatian membaca atau membaca
surat tersebut sampai selesai.

2. Desire (minat)

Setelah berhasil mendapat perhatian pembaca atas barang atau produk yang ditawarkan, tugas
anda selanjutnya adalah membangkitkan minat pembaca untuk memilikin barang atau jasa tersebut.

3. Conviction (keyakinan)

Tugas selanjutnya adalah menyakinkan calon pembeli atas barang atau produk yang
ditawarkan. Untuk menarik minat pembeli harus ditawarkan kelebihan-kelebihan tertentu.

4. Action (pelaksanaan)

Dalam alinea penutup, bubuhkanlah kata-kata yang dapat merayu atau memujuk calon
pembeli untuk membeli barang atau produk yang ditawarkan.
Maksud/tujuan pembuatansurat

1. Untuk memperkenalkan dan menawarkan suatu produk baru kepada konsumen

2. Untuk mendapatkan penyalur-penyalur baru atas barang atau produk yang ingin
diperkenalkan
3. Untuk mendapatkan pesanan.

A. Opening paragraf

 We have pleasure in sending you a copy of our cataloug, price list, and terms of payment.
Dengan senang hati kami kirimkan pada saudara selembar katalog, daftar harga, dan
syarat-syarat pembayaran kami

 We are taking the liberty of sending you a copy of our latest catalougue and price list.
Dengan ini kami memberanikan diri mengirimkan pada saudara selembar katalog dan daftar
harga kami yang terkahir

B. Offering
 We are offering a special discount of 5 per cent in all orders befour the end of this year.
Kami memberikan suatu potongan khusus sebesar 5% atas semua pesanan sebelum akhir
tahun ini.

 We can offer a special discount of 10 per cent on all orders for this mont.

Kami memberikan potongan khusus sebesar 10% atas semua pesanan untuk bulan in.

C. Closing paragraf

 We hope you will take advantage of this exceptional offer.

Kami harap saudara akan memanfaatkan penawaran kami yang luar biasa ini.

 We hope that you will be pleased with the catalouge and look forward to receiving your
order.
Kami harap saudara akan senang dengan katalog kami dan kami menunggu pesanan
saudara.

PLACING ORDERS
Setelah calon pembeli menerima katalog, daftar harga dan lain-lainya yang berhubungan
dengan barang atau produk yang akan dibeli dari penjualan, semua ini akan dipelajari, adapun proses
melakukan pesanan sesuai dengan yang dibutuhkan ialah:
 1. Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan formulir pesanan resmi/without offical order
form.
2. Pesanan yang dilakukan dengan menggunakan formulir pesanan resmi/with offcial order
form.
Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan firmulir resmi cukup dilakukan dengan surat
saja dan semua perincian yang dipesan langsung dicantumkan pasa surat tersebut.

ACKNOWLEDGING ORDERS

Dengan diterima nya pesanan dari pembeli, pihak penjuak tentu akan berusaha memenuhi
pesanan dengan secepatnya. Bagian penjualan akan berupaya semaksimal mungkin untuk mengirim
barang dengan segera.

Dalam memenuhi suatu pesanan dari pembeli bisa saja terjadi hal – hal yang diluar dugaan penjual
dalam memenuhi suatu pesanan, misalnya :

1. Barang – barang yang di pesan tidak tersedia atau mungkin sudah habis, sehingga harus
dipesan terlebih dahulu ke pabrik.
2. Pelanggan mungkin saja minta suatu perlakuan atau persyaratan khusus, misalnya berupa
kemudahan dalam pembayaran, penyesuaian tanggal pengiriman, pengiriman barang yang
secapatnya yang mungkin sulit dipenuhi dan lain – lain.
3. Mungkin saja pemesan adalah pelanggan baru.
Bilamana pihak penjual belum mengenal pihak pembeli dengan baik, tentu saja pihak penjual
belum yakin bahwa barang – barang yang dikirimkan akan dibayar pembeli sesuai dengan yang di
harapkan. Namun, penjual pun tentu tidak mau kehilangan kesempatan untuk menjual barang –
barang mereka, maka pihak penjual akan mengirimkan suatu faktur proforma (pro-forma invoice)
terlebih dahulu kepada pembeli sebelum barang dikirimkan. Dalam dunia perdagangan, pembayaran
dapat dilakukan dengan cara – cara :

1. Cash
2. Money order
3. Giro transfer
4. Credit transfer
5. Banker’s transfer
6. Letter of credit
Maksud / tujuan membuat surat :

1. Untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan pesanan dapat di penuhi
2. Untuk memberitahukan pengiriman barang – barang setelah pembayaran diterima
Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam acknowledging orders :
 A. Opening Paragraph
a. We thank you for your order of …… and will dispatch the goods by ….
b. We are pleased to acknowledge your order of ….. and will dispatch the goods by...
c. We acknowledge with thank your order No. …. Of… and enclose our pro-forma invoice
No …
d. We are pleased to let you know that the good includedin your order No. …. Of …. Will
be despatched today by …..
B. Closing Paragraph
a. We have been very happy to serve you and look forward to receiving yout further order
b. We hope we may have further orders from you
c. We are pleased to let you know that the goods will be dispatch today
d. We hope the goods will reach you safely
LETTERS REQUESTING PAYMENT

Sebagaimana telah diketahui bahwa invoice (faktur) merupakan suatu dokumen penting
dalam dunia perdagangan, baik perdagangan dalam negeri maupun perdagangan luar negeri. Khusus
untuk perdagangan ekspor atau perdagangan luar negeri, salinan – salinan faktur akan sangat
diperlukan oleh,misalnya bank, agen – agen impor-ekspor ,perusahaan ekspedisi, perusahaan
perkapalan dan juga yang tidak kalah pentingnya adalah bea cukai.

Pada transaksi tunggal atau transaksi perdagangan yang bersifat terbatas, pembayaran biasanya
dilakukan/diselesaikan sebelum pengiriman barang atau setelah barang diterima oleh pembeli atau
pemesan. Cara pembayaran seperti ini disebut payment on invoice yang artinya pembayaran
dilakukan saat faktur (invoice) diterima.

Faktur dikirimkan pihak penjual kepada pembeli untuk memberikan keterangan mengenai :

1. Jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual
2. Jumlah dan perincian barang yang dikirimkan pihak penjual kepada pihak pembeli
3. Merupakan sumber resmi bagi pencatatan dalam buku pembelian perusahaan (bagi pihak
pembeli) dan merupakan sumber pencatatan dalam buku penjualan perusahaan (bagi pihak
penjual)
Untuk memberikan suatu gambaran yang lebih jelas, suatu faktur biasanya mempunya kolom –
kolom memberikan keterangan – keterangan yang jelas mengenai :

1. Nama dan alamat lengkap perusahaan yang mengeluarkan faktur

2. Tanggal, bulan dan tahun
3. Nama dan alamat lengkap perusahaan pembeli
4. Nomor faktur
5. Nomor pesanan
6. Nama barang yang dikirim
 7. Ukuran atau jenis barang
8. Jumlah barang
9. Harga satuan
10. Jumlah harga keseluruhan
11. Potongan harga yang diberikan
12. Syarat – syarat pembayaran
13. Cara – cara pembayaran
Maksud/tujuan membuat surat :

1. Mengirimkan faktur untuk minta penyelesaian pembayaran

2. Mengirimkan statement untuk minta penyelesaian pembayaran yang telah jatuh tempo.
Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam letters requesting payment :

A. Opening Paragraph
Sending out invoices
1. The enclosed invoices cover goods supplied to your order No …. Of ….
2. We enclose herewith our invoice No …. Amounting to $/Rp …. Covering against your
order No ….

Sending out statement

1. We have pleasure in sending herewith a statement of account for all transactions in

March, 1993. Please check the entries and if you find them correct, kindly remit the total
of $/Rp …… to cover your orders No ….., No ….. and No ….
2. We are pleased to enclose/send a statement of your account amounting to $/Rp ….. for all
transactions from May up to August 1993

B. Closing Paragraph
a. We should be pleased to receive your settlement
b. We should be pleased if you would send us your payment by return
c. We look forward to your remittance by return
 MAKING AND ACKNOWLEDGING PAYMENT

Dengan diterimanya surat dar penjual yang memberitahukan bahwa pembayaran sudah jatuh
tempo, maka pihak pembeli berkewajiban menyelesaikan pembayaran sesuai dengan jumlah yang
tercantum pada tagihan bebrdasarkan faktur atau perincian terlampir.

