Pengertian Surat Niaga

Apa yang dimaksud dengan surat niaga? Menurut para ahli, Pengertian Surat Niaga
adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan
untuk keperluan niaga atau bisnis.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-
beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan
kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk
mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.
Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal
intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu
perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan
pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga

 Mengacu pada pengertian surat niaga di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi dan
tujuan dari surat tersebut:
 Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
 Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap
kali diperlukan.
 Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
 Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
 Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi (baca: pengertian promosi).

Jenis-Jenis Surat Niaga

Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu
dengan yang lainnya. Beberapa proses dalam perdagangan tersebut kemudian membuat
adanya beberapa jenis surat niaga.
Berikut ini adalah macam-macam surat niaga pada umumnya:
1. Surat Penawaran Barang atau Jasa
2. Surat Permintaan Barang atau Jasa
3. Surat Pesanan Barang atau Jasa
4. Surat Penerimaan Pembayaran
5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
6. Surat Pernyataan Keberatan
7. Surat Aduan
8. Surat Edaran
9. Surat Tagihan
10. Surat Telegram dan Penegasannya
Ada beberapa hal penting yang wajib diperhatikan ketika membuat sebuah surat
niaga, diantaranya:
 Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut
berdasarkan adanya penawaran.
  Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang
akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapih agar mudah
memeriksanya.
 Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
 Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
 Di dalam surat niaga juga perlu menyebutkan bagaimana cara packing yang
diinginkan.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita
dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada
umumnya:
1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan
surat yang baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik
perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat
waktu, tenaga, dan biaya.

Contoh Surat Niaga

Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk
pemesanan barang oleh pembeli.

MaxOffice
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
______________________________________________

Nomor: 099/SRTPM/V/2018
Kepada Yth.
Direktur PT GoodStuff
Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145

Hal: Surat Pemesanan Barang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini,
Kami dari perusahaan PT MaxOffice ingin memesan barang-barang berikut ini:
 1. Buku Ekspedisi 100 Pcs
2. Buku Folio 100 Pcs
3. Buku Kwitansi 100 Pcs
4. Filling Cabinet 50 Pcs
5. Money Sponge 100 Pcs
6. Glue Stick 100 Pcs
7. Clip file 50 box
8. Pen (standar) 50 box
9. Spidol (hitam) 100 Pcs

Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-lambatnya
4 hari setelah surat pesanan ini diterima.

Proses pembayaran akan kami lakukan melalui transfer Bank BCA cabang Jakarta Selatan
melalui rekening 1234.456.789 atas nama PT MaxOffice.

Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.

Jakarta, 23 Mei 2018

Hormat Saya,

Rio Brian
Marketing Manager