SALESMANSHIP

11
Modul ke:

Teknik membuat Surat Penawaran

Fakultas
Fakultas Andriansyah Bachtillah, SE, MM
Ekonomi Bisnis
Program Studi
Manajemen
Materi pembahasan :
1. PENGERTIAN SURAT PENAWARAN
2. ISI SURAT PENAWARAN
3. ISI POKOK SURAT PENAWARAN
4. CONTOH SURAT PENAWARAN
5. Tips dalam membuat SURAT PENAWARAN
6. HAL HALYANG DI PERHATIKAN
7. KESIMPULAN & SARAN
1. PENGERTIAN SURAT PENAWARAN
• Surat penawaran adalah surat yang ditulis untuk
memperlihatkan maksud suatu perusahaan untuk
menjalin kerja sama kepada perusahaan lainnya.

• Biasanya, surat ini digunakan oleh perusahaan-

perusahaan penyaluran, dalam hal ini distributor.

• Surat penawaran pada umumnya berbentuk

formal dan dengan jelas mencantumkan rincian
harga dan barang yang ditawarkan dan akan
dijual kepada perusahaan lain sebagai sub-
distributor.
2. ISI SURAT PENAWARAN
• berbagai macam jenis dalam proses penggunaannya.
Antara lain, penawaran harga; proyek; kerjasama; hingga
barang dan jasa.

• Pada surat penawaran harga, penggunaannya umum

digunakan oleh pelaku bisnis terhadap pihak pelaku bisnis
lainnya dalam proses pembelian suatu produk. Pada jenis
ini, tercantum tawaran terhadap harga dari suatu produk
dari pelaku bisnis
3. ISI POKOK SURAT PENAWARAN
Adapun isi pokok dari sebuah surat penawaran yang baik
meliputi hal – hal berikut ini:
• Menyebutkan nama, jenis, mutu dan jumlah barang
yang ditawarkan
• Menyebutkan cara pembayaran yang dikehendaki
• Menyebutkan cara pembayaran barang
• Menyebutkan besar potongan harga (bila ada)
• Menyebutkan harga satuan barang dan harga
barang dalam partai besar
• Menyebutkan tawaran kemudahan-kemudahan
lain, semisal garansi, service gratis, dan lain-lain.
3. ISI POKOK SURAT PENAWARAN
penulisan surat penawaran juga harus memperhatikan beberapa aspek lain
seperti :
• Bahasa surat. Kalimat atau bahasa yang disusun oleh penulis surat dibuat
sedemikian rupa agar dapat menarik perhatian para calon pembeli.
• Isi surat harus dapat memberi motivasi kepada pembacanya, sehingga
dapat menimbulkan keinginan untuk mengetahui lebih lanjut perihal
barang yang sedang ditawarkan.
• Bila surat penawaran tersebut merupakan balasan dari surat permintaan
penawaran, maka segala sesuatunya harus diutarakan sejelas mungkin,
dan jangan lupa menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pada surat
permintaan penawaran.
• Dalam membalas surat permintaan penawaran, jangan lupa
menyebutkan nomor surat dan lain-lain hal dari surat yang dibalas
tersebut.
• Sedapat mungkin lampirkan keterangan seperti brosur, leaflet sampel
dan lain-lain sesuai dengan permintaan dan sekaligus untuk lebih
menarik minat calon pembeli.
4. CONTOH SURAT PENAWARAN
*PT SINAR MUDA*
*Jalan Anggur Raya V No. 39, Surakarta*
*Telp (0271) 77777, Fax (0271) 77778*
*Website : http// www.sinarmuda.co.id*
*-------------------------------------------------------------------------------------------------------*
Nomor : 038/ST/V/2015 28 Mei 2015
Lampiran : Tiga Lembar
Hal : PENAWARAN HARGA BARANG

Kepada
Yth. Manager Pemasaran PT DUTA JAYA
Jalan Bunga Raya V Blok A. 4/ No. 19
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 21 Mei 2015 No 055/DJ/V/2015 perihal permintaan daftar harga dan keterangan lain, telah kami terima dengan
senang hati. Untuk itu kami ucapkan terima kasih atas perhatian Saudara terhadap perusahaan kami. Untuk memenuhi permintaan
Saudara tersebut, kiranya dapat kami utarakan hal-hal sebagai berikut :
1. Daftar harga lemari es dan AC merek Panasonic dan Toshiba beserta brosur dan leafletnya kami kirimkan bersama surat ini. Harga
yang tercantum pada daftar harga tersebut sudah termasuk ongkos kirim sampai di tempat Saudara.
2. Pembayaran dapat Saudara lakukan satu bulan sesudah barang sampai di tempat Saudara.
3. Pembelian dalam partai besar, yaitu di atas sepuluh buah, kami memberikan discount sebesar 10%.
4. Setiap barang dilampirkan kartu garansi resmi selama satu tahun.
Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan kepada Saudara. Semoga surat ini dapat menjadi jalan terjadinya transaksi jual beli
yang menguntungkan kita bersama. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami akan dengan senang hati
dan sesegera mungkin menjawab pertanyaan Anda. Terima kasih.