Maksud/Tujuan Membuat Surat

1. Untuk memberitahukan kepada pihak penjual bahwa pembayaran sudah diselesaikan

2. Untuk memberitahukan kepada pihak pembeli bahwa pembayaran sudah diterima
Ungkapan yang lazim dalam Making And Acknowledging Payment :

1. To Accompany Payment
A. Opening Paragraph
 Thank you for your invoice No ...... of .......
Terimakasih atas faktur saudara No ....... tanggal ......
 Thank you for your letter of ...... and enclosed invoice No. ......
Terimakasih atas surat saudara tanggal ...... dan faktur terlampir No. .......
B. Reporting An Instruction/Action
 We have instructed our bank to emit the sum of $/Rp .... for the credit of your account
at bank .....
Kami sudah menginstruksikan bank kami untuk mengirimkan uang sejumlah $/Rp .....
untuk dikreditkan di rekening saudara pada bank .....
C. Closing Paragraph
 Please send us your official receipt for this setlement.
Harap kirimkan kami tanda terima resmi saudada untuk penyelesaian ini
2. To Acknowing Payment
A. Opening Paragraph
 Thank you for your letter of ..... advising us that you have instructed your bank to
remit the sun of $/Rp ......
Terimakasih atas surat saudara tanggal ..... yang memberitahukan kami bahwa saudara
telah menginstruksikan bank saudara untuk mengirimkan uang sejumlah $/Rp ....
B. Describing Action
 Our bank has advised us that they have received the amount of $/Rp ..... in settelment
of our invoice.
Bank kami sudah memberitahukan kami bahwa mereka sudah menerima uang sebesar
$/Rp ...... untuk penyelesaian faktur kami No ......
C. Closing Paragraph
 We thank you for yorur prompt settlement of the invoice and look foward to receiving
your next order
kami ucapkan terimakasih atas penyelesaian saudara yang cepat atas faktur kami dan
kami menunggu pesanan saudara berikutnya.
 COLLECTION LETTERS

1. First Reminder/ Peringatan Pertama

A. Opening Paragraph
 we wish to draw your attention to our invoice No ..... for the sun of US$/Rp ......
which we have not yet received
kami mohon perhatian saudara atas faktur kami No. ..... untuk uang sejumlah
US$/Rp ...... yang belum kami terima
B. Closing Paragraph
 We should be glad to receive your cheque by return
Kami sangat senang untuk menerima cek saudara secepatnya
2. Second Reminder/Peringatan Kedua
A. Opening Paragraph
 We hope it will not be necessary to send you any further reminders
Kami harap tidak akan perlu lagi mengirimkan saudara surat peringatan selanjutnya
B. Closing Paragraph
 we hope it will not be necessary to send you any further reminders
kami harap kami tidak perlu lagi mengirimi saudara surat peringatan lebih lanjut

COMPLAINING LETTERS

Penjual tentu menyadari sekali bahwa pelanggan atau pembeli adalah segalanya. Untuk tidak
membuat kecewa, penjual tentu akan berupaya sebaik mungkin untuk melayani pelanggan atau
pembeli. Dengan berbagai cara, penjual akan senantiasa memberikan suatu kepuasan kepada
pelanggan.
Meskipun penjual telah berupaya sedemikian rupa untuk memberikan yang terbaik bagi
pelanggan atau pembeli, bagaimanapun suatu saat penggan atau pembeli tetap akan mengeluh pada
penjual. Keluhan ini bisa saja karena keterlambatan dalam pengiriman barang, mutu barang yang
diterima ternyata tidak cocok dengan barang yang pernah ditawarkan, jumlah barang yang diterima
tidak sesuai dengan barang yang dipesan.
Karena salah hal tersebut di atas atau mungkin juga karena hal – hal lainnya, tentu pelanggan
atau pembeli akan mengirim suatu surat pengaduan atau keluhan kepada penjual yang menyatakan
ketidakpuasannya atas apa yang telah diterima.
Dalam mengajukan suatu keluhan atau pengaduan, pelanggan atau pembeli harus
mengungkapinya secara je;as, sopan dan langsung pada tujuan.

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Untuk menyatakan keluhan karena keterlambatan dalam pengiriman

2. Untuk menyatakan keluhan karena barang yang diterima tidak cocok dengan pesanan
 3. Untuk menyatakan keluhan bahwa barang yang diterima ternyata dalam keadaan rusak.

Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam complaining letters:

1. Keterlambatan dalam penerimaan barang

A. Opening paragraph
- The good we ordered from you on …… shuld have reached us two weeks ago
- The goods we ordered from you on…… have not yet been delivered
B. Closing paragraph
- We shallbe glad if you will look into the matter at once and let us know the reason for the
delay.
- We feel there must be some explanation of the delay and await your replay.

2. Karena barang yang diterima dalam keadaan rusak

A. Opening paragraph
- We are sorry to report that one of the cases we received last week was badly damaged
- We are writing to let you know that case No…….. despatched under you advice of …..
was badly damaged when received
B. Closing paragraph
- We shall be glad to learn that tou are prepared to make some allowance the damage
- We should be obliged if you could investigate these matters as soon as possible and let us
have your comment

3. Karena mutu barang tidak sesuai dengan contoh

A. Opening paragraph
- We have received a number of complaints from several customers concerning the good
you despatched on…..
- When we came ti examine the good we received on …… we found that …..
B. Closing paragraph
- We look forward to hearing that we replacement will be sent by return
- We look forward to having your comments by return.
 REPLYING TO COMPLAINTS

Dengan diterimanya surat keluhan atau pengaduan dari pelanggan atau pembeli, penjual tentu
tidak akan mendiamkannya begitu saja. Perusahaan, khusunya bagian penjualan atau pemasaran
harus cepat mengantisipasi keluhan atau pengaduan yang diterima.
Bagaimanapun bentuk keluhan yang diterima, pihak perusahaan atau bagian yang menangani
penjualan tentu harus dapat menerimanya denga lapang dada. Sebelum keluhan dibalas tentu perlu
diteliti terlebih dahulu, karena kesalahan – kesalahan mungkin saja benar terjadi dari pihak penjual
dan lain sebagainya.
Dalam membalas suatu surat keluhan yang diajukan pelanggan atau pembeli, walaupun
perusahaan yakin tidak melakukan suatu kekeliruan, surat balasan harus ditanggapi dengan
sebijaksana mungkin. Perusahaan tidak boleh bersikeras bahwa kesalahan bukan terjadi dari pihak
perusahaan atau menyatakan bahwa barang sudah dikirim sesuai dengan apa yang dipesan atau
alasan lainnya.

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Untuk minta maaf atas kesalahan – kesalahan

2. Untuk meminta maaf atas keterlambatan dalam pengiriman pesanan
3. Untuk minta maaf karena mutu barang yang dikirimkan ternyata tidak cocok dengan contoh.

Ungkapan – ungkapan yang lazim degunakan delam replying to complaints :

1. Keterlambatan dalam penerimaan barang

A. Opening paragraph
- We are very sorry that you should have caused to complain abaut delay in the delivery of
your order.
- We are very sorry to learn from your letter of ….. that the goods we sent to your order of
…… didn’t reach you until last week.
B. Closing paragraph
- We hope you will satisfied with the arrangement we have now made and apologize for the
inconvenienve you have suffered
- We assure you we are doing all we can to speed up delivery and offer our apologies for
the inconvenience you suffered.

2. Karena mutu barang tidak sesuai

A. Opening paragraph
- We note with regret that you are not satisfied with the quality of good supplied to your
order No….. of…..
 - We are very disturbed at complaint contained in your order of…..
- We are very sorry to learn that you are not satisfied with the quality of good we sent
on…..
B. Closing paragraph
- We hope this will settle all the matters
- We regret the trouble we have caused you.
- We trust that what we have made will satisfy you and look forward to receiving your
further orders.

3. Karena barang yang diterima dalam keadaan rusak

A. Opening paragraph
- We hasten to reply to your letter of ….. and to apologize for the unfortunate damage you
pointed out.
- Thank you for your letter of ….. it has given us the opportunity to put know the most
unfortunate damage.
B. Closing paragraph
- We apologize for any inconvenience you have suffered.
- We apologize once more for the unfortunate damage and have taken steps to prevent
repetition

APPLICATION LETTERS

Surat lamaran (application letter) pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan surat penjualan
(sales latter) karena dalam surat lamaran, penulis berusaha meyakinkan pembaca atau penerimanya
atas apa yang ditawarkannya. Dengan mengirimkan surat lamaran, pengirim berusaha menjual dan
meyakinkan pembaca akan apa yang dimilikinya.
Surat lamaran harus berisi kata – kata yang dapat membuat kesan positif dari penerima,
sehingga penerima berkesimpulan bahwa dia telah mendapatkan seorang calon yang cocok untuk
bekerja dengannya.
Dalam surat lamaran, selain harus bersih, rapih, jelas dan lengkap, pengirim surat harus
mengatakan segalanya dengan jujur, sesuai dengan apa yang dimiliki.
Isi surat biasanya dimulai dengan alinea pembuka yang menyatakan mungkin surat dibuat
untuk menanggapi suatu iklan di surat kabar atau majalah, berdasarkan informasi dari seorang teman
atau memang sengaja memberanikan diri dengan harapan ada bagian yang cocok dengan pendidikan,
keahlian dan pengalaman kerja yang dimiliki. Kemudian diteruskan dengan apa yang perlu
diterangkan sehubungan dengan pendidikan dan pengalaman kerja. Pada bagian akhir surat biasanya
diakhiri dengan alinea penutup yang menyatakan harapan serta diakhiri dengan alinea penutup yang
menyatakan harapan serta kesediaan untuk mengikuti wawancara dan lainnya.
 Surat lamaran yang dilampirkan dengan riwayat hidup dan ada pula surat lamaran yang tidak
dilampiri dengan riwayat hidup. Surat lamaran yang tidak dilampirkan dengan riwayat hidup, surat
lamaran biasanya memberikan keterangan – keterangan lengkap mengenai :
1. Personal data
2. Work experience
3. Special qualification
4. Referensi