Hormat kami,
4. CONTOH SURAT PENAWARAN

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan tentang Surat penawaran

yakni:
1. Surat tawaran
adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon
pembeli, yang berisikan informasi tentang perusahaan penjual
agar dapatdiketahui oleh calon pembeli.
2. Maksud pengiriman surat
adalah agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik
sehingga pengenalan itu akan berlanjut menuju proses
transaksi.
3. Surat tawaran terdiri atas tiga bagian
ialah alinea pembukaan, isi, dan penutup. karena surat
tawaran adalah bagian dari komunikasi tertulis, sebagaimana
surat yang lain, penggunaan bahasa tulis sangat perlu
diperhatikan.
4. CONTOH SURAT PENAWARAN
3 informasi yang dicantumkan oleh perusahaan
sebagai penjual dalam surat penawarannya
kepada calon pembeli / Client.
1. nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan;
2. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga
ahli, dan peralatan yang dipergunakan;
3. pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan,
dan prospek yang dikehendaki oleh penjual.
4. CONTOH SURAT PENAWARAN
Perlu diperhatikan dalam penulisan Surat
Penawaran hendaknya menyatakan
a. jenis barang
b. banyaknya
c. keterangan teknis
d. harga satuan
5. Tips dalam membuat SURAT PENAWARAN
Selain susunan yang tepat, terdapat beberapa tips penting yang
harus ada di dalam surat kita. Inilah beberapa tipsnya:

1. Deskripsikan dengan singkat, jelas dan praktis apa manfaat

usaha kita. Tidak perlu menghabiskan banyak paragraf
karena akan membuat pembacabosa dan langsung
melewatinya.
2. Jelaskan cara kita menyelesaikan setiap kebutuhan pasar
melalui usaha ini. Hal ini diperlukan untuk dapat
menjelaskan seberapa jauh kompetensi kita sebagai
penyedia jasa atau produk kepada investor
3. Gambarkan kondisi pasar yang menjadi target usaha kita
berikut daya beli, karakter, peta persaingan dan produk
yang digemari di pasar untuk menunjukan sejauh mana
pemahaman kita akan ceruk usaha kita sendiri.
5. Tips dalam membuat SURAT PENAWARAN
4. jelaskan juga bagaimana langkah strategis yang akan diambil
untuk memikat para konsumen. Buatlah langkah-langkah spesifik
yang tepat dengan karakter konsumen dan pasar.
5. Diferensiasi akan menjadi hal vital saat memasuki pasar dengan
persaingan tinggi. Itulah hal yang membuat kita berbeda dari
kompetitor yang lain. Uraikan poin yang membuat kita lebih baik
dari pelaku usaha sejenis, baik dari produk, sistem atau jenis
pelayanan.
6. Berikan pengetahuan kepada investor mengenai seluruh aspek
sisi keuangan usaha baik struktur permodalan, alokasi dana,break
even point serta bagaimana system investasi akan berjalan
nantinya
7. Resiko usaha perlu juga dipaparkan supaya surat kita realistis.
Tetapi jangan takut, apabila kita memiliki pengalaman dan
pengetahuan tentang bagaimana menangani semua resiko tadi
justru akan membuat calon investor semakin yakin untuk
mempercayakan dananya.
5. Tips dalam membuat SURAT PENAWARAN
Jika masih kurang jelas dan ragu untuk membuat surat,
masih ada beberapa tips cara membuat surat supaya
surat kita diterima oleh investor atau sponsor:
 Buat surat yang menjual
 Tepat sasaran
 Buat surat yang menarik
 Berikan surat pada waktu yang tepat
 Jangan lupa follow-up
6.HAL HAL YANG DI PERHATIKAN
Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah sebagai
berikut.
• Mengatakan siapa Kamu, nama perusahaan maupun
lembaga Kamu, serta posisi Kamu maupun peran Kamu
untuk orang yang tawarkan. Ingatkan pembaca jalinan
Kamu dgn dia bila butuh.
• Memakai dgn terang, bhs untuk meminta pengesahan
(terang melukiskan apa yang Kamu mau di dukung).
• Menuturkan latar belakang kenapa Kamu meminta surat
penawaran barang, apa yang bakal dipakai untuk apa, serta
kenapa Kamu terasa bahwasanya surat penawaran barang
yang dibutuhkan maupun kenapa konsumen layak terima
surat penawaran barang, serta lainnya.
6.HAL HAL YANG DI PERHATIKAN
Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.
• Mencakup dasar format, panjang, maupun isi mulai surat
surat penawaran barang. Serta, tunjukkan hal-hal lain yang
pembaca butuh kerjakan untuk berikan surat penawaran
barang, contohnya isi formulir terlampir serta sejenisnya.
• Memberikan dgn terang, saat konsumen memerlukan surat
penawaran barang.
• Memperhitungkan terdapatnya amplop, pre-addressed, dgn
huruf bikin, di keinginan Kamu bila surat surat penawaran
barang bakal diantar balik.
• feedback, umpamanya cap spesial mulai penawaran
berprofesi sama dgn Pos, untuk mempermudah umpan balilk
mulai client
• sugesti alternatif untuk pembaca untuk memperhitungkan
surat penawaran barang itu.
7.KESIMPULAN & SARAN
KESIMPULAN

Dari ulasan ulasan yang telah kami sampaikan diatas maka kita
dapat menarik kesimpulan bahwa surat penawaran barang
adalah surat usaha yang dikeluarkan bersamaan dengan
penawaran satu produk yang ditujukan untuk calon konsumen.
Tujuan utama dari surat penawaran yaitu untuk mewujudkan
kelancaran serta kesinambungan interaksi Anda dengan buyer.

SARAN
Surat penawaran seharusnya dapat membuat buyer atau yang
kita tuju merespon dengan baik apa yang kita inginkan karena
pada dasar nya surat penawaran adalah surat yang di fungsikan
untuk keperluan suatu kegiatan marketing.
Terima Kasih
Andriansyah Bachtillah, SE, MM