Sedangkan surat lamaran yang dilampiri dengan CV dimulai dengan alinea pembuka yang
menyatakan bahwa surat dibuat untuk menanggapi suatu iklan, atau berdasarkan informasi dari orang
tertentu. Surat ini diikuti dengan penjelasan bahawa pelamat pernah bekerja dan mempunyai keahlian
khusus serta diakhiri dengan harapan bahwa pelamar bersedia mengikuti wawancara.

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Untuk menawarkan jasa/keterampilan agar dapat diterima untuk bekerja

2. Untuk meyakinkan pembaca/penerima surat lamaran agar pengirim dapat dipekerjakan

Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam application letters :

A. Opening paragraph
- I would like to apply for the post of…. in your company
- I have seen your advertisement for a …… and would like to apply for the post
- With reference to your advertisement in Jakarta Times, I would like to apply post of ….
In your company.
B. Closing paragraph
- I look forward to your reply
- I look forward to having your reply
- I would be glad to meet you for an interview and look forward to having your response
 BAB III

PENUTUP

3.1 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN BUKU

Kelebihan Buku Utama

- Materi yang dijabarkan dalam setiap bab dibahas secara luas dan lengkap
- Bahasa yang digunakan cukup luas dan mudah dimengerti sipembaca, walaupun buku ini
merupakan panduan surat dalam bahasa Inggris penulis juga menyertakan maknanya dala
bahasa Indonesia sehingga para pembaca lebih mudah mempelajarinya.
- Aspek aspek mengenai surat menyurat dipaparkan secara rinci dan lengkap
- Menyertakan contoh surat sehingga memudahkan sipembaca untuk memahaminya.
- Penulisan dalam buku sesuai dengan aturan EYD
- Cover pada buku ini dibuat semenarik mungkin sehingga membuat adanya ketertarikan
pembaca untuk membaca buku tersebut.
- Disertakan juga soal latihan untuk menguji pemahaman pembaca.

Kelemahan Buku Utama

- Penulisan sesuai dengan EYD, namun masih tidak begitu bagus dalam format penulisan
karena terlalu tidak begitu tertata setiap bagian bagian pada materi bab nya.
- Tidak ada pembagian per bab maupun sub bab sehingga pembaca kadang bingung bagian
bagiannya.
.

kelebihan Buku Pembanding

- Materi yang dibahas dalam buku saling terikat antara materi pada pertama dan seterusnya
dengan jelas.
- Materi yang dijabarkan dalam setiap bab dibahas secara luas dan lengkap
- Aspek-aspek surat menyurat dipaparkan secara detail
- Penulisan dalam buku sesuai dengan aturan EYD
- Cover pada buku ini juga dibuat semenarik mungkin sehingga membuat adanya ketertarikan
pembaca untuk membaca buku tersebut.

kelemahan buku pembanding

- Sebagian pada pembahasan materi menggunakan bahasa yang sulit untuk ditelaah pembaca.
 Kesimpulan

Kedua buku ini layak dibaca dan dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran karena di
dalam buku ini dipaparkan mengenai surat menyurat secara detail. Buku ini akan sangat membantu
serta memenuhi kebutuhan para peminat peningkatan mutu pengajaran baik dari kalangan
mahasiswa, calon guru, maupun guru terutama bagi mereka yang ingin meningkatkan professional
mereka dalam hal pendidikan dan pengajaran mengenai surat menyurat dalam bahasa Inggris.

Saran

Sebaiknya penulis menggunakan bahasa yang lebih mudah dipahami. Dalam skema ataupun
pola yang terdapat di dalam buku, akan mudah dimengerti jika terdapat penjelasan yang lebih tinci
mengenai hal terkait. Penulis juga sebaiknya memperhatikan pembagian bab sub babnya